Trace Id is missing
דלג לתוכן הראשי
Dynamics 365

מדריך למערכות לניהול הזמנות

לכידה, מעקב ומימוש של הזמנות בערוצים מרובים של מסחר אלקטרוני יכולים להיות מייגעים. עם זאת, מערכת ניהול הזמנות (OMS) יכולה לעזור להקל על תהליכים ידניים במסע המכירות שלך.
אישה שמשתמשת במחשב נייד בבית קפה, ככל הנראה לומדת מהי מערכת לניהול הזמנות
 

מהי מערכת לניהול הזמנות (OMS)?

 

OMS היא מערכת תוכנת מחשב שעוקבת באופן אוטומטי אחר מספר המכירות, ההזמנות, המלאי והמימוש. חלק מהפתרונות הללו יכולים גם לסייע למותגים לעקוב אחר אנשים, תהליכים ושיתופי פעולה. ניהול כל הפונקציות הקשורות לניהול הזמנות לקוח מאפשר לצוות שלך וללקוחות לעקוב אחר התהליך ולנתח את היעילות שלו מתחילתו ועד סופו.

 

החשיבות של הוספת OMS לעסק שלך מאפשרת לך להתכונן לגידול במכירות ככל שהעסק שלך מתרחב. באמצעות אוטומציה של השלבים הידניים והמתישים לאורך תהליך ניהול ההזמנות, הצוות שלך יכול לחסוך זמן וכסף תוך הקצאה יעילה של משאבים.

 

לא משנה מה גודלו של העסק שלך, עליך להיות מסוגל לעמוד בציפיות של הלקוחות, שכן הם יבצעו הזמנות דרך מספר ערוצים דיגיטליים שונים. בנוסף, הם ירצו אפשרות לאיסוף בחנות או למשלוח, וגם אפשרות להחזיר או להחליף את המוצר שלך במקום ייעודי.

 

ככל שזמני המשלוח מתקצרים, הוספת ניהול הזמנות לתהליך תהיה חיונית. ללא תהליך זה במקום, ההזמנות בפלטפורמה שלך עלולות:

  • להתפספס.
  • להיות לא מדויקות או שגויות.
  • להישאר בלתי ממומשות.
  • לסבול מעיכובים במשלוח, מעבר למועד שנקבע בתחילה.

אם לקוח נתקל בכל אחד מהמצבים שהוזכרו לעיל שוב ושוב - או אפילו רק פעם אחת - הוא עלול לגבש דעה שלילית על פעילות העסק שלך, ולפנות למתחרים שיציעו לו חוויה טובה יותר.

 

בקיצור, הוספת מערכת לניהול הזמנות לתהליך שלך עוזרת:

  • להתאים בין נציגי מכירות ופלטפורמות מקוונות.
  • לעקוב אחר ההצלחה באמצעות ניתוחים.
  • לנהל לוחות זמנים מורכבים של משלוחים.
  • לתאם את המלאי עם ההזמנות הזמינות בערוצים מרובים.
  • להבטיח את מימוש ההזמנות בעת שימוש בלוגיסטיקה של צד שלישי.
  • למנוע טעויות אנוש כתוצאה מהזנות ידניות, וכן למנוע חוסר יעילות והקצאת משאבים לא עקבית.

Dynamics 365 עוזר לעסק שלך לספק הזמנות במהירות וביעילות

מקסם ובצע אוטומציה של יכולות ביצוע ההזמנות שלך עם Dynamics 365 Intelligent Order Management – פתרון שמשתלב עם מערכות CRM ו- ERP קיימות, כדי לחסוך לך זמן וכסף בתהליך השינוי של שרשרת האספקה הדיגיטלית שלך.
נסה בחינם
 

התכונות של מערכת לניהול הזמנות (OMS)

 

הטמעה של מערכת לניהול הזמנות המשתלבת בתשתית הקיימת חיונית כדי לנצל את הדיגיטציה של המכירות ואת ההאצה הנובעת מכך. פונקציונליות של ניהול הזמנות יכולה להיות הגורם המכריע בהצלחת העסק שלך. OMS מציעה תמיכה בחמישה תחומים בתהליך ניהול ההזמנות:

 

  1. אינטגרציה עם מערכות הנהלת חשבונות
    כולל את כל הנתונים הפיננסיים שהוקצו מהמערכת לניהול הזמנות לצוותים, כמו נתונים חשבונאיים, חשבונות זכאים וחשבונות חייבים, עוזר לצוות לייעל את הנתונים הפיננסיים ומונע את הצורך להזין מחדש או לבצע העברות באופן ידני.
  2. מסד נתונים של לקוחות
    כל פרטי הקשר והפעילות של הלקוחות, שיעזרו לנציגי השירות לזהות את כל המשתמשים הרווחיים ביותר.
  3. ניהול מלאי
    מספק תצוגה מאוחדת של המלאי שלך לצורך ניהול ומעקב אחר רמות המלאי, ואלגוריתמים שמנתבים הזמנות למחסן המתאים הבא ולאפשרויות השילוח הטובות ביותר. אלגוריתמים אלו משמשים בשלבי ניהול המלאי כולו: איסוף, אריזה, משלוח ומעקב.
  4. ערוץ מכירות
    ה-OMS יקבל ויאחד מידע על הזמנות מכל נקודות המכירה, כולל הזמנות מקוונות, בחנות והזמנות של שירות לקוחות. זה עשוי לכלול גם הזמנות תמיכה מאזורי מכירה בינלאומיים עם מטבעות שונים.
  5. תמיכה במכירות
    המידע על המוצרים מתעדכן בזמן אמת, תומך בהחזרות והחלפות לקוחות בערוצי מכירה שונים.

 

על-ידי שימוש בפלטפורמת OMS כדי לסייע לתחומים העסקים האלה, החברה שלך יכולה:

  • למלא את צורכי הלקוחות בערוצים מרובים עבור חוויית מסחר אלקטרוני חלקה, ובכך לחסוך לצוות זמן בביצוע הזמנות והכשרת חברי צוות. בנוסף, היא מספקת תצוגת-על של ההזמנות, מפחיתה טעויות ושגיאות אנוש, ומציבה את כל הנתונים בזמן אמת במקום אחד.
  • למנוע את הצורך בתהליכים ידניים.
  • לדווח ולחזות צורכי מלאי כדי להימנע מהזמנת יתר או מכירה יתרה. במהלך תנודות בלתי צפויות בביקוש, תוכל להתחבר לערוצי המלאי כדי ליישם אסטרטגיה שממומשת על-ידי סוחר.
  • לשלב בין מערכות החברה כמו ERP, כולל מחסנים, צוותי שירות לקוחות והנהלת חשבונות.
  • לקבל הזמנות ממדינות רבות במטבעות שונים. ככל שהעולם הופך לגלובלי יותר, הצוות שלך צריך להיות מוכן לצמוח לשווקים חדשים בקלות.

כמה מהמשימות שבהן מערכת לניהול הזמנות יכולה לטפל הן:

  • מיטוב תהליך מימוש ההזמנות והפיכתו לאוטומטי.
  • נטרול שיבושים בתהליכים.
  • ניהול מחזור החיים של ההזמנה.
  • יכולת תגובה למודלים עסקיים המשתנים ללא הפסקה.

היתרונות של מערכת לניהול הזמנות

 

לא משנה מה גודלה של החברה שלך, הטמעה של מערכת ניהול הזמנות יכולה לשפר את תהליכי העבודה בעסק שלך מלמעלה למטה. הנה רק כמה מהיתרונות להוספת OMS לעסק שלך.

  • אוטומציה. מערכת ניהול הזמנות מתבססת על אוטומציה, מהפעלת חנות חלון ראווה באינטרנט ועד אספקת המוצר. הדבר מאפשר לחסוך בכוח עבודה ידני, ובכך להפחית עלויות עבודה. ככל שחלונות המימוש מתקצרים, OMS בוחרת את המחסן או את מיקום המימוש, קובעת את סדר המימוש, ושולחת בקשת מימוש למחסן כך שהצוות יוכל להתכונן להזמנה. 

    מאחר שתוכל לקצר את זמני הביצוע, תוכל להקצות מחדש משאבים ולהתמקד בחלקים המורכבים יותר של העסק שתורמים לצמיחה ושביעות רצון הלקוחות. זה גם יגביר את אבטחת הנתונים, מרכיב משמעותי בעולם הדיגיטלי של היום.
  • פחות טעויות אנוש. טעויות אנוש הן אחת הסיבות המרכזיות לטעויות במימוש במחסנים ויכולות לגרום לבעיות משמעותיות. לא משנה מה גודל הטעות. על-ידי הטמעת מערכת מדויקת לניהול הזמנות, המשימות מטופלות באופן אוטומטי. מערכת OMS יכולה לבצע בקרת מלאי ומיטוב מחסנים על-ידי שליחת התראות על כל דבר, החל מרמות מלאי ועד לצרכים אפשריים של חיסול מלאי. דבר זה מסייע למנוע עיכובי משלוח, עלויות שוק מיותרות ולקוחות לא מרוצים.
  • דיווח בזמן אמת. עיבוד הזמנות אורך זמן. וכשמערכת מתעדכנת, מידע חדש זורם כל הזמן. בעת הזנה ידנית של פריטים, ייתכן שלא תמיד יהיה לך את המידע העדכני ביותר. OMS יכולה לספק נתונים בזמן אמת עבור הזמנות, מלאי ומידע על לקוחות. סוג זה של נתונים משתלב היטב עם ניתוחי האתר שלך, מה שמבטיח שהאסטרטגיות השיווקיות שלך מצליחות לשמר לקוחות לאורך זמן.
  • מניעת מחסור במלאי באמצעות חיזוי. אם לעסק שלך אין גישה לתוכנה לחיזוי ולניהול רמות מלאי, לא תוכל לעקוב אחר זמני חידוש מלאי למחסן. דבר זה מוביל לשתי בעיות עיקריות: מלאי עודף ומחסור במלאי—כלומר או שיש לך כמויות גדולות של מלאי שלא נמכר במחסן, או שאין מספיק מלאי כדי לעמוד בביקוש. הוספת OMS תפתור את שתי הבעיות.

    באמצעות חיזוי טוב יותר של עונות מכירה גבוהות, מוצרים פופולריים ומגמות קנייה. תוכל לצפות מראש כמה שטח מחסן תצטרך עבור המוצרים שלך, ותמיד להחזיק בכמות הנכונה של מלאי בכל זמן נתון.
  • מקור יחיד של אמת. לוח הבקרה של OMS יכיל את כל המידע הדרוש לך כדי לעקוב אחר העסק והמכירות שלך. באמצעות שילוב של מידע פיננסי, מלאי ומידע על לקוחות, תוכל לבנות אסטרטגיות חדשות ביעילות.
  • קלות הגדלה והזדמנויות רב-ערוציות. ככל שהעסק שלך ממשיך לצמוח, חיוני שתהיה לך מערכת ניהול הזמנות שיכולה לצמוח יחד עם החברה שלך. במעבר לפעילות רב-ערוצית, יהיה עליך לעקוב אחר הזמנות ככל שתהליך הביצוע הופך למורכב—תנועת לקוחות זורמת דרך מספר ערוצים. תצטרך לעקוב אחר הזמנות במגוון של שווקים ואתרי אינטרנט. OMS יכולה לרכז את ההזמנות האלו, לעקוב אחר הנתונים, לעדכן מלאי ולנתב הזמנות.

התהליך של מערכת לניהול הזמנות שלב אחר שלב

 

רוב המערכות לניהול ההזמנות פועלות לפי תהליך בן שישה שלבים, שמטרתו לסייע בעיבוד וביצוע מדויקים ומהירים של הזמנות הלקוחות. תהליך זה נועד לוודא שאתה עומד בכל צורכי הלקוחות שלך תוך הצעת חוויית משתמש אישית ועם זאת כוללת. ששת השלבים הם:

 

  1. גילוי
    השלב הראשון בתהליך ניהול ההזמנות מתחיל מהלקוח. בין אם דרך חנות מקוונת, אתר צד שלישי או בטלפון, הלקוח יכניס את המוצר שלך לעגלה מקוונת, ומיד יבוצע עדכון במלאי הנוכחי. המערכת גם יכולה להתריע אם הפריט נמצא בעגלה בלבד או אם הלקוח נטש אותה.
  2. ביצוע ההזמנה
    לאחר שהלקוח מחליט לרכוש את המוצר, מערכת ניהול ההזמנות מתקשרת עם צוות הכספים או החשבונאות שלך כדי לאמת את פרטי התשלום בכרטיס האשראי ולעבד את ההזמנה. לאחר אישור ההזמנה, היא תנתב למימוש.

    מוכרים סיטונאים או עסקים בתחום B2B יכולים לבחור מודל חשבונית, שבו הם מקבלים הצעת מחיר קודם עבור רכישות בכמות גדולה. לאחר מכן, נשלחת חשבונית שיש לשלם עד מועד מסוים.
  3. מימוש ההזמנה
    לאחר שההזמנה מגיעה למחסן, מערכת ה- OMS תבחר את האפשרות הקרובה או הנגישה ביותר למיקום היעד של ההזמנה, ואז תחשב את עלויות השילוח והמובילים המהירים ביותר. מערכת OMS יכולה גם לסייע בהדפסת תוויות משלוח, תעודות משלוח וקבלות.
  4. ניהול מחסנים
    יצירת SKU וברקוד עבור כל פריט תהיה חיונית בשלב זה. אם למוצר יש את שניהם, הדבר מגביר את דיוק הביצוע ומקל על הצוות במחסן לסרוק את המוצר ולהוסיף אותו להזמנה. קיימות ארבע שיטות לבחירת פריטים מהמחסן שלך:

    הזמנה יחידה. פריטים בהזמנה אחת נבחרים ונמסרים לתחנה האריזה.

    איסוף באצוות. המלקט מקבל מספר הזמנות בסיבוב אחד כדי לאסוף ולהביא לתחנת האריזה.

    איסוף לפי אזור. כל מלקט מקבל אזור ייעודי במחסן, והפריטים באזורים אלו מתווספים להזמנה כשהם עוברים בכל אחד מהם.

    איסוף בגלים. האיסוף מתבצע מכל האזורים בו-זמנית ומובא לנקודה אחת לצורך איחוד.

    אם פריט חסר במלאי, מערכת ניהול ההזמנות יכולה לתקשר עם ספקים ומפיצים ולשלוח אספקה חדשה למחסן מבעוד מועד. קביעת נקודת הזמנה חוזרת שומרת על המלאי שלך במצב מאוזן. המערכת תבצע אוטומטית הזמנת רכש חדשה כאשר המלאי יגיע לסף הנמוך ותתריע למנהלי המחסן על אפשרות לעיכוב בביצוע ההזמנה.

    ההזמנה נשלחת גם למחלקת הנהלת החשבונות שלך או מתריעה לתוכנת הנהלת החשבונות על רכישה חדשה. פתרון ניהול פיננסי מלא מקל על ביקורת חודשית ובסוף השנה, מיסים ועוד.

  5. משלוח
    לאחר שההזמנה נבחרה מהמוצרים במחסן שלך, צוות האריזה יאסוף את הפריטים מהמחסן ויסרוק אותם לצורכי מלאי. לאחר מכן, הם יבחרו, יארזו וישלחו את המוצר שלך לפי הפרטים שסיפקה מערכת ניהול ההזמנות (OMS). שלושה דברים שכדאי לשקול במאמצי האריזה שלך הם:

    דיוק ההזמנה. יש לוודא שכל פריט נמצא בהזמנה הנכונה.

    גודל הקופסה. יש לשלב את המידות בתמחור שלך. שימוש בשלושה עד חמישה גדלים סטנדרטיים של קופסאות מסייע בהפחתת עלויות מבלי לסבך את התהליך.

    האריזה הנכונה. חלק מחומרי האריזה עשויים להעניק הגנה טובה יותר למוצר שלך, אך עלותם עלולה להיות גבוהה יותר. יש לבחור את סוג האריזה המתאים שהוא גם חסכוני וגם מבטיח משלוח בטוח.

    מעקב. מערכת ה- OMS שלך יכולה גם לשלוח ללקוח התראה שהמוצר שלו נשלח וזמני הגעה משוערים. אתה והלקוח יכולים לעקוב אחר המוצר מהמשלוח הראשוני מהמחסן שלך ועד הגעתו ליעד.
  6. המשך טיפול לאחר המכירה

    לאחר שהמוצר עזב את המחסן שלך ועבר פרק הזמן המיועד להגעתו, על מערכת ה- OMS לשלוח אוטומטית הודעת דוא"ל ללקוח, המבקשת לדרג את המוצר ולוודא שכל ההזמנה התקבלה. מעקב זה צריך לכלול גם הוראות מפורטות ליצירת קשר עם שירות הלקוחות.

    אם יש לך לקוח לא מרוצה, מדיניות החזרות והחזרים יעילה והוראות קלות למעקב צריכות להיות זמינות. מערכת ה- OMS יכולה לעבד במהירות בקשת החזר ולתקשר עם צוות החשבונאות לצורך עיבוד ההחזר. מערכת ה- OMS שלך יכולה גם להתחבר לספק ההחזרות שלך כדי לוודא שכל הנתונים מדויקים ומעודכנים.

יש גם מקרים שבהם מערכת ה- OMS יכולה לסמן הזמנות מיוחדות—בין אם מדובר בהחלפות, מתנות תודה או הזמנות VIP. כאשר הזמנות אלו מעובדות דרך המערכת, ה- OMS יכולה לסמן אותן עם קוד ייחודי, ולאפשר לצוות שימור הלקוחות לעקוב אישית אחרי הדיוק שלהן.

האתגרים של מערכות לניהול הזמנות

 

אם העסק שלך אינו גדול מספיק או שאין לו מספיק הזמנות כדי להצדיק הטמעת מערכת ניהול הזמנות (OMS), הוספת פלטפורמה כזו עלולה להיות גוזלת זמן או יקרה מדי. לפני שתוסיף מערכת זו לתהליך שלך, כדאי ללמוד על המכשולים האפשריים שעשויים לצוץ, דבר שיכול להועיל לצוות ולעסק. חלק מהאתגרים שעלולים להתרחש בתהליך ניהול ההזמנות הם:

  • מורכבויות ביישום. הוספת מערכת חדשה לתהליך—בנוסף לפתרונות מדור קודם שכבר הטמעת—יכולה להרגיש מסובכת ומעיקה.
  • מחיר מערכות לניהול הזמנות נעות בין מאות לאלפי דולרים, ויש מגוון רחב של מערכות לבחירה—היקרה ביותר לא תמיד תהיה המתאימה ביותר. אם לעסק שלך אין את המשאבים להוסיף מערכת ERP מקיפה, כדאי להתמקד בהוספת מערכת תפעולית חזקה יותר.
  • בחירת המערכת הנכונה. קיימות כל כך הרבה מערכות לניהול הזמנות, וזו יכולה להיות משימה מאתגרת להחליט איזו תתאים לכל הצרכים שלך. על-ידי בדיקה של הרשימה שלך ומיון הפריטים החיוניים לעומת אלה שנחמד שיהיו, תוכל לראות איזו מערכת OMS היא המתאימה ביותר לעסק שלך.

בחירה במערכת OMS שמתאימה לעסק שלך דורשת זמן והסכמה מצד רבים מחברי הצוות שלך. כדי לוודא בחירה במערכת שתתאים לכולם, תצטרך לשאול שאלות כדי למצוא מה הכי מתאים לצוות שלך.

 

שיקולים לבחירת מערכת לניהול הזמנות עבור העסק שלך

 

כל מערכת לניהול הזמנות היא שונה, לכן תצטרך לברר תחילה מהם הצרכים שלך ולהתאים את המערכת לניהול הזמנות לצרכים אלה.

 

תחילה, זהה את המטרות והיעדים שלך. השלב הראשון הוא להבין את הגורמים המעורבים, הצרכים והמטרות של המערכת לניהול ההזמנות (OMS) שלך. יהיה עליך לערוך פגישה עם בעלי העניין, הכוללים חברי צוות, ספקים ולקוחות, כדי לקבוע אילו תכונות הן חיוניות ואילו הן בגדר תוספת נחמדה. בשיחות אלו, חשוב לדון בעתיד העסק וביכולת ההתרחבות של הפתרונות האפשריים. יש לבחור מערכת OMS שיכולה לצמוח יחד עם העסק שלך.

 

לאחר מכן, צור בקשה להצעה. יהיה עליך לנסח ולהגיש בקשה להצעה (RFT) לספקי פתרונות ניהול הזמנות כדי לסייע בקבלת ההחלטה הסופית שלך. עם ה- RFP, תוודא שאתה והספק שלך מתואמים לגבי הדרישות הטכניות והמגבלות של הפתרון שלך, ואיך היית רוצה שהוא יעבוד. וודא שאתה מספק לספקים את הדברים הבאים כדי שיוכלו להכין את ההצעה הטובה ביותר לארגון שלך:

  • נפח הזמנות
  • מספר יחידות ה- SKU
  • התוכנה הקיימת לחומרה
  • פרטים על תהליך ההכשרה וההסמכה
  • לוח הזמנים למעבר להטמעה

לבסוף, הערך והשווה. ייתכן שיש כמה ספקים ברשימה שלך עם הצעות שונות. יהיה עליך להחליט אם מערכת ה- OMS שלך תהיה פתרון תוכנה יחיד או שילוב של כלים ותהליכים. כמו כן, תזדקק ל- OMS שמחבר בין מסחר אלקטרוני לתמיכת לקוחות, כך שיוכלו לגשת למערכת השירות האוטומטי שלך. חשוב ליצור חוויית דיגיטל אחידה על גבי פלטפורמה Premium המשתמשת בטכנולוגיות המתקדמות ביותר. שאלות מסוימות שתוכל לשאול את עצמך בקבלת החלטה הן אם כל מערכת:

  • מונעת תהליכים ידניים באמצעות זרימות עבודה אוטומטיות?
  • תומכת במיקומי מחסנים מרובים?
  • מספקת עדכוני מלאי בזמן אמת?
  • מוסיפה פונקציונליות של תכונות חדשות?
  • מספקת יכולות דיווח וחיזוי כדי לזהות טוב יותר בעיות ולצפות לשינויים?
  • מנהלת מכירות בערוצים, מטבעות ואזורים גיאוגרפיים מרובים?

להפיק את המרב מהתוכנה החדשה שלך היא המטרה הסופית בשבילך ובשביל הצוות שלך. על אף שאולי לא תמצא פתרון ניהול הזמנות אחד שיענה על כל הנקודות ברשימת הקריטריונים שלך, תלמד מה אתה באמת צריך לאורך חיי העסק שלך. בחירת פתרון ה- OMS המתאים ביותר לצוות שלך תסייע לקדם את מימוש ההזמנות ותהליכי התפעול של העסק שלך לרמה גבוהה יותר.

בחירת Dynamics 365 כמערכת ה- OMS הבאה שלך

 

לכל עסק מתרחב, הטמעה מערכת לניהול הזמנות שמשתלבת בצורה חלקה עם התהליכים הנוכחיים היא השלב הבא לבנייה ושימור של בסיס הלקוחות.

 

היכולת לאפשר ללקוחות לראות את המלאי שלך בזמן אמת ולהזמין בבטחה דרך תהליך תשלום מאובטח הם המרכיבים הקריטיים ביותר במסחר האלקטרוני שלך. מערכת ניהול הזמנות מהירה ואמינה, שמאפשרת לעסקים למכור במספר ערוצים ומייצרת הזמנות מכירה אוטומטיות, צריכה להיות חלק מאסטרטגיית השיווק והמכירות של כל עסק. מערכת ניהול הזמנות נכונה יכולה לסייע לך ליצור חוויית הזמנה ורכישה אחידה, על-ידי ניהול אקטיבי של מאמצי ביצוע ההזמנות ואופטימיזציה של זרימות ההזמנות.

 

פתרון כמו Dynamics 365 Intelligent Order Management יסייע לך להגדיל את הפעילות שלך בקלות תוך קבלת תובנות בזמן אמת לניהול כל היבטי מחזור חיי ההזמנה. על-ידי מתן גמישות רבה יותר, שקיפות ומשלוח בזמן עם מערכת ניהול ההזמנות הבאה שלך, העסק שלך יוכל להבטיח חוויית לקוח חיובית בכל פעם.

 

קבל מידע נוסף על Dynamics 365

צור איתנו קשר

בקש שניצור איתך קשר

בקש ממומחה המכירות של Dynamics 365 ליצור איתך קשר.
שלח בקשה

עקוב אחר Dynamics 365