Stvorite vizualni prikaz dijagrama tijeka poslovnog procesa ili procesa koji definira buduće događaje tijeka rada.
Kako će mapiranje procesa pridonijeti uspjehu tvrtke
Što je mapiranje procesa?
Mapiranje procesa može pomoći u stvaranju poslovnog procesa ili dijagrama toka procesa koji definira slijed događaja u nadolazećem tijeku rada i često je njegov vizualni prikaz. Nakon toga, mape procesa voditeljima i upraviteljima projekata omogućuju da okupe timove, pomognu osobama da shvate gdje se uklapaju u projekt i kako njihov rad utječe na druge – čime se u konačnici dolazi do uspješnog rezultata.
Mape procesa obično definiraju novi proces ili poboljšavaju postojeći. Pomoću softvera za mapiranje procesa, svatko može stvoriti vizualni prikaz projekta.
Prednosti mapiranja procesa
Uz snagu da vizualnog uvida i razumijevanja procesa od početka do kraja, područja za poboljšanje učinkovitosti brzo će se pojaviti. Ta je transparentnost ključna, osobito u postpandemijskom okruženju u kojem je prilagodljivost nužnost. Osim toga, dijagram toka procesa može vam pomoći u sljedećem:
- Omogućite dokumentaciju procesa, usklađenost i reviziju.
- Pregledajte vizualni projekt od početka do kraja.
- Vizualno podijelite pojedinosti koje se mogu odmah razumjeti, a sadržaj se lako prenosi vodstvu.
- Istaknite složenosti i suvišnosti, kao i moguće probleme i rješenja.
- Preuredite procese u korake pomoću lako razumljivog sustava.
- Pogledajte kako su članovi tima povezani, što pomaže u olakšavanju smislenijih interakcija.
- Dajte svom timu referentni okvir za postavljanje strateških pitanja i odgovaranje na njih te donošenje informiranih odluka.
- Stvorite biblioteku dijagrama toka koju možete koristiti, ponovno koristiti i prenamijeniti kako nastaju novi projekti.
- Isporučite bolje proizvode i usluge klijentima.
Načini korištenja mapiranja procesa
Bilo da radite u industrijskom okruženju, uredu, skladištu ili zdravstvenoj ustanovi, mapiranje procesa pomaže vašem timu da bolje razumije kako je njegov rad povezan s drugim projektima. Za svako malo poslovanje, uvođenje mapiranja procesa može pomoći u trenutačnom prepoznavanju područja koja treba poboljšati, kao i trenutka za rješavanje problema s klijentima, proizvodnjom ili inventarom. Pandemija je potaknula sve više osoba na pređe na hibridan i udaljen rad, pa timovi moraju moći jednostavno, brzo i učinkovito vidjeti kako su projekti povezani.
Postoje dva načina korištenja mapiranja procesa: tok procesa i poslovni proces. Pogledajte oba da biste mogli odlučiti što je odgovarajuće za vaš projekt.
Tok procesa
Dijagram toka procesa pomaže detaljno prikazati odnose između komponenti projekta ili djelatnosti. Pomaže vam uspostaviti standarde i postupke ili se može koristiti kao vodič za zadatke. Osim toga, pomaže osigurati da timovi slijede svaki korak tijeka rada redoslijedom kojim je propisan.
Dijagrami toka procesa dokumentiraju ili poboljšavaju proces – ili jednostavno modeliraju novi. Kada se dijagrami toka procesa stvaraju pomoću softvera za mapiranje procesa, možete izraditi interaktivne simbole koji se mogu proširiti i pružiti dodatne pojedinosti za svaku fazu procesa. Stoga, prije nego što postavite dijagram tijeka rada ili poslovnog tijeka sa zadacima, razmislite o tome da svoj ukupni proces prvo ocrtate u dijagramu toka.
Poslovni proces
Primjer grafikona tijeka procesa
Poslovni proces
Microsoft 365 Copilot
Uštedite vrijeme i usredotočite se na stvari koje su najvažnije uz umjetnu inteligenciju u sustavu Microsoft 365 za tvrtke.
Mapiranje poslovnog procesa detaljno prikazuje vaš proces. Od početka do kraja pokazuje što treba učiniti kako bi se postigao krajnji cilj. Postupak uključuje potrebne sudionike, njihove zadatke i datume dovršetka. Daje članovima vašeg tima razlog, poticaj za vjerovanje i uvid u šire ciljeve. Pokazuje opseg njihove uloge, zašto su ključni za proces i kako će svi članovi vašeg tima raditi zajedno na dovršetku projekta.
Kao i svi dijagrami mapiranja procesa, mapiranje poslovnog procesa koristi simbole koji se mogu proširiti za više informacija kako bi se označile dodirne točke na putu.
Primjer dijagrama poslovnog procesa
Vrste mapiranja procesa
Budući da različita poslovanja i projekti imaju vlastite jedinstvene potrebe, upotreba istog stila dijagrama toka procesa za sve projekte ne bi bila najbolja upotreba tog alata. Stoga postoji nekoliko vrsta mapiranja procesa za specijaliziranije potrebe. Pogledajte kako biste odlučili što je odgovarajuće za vaš projekt.
- Detaljno mapiranje procesa. Prikazujući sitne pojedinosti projekta u obliku procesne karte, detaljno mapiranje procesa pruža tehnički prikaz točnih koraka, uključujući ulaze, izlaze, metrike i osobe potrebne za dovršetak procesa. Ublažite zabunu, prikažite ovisnosti i pripremite svoj tim za početak projekta i održavanje usredotočenosti. Detaljne mape procesa obično su povezane s mapom procesa visoke razine, glavnom ili primarnom mapom procesa.
- Dokumentiranje mapiranja procesa. Definiranje ulaza i izlaza projekta. Strukturiranjem informacija potrebnih u svakoj fazi, kao i izlaza (ili opipljivih stavki ili usluga) povezanih s projektom, bolje ćete razumjeti što je vašem timu potrebno i steći ideju o konačnim rezultatima. Dodavanje mape procesa dokumenta detaljnoj mapi procesa pruža transparentnost o varijablama i odlukama koje mogu utjecati na vaš rad.
- Mapiranje procesa na visokoj razini. Nudi pregled procesa i ciljeva tvrtke ili ustanove. Za projekte možete odrediti odjele i naknadne uloge iz kojih će vam trebati zastupljenost. Pomoću softvera za mapiranje procesa, svaki odjel ili uloga može se učiniti interaktivnim za detaljniji uvid u potrebe projekta.
- Prikazano mapiranje procesa. Strukturiranjem sadašnjih i budućih procesa možete steći sveobuhvatan uvid u to kako funkcioniše vaša tvrtka ili ustanova ili projekt. Taj pregled može vam pomoći da pronađete nove načine za pojednostavnjenje rada, prepoznate ključne zainteresirane strane i dodirne točke, poboljšate radne odnose i stvorite proces koji učinkovito koristi vrijeme i talente vašeg tima.
- Swimlane / međufunkcijsko mapiranje procesa. Prepoznavanje odjela uključenih u projekt, raščlanjivanje procesa na korake i dodjeljivanje resursa pravim osobama. To je sjajan način da proces sagledate na novi način, pronađete područja za poboljšanje i precizno utvrdite stvarne ili potencijalne praznine ili preklapanja u procesu kako biste imali predviđanje za planiranje.
- Mapiranje lanca dodane vrijednosti. Pružanje cjelovitog pregleda vašeg projekta članovima tima. To je jednostavna karta nepovezanih okvira koja vam omogućuje da jednim pogledom vizualizirate proces. Na taj ćete način vidjeti koje zainteresirane strane treba uključiti u projekt kako biste razumjeli kako će se projekt odvijati.
- Mapiranje procesa toka vrijednosti (VSM). Prikazivanje, analiziranje i poboljšavanje koraka potrebnih za isporuku proizvoda ili usluge, uz istodobno pronalaženje i uklanjanje otpada. Ključni dio ekonomične metodologije, VSM pregledava tijek koraka procesa i informacija od porijekla do isporuke klijentu. Obično ga upotrebljavaju tvrtke koje proizvode opipljivu robu za potrošače.
- Mapiranje aktivnosti procesa. Prikaz aktivnosti koje dodaju vrijednost i onih koje je ne dodaju unutar procesa. Ovaj alat za mapiranje toka vrijednosti pomaže utvrditi kada i gdje se te aktivnosti odvijaju, čime se pomaže prepoznati sinergije među zainteresiranim stranama ondje gdje postoji mogućnost dodavanja vrijednosti koja prije nije postojala.
Mapiranje procesa tijeka rada
Kada izradite dijagram procesa u obliku „toka”, on neće uključivati simbole za jezik za unificirano modeliranje (UML). Umjesto toga, upotrebljavat će informacijske oznake ili riječi. To je odlično rješenje kada komunicirate s osobama koje ne razumiju UML simbole ili više vole riječi nego simbole.
Mapiranje poslovnih procesa zahtijeva vrijeme, ali isplati se. Ako svima u svom timu pružite viziju, proces i njegove zadatke ili samo dublje razumijevanje načina na koji vaše poslovanje funkcionira, možete uspostaviti jasne granice, definirati uloge i odgovornosti te svima pružiti informacije o tome što trebaju znati i kada. A ako mislite da je mapiranje procesa prikladno samo za poslovanje koje proizvodi opipljive isporuke, razmislite ponovno.
Godine 2018. Nacionalna knjižnica medicine SAD i Nacionalni institut zdravlja objavili su članak o važnosti mapiranja procesa u zdravstvu. Prema izvješću, mapiranje procesa koristilo je zdravstvenim stručnjacima tako što im je pomoglo u sljedećem:
- Naučite i steknite zajedničko razumijevanje
- Prepoznajte prilike za poboljšanje
- Angažirajte zainteresirane strane u projektu
- Definirajte ciljeve projekta
- Pratite napredak projekta
- Steknite jednostavnu metodu za planiranje
Izradite dijagrame mapiranja procesa koji su u središtu pozornosti
Stoga, bez obzira na to kojim se tipom poslovanja bavite, bilo da je riječ o razvoju softvera, zdravstvu, građevinarstvu ili marketingu, mapiranje procesa može vam pomoći da radite pametnije i ostanete na pravom putu. Za vlasnike malih poslovanja koji se prilagođavaju radu u postpandemijskom svijetu, mapiranje procesa pomaže optimizirati svaki proces, strategiju i zadatak, što rezultira većom učinkovitošću, manjim troškovima, boljim donošenjem poslovnih odluka i rastom. Osim toga, može pomoći vašem timu da radi zajedno prema zajedničkoj viziji, kako bi svatko mogao dati najbolje od sebe za tvrtku i vaše klijente.
Microsoft Visio stvara lako prilagodljive vizualne prikaze za organiziranje podataka, pružanje uvida, predstavljanje dijagrama koje je lako razumjeti i oživljavanje vašeg mapiranja procesa. Dodatne informacije potražite u ovom detaljnim vodiču za stvaranje mrežnih dijagrama pomoću softvera za mapiranje procesa.
Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.
Početak rada s uslugom Visio
Vizualizirajte i prenosite ideje, informacije i postupke s gotovo bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju uz pomoć usluge Visio.
Povezani sadržaj
Poslovna tehnologija
Šest prednosti generativnog AI-ja za male tvrtke
Poslovna produktivnost
Kako koristiti AI za veću produktivnost i učinkovitost na poslu
Poslovna tehnologija
AI i produktivnost: kako upotrebljavati AI alate za poboljšanje iskustva zaposlenika
Poslovna produktivnost
Vodič za Agile DevOps za SMB-ove
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.
Pratite Microsoft 365