This is the Trace Id: 7bb3ea22ec41d9a290e76d4c558e34e1
Preskoči na glavni sadržaj Upravljanje sadržajem Upravljanje digitalnim resursima Upravljanje dokumentima Enterprise Content Management Upravljanje sadržajem u velikom opsegu Zadržavanje podataka Centar zajednice za upravljanje sadržajem Copilot za Microsoft 365 SharePoint Arhiva okruženja Microsoft 365 Sigurnosno kopiranje okruženja Microsoft 365 OneDrive Podrška Više rješenja Microsoft 365
Žena piše po pametnoj ploči.
Uvod

Strategije zadržavanja podataka za unaprijeđeno upravljanje

Ostanite usklađeni, zaštitite ključne podatke i osigurajte brz oporavak u slučaju gubitka podataka. Saznajte više o pametnim alatima za zadržavanje podataka koje možete koristiti u cijelom poduzeću.
Istražite arhivu okruženja Microsoft 365 Otkrijte sigurnosno kopiranje okruženja Microsoft 365
  • Definirajte koliko dugo treba čuvati podatke kako biste bili u skladu s propisima i izbjegli nepotrebne troškove pohrane.
  • Koristite sustave poput ECM-a i DMS-a za automatizaciju upravljanja podacima te učinite zadržavanje i dohvaćanje jednostavnima.
  • Redovito pregledavajte i ažurirajte strategije zadržavanja podataka kako biste pratili nove propise i poslovne potrebe.
  • Sigurno uklonite podatke koji više nisu potrebni kako biste zaštitili povjerljive informacije i smanjili rizike.
  • Obučite zaposlenike o pravilnicima o zadržavanju podataka kako bi svi razumjeli svoju ulogu u održavanju sigurnosti i usklađenosti.
pozadina
Uvod u zadržavanje podataka

Upravljanje zadržavanjem podataka

Zaštitite podatke

Održavajte podatke sigurnima, usklađenima i uvijek dostupnima. 
Žena sjedi na stolici i koristi se prijenosnim računalom.

Postavite jasne pravilnike

Definirajte koliko dugo čuvati podatke i tko ima pravo pristupa, uređivanja ili brisanja.
Muškarac sjedi na stolici i koristi se prijenosnom računalom

Informirajte se o razdoblju zadržavanja podataka

Ostanite usklađeni čuvajući podatke onoliko dugo koliko to zakon nalaže.
žena se koristi telefonom

Arhiviranje za jednostavan pristup

Sigurno pohranite neaktivne podatke, spremne za revizije ili pravne potrebe.
muškarac upotrebljava prijenosno računalo

Izbrišite bez oklijevanja

Sigurno uklonite zastarjele podatke kako biste održali sigurnost.

Ključni aspekti zadržavanja podataka

Pametno pohranite podatke za veću sigurnost i kontrolu


Učinkovito zadržavanje podataka ključan je element strategije upravljanja podacima svake tvrtke ili ustanove. Osigurava zaštitu podataka, usklađenost s propisima i brz pristup kad god je potreban.

Pravilnik o zadržavanju podataka
Pravilnik o zadržavanju podataka definira pravila o trajanju čuvanja podataka te tko može pristupati podacima, uređivati ih ili brisati. Obuhvaća standarde metapodataka i tijekove rada za odobravanje te dodjeljuje uloge timovima kao što su IT tim i tim za usklađenost. Praćenje i automatizacija ovih pravilnika jamče usklađenost i smanjuju rizike.

Razdoblje zadržavanja podataka
Razdoblje zadržavanja određuje koliko dugo se podaci moraju čuvati, uzimajući u obzir njihovu povjerljivost i zakonske zahtjeve. Pravilno određivanje razdoblja zadržavanja pomaže tvrtkama da ostanu usklađene s propisima, upravljaju rizicima i osiguraju dostupnost važnih podataka za revizije ili pravne potrebe.

Arhiviranje podataka
Arhiviranje podataka omogućuje dugotrajnu pohranu i jednostavan pristup informacijama. Korištenjem centraliziranih spremišta, jasnog indeksiranja i metapodataka, tvrtke ili ustanove mogu učinkovito pristupati podacima kad god je to potrebno, bilo za revizije ili iz pravnih razloga, uz podršku DMS i ECM rješenja.

Uništavanje podataka
Nakon isteka razdoblja zadržavanja, sigurno brisanje podataka osigurava da se zastarjeli sadržaj trajno i sigurno ukloni. Usklađivanje sigurnosnih kopija s pravilnicima o zadržavanju ključno je za sprječavanje zadržavanja povjerljivih informacija dulje nego što je potrebno, čime se osigurava usklađenost i sigurnost.
plava pozadina
Rješenja

Rješenja za arhiviranje i sigurnosno kopiranje podataka

Microsoft 365 nudi snažna rješenja za zaštitu i oporavak podataka, uključujući dugotrajno arhiviranje, sigurnosno kopiranje i alate za suradnju. 

Arhiva okruženja Microsoft 365

Pohranite neaktivne podatke u sustavu SharePoint uz ekonomičnu i usklađenu hladnu pohranu. Osigurajte usklađenost uz očuvanje sigurnosti i dostupnosti podataka u budućnosti. 
Saznajte više

Sigurnosno kopiranje okruženja Microsoft 365

Zaštitite svoje podatke pouzdanim rješenjem za sigurnosno kopiranje koje omogućuje brz oporavak te osigurava kontinuitet poslovanja i brzu obnovu izgubljenih ili oštećenih podataka. 
Saznajte više

SharePoint u okruženju Microsoft 365

Jednostavno zajednički koristite sadržaj, upravljajte njime i pronađite ga uz SharePoint, integriran sa sigurnosnim kopiranjem okruženja Microsoft 365 i arhivom kako biste osigurali sigurne i dostupne podatke. 
Saznajte više

Zašto je zadržavanje podataka važno za tvrtke? 

Osigurajte budućnost svojih podataka


Zadržavanje podataka ključna je strategija za usklađenost, zaštitu i operativnu učinkovitost. Jasno definirani pravilnici o zadržavanju pomažu tvrtkama da ostanu sigurne, brzo se oporave i učinkovito upravljaju podacima.

Usklađenost s propisima
Zadržavanje podataka osigurava da vaša tvrtka ili ustanova ispunjava zakonske zahtjeve poput HIPAA-e, GDPR-a i SOX-a. Čuvanjem podataka tijekom propisanog razdoblja i njihovom sigurnom pohranom ostajete usklađeni i izbjegavate skupe kazne.

Upravljanje rizicima i zaštita podataka
Pravilnim strategijama zadržavanja štitite se od gubitka podataka, ucjenjivačkog softvera i slučajnih brisanja. Rješenja za sigurnosno kopiranje i strukturirana razdoblja zadržavanja omogućuju brz oporavak od prekida, čuvajući ključne podatke sigurnima.

Učinkovita pohrana i dohvaćanje sadržaja
Jasan pravilnik o zadržavanju pojednostavljuje pohranu, arhiviranje i dohvaćanje podataka. Kategorizacijom podataka i definiranjem rokova zadržavanja štedite vrijeme i resurse te osiguravate brz pristup ključnom sadržaju.

Unaprijeđeno upravljanje sadržajem
Jasni pravilnici o zadržavanju podataka povećavaju odgovornost i jasnoću vlasništva. Definirane uloge i tijekovi rada osiguravaju dosljedno upravljanje i nadzor, što rezultira boljom sigurnošću i učinkovitijim poslovanjem.

Zahtjevi za usklađenost u pogledu zadržavanja podataka

Ispunite zakonske standarde i zaštitite svoje poslovanje
 

Usklađenost je ključna za pravilnu pohranu, zaštitu i uništavanje podataka. Propisi određuju koliko dugo se različite vrste podataka moraju čuvati, kako ih zaštititi i kada ih sigurno izbrisati. Nepridržavanje ovih propisa može dovesti do novčanih kazni, narušavanja ugleda i sigurnosnih prijetnji.

Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR)
  • Odnosi se na sve tvrtke ili ustanove koje obrađuju podatke građana Europske unije (EU). 
  • Osobni podaci smiju se čuvati samo onoliko dugo koliko je potrebno za njihovu izvornu svrhu. 
  • Tvrtke ili ustanove moraju definirati i dokumentirati razdoblja zadržavanja u jasnom pravilniku. 
  • Osobni podaci moraju se sigurno izbrisati čim prestanu biti potrebni. 
Kalifornijski zakon o privatnosti potrošača (CCPA) / Kalifornijski zakon o pravima na privatnost (CPRA)
  • Primjenjuje se na zakon države Kalifornije. 
  • Tvrtke ili ustanove moraju otkriti svoje pravilnike o zadržavanju podataka i kategorije osobnih podataka koje prikupljaju. 
  • Potrošači imaju pravo zatražiti brisanje svojih osobnih podataka. 
  • Tvrtke ili ustanove moraju ispuniti zahtjeve za brisanje u propisanim rokovima. 
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
  • Primjenjuje se na savezni zakon SAD-a. 
  • Zdravstvene ustanove moraju čuvati medicinske zapise i zaštićene zdravstvene informacije (PHI) najmanje šest godina. 
  • Zaštićene zdravstvene informacije moraju se sigurno uništiti čim prestanu biti potrebne. 
Zakon Sarbanes–Oxley (SOX)
  • Primjenjuje se na savezni zakon SAD-a. 
  • Javne tvrtke moraju čuvati financijske i računovodstvene zapise najmanje sedam godina. 
  • Zapisi se moraju sigurno uništiti nakon isteka roka zadržavanja.
Zakon Federalne trgovinske komisije (FTC)
  • Primjenjuje se na savezni zakon SAD-a. 
  • Podaci se moraju zadržavati tijekom "razumnog razdoblja" kako bi se ispunila njihova namjena. 
  • Podaci se moraju sigurno uništiti čim prestanu biti potrebni.
Financial Modernization Act of 1999 (GLBA)
  • Primjenjuje se na savezni zakon SAD-a. 
  • Financijske institucije moraju čuvati zapise (poput podataka o klijentima) najmanje pet godina. 
  • Institucije moraju osigurati sigurno uništavanje podataka o klijentima čim prestanu biti potrebni.
Uprava za sigurnost i zdravlje na radu (OSHA)
  • Primjenjuje se na savezni zakon SAD-a. 
  • Zapisi moraju sadržavati podatke o zaposlenicima, vrstu incidenta i pruženi tretman. 
  • Poslodavci su dužni čuvati evidenciju o ozljedama i bolestima na radu najmanje pet godina. 
  • Zapisi o izloženosti opasnim tvarima (poput azbesta ili olova) moraju se čuvati 30 godina.
Zakon o zaštiti osobnih podataka i elektroničkih dokumenata (PIPEDA)
  • Primjenjuje se na privatne tvrtke ili ustanove u Kanadi (osim u provincijama koje imaju slične zakone). 
  • Pojedinci imaju pravo pristupa svojim osobnim podacima i zahtjeva za njihov ispravak. 
  • Osobni podaci smiju se čuvati samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe zbog kojih su prikupljeni. 
  • Tvrtke ili ustanove moraju uspostaviti jasne pravilnike o zadržavanju podataka i sigurno ih uništiti kada više ne budu potrebni.
 

Izradite vlastiti pravilnik o zadržavanju podataka

  1. Prvo provedite reviziju podataka
    Identificirajte i klasificirajte podatke prema vrsti i razini povjerljivosti.
  2. Definirajte razdoblja zadržavanja
    Uskladite ih s propisima (kao što su HIPAA ili GDPR) i razlikujte kratkoročne od dugoročnih potreba.
  3. Postavite pravila za pohranu i uništavanje podataka
    Definirajte sigurne postupke za pohranu, arhiviranje i brisanje podataka.
  4. Dodijelite uloge
    Jasno definirajte vlasništvo i odgovornost unutar timova.
  5. Obučite i automatizirajte
    Educirajte timove i automatizirajte provedbu pravilnika (kao što su upozorenja i zakazana brisanja).
  6. Nadzor za poboljšanje učinkovitosti
    Redovito provodite revizije i ažurirajte pravilnike kako se propisi i potrebe mijenjaju.
plava pozadina
Pravilnik o zadržavanju

Kako kreirati i implementirati pravilnik o zadržavanju podataka

Uspostava jasnog pravilnika o zadržavanju podataka ključna je za usklađenost i sigurnost podataka. Slijedite ove korake kako bi vaša tvrtka ili ustanova učinkovito upravljala zadržavanjem, pohranom i uništavanjem podataka, smanjujući rizike i ispunjavajući zakonske zahtjeve.

1. korak: revizija postojećih podataka

Identificirajte podatke koje vaša tvrtka ili ustanova posjeduje i klasificirajte ih prema vrsti i povjerljivosti. To pomaže u određivanju prioriteta podataka za zadržavanje i osiguravanju usklađenosti s propisima.

2. korak: definirajte razdoblja zadržavanja

Postavite razdoblja zadržavanja na temelju zakonskih zahtjeva (kao što su HIPAA, SOX i GDPR). Jasno definirajte kratkoročne i dugoročne potrebe kako biste izbjegli nepotrebno zadržavanje podataka. 

3. korak: uspostavite postupke pohrane, arhiviranja i uništavanja

Uspostavite sigurne metode za pohranu, arhiviranje i brisanje podataka. Pobrinite se da sustavi za sigurnosne kopije budu usklađeni s pravilnicima o uništavanju radi zaštite povjerljivih podataka. 

4. korak: dodijelite uloge i odgovornosti

Jasno definirajte tko je odgovoran za proces zadržavanja podataka u IT timovima, timovima za usklađenost i poslovnim timovima. Dodijelite odgovornosti za provedbu pravilnika.

Korak 5: obučite timove i integrirajte ih s tijekovima rada

Obučite timove o klasifikaciji, pohrani i uništavanju podataka. Automatizirajte provedbu pravilnika pomoću upozorenja i zakazanog brisanja kako biste osigurali dosljednost. 

6. korak: Nadzor, pregled i unapređenje

Redovito provodite revizije i preglede kako biste pravilnike ažurirali s novim propisima. Ažurirajte pravilnike prema potrebi kako biste ostali usklađeni.

Izgradnja snažne strategije zadržavanja podataka za unaprijeđeno upravljanje

Postavite pravila koja štite vaše podatke


Snažna strategija zadržavanja podataka ključna je za usklađenost, kontinuitet poslovanja, smanjenje rizika i optimizaciju troškova. Uvođenjem jasnih pravilnika i pouzdanih sustava, tvrtke ili ustanove mogu učinkovito upravljati podacima, održavati usklađenost i smanjiti operativne rizike.


Zašto je važno primijeniti učinkovite prakse zadržavanja podataka
  • Usklađenost – osigurava pridržavanje propisa kao što su HIPAA, GDPR i SOX. 
  • Kontinuitet poslovanja – štiti ključne podatke kako bi se osigurao neometan rad tijekom prekida. 
  • Smanjenje rizika – ublažava rizik od kršenja i gubitka podataka. 
  • Ušteda troškova – sprječava nepotrebne troškove pohrane i obrade.
Ključni elementi strategije zadržavanja podataka
  • Jasni pravilnici – definirajte koliko dugo se podaci čuvaju, tko upravlja njima i kako se štite. 
  • Upravljanje – uspostavite procese za kontrolu pristupa, revizije i odgovornost. 
  • Sigurna pohrana i arhiviranje – zaštitite podatke pouzdanim i usklađenim metodama pohrane. 
  • Pouzdane strategije sigurnosnog kopiranja – osigurajte brzo vraćanje podataka u slučaju gubitka ili oštećenja.
Kako se propisi mijenjaju, tvrtke moraju redovito ažurirati svoje pravilnike o zadržavanju podataka kako bi upravljale podacima u velikom opsegu i održale usklađenost. Proaktivan pristup jamči da vaša strategija ostane učinkovita i u skladu s pravnim zahtjevima.

Resursi

Žena upotrebljava prijenosno računalo.
Pohrana podataka

Čuvanje neaktivnih podataka u sustavu SharePoint

Osigurajte sigurnost, jednostavan pristup i usklađenost podataka s regulatornim zahtjevima te istovremeno smanjite troškove.
  • Isplativa hladna pohrana za neaktivne podatke
  • Usklađenost s regulatornim standardima
  • Jednostavan pristup za revizije i čuvanje u svrhe zadovoljavanja propisa
Saznajte više
Muškarac i žena razgovaraju i koriste se prijenosnim računalom.
Rješenje

Rješenja za upravljanje sadržajem

Iskoristite sveobuhvatna rješenja za upravljanje sadržajem za organiziranje, pohranu i zaštitu poslovnih podataka.
Saznajte više
Muškarac i žena gledaju u tablet.
Blog

Upravljanje digitalnim resursima

Saznajte kako upravljanje digitalnim resursima može pomoći vašoj tvrtki u učinkovitijem pohranjivanju i organizaciji vrijednog sadržaja.
Pročitajte blog
Muškarac s popisom za kupovinu
Blog

Pohrana u oblaku za male tvrtke

Otkrijte najbolje prakse za pohranu u oblaku koje pomažu malim tvrtkama da uštede novac i učinkovito skaliraju poslovanje.
Pročitajte blog
Dva muškarca razgovaraju.
Blog

Što je upravljanje podacima za velike tvrtke?

Savladajte ključne koncepte i prakse upravljanja podacima kako biste učinkovito osigurali podatke tvrtke i upravljali njima.
Pročitajte blog
Natrag na odjeljak DODATNI RESURSI

Najčešća pitanja

  • Pravilnik o zadržavanju podataka predstavlja skup pravila i smjernica koje definiraju koliko dugo će tvrtka ili ustanova čuvati podatke, kako će ih pohranjivati ​​i kada će ih izbrisati ili arhivirati. Ovaj pravilnik jamči usklađenost tvrtke ili ustanove s pravnim zahtjevima i optimizira upravljanje podacima zadržavanjem samo potrebnih informacija i sigurnim uklanjanjem zastarjelog ili nepotrebnog sadržaja.
  • Kada podaci dosegnu kraj razdoblja zadržavanja, trebaju se sigurno izbrisati ili arhivirati. Sigurno brisanje sprječava pristup povjerljivim informacijama, dok arhiviranje omogućuje čuvanje podataka potrebnih za usklađenost ili buduće potrebe. Redoviti nadzori i automatizirani sustavi pomažu u provedbi ovih praksi i osiguravaju da se podaci ne čuvaju dulje nego što je potrebno.
  • Za provedbu pravilnika o zadržavanja podataka radi usklađenosti sa zakonom:

    1. Pregledajte postojeće podatke – identificirajte podatke i klasificirajte ih prema vrsti i povjerljivosti.
    2. Definirajte razdoblja zadržavanja – uskladite ih s relevantnim propisima (kao što su HIPAA, GDPR ili SOX).
    3. Uspostavite postupke pohrane i uništavanja – definirajte sigurne metode pohrane, arhiviranja i brisanja. 
    4. Dodijelite uloge i odgovornosti – jasno odredite vlasništvo među IT timovima, timovima za usklađenost i poslovnim timovima.
    5. Provodite redovite preglede – povremeno revidirajte i ažurirajte pravilnike kako biste pratili promjene u propisima.
  • Upravljanje sadržajem odnosi se na pravilnike i procese koji kontroliraju kako se upravlja i pristupa podacima te kako se ini pohranjuju i brišu u cijeloj tvrtki ili ustanovi. Time se osigurava zaštita sadržaja, usklađenost s propisima i dostupnost kad je potrebna. Dobro upravljanje podrazumijeva jasno definirane uloge, odgovornosti i tijekove rada za sigurno upravljanje podacima.
  • Sigurnosno kopiranje sadržaja je proces stvaranja i pohrane kopija podataka radi zaštite od gubitka ili oštećenja. Strategije sigurnosnog kopiranja jamče da se važan sadržaj može vratiti u slučaju gubitka podataka zbog kvara sustava, računalnih napada (npr. ucjenjivački softver) ili slučajnog brisanja. To je ključni element strategija zadržavanja podataka za osiguranje kontinuiteta poslovanja. 
  • Arhiviranje sadržaja odnosi se na pohranu neaktivnih ili starijih podataka koji se više ne koriste aktivno, ali ih je potrebno sačuvati radi usklađenosti, pravnih ili povijesnih razloga. Arhiviranje osigurava sigurnu pohranu podataka i njihovu dostupnost za revizije ili čuvanja u svrhe zadovoljavanja propisa, a da pritom ne zauzimaju nepotreban prostor u aktivnim sustavima. Često se to radi pomoću sigurnih i usklađenih rješenja za pohranu kao što su SharePoint ili platforme u oblaku.

Pratite Microsoft 365

Istražite Copilot Microsoft 365 Windows 11 aplikacije Profil računa Centar za preuzimanje Povrat proizvoda Praćenje narudžbe Recikliranje Microsoft Education Uređaji za obrazovanje Microsoft Teams za obrazovanje Microsoft 365 Education Office Education Obuka i razvoj predavača Ponude za učenike i roditelje Azure za učenike
Microsoft AI Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoftovo oglašavanje Microsoft Copilot Microsoft Teams Razvojni inženjer za Microsoft Microsoft Learn Podrška za aplikacije tržišnog mjesta umjetne inteligencije Zajednica Microsoft Tech Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softverske tvrtke Visual Studio Karijere O Microsoftu Privatnost u Microsoftu Ulagači
Hrvatski (Hrvatska) Zaštita privatnosti podataka o zdravlju potrošača Kontaktirajte Microsoft Zaštita privatnosti Upravljanje kolačićima Uvjeti korištenja Zaštitni znakovi O našim oglasima EU Compliance DoCs