Bagaimana cara memilih diagram yang paling efektif

Apa itu diagram alir? 

Diagram alir adalah cara menggambarkan proses atau sistem dengan bentuk atau kombinasi bentuk dan kata. Diagram ini bisa berbentuk gambar ringkas yang ditulis tangan atau diagram buatan komputer yang mapan, yang menguraikan ide-ide rumit ke dalam bagian-bagian yang mudah dicerna dan dipahami. Di samping itu, ahli teknis atau non-teknis dari hampir segala bidang dapat menggunakan diagram alir. 

Diagram jenis ini’sangat bermanfaat di berbagai situasi, termasuk:  

  • Mendokumentasikan dan menganalisis proses 
  • Mengembangkan perangkat lunak atau jaringan komputer 
  • Mengomunikasikan atau menstandarkan proses 
  • Mengidentifikasi Identifying redundansi, penghalang, dan inefisiensi dalam proses 
  • Membuat rencana atau struktur untuk proyek, departemen, atau bisnis baru 
  • Merencanakan pekerjaan proyek dengan beberapa pemangku kepentingan 
  • Memahami bagaimana pengguna menelusuri situs web atau toko 
  • Mengilustrasikan proses manufaktur 
  • Membuat produk atau layanan baru 

 Manfaat diagram alir 

Selain kemampuan bekerja di hampir segala skenario, diagram alir menawarkan beragam manfaat, termasuk:  

Visualisasi informasi 

Diagram alir bisa memberikan keuntungan karena memberikan visual cara kerja produk atau layanan seharusnya, aliran proyek seharusnya, atau fungsi jaringan sebelum dibuat. Karena Anda dapat mengidentifikasi ketergantungan, efisiensi, kebutuhan staf, dan variabel-variabel lainnya yang dapat memengaruhi proyek Anda nantinya, diagram alir dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang. 

Dokumentasi 

Dengan pembuat diagram alir, Anda dapat menyimpan semua file dalam format digital, mendistribusikannya hampir seketika, dan bahkan membuat pustaka template diagram alir. Dengan cara ini, file-file Anda terus terkini, perusahaan Anda tetap mematuhi peraturan, dan Anda tidak perlu membuat cara baru setiap kali Anda harus mendesain diagram serupa. 

Komunikasi yang disederhanakan 

Diagram alir memperjelas setiap detail, dapat membantu tim dengan cepat memahami tugas yang dilakukan, kapan, dan oleh siapa. Informasi ini bisa berarti lebih sedikit rapat, lebih sedikit pertanyaan, dan semua orang memiliki lebih banyak untuk bekerja. Diagram alir juga membantu memberikan panduan informasi atau bahkan dalam proses orientasi karyawan. Pada dasarnya, diagram alir menambahkan konteks ke dalam rangkaian instruksi, dan meningkatkan efisiensi untuk tugas berulang.  

Eksekusi yang mudah 

Template diagram alir online mempermudah Anda memulai pekerjaan dengan cepat. Dan dengan penyesuaian sederhana, kolaborasi efisien, serta kontrol versi internal, Anda dapat membuat persis yang dibutuhkan organisasi Anda, mencari input di setiap tahapan, dan selalu tahu di mana file terbaru dan terbesar berada.   

Jenis diagram alir  

Meskipun diagram alir bisa digunakan untuk menjelaskan nyaris segala hal, sebagian besar orang menggunakannya karena satu dari tiga alasan: menginformasikan keputusan, menunjukkan proses, atau memvisualkan data—yang merupakan alasan sebagian besar template diagram alir terbagi ke dalam salah satu dari ketiga kategori tersebut. Karena itu, mari kita lihat apa yang diperlukan oleh setiap jenis diagram alir dan mengapa kita menggunakannya.  

1. Pohon keputusan 

Bayangkan pohon keputusan itu seperti diagram alir “jika ini, maka itu”. Karena Anda dapat membuat peta hasil berdasarkan rangkaian pilihan tertentu, pohon keputusan dapat membantu Anda melihat jalur dengan jelas dan menimbang opsi yang Anda miliki. 

Pohon keputusan biasanya dimulai dengan satu simpul saja (pertanyaan), lalu bercabang menjadi dua opsi (keputusan), lalu opsi tersebut menjadi simpul tambahan (hasil yang mungkin). Karena sifat itu, pohon keputusan biasanya baik untuk menyorot kemungkinan dan manfaat serta bahkan dapat digunakan untuk mendesain algoritme yang membantu meramalkan hasil. 

2. Diagram alir proses 

Dengan memberi Anda kekuatan membuat diagram dan menganalisis alur aktivitas ketika memproduksi produk atau layanan, diagram alir dapat membantu Anda menemukan celah dan redundansi dalam proses Anda, mengidentifikasi tempat sumber daya, peralatan, atau orang tertentu yang dibutuhkan, mengungkap potensi kemacetan atau area masalah, dan mengungkap kemungkinan efisiensi.

Selain membuat garis besar fungsi aktivitas seharusnya, atau penyediaan produk atau layanan, diagram alir proses juga memandu orientasi karyawan, melatih tim yang ada saat ini, atau membantu vendor atau konsultan luar memahami bisnis Anda dan posisi mereka di dalamnya. 

3. Diagram alir data 

Ketika Anda menyelami data Anda, diagram alir data dapat membantu. Dengan menggunakan simbol dan label teks pendek untuk menampilkan input data, titik penyimpanan, dan jalur, informasi disarikan ke dalam gambaran grafis tentang hal yang sulit diverbalkan. Dan, karena tim teknologi serta pemangku kepentingan non-teknis dapat menggunakannya, ini menjadi opsi yang hebat ketika Anda harus melakukan presentasi kepada audiens yang luas.  

diagram alir data digambarkan di buku catatan
Contoh: Diagram Bagan Alir Data

Kiat diagram alir 

Membuat diagram alir, khususnya ketika menggunakan template diagram alir mudah dilakukan, namun membuat diagram alir yang hebat memerlukan sedikit lebih banyak pertimbangan. Jadi, mari kita lihat kiat membuat diagram alir yang tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga terlihat spektakuler. 

  • Buat diagram Anda mudah dibaca. Buat diagram alir dengan mempertimbangkan pengguna akhir, artinya memastikan tata letak dan komposisinya membantu audiens Anda mengetahui mana yang dilihat terlebih dulu dan mana selanjutnya. Dengan menyesuaikan keselarasan yang dibutuhkan, dengan tata bahasa yang baik, judul yang jelas, dan menghindari jargon, Anda bisa memastikan diagram Anda ramah pengguna. (Petunjuk: Jika ragu, ujikan pada seseorang yang tidak akrab dengan proyek Anda.)
  • Konsistenlah. Jika Anda menggunakan bentuk, jenis huruf, warna, dan konvensi penamaan dengan konsisten di seluruh diagram alir, audiens Anda bisa memahami dengan lebih mudah.  
  • Gunakan kontras. Menggunakan warna secara konsisten adalah dasar, namun Anda tidak perlu menggunakan warna yang sama atau keluarga warna yang sama untuk setiap bentuk. Dengan menggunakan warna berbeda, Anda dapat membuat langkah-langkah atau tindakan lebih menonjol. Dan dengan menggunakan warna huruf yang mencolok dari latar belakang, diagram Anda akan lebih mudah dibaca. 
  • Gunakan pembuat diagram alir online. Dengan template, kontrol versi internal, kolaborasi yang mudah, dan opsi mengedit setiap saat, Anda bisa menguji desain serta membuat dan mengelola diagram Anda di jadwal Anda.   

Mengintegrasikan diagram alir Anda 

Apakah Anda harus mengambil keputusan, menjelaskan proses, atau berbagi data dengan CEO Anda, menyematkan diagram alir ke aplikasi bisnis serta alat komunikasi lain dapat lebih meningkatkan produktivitas. Dengan menggunakan pembuat diagram alir dan alat produktivitas, Anda dapat mengambil konten diagram Anda dari semua sumber yang diperlukan, termasuk dokumen, file, dan situs media sosial.  

Di samping itu, Anda bisa mempertimbangkan integrasi diagram alir Anda dengan alat kecerdasan bisnis (BI), agar Anda dan tim dapat berinteraksi dengan data Anda dan lebih baik dalam menjelaskan. Dengan diagram alir yang disematkan serta alat BI, Anda dapat mengubah data menjadi visual yang menarik, membuat laporan interaktif, mengeksplorasi data lebih terperinci, dan memperoleh wawasan yang membuat keputusan menjadi secepat dan seberwawasan mungkin.  

Ada begitu banyak cara untuk membuat diagram alir dan menghadirkan inovasi ke bisnis Anda. Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan langkah demi langkah ini untuk mengotomatiskan diagram alir Anda dari data terstruktur di lembar bentang, serta mendalami alat diagram alir.  

Mulai menggunakan Visio

Visualkan dan sampaikan ide, informasi, dan proses hampir dari mana saja, di perangkat apa pun, dengan Visio.

Beli Sekarang
Konten terkait
Productivity

Tips produktivitas jitu untuk kantor jarak jauh atau kantor bergerak

Baca selengkapnya
Productivity

Tips untuk memimpin rapat yang efektif dengan staf Anda

Baca selengkapnya
Productivity

5 tips untuk meningkatkan rapat perusahaan kecil

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.