Crea una rappresentazione visiva di un processo aziendale o di un diagramma di flusso del processo che definisca gli eventi del flusso di lavoro futuro.
Come la mappatura dei processi può aiutare la tua azienda ad avere successo
Che cos’è la mappatura dei processi?
Il mapping dei processi consente di creare un processo aziendale o un diagramma di flusso del processo che definisce una sequenza di eventi nel flusso di lavoro e spesso è una rappresentazione visiva. In seguito, le mappe dei processi consentono ai responsabili e ai project manager di riunire i team, aiutare le persone a capire dove si inseriscono in un progetto e come il loro lavoro influisce sugli altri per raggiungere un risultato positivo.
Le mappe di processo in genere definiscono un nuovo processo o migliorano un processo esistente. Con il software di mapping dei processi, chiunque può creare una rappresentazione visiva di un progetto.
Vantaggi della mappatura dei processi
Con la possibilità di vedere e comprendere visivamente un processo dall’inizio alla fine, le aree da migliorare per aumentare l’efficienza emergeranno rapidamente. Questa trasparenza è fondamentale, soprattutto in un contesto post-pandemico in cui l’agilità è una necessità. Inoltre, un diagramma di flusso del processo può aiutarti a:
- Fornire la documentazione del processo, la conformità e il controllo.
- Visualizzare un progetto dall’inizio alla fine.
- Condividere i dettagli visivamente, così da poter essere compresi subito, e trasmetti i contenuti alla dirigenza con facilità.
- Evidenziare complessità e ridondanze, oltre a potenziali problemi e soluzioni.
- Riorganizzare i processi in passaggi usando un sistema facile da comprendere.
- Scopri in che modo i membri del team sono connessi, facilitando interazioni più significative.
- Fornisci al tuo team un quadro di riferimento per porre e rispondere a domande più strategiche e prendere decisioni più informate.
- Crea una raccolta di diagrammi di flusso che puoi usare, riutilizzare e adattare a mano a mano che nascono nuovi progetti.
- Offri prodotti e servizi migliori ai clienti.
Modalità di utilizzo della mappatura dei processi
Che tu lavori in un ambiente industriale, in un ufficio, in un magazzino o in una struttura sanitaria, il mapping dei processi aiuta il team a comprendere meglio come il proprio lavoro si collega ad altri progetti. Per qualsiasi piccola impresa, implementare il mapping dei processi può aiutare a identificare subito le aree da migliorare, oltre a stabilire quando affrontare problemi relativi a clienti, produzione o inventario. La pandemia ha spinto sempre più persone a passare al lavoro ibrido e da remoto, quindi i team devono essere in grado di vedere facilmente, rapidamente ed efficientemente come si collegano i progetti.
Esistono due modi di usare il mapping dei processi: flusso del processo e processo aziendale. Dai un’occhiata a entrambi, così potrai decidere qual è quello giusto per il tuo progetto.
Flusso del processo
Un diagramma di flusso del processo consente di descrivere in dettaglio le relazioni tra i componenti di un progetto o di un settore. Ti aiuta a definire standard e procedure oppure può essere usato come guida per le attività. Inoltre, aiuta a garantire che i team seguano ogni passaggio del flusso di lavoro nell’ordine previsto.
I diagrammi di flusso del processo documentano o migliorano un processo oppure, semplicemente, ne modellano uno nuovo. Quando i diagrammi di flusso del processo vengono creati con software di mapping dei processi, puoi creare simboli su cui si può fare clic e che si espandono per fornire ulteriori dettagli per ogni fase del processo. Quindi, prima di impostare un flusso di lavoro o un diagramma di flusso aziendale con attività, valuta se delineare il processo generale in un diagramma di flusso.
Processo aziendale
Esempio di flusso del processo di immagine
Processo aziendale
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Il mapping dei processi aziendali descrive in dettaglio il processo. Dall'inizio alla fine, mostra cosa deve accadere per raggiungere l'obiettivo finale. La procedura include i partecipanti necessari, le loro attività e le date di completamento. Offre ai membri del team un motivo, una ragione per credere e una visione degli obiettivi più ampi. Mostra l’ambito del loro ruolo, perché sono fondamentali per il processo e come tutti i membri del team lavoreranno insieme per completare il progetto.
Come tutti i diagrammi di mapping dei processi, il mapping dei processi aziendali si avvale di simboli espandibili per visualizzare ulteriori informazioni e indicare i punti di contatto lungo il cammino.
Esempio di diagramma di processo aziendale
Tipi di mapping dei processi
Poiché aziende e progetti diversi hanno esigenze uniche, usare lo stesso stile di diagramma di flusso del processo per tutti i progetti non sarebbe il modo migliore di usare lo strumento. Pertanto, esistono diversi tipi di mapping dei processi per esigenze più specifiche. Dai un’occhiata per decidere qual è quello giusto per il tuo progetto.
- Mapping dettagliato dei processi. Per offrire i dettagli più minuti di un progetto sotto forma di mappa dei processi, il mapping dettagliato dei processi fornisce un'analisi tecnica dei passaggi esatti, inclusi input, output, metriche e persone necessarie per completare il processo. Riduci la confusione, mostra le dipendenze e prepara il team a iniziare il progetto e a restare concentrato. Le mappe di processo dettagliate di solito rimandano alla mappa di processo principale, generale o primaria.
- Mapping del processo documentare. Definizione degli input e degli output di un progetto. Delineando le informazioni necessarie in ogni fase, così come gli output (o elementi tangibili o servizi) collegati al progetto, capirai meglio di cosa ha bisogno il team e avrai un’idea dei risultati finali. L'aggiunta di una mappa del processo documento a una mappa di processo dettagliata offre trasparenza sulle variabili e sulle decisioni che possono influire sul lavoro.
- Mappatura dei processi di alto livello. Offre una panoramica dei processi e degli obiettivi di un’organizzazione. Per i progetti, puoi specificare i dipartimenti e i relativi ruoli da cui avrai bisogno di rappresentanza. Tramite il software di mapping dei processi, ogni reparto o ruolo può essere reso selezionabile per un'analisi più dettagliata delle esigenze del progetto.
- mapping del processo sottoposto a rendering. Definendo i processi attuali e futuri, potrai avere una visione d’insieme di come funzionano la tua organizzazione o il tuo progetto. Questa panoramica può aiutarti a trovare nuovi modi per semplificare il lavoro, identificare gli stakeholder chiave e i punti di contatto, migliorare le relazioni di lavoro e creare un processo che valorizzi il tempo e le competenze del team.
- Mapping dei processi a corsie/ interfunzionale. Identificazione dei reparti coinvolti in un progetto, suddivisione del processo in passaggi e assegnazione di risorse alle persone giuste. È un ottimo modo per vedere il processo da una nuova prospettiva, trovare aree di miglioramento e individuare eventuali lacune o sovrapposizioni reali o potenziali nel processo, così da pianificare con lungimiranza.
- Mappatura dei processi della catena del valore aggiunto. Fornisci una visualizzazione generale del progetto ai membri del team. È una mappa semplice di riquadri non collegati che consente di visualizzare un processo a colpo d’occhio. In questo modo, vedrai quali stakeholder includere in un progetto per capire come si svolgerà.
- Mappatura dei processi del flusso del valore (VSM). Illustra, analizza e migliora i passaggi necessari per fornire un prodotto o un servizio, individuando ed eliminando anche gli sprechi. Una parte fondamentale della metodologia lean, VSM esamina il flusso delle fasi di processo e delle informazioni dall'origine alla consegna al cliente. Di solito viene usato dalle aziende che producono beni tangibili per i consumatori.
- Mapping del processo di attività. Visualizzazione delle attività a valore aggiunto e non a valore aggiunto all'interno di un processo. Questo strumento di mapping dei flussi di valori consente di individuare quando e dove si verificano queste attività, consentendo di identificare gli stakeholder in cui è possibile aggiungere valore che non esisteva in precedenza.
Mapping dettagliato dei processi
Quando crei un diagramma di processo in formato “flusso”, non include i simboli di Unified Modeling Language (UML). Usa invece notazioni informative o parole. È un'ottima soluzione quando comunichi con persone che non capiscono i simboli UML o preferiscono le parole ai simboli.
La mappatura dei processi aziendali richiede tempo, ma ne vale la pena. Fornendo a tutti i membri del team una visione, un processo e le relative attività, oppure semplicemente una comprensione più approfondita del funzionamento dell’azienda, puoi stabilire confini chiari, definire ruoli e responsabilità e informare tutti su ciò che devono sapere e quando. E se ritiene che il mapping dei processi sia adatto solo a un'azienda che produce risultati tangibili, ripensaci.
Nel 2018, la U.S. National Library of Medicine e i National Institutes of Health hanno pubblicato un articolo sull'importanza del mapping dei processi nell'assistenza sanitaria. Secondo il rapporto, il mapping dei processi ha aiutato i professionisti sanitari a:
- Apprendere e acquisire una comprensione condivisa
- Individuare le opportunità di miglioramento
- Coinvolgere gli stakeholder del progetto
- Definire gli obiettivi di un progetto
- Monitorare l’avanzamento del progetto
- Acquisire un metodo semplice per pianificare
Creare diagrammi di mappatura dei processi che catturano l'attenzione
Quindi, indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, che si tratti di sviluppo software, assistenza sanitaria, edilizia o marketing, il mapping dei processi può aiutarti a lavorare in modo più intelligente e a rimanere aggiornato. Per i titolari di piccole imprese che si adattano al lavoro in un mondo post-pandemico, il mapping dei processi aiuta a ottimizzare ogni processo, strategia e attività, con il risultato di una maggiore efficienza, costi ridotti, decisioni aziendali migliori e crescita. Inoltre, può aiutare il team a collaborare in una visione condivisa, in modo che tutti possano fare del proprio meglio per l'azienda e i clienti.
Microsoft Visio crea visualizzazioni facilmente personalizzate per organizzare i dati, fornire informazioni dettagliate, presentare diagrammi di facile comprensione e dare vita al mapping dei processi. Per altre informazioni, vedi questa guida dettagliata per la creazione di diagrammi con software di mapping dei processi.
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