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ドキュメント処理アプリケーションは、機械学習と人工知能 (AI) を使用してドキュメントやフォームからデータを抽出します。メールや紙のフォームにある請求書、領収書、配送注文などの情報をデータとして取得してデジタル化し、構造化されたデータベース形式で保管します。そのデータは、エンタープライズ リソース プランニング (ERP) やカスタマー リレーションシップ マネジメント (CRM) ソリューションなどの目的のシステムにインポートされます。ドキュメント処理アプリケーションで実現する効率性によって、企業が資金を節約し、生産性を向上させ、価値が低く間違いの起きやすいタスクから従業員を解放する方法を大きく改善できる可能性があります。
大量の紙ベースのドキュメントをデジタル化するソリューションを見つけることは、多くの企業がいつか直面する課題です。ドキュメント処理アプリケーションは、手間のかかる手作業でのデータ入力を排除するだけでなく、データからより多くを得るためのビジネス インサイトを提供することによって、大きな効率向上を実現します。
ドキュメント処理は、光学式文字認識 (OCR)、機械学習、ロボティック プロセス オートメーション (RPA) を基盤に構築されています。これら 3 つの要素は、基本的に人間と同じように情報を解釈し、理解することができます。
OCR、機械学習、RPA が連携して、ドキュメント処理は通常次のような手順で行われます。
紙のドキュメント、PDF、メール、電子フォームなどの情報源からデータをスキャンして、デジタル化します。
傾斜を修正する、背景のシミやへこみを除外して不要な情報を減らす、画像の外側の不要な部分を切り取るなどの処理を行い、スキャンしたデータの質と精度を改善します。
形式、内容、種類に基づいてドキュメントをさまざまなカテゴリに分類します。これによって、データの抽出と記録が向上します。
OCR がドキュメントからデータを抽出し、変換する必要がある種類 (名前、数値、日付、手書きテキストなど) はどれかを定義する重要なステップです。
関連するシステム、データベース、作業ストリームに移動する前に、すべてのデータが RPA で確認・検証されます。この段階で不正確な情報がある場合は、手作業での確認と修正を求めるフラグが設定されます。
他のすべての処理が実行された後、データはアプリケーション プログラミング インターフェイスを介して関連するデータベースやリポジトリに送信されます。
ディープ ラーニング ドキュメント処理は、ニューラル ネットワークの機能を利用することによってドキュメント処理と連携し、特にドキュメントやレイアウトの分析、テキスト識別、ドキュメントの回復といった目的でデータ内のパターンを認識します。人間の脳が学習するのと同じように、ニューラル ネットワークは情報や知識を次々と獲得することによって多くの層で情報を集めていき、どんどん賢くなっていきます。
ディープ ラーニング ドキュメント分析は、主に畳み込みやリカレントといった各種のニューラル ネットワーク アルゴリズムによって、人間のような AI を実現する能力を備えています。畳み込みニューラル ネットワークでは画像をフィルタリングしてその中のあらゆる要素を検出できる一方、リカレント ニューラル ネットワークではデータ ポイントを記憶することができるため、将来の結果を予測できるようになります。
自動ドキュメント処理は、速度、精度、スケーラビリティをもたらし、ビジネス プロセスの改善、チームの効率向上を実現します。これは法律、不動産、医療、銀行といった業界で、プロセスや収益を改善する方法に大きな効果をもたらす可能性があります。
自動ドキュメント処理の主なメリットは次のとおりです。
デジタル化されたドキュメントは、それを参照できる権限を持つユーザーであれば事実上いつでもどこからでもアクセスできます。
企業はファイルを暗号化し、セキュリティ レベルを割り当てて、意図しないユーザーからデータを守ることができます。
紙のファイルを管理するという手間と費用のかかるプロセスを排除することで、従業員は業務上の重要な目標により多く時間をあてて、生産性を高めることができます。
ドキュメント自動化によって手作業でデータを入力する必要がなくなるため、ドキュメントの精度と質は大幅に向上します。
部門をまたいだ異なるチームで働く従業員がドキュメントを共有したり共同作業したりでき、リアルタイムに状況を把握できます。
ドキュメント自動化では、テンプレートや構造を標準化して継続的にワークフローに適用することができます。
ドキュメント処理ソリューションの選択は、ニーズに固有の要因によって決まります。決定すべき最も重要な事項の 1 つは、ソリューションをクラウドで実行するか、オンサイトで実行するかということです。クラウドベースのシステムはプロバイダーが有料で提供しており、データは自動で保存され、すべてオンラインでアクセス可能です。オンプレミスのソリューションでは、自社のサーバーとストレージを使用し、メンテナンスやバックアップも自社で行うことになります。
ドキュメント処理ソリューションを選ぶ際に重要なその他の考慮事項は次のとおりです。
ファイルの名前や種類、内容、日付、変更日時など、幅広い検索オプションを用意すると良いでしょう。すべてのファイルを整理するためのメタデータやタグを割り当てられるようにするのも効果的です。
すべてのユーザーにとって使いやすく理にかなっているファイル構造であることが重要です。
機密ドキュメントへのアクセスを制限し、ユーザーごとにアクセス許可を設定できるシステムにする必要があります。
すべての従業員が混乱することなく、日常業務に支障をきたさず、簡単にシステムを使用できる必要があります。
メール クライアントや顧客リレーションシップ ソフトウェアなど、既に使用しているプログラムで使用できるシステムであることを確認してください。
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