미래의 워크플로 이벤트를 정의하는 비즈니스 프로세스 또는 프로세스 흐름 다이어그램의 시각적 표현을 만듭니다.
프로세스 매핑으로 비즈니스 성공을 촉진하는 방법
프로세스 매핑이란?
프로세스 매핑은 앞선 워크플로에서 일어날 일의 순서를 정의하고, 보통 시각적으로 표현되는 비즈니스 프로세스나 프로세스 흐름 다이어그램을 만드는 데 도움이 됩니다. 그다음에 프로세스 맵을 사용하면 리더와 프로젝트 관리자가 팀을 한데 모으고, 사람들이 프로젝트에서 자신의 역할을 이해하도록 돕고, 자신의 업무가 다른 사람에게 어떤 영향을 미치는지도 알 수 있습니다. 결국 성공적인 결과로 이어집니다.
프로세스 맵은 보통 새 프로세스를 정의하거나 기존 프로세스를 개선합니다. 프로세스 매핑 소프트웨어를 사용하면 누구나 프로젝트를 시각적으로 표현할 수 있습니다.
프로세스 매핑의 이점
처음부터 끝까지 프로세스를 눈으로 보고 이해할 수 있으면, 효율성을 높일 수 있는 영역이 금방 보입니다. 이런 투명성은 특히 팬데믹 이후처럼 민첩성이 필수인 환경에서 매우 중요합니다. 또한 프로세스 흐름도를 사용하면 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.
- 프로세스 설명서, 규정 준수 및 감사를 제공합니다.
- 시각적 개체 프로젝트를 처음부터 끝까지 봅니다.
- 누구나 바로 이해할 수 있도록 내용을 시각적으로 공유하고, 리더십에도 쉽게 전달합니다.
- 복잡성과 중복은 물론, 잠재적인 문제와 해결책도 강조합니다.
- 쉽고 이해하기 쉬운 체계를 사용해 프로세스를 단계별로 다시 구성합니다.
- 팀 구성원 간의 연결을 확인해, 더 의미 있는 상호작용을 돕습니다.
- 팀에 기준점을 제공해 더 전략적인 질문을 하고 답하게 하며, 더 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있게 합니다.
- 새 프로젝트가 생길 때마다 사용하고, 재사용하고, 용도를 바꿔 쓸 수 있는 흐름도 라이브러리를 만듭니다.
- 고객에게 더 나은 제품과 서비스를 제공합니다.
프로세스 매핑을 사용하는 방법
산업 현장, 사무실, 창고, 의료 시설 등 어디에서 일하든, 프로세스 매핑은 팀이 자신의 업무가 다른 프로젝트와 어떻게 연결되는지 더 잘 이해하도록 도와줍니다. 어떤 소규모 비즈니스든 프로세스 매핑을 도입하면 즉시 개선이 필요한 영역을 찾는 데 도움이 되고, 고객, 제조, 재고 문제를 언제 해결해야 하는지도 알 수 있습니다. 팬데믹으로 하이브리드 근무와 원격 근무로 옮겨 가는 사람들이 더 많아졌고 그래서 팀은 프로젝트가 어떻게 연결되는지 쉽고 빠르고 효율적으로 볼 수 있어야 합니다.
프로세스 매핑을 사용하는 방법은 프로세스 흐름과 비즈니스 프로세스, 두 가지가 있습니다. 둘 다 살펴보면 어떤 방식이 프로젝트에 맞는지 결정할 수 있습니다.
프로세스 흐름
프로세스 흐름 다이어그램은 프로젝트 또는 산업의 구성 요소 간의 관계를 자세히 설명하는 데 도움이 됩니다. 표준과 절차를 정하는 데 도움이 되며, 작업 가이드로도 사용할 수 있습니다. 또한 팀이 워크플로의 각 단계를 정해진 순서대로 따르도록 하는 데도 도움이 됩니다.
프로세스 흐름 다이어그램은 프로세스를 문서화하거나 개선하고, 또는 단순히 새로운 프로세스를 모델링하는 데 사용됩니다. 프로세스 매핑 소프트웨어로 프로세스 흐름 다이어그램을 만들면, 클릭 가능한 기호를 만들어 프로세스의 각 단계에 대한 추가 정보를 펼쳐 보여줄 수 있습니다. 따라서 작업이 포함된 워크플로 또는 비즈니스 흐름 차트를 만들기 전에, 전체 프로세스를 흐름 다이어그램으로 먼저 정리해 보세요.
비즈니스 프로세스
이미지 프로세스 흐름 예
비즈니스 프로세스
비즈니스 프로세스 매핑은 프로세스에 대해 자세히 설명합니다. 처음부터 끝까지 무엇이 어떻게 일어나야 최종 목표에 도달하는지 보여줍니다. 절차에는 필요한 참여자, 각자의 작업, 완료 날짜가 포함됩니다. 팀 구성원에게 왜 이 일이 중요한지, 무엇을 믿어야 하는지, 더 큰 목표가 무엇인지에 대한 인사이트를 제공합니다. 자신의 역할 범위가 무엇인지, 왜 프로세스에 꼭 필요한지, 그리고 모든 팀 구성원이 프로젝트를 마치기 위해 어떻게 함께 일할지를 보여줍니다.
다른 모든 프로세스 매핑 다이어그램처럼, 비즈니스 프로세스 매핑도 추가 정보를 펼쳐 볼 수 있는 기호를 사용해 그 과정의 접점을 표시합니다.
비즈니스 프로세스 차트 예
프로세스 매핑 유형
비즈니스와 프로젝트마다 고유한 요구 사항이 다르기 때문에, 모든 프로젝트에 같은 스타일의 프로세스 흐름도를 쓰는 것은 도구를 가장 잘 활용하는 방법이 아닙니다. 그래서 더 특화된 요구 사항에 맞는 여러 유형의 프로세스 매핑이 있습니다. 살펴보고 프로젝트에 맞는 방식을 결정하세요.
- 자세한 프로세스 매핑. 프로세스 맵 형태로 프로젝트의 세부 사항을 전달하는 세부 프로세스 매핑은 프로세스를 완료하는 데 필요한 입력, 출력, 메트릭, 인력을 포함해 정확한 단계를 기술적으로 보여줍니다. 혼란을 줄이고, 종속성을 보여 주며, 팀이 프로젝트를 시작하고 집중을 유지할 수 있도록 준비시키세요. 자세한 프로세스 맵은 일반적으로 상위 수준, 기본 또는 기본 프로세스 맵에 연결됩니다.
- 문서 프로세스 매핑. 프로젝트의 입력과 출력을 정의합니다. 각 단계에서 필요한 정보와 프로젝트와 연결된 출력물(또는 유형 자산이나 서비스)을 정리하면, 팀에 무엇이 필요한지와 최종 결과가 어떤 모습일지 더 잘 이해할 수 있습니다. 자세한 프로세스 맵에 문서 프로세스 맵을 추가하면 작업에 영향을 줄 수 있는 변수 및 의사 결정에 대한 투명성을 제공합니다.
- 상위 수준 프로세스 매핑. 조직의’프로세스 및 목표에 대한 개요를 제공합니다. 프로젝트의 경우, 어떤 부서와 이후 역할의 참여가 필요한지도 지정할 수 있습니다. 프로세스 매핑 소프트웨어를 사용하면 각 부서나 역할을 클릭할 수 있게 만들어, 프로젝트 요구 사항을 더 자세히 볼 수 있습니다.
- 렌더링된 프로세스 매핑. 현재 및 향후 프로세스를 요약하여 조직 또는 프로젝트 방식에 대한 조감도를 얻을 수 있습니다. 이 개요를 통해 업무를 더 효율적으로 만드는 새로운 방법을 찾고, 핵심 이해관계자와 연결 지점을 파악하고, 협업 관계를 개선하고, 팀의 시간과 역량을 잘 활용하는 프로세스를 만들 수 있습니다.
- 스윔 레인/교차 기능 프로세스 매핑. 프로젝트에 참여하는 부서를 파악하고, 프로세스를 단계별로 나누고, 적절한 사람에게 리소스를 할당합니다. 프로세스를 새로운 방식으로 볼 수 있어 개선 영역을 찾고, 프로세스에서 실제 또는 잠재적인 빈틈이나 중복을 짚어 낼 수 있습니다. 그래서 미리 계획할 수 있는 안목도 생깁니다.
- 부가 가치 체인 프로세스 매핑. 팀 구성원에게 프로젝트의 전체 흐름을 보여 줍니다. 서로 연결되지 않은 상자들로 된 단순한 맵으로, 한눈에 프로세스를 시각화할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트의 흐름을 이해하는 데 어떤 이해관계자를 포함해야 하는지도 알 수 있습니다.
- VSM(가치 스트림 프로세스 매핑). 제품이나 서비스를 제공하는 데 필요한 단계를 설명하고, 분석하고, 개선하는 한편, 낭비도 찾아서 없앱니다. 간결한 방법론의 핵심 요소인 VSM은 프로세스 단계와 정보가 시작점에서 고객에게 전달되기까지의 흐름을 검토합니다. 보통 소비자를 위한 실물 상품을 생산하는 회사에서 사용합니다.
- 활동 프로세스 매핑. 프로세스 안에서 부가 가치 활동과 비부가 가치 활동을 보여 줍니다. 이 가치 스트림 매핑 도구는 이러한 활동이 언제, 어디서 발생하는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 또 이해관계자 간의 시너지를 찾아, 이전에는 없던 가치를 더할 가능성이 있는 부분을 식별하는 데도 도움이 됩니다.
워크플로 프로세스 매핑
“흐름” 형식으로 프로세스 다이어그램을 만들면 UML(Unified Modeling Language) 기호는 포함되지 않습니다. 대신 정보 표기법 또는 단어를 사용합니다. UML 기호를 이해하지 못하는 사람들과 소통할 때, 또는 기호보다 단어를 선호할 때 좋은 해결책입니다.
비즈니스 프로세스 매핑에는 시간이 걸리지만, 그만한 가치가 있습니다. 팀의 모든 구성원에게 비전과 프로세스, 그에 따른 작업을 알려 주거나, 단순히 비즈니스가 어떻게 운영되는지 더 깊이 이해할 수 있게 하면, 명확한 경계를 설정하고 역할과 책임을 정리하며, 모두가 필요한 정보를 언제 알아야 하는지 알려 줄 수 있습니다. 프로세스 매핑이 실물 결과물을 만드는 비즈니스에만 적합하다고 생각한다면 다시 생각해 보세요.
2018년에 미국 국립의학도서관과 국립보건원이 의료 분야에서 프로세스 매핑의 중요성에 관한 기사를 발표했습니다. 보고서에 따르면 프로세스 매핑은 다음을 통해 의료 전문가에게 도움이 되었습니다.
- 학습 및 공통된 이해 만들기
- 개선 기회 식별
- 프로젝트 관련자 참여
- 프로젝트 목표 정의
- 프로젝트 진행률 모니터링
- 간단한 계획 방법 습득
중심이 되는 프로세스 매핑 다이어그램 만들기
따라서 여러분이 관리하는 비즈니스가 어떤 유형이든, 소프트웨어 개발, 의료, 건설, 마케팅 등 어떤 분야든 프로세스 매핑은 더 효율적으로 일하고 방향을 유지하는 데 도움이 됩니다. 팬데믹 이후의 환경에 적응하고 있는 소규모 비즈니스 소유자에게 프로세스 매핑은 모든 프로세스, 전략, 작업을 최적화하는 데 도움이 됩니다. 그 결과 효율성이 높아지고, 비용이 줄고, 비즈니스 의사 결정이 더 좋아지고, 성장을 이끌 수 있습니다. 또한 팀이 공동의 비전 아래 함께 일하는 데 도움이 되어, 모두가 회사와 고객을 위해 최선을 다할 수 있습니다.
Microsoft Visio는 데이터를 정리하고, 인사이트를 제공하고, 이해하기 쉬운 다이어그램을 제시하고, 프로세스 매핑에 생동감을 불어넣을 수 있도록 쉽게 개인화할 수 있는 시각적 요소를 만듭니다. 자세한 내용은 프로세스 매핑 소프트웨어를 사용하여 다이어그램을 만들기 위한 이 단계별 가이드를 확인하세요.
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