Kaip pasirinkti veiksmingiausią eigos diagramą

Kas yra eigos diagrama? 

Eigos diagramos suteikia galimybę pavaizduoti procesą ar sistemą naudojant figūras ar derinant figūras ir žodžius. Jos gali būti greitai ranka nupiešti paveikslėliai ar įmantrios kompiuterio sugeneruotos diagramos, sudėtingas idėjas išskaidančios į nedidelius lengvai suprantamus elementus. Be to, eigos diagramas gali naudoti ir techninės, ir ne techninės specializacijos žmonės, dirbantys beveik bet kurioje srityje. 

Jos yra ypač naudingos įvairiose situacijose, įskaitant:  

  • dokumentuojant ir analizuojant procesus; 
  • kuriant kompiuterių programinę įrangą ar tinklus; 
  • komunikuojant apie procesus ir juos standartizuojant; 
  • nustatant nereikalingus elementus, kliūtis ir neefektyvius procesų aspektus; 
  • kuriant naujo projekto, skyriaus ar verslo planą ar struktūrą; 
  • planuojant projekto darbą su keliomis suinteresuotosiomis šalimis; 
  • siekiant suprasti, kaip vartotojai naršo svetainėje ar parduotuvėje; 
  • vaizduojant gamybos proceso; 
  • kuriant naują produktą ar paslaugą; 

 Eigos diagramų privalumai 

Eigos diagramas ne tik galima naudoti beveik visose situacijose – jos suteikia ir įvairių privalumų, įskaitant tolesnius.  

Informacijos vizualizavimas 

Eigos diagrama gali būti naudinga, nes joje prieš sukūrimą vaizduojama, kaip turėtų veikti produktas ar paslauga, kokia turėtų būti projekto eiga ar kaip gali veikti tinklas. Suteikdamos galimybę nustatyti priklausomybes, efektyvumą, personalo poreikius ir kitus kintamuosius, kurie gali vėliau turėti įtakos jūsų projektui, eigos diagramos gali padėti sutaupyti laiko ir pinigų. 

Dokumentavimas 

Naudodami eigos diagramų kūryklę, visus failus galite išsaugoti skaitmeniniu būdu, juos beveik akimirksniu išplatinti ir net sukurti srautų diagramų šablonų biblioteką. Taip failai visada bus pasiekiami, komandos gali nuolat naudoti naujausią informaciją, įmonė gali išlikti atitinkanti reikalavimus, o, kitą kartą prireikus sukurti panašią diagramą, nereikės iš naujo išradinėti dviračio. 

Supaprastinta komunikacija 

Eigos diagramose visi duomenys pateikiami aiškiai, o tai komandoms gali padėti greitai suprasti, kokias užduotis atlikti, kada ir kas jas atliks. Turint šią informaciją, gali reikėti mažiau susitikimų, mažiau klausimų ir visi gauna daugiau laiko darbui. Eigos diagramos taip pat naudingos naudojant informacinius vadovus ar net supažindinant darbuotojus. Eigos diagramomis iš esmės instrukcijų rinkiniams suteikiama konteksto ir pasiekiamas didesnis pasikartojančių užduočių efektyvumas.  

Lengvas vykdymas 

Naudojant internetinius eigos diagramų šablonus lengva greitai pradėti darbą. Be to, naudodami paprastus pritaikymus, supaprastinto bendradarbiavimo galimybes ir integruotą versijų kontrolę, galite sukurti tiksliai tai, ko reikia jūsų organizacijai, prašyti duomenų įvedimo kiekviename etape ir visada žinoti, kur yra naujausi bei geriausi failai.   

Eigos diagramų tipai  

Nors eigos diagramas galima naudoti norint paaiškinti praktiškai bet ką, dauguma žmonių jas naudoja dėl vienos iš trijų priežasčių: norėdami sprendimus pagrįsti informacija, rodyti procesus arba vizualizuoti duomenis – todėl dauguma eigos diagramų šablonų patenka į vieną iš šių trijų kategorijų. Tad pažvelkime, koks yra kiekvienas eigos diagramos tipas ir kada bei kodėl šių tipų diagramas reikėtų naudoti.  

1. Sprendimų medis 

sprendimų medį galite įsivaizduoti kaip eigos diagramą “„jei tai, tada tai“”. Suteikdamas galimybę sukurti galimų rezultatų schemą, pagrįstą konkrečiu pasirinkimų rinkiniu, sprendimų medis gali padėti aiškiai matyti procesą ir pasverti variantus. 

Sprendimų medžiai paprastai prasideda nuo vieno mazgo (klausimo), tada išsišakoja į du variantus (sprendimus), o šie sukuria papildomų mazgų (galimų rezultatų). Dėl savo pobūdžio sprendimų medžiai ypač gerai pabrėžia tikimybes ir naudą bei net gali būti naudojami kuriant algoritmus, padedančius prognozuoti rezultatus. 

2. Proceso eigos diagrama 

Suteikdama galimybę kuriant produktą ar paslaugą kurti veiklų eigos diagramas bei ją analizuoti, proceso eigos diagrama gali padėti rasti proceso spragas ir nereikalingus elementus, nustatyti, kur reikia konkrečių išteklių, įrangos ar darbuotojų, atskleisti galimas problemines vietas ir rasti galimas efektyvumo didinimo sritis.  

Proceso darbo eigomis galima ne tik apibrėžti veiklos veikimą ar produkto arba paslaugos nuostatas, bet ir su darbu supažindinti naujus darbuotojus, mokyti esamas komandas arba išorės tiekėjams ar konsultantams padėti suprasti jūsų verslą ir tai, kokiose srityse galima bendradarbiauti. 

3. Duomenų eigos diagrama 

Kai reikia įsigilinti į savo duomenis, duomenų eigos diagrama. Jose naudojant simbolius ir trumpas teksto žymas, galima rodyti duomenų įvestį, išvestį, saugojimo taškus ir kelius bei galbūt sunkiai žodžiu perduodamą informaciją glaustai vaizduoti grafiškai. Be to, kadangi šias diagramas gali naudoti ir techninės komandos, ir techninių žinių neturinčios suinteresuotosios šalys, jos yra puikus pasirinkimas, kai reikia kažką pristatyti plačiajai auditorijai.  

ant bloknoto nubraižyta duomenų eigos diagrama
Pavyzdys: duomenų eigos diagrama

Patarimai dėl eigos diagramų 

Sukurti eigos diagramą, ypač naudojant eigos diagramos šabloną, yra paprasta, tačiau, norint sukurti puikią eigos diagramą, reikia šiek tiek daugiau pamąstyti. Tad pažvelkime į keletą patarimų, kaip sukurti tokią diagramą, kuri ne tik informuotų, bet ir įspūdingai atrodytų. 

  • Diagramos turi būti lengvai skaitomos. Eigos diagramą kurkite galvodami apie galutinį vartotoją – t. y. įsitikinkite, kad jos išdėstymas ir struktūra auditorijai padeda žinoti, kur žiūrėti pirmiausia, o kur – po to. Pagal poreikį pakoreguodami lygiuotę, naudodami taisyklingą gramatiką, aiškius pavadinimus ir vengdami žargono, galite užtikrinti, kad diagrama bus patogi vartotojui. (Patarimas: jei kyla abejonių, diagramą išbandykite su asmeniu, kuris nėra susipažinęs su jūsų projektu.) 
  • Būkite nuoseklūs. Eigos diagramoje nuosekliai naudojant figūras, šriftus, spalvas ir pavadinimų tvarką, auditorija gali lengviau jas sekti.  
  • Naudokite kontrastą. Nuoseklus spalvų naudojimas yra labai svarbus, tačiau nerekomenduojame tos pačios spalvos ar spalvų šeimos naudoti kiekvienai figūrai. Naudodami skirtingas spalvas, galite paryškinti veiksmus. Be to, naudojant iš fono išsiskiriančias šrifto spalvas, diagramą bus lengviau skaityti. 
  • Naudokite internetinę eigos diagramų kūryklę. Kūryklėse yra šablonų, jose integruota versijų kontrolė, lengvo bendradarbiavimo ir redagavimo bet kuriuo metu galimybė, todėl jos padėti išbandyti dizainą ir sukurti bei valdyti diagramas pagal savo grafiką.   

Eigos diagramą integruokite 

Nesvarbu, ar reikia priimti sprendimą, paaiškinti procesą, ar duomenimis pasidalyti su vadovu, eigos diagramas įterpus į kitas verslo programas ir komunikacijos priemones, galima dar padidinti produktyvumą. Naudodami eigos diagramų kūryklę ir produktyvumo priemones, turinio diagramoms galite gauti iš visų pagrindinių šaltinių, įskaitant dokumentus, failus ir socialinės medijos svetaines.  

Be to, galite apsvarstyti galimybę eigos diagramas integruoti į verslo įžvalgų priemones, kad jūs ir jūsų komanda galėtumėte interaktyviai naudoti savo duomenis ir nutapyti aiškesnį paveikslą. Naudodami įterptas eigos diagramas ir verslo įžvalgų priemones, duomenis galite paversti patraukliais vaizdais, kurti interaktyvias ataskaitas, išsamiai ištirti duomenis ir įgyti įžvalgų, kurios leidžia priimti greitus bei informacija pagrįstus sprendimus.  

Kurti eigos diagramas ir į verslą įtraukti naujovių galima daugybe būdų. Norėdami sužinoti daugiau, peržiūrėkite šį nuoseklų vadovą apie eigos diagramų automatizavimą pagal struktūrinius duomenis skaičiuoklėse ir įsigilinkite į šiuolaikines eigos diagramų priemones.  

Pradėkite naudoti „Visio“

Naudodami „Visio“ vizualizuokite ir teikite idėjas, informaciją ir procesus iš beveik bet kurios vietos naudodami bet kokį įrenginį.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Produktyvumas

5 būdai, kaip integruotos internetinio kalendoriaus programos padidina produktyvumą

Skaitykite daugiau
Produktyvumas

Nuotolinio arba mobiliojo biuro produktyvumo didinimo patarimai

Skaitykite daugiau
Produktyvumas

Patarimai, kaip efektyviai organizuoti susirinkimus su savo personalu

Skaitykite daugiau

Verslo įžvalgose ir idėjose nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.