Aiškiai vizualizuokite verslo procesus
Standartizuokite svarbius verslo procesus ir praneškite apie juos savo komandai naudodami verslo procesų modelį ir notaciją (VPMN).
Supaprastinkite verslo procesus naudodami VPMN diagramas
Standartizuokite savo verslo procesus naudodami išsamias, bet lengvai suprantamas diagramas, skirtas visiems jūsų organizacijos lygiams.
Kas yra verslo procesų modelis ir notacija?
Verslo procesų modelis ir notacija (VPMN) – tai standartinis verslo procesų atvaizdavimo būdas nuo pradžios iki pabaigos. Jis padeda pašalinti procesų specifikacijų dviprasmiškumą ir suteikia konteksto, kurio reikia jam atlikti. Kadangi procesų atvaizdavimas dažnai yra labai sudėtingas ir painus, VPMN pateikia universalų sprendimą, kuris naudoja standartinius modeliavimo metodus ir standartizuotus simbolius, dėl kurių procesų modelius lengvai bendrinti ir juos gali perskaityti bet kas – tiek techninis, tiek ne techninis darbuotojas. VPMN diagramose suprantamai atvaizduojami proceso veiksmai, o tai suteikia pakankamai informacijos, kad juos būtų galima sėkmingai įgyvendinti. Jos užtikrina geresnį bendravimą ir bendradarbiavimą ir yra ypač naudingos bandant padidinti efektyvumą bei nustatyti tobulintinas sritis.
VPMN pranašumai
Visos organizacijos gali gauti naudos iš patobulintų verslo procesų, kuriuos palaiko VPMN. Naudodami verslo procesų modeliavimo programinę įrangą galite kurti paprastas arba sudėtingas diagramas, priklausomai nuo to, ko reikia jūsų procesui. Jūsų kuriamas struktūrines schemas gali lengvai atpažinti ir suprasti visi suinteresuotieji asmenys, neatsižvelgiant į tai, ar jie turi techninį išsilavinimą, ar ne.
Pagrindinė VPMN paskirtis – padėti palaikyti verslo procesų valdymą visoje organizacijoje taikant standartą, kuris būtų suprantamas visiems jos vartotojams. Toliau pateikiami keli VPMN pranašumai.
- Supratimas. Kuriant visoms komandoms suprantamas VPMN diagramas, painios ir sudėtingos darbo eigos tampa lengviau suprantamos. Tai leidžia įmonėms apibrėžti savo verslo procedūras.
- Standartizavimas. Turint vieną sprendimą, informacija galima greitai dalytis, ir ją visi supranta. VPMN veikia kaip standartinė notacija visų lygių suinteresuotiesiems asmenims.
- Paprastumas. Diagramos yra vaizdinis mokymosi įrankis – jas lengviau suprasti nei paaiškinamąjį tekstą. Tai taip pat yra pramonės standartas, todėl klaidų tikimybė nedidelė.
- Bendravimas. VPMN padeda sumažinti komunikacijos atotrūkį tarp įvairių komandų, skyrių ir organizacijų, nes sukuria struktūrines schemas, kurias gali suprasti visų lygių skyriai.
- Bendradarbiavimas. VPMN į procesą įtraukia visus susijusius suinteresuotuosius asmenis, todėl tai yra efektyvus bendradarbiavimo įrankis. Jūsų struktūrinę schemą gali peržiūrėti keli skyriai ir beveik iš karto nustatyti verslo procesą, komandos rezultatus bei tolesnius veiksmus be papildomos informacijos.
- Įgalinimas. VPMN skatina veiksmingą ir efektyvų bendravimą tarp visų skyrių, darbuotojams suteikiama galimybė kurti jų verslo procesus ir kitas veiklas atvaizduojančias struktūrines schemas. Kai komandos nariai gali greitai interpretuoti jūsų diagramą, jie gali greičiau priimti informacija pagrįstus verslo sprendimus.
Kaip veikia VPMN
VPMN pateikia vizualų srautą, kuris sumažina komunikacijos atotrūkį tarp vidinių ir išorinių komandų parodydamas reikiamus atlikti veiksmus – nuo pirmojo iki paskutinio žingsnio. Kaip visuotinis procesų kūrimo standartas, ši notacija palaikoma viename šaltinyje.
VPMN sukūrė Verslo procesų valdymo iniciatyva (angl. „Business Process Management Initiative“, BPMI), o nuo susijungimo 2005 m. VPMN palaiko Objektų valdymo grupė (angl. „Object Management Group“, OMG). Šiuo metu OMG tvarko kitus pasaulinius standartus, padedančius kurti įmonių integracijos standartus įvairioms technologijoms ir pramonės šakoms. VPMN 2.0 versijoje pavadinimas buvo pakeistas iš „Verslo procesų modeliavimo notacija“ į „Verslo procesų modelis ir notacija“.
Kadangi svarbiausia VPMN prioritetas – sukurti lengvai suprantamą procesų modelių notaciją, paaiškinančią procesų modelių sudėtingumą, VPMN sprendžia šią problemą suskirstydama grafinius aspektus į konkrečias kategorijas. Išmokę atpažinti diagramos simbolius pagal nedidelį notacijos kategorijų rinkinį, skaitytojai galės atpažinti esminius elementus ir suprasti pateiktą diagramą. VPMN užfiksuoja susijusius duomenis ir pateikia juos grafiškai, tiksliai bei nuosekliai visose jūsų komandose. Į struktūrinę schemą galima įtraukti papildomos informacijos ir konteksto nekeičiant diagramos išvaizdos. Kiekvienas simbolis ir piktograma turi konkrečią veiksmo reikšmę arba pastabą.
Kurti VPMN diagramą yra paprasta, ypač jei jau naudojate diagramų kūrimo programinę įrangą. Norėdami kurti vaizdinį proceso atvaizdavimą, turėsite suprasti ir įdiegti vaizdinę kalbą ir dizaino elementus, naudojamus visose VPMN diagramose.
VPMN dizaino elementai
VPMN yra simbolių ir taisyklių rinkinys, naudojamas tiems simboliams prijungti prie verslo procesų modelio. Tuose modeliuose naudojama VPMN kalba yra pagrįsta struktūrinėmis schemomis ir grafinėmis notacijomis, kurios yra išskaidytos į toliau nurodytus penkis elementus.
-
Struktūrinė schema
Struktūrinės schemos sujungia elementus, padedančius sudaryti procesą.
- Įvykiai: vaizduojami kaip apskritimai, kurie nurodo įvykį. Įvykiai skirstomi į tris tipus: pradinis nurodo pirmąjį proceso žingsnį, tarpinis apibūdina bet kokį įvykį, kuris įvyksta tarp pirmojo ir paskutinio, o baigiamasis rodo galutinį jūsų verslo procesų etapą.
- Veiklos: vizualiai pateikiamos kaip stačiakampiai suapvalintais kampais, kurie nurodo asmens arba sistemos atliekamą užduotį. VPMN veiklos būna keturių tipų: užduotis, antrinis procesas, iškvietimas ir operacija.
- Šliuzai: rombo formos piktogramos rodo, ar veikla turi eiti per kitą proceso srautą. Keli skirtingi šliuzo simboliai atskiria ir sujungia srautus, įskaitant neįtraukiančius, įtraukiančius, lygiagrečius ir sudėtinius srautus.
-
Jungiamasis objektas
Jungiamieji objektai rodo, kaip objektai yra sujungti sraute.
- Sekų srautai: nurodo verslo veiklų tvarką vientisa linija ir rodykle.
- Pranešimų srautai: pranešimai, „pereinantys“ per skirtingus skyrius ar organizacijas, nurodomi punktyrine linija su apskritimu ir rodykle.
- Susiejimai: taškinės linijos, jungiančios artefaktus arba tekstą su įvykiu, veikla arba šliuzu.
- Duomenų susiejimai: šios taškinės linijos su rodykle nurodo duomenis su srautų objektais. Duomenų susiejimai rodo veiklos įvestis ir išvestis.
-
Takelis
Takeliai yra grafinės piktogramos, nurodančios proceso dalyvius ir kas yra atsakingas už kurias dalis.
- Telkiniai: tai yra svarbūs tiek įmonės, tiek išoriniai dalyviai, kurie dirba procese.
- Linijos: šie objektai rodo dalyvio veiklas ir srautą bei jo atsakomybes proceso metu. Daug linijų gali sudaryti vieną telkinį, nes telkinys nustatomas pagal tai, kokius veiksmus turi atlikti ta grupė proceso metu.
-
Artefaktas
Artefaktas paaiškina į diagramą įtrauktą informaciją, tačiau neturi įtakos srautui. Artefaktai yra susieti su procesu arba ryšiu susiejimo ryšiu.
- Tekstinis komentaras: tam tikrai diagramos daliai konteksto suteikiantis tekstas.
- Grupės: loginis veiklų grupavimas nekeičiant diagramos srauto.
-
Duomenys
Duomenų objektai suteikia informacijos, kurios reikia norint kurti arba vykdyti verslo procesą. Ji vaizduojami kaip failo piktograma. Duomenų objektai taip pat laikomi artefaktais, nes jie neturi tiesioginės įtakos pranešimo ar sekos srautui.
- Duomenų objektai: rodo, kokie duomenys reikalingi veiklai.
- Duomenų įvestis: išorinių duomenų įvestis visam procesui.
- Duomenų išvestis: tų duomenų rezultatai visame procese.
- Duomenų saugyklos: vieta, kurioje galima nuskaityti arba užrašyti duomenis viso proceso metu.
Naujausia iteracija VPMN 2.0 kuriama pagal ankstesnes versijas. Ji pateikia išsamesnį piktogramų, simbolių ir notacijų rinkinį, leidžiantį, prireikus, pateikti išsamesnės informacijos.
-
Kurkite konkrečiai auditorijai skirtas tinklo schemas
Daugiau apie „Visio“ ir VPMN diagramas
Standartizuokite savo procesus
Dirbkite vizualiai ir iliustruokite procesus taip, kad visi galėtų suprasti naudodami „Microsoft Visio“.
Gaukite naujausią informaciją apie „Visio“
Peržiūrėkite paskutines naujienas ir pranešimus apie „Visio“ „Microsoft 365“ technologijų bendruomenės tinklaraštyje.
Kurkite VPMN diagramas programoje „Visio“
Sužinokite, kaip kurti VPMN diagramas internetinėje „Visio“ naudojant VPMN figūrų šablonų rinkinį.
Kurkite su VPMN suderinamus procesus
Sužinokite, kaip kurti su VPMN 2.0 suderinamus procesus „Visio“ kompiuterio taikomojoje programoje arba pradėti nuo šablono.
Įtraukite takelius į struktūrinę schemą
Sužinokite, kaip į struktūrinę schemą įtraukti takelių ir pakeisti jų žymą, dydį arba padėtį.
Tikrinkite savo VPMN diagramas
Tikrinkite „Visio“ diagramas pagal VPMN 2.0 standartą ir peržiūrėkite, nepaisykite arba pašalinkite tikrinimo problemas.
Kurkite darbo eigas naudodami „Visio“
Įgyvendinkite savo procesus pasinaudodami efektyviomis „Visio“ struktūrinių schemų funkcijomis ir „Power Automate“.
Sužinokite apie geriausią VPMN praktiką
Skaitykite pradedančiojo vartotojo vadovą, kuriame aprašoma, kaip naudoti VPMN savo kasdieniame versle.
Dažnai užduodami klausimai
-
VPMN naudojama įvykių sekai dokumentuoti, kurios reikia verslo procesui atlikti standartiniu, lengvai suprantamu būdu.
-
Verslo procesų modeliavimas yra grafinis įmonės verslo procesų arba darbo eigų atvaizdavimas, siekiant nustatyti galimus tobulintinas vietas.
-
VPM ir VPMN skiriasi tuo, kad VPM vaizduoja, kaip darbas priskiriamas organizacijos tikslui pasiekti, o VPMN iliustruoja bet kokio tipo verslo procesą.
-
VPMN laikoma grafine programavimo kalba, nes kiekviena piktograma turi apibrėžtą paskirtį standartizuotame procese.
-
Struktūrinė schema yra grafinis atvaizdavimas be standartų, o VPMN yra standartais pagrįstas grafinis verslo procesų atvaizdavimas.
Stebėkite „Microsoft 365“