A Localiza precisava aumentar a produtividade dos colaboradores e otimizar tarefas manuais repetitivas.
A empresa implementou o Copilot para Microsoft 365, integrando IA para automatizar processos e melhorar a eficiência.
A Localiza reduziu 8,3 horas mensais por colaborador, melhorou a inclusão e aumentou a produtividade em áreas-chave da empresa.
Quando a Microsoft apresentou o Copilot associado ao Microsoft 365, vimos uma ótima oportunidade para ser uma das frentes de inovação de inteligência artificial. Como toda a nossa base está no Microsoft 365, para a gente fazia total sentido aderir, a fim de potencializar a produtividade dos colaboradores.
Denys Damm, Responsável por End-User em TI, Localiza
8,3 horas mensais reduzidas por colaborador
A Localiza&Co é referência no setor de mobilidade da América Latina, com mais de 700 agências em sete países da região: Brasil, Argentina, Colômbia, Equador, México, Paraguai e Uruguai. Tem mais de 50 anos de história e conta com cerca de 21 mil colaboradores.
A companhia tem se destacado pela sua capacidade de inovar e adaptar-se às mudanças do mercado, sempre com foco na excelência do atendimento ao cliente, contribuindo para a evolução de seu setor. Recentemente, a Localiza&Co embarcou numa jornada de transformação digital focada em IA generativa com a implementação do Copilot para Microsoft 365, ferramenta de inteligência artificial que está revolucionando a forma como operam e entregam valor.
A decisão de adotar o Copilot para Microsoft 365 foi motivada pela necessidade da Localiza&Co de inovar, aumentando a produtividade e a eficiência de seus colaboradores. A Companhia já vinha explorando a IA tradicional de diversas formas, porém, com o advento da IA generativa e a chegada do Copilot, abriu-se uma nova fronteira a ser conquistada. Segundo Denys Damm, responsável por End-User em Tecnologia da Informação na Localiza&Co: “Quando a Microsoft apresentou o Copilot associado ao Microsoft 365, vimos uma ótima oportunidade para ser uma das frentes de inovação de inteligência artificial. Como toda a nossa base está no Microsoft 365, para a gente fazia total sentido aderir, a fim de potencializar a produtividade dos colaboradores.”
A Localiza&Co foi uma das cinco primeiras empresas a abraçar o Copilot para Microsoft 365 no Brasil. Essa implementação pioneira começou no ano de 2023 com 300 licenças e, desde então, a Companhia tem trabalhado para garantir que todos os colaboradores estejam engajados e utilizando a ferramenta de forma eficaz.
Inicialmente, a Localiza&Co enfrentou desafios relacionados à criação de prompts eficientes – fundamentais para o sucesso do Copilot. Como ressaltou Denys, “Se você não faz um prompt bem-feito, ele acaba te gerando um resultado negativo ou não acertado à sua expectativa”. Para superar esses obstáculos, eles investiram em treinamentos e hackathons, permitindo que os colaboradores desenvolvessem as habilidades necessárias para utilizar a solução de forma produtiva.
A Localiza&Co desenvolveu uma metodologia para comprovar a eficácia e o impacto positivo do Copilot para Microsoft 365 na produtividade e no negócio da empresa. Ao criar dashboards com o Microsoft Viva Insights, a empresa observou uma melhora significativa na produtividade de seus colaboradores e times com o uso do Copilot. Não apenas isso, com o amadurecimento do projeto, eles passaram a identificar o potencial de ganho que a ferramenta oferece e traçar planos de ação para chegar até lá. A adoção do Copilot não apenas representou um aumento na produtividade, mas significou também um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho, ajudando os colaboradores a trabalharem de forma mais inteligente.
Dos 300 colaboradores com acesso, 50% são top-users, 17% são heavy-users, 24% usam moderadamente e 8% usam pouco. Os heavy-users tiveram um aumento de produtividade de 10,6%, enquanto a média dos participantes da iniciativa foi de 4,5%. Além disso, 81% dos top-users e 68% dos heavy-users relataram melhorias na produtividade e na qualidade das entregas. A maioria dos usuários afirmou que o Copilot faria falta no dia a dia se as licenças fossem removidas.
Na segunda onda de adoção, houve um aumento no uso da ferramenta, especialmente entre especialistas e líderes. A utilização foi mais concentrada no Microsoft Teams e no Microsoft 365 Chat. A empresa implementou uma política mensal de troca de colaboradores com baixo perfil de uso (já que possui uma fila de interessados em experimentar a solução) e realização de hackathons do Copilot para aperfeiçoar a utilização. Além disso, houve uma nova abordagem para os champions (usuários que exploram e promovem a adoção da ferramenta), substituindo o destaque por área por casos de uso que poderiam se adaptar a diferentes contextos.
A empresa conseguiu mensurar uma redução mensal média de 8,3 horas por colaborador com o uso do Copilot. Esse número é ainda mais impressionante entre os colaboradores mais engajados, para os quais a redução chegou a 19 horas por mês. Com a ampliação do uso do Copilot, a Localiza&Co projeta alcançar uma diminuição de até 25 horas por mês para esses usuários. Denys ressalta: "A partir do momento em que conseguimos tangibilizar os ganhos em produtividade, podemos escalonar de forma corporativa e proporcionar diferencial tecnológico competitivo ao negócio da companhia.”
O Copilot conseguiu otimizar tarefas repetitivas e manuais, permitindo que a equipe se concentrasse em atividades mais estratégicas, melhorando o dia a dia de trabalho.
Weslley Moraes, Especialista, Localiza
Além disso, um dos exemplos mais notáveis foi a redução significativa no tempo de execução de determinadas tarefas repetitivas e manuais. Antes da implementação, uma equipe de duas a três pessoas dedicava praticamente um dia inteiro para consolidar e analisar feedbacks de clientes em plataformas de avaliação. Com o Copilot, esse processo foi drasticamente reduzido, permitindo que a equipe completasse as mesmas atividades em poucas horas. Sobre isso, Weslley Moraes, especialista na Localiza&Co, complementa: "O Copilot conseguiu otimizar tarefas repetitivas e manuais, permitindo que a equipe se concentrasse em atividades mais estratégicas, melhorando o dia a dia de trabalho."
O time de marketing da Localiza&Co também se beneficiou significativamente do uso do Copilot. A ferramenta facilitou a criação de imagens, campanhas de marketing e comunicações internas, como e-mails e mensagens para toda a empresa. Esse uso estratégico não só economizou tempo, mas também garantiu que as mensagens fossem mais claras e alinhadas com os objetivos da companhia.
Na gestão de crises, o Copilot provou ser uma ferramenta essencial para a Localiza&Co. Em emergências, a ferramenta ajudou a resumir rapidamente as informações discutidas em reuniões no Microsoft Teams e a gerar relatórios padronizados para atualização contínua dos envolvidos. Isso acelerou as tomadas de decisão, melhorando a eficácia na resposta a incidentes.
O Copilot também desempenhou um papel crucial na inclusão de colaboradores com dificuldades auditivas. A ferramenta possibilitou a transcrição ao vivo das reuniões, permitindo que participassem integralmente. Além disso, a criação de resumos automáticos garantiu que eles estivessem sempre atualizados e incluídos nas discussões estratégicas, como destacou Juliana Rocha, especialista em transformação digital na Localiza: "O Copilot permitiu que colaboradores com dificuldades auditivas participassem mais ativamente das reuniões, por meio da transcrição ao vivo e da criação de resumos automáticos."
O Copilot permitiu que colaboradores com dificuldades auditivas participassem mais ativamente das reuniões, por meio da transcrição ao vivo e da criação de resumos automáticos.
Juliana Rocha, Especialista em Transformação Digital, Localiza
A Localiza não pretende parar por aqui. Com a ampliação do uso do Copilot, a empresa planeja expandir o uso de inteligência artificial generativa para outras áreas e ferramentas. Segundo Juliana Rocha, “Temos um piloto focado no AI Builder e no Copilot Studio, com quase 30 pessoas, e já mapeamos 42 casos de uso com grande potencial de ganho”.
Além disso, a companhia está explorando o uso do Microsoft Copilot for Finance e a implementação do Copilot em outras áreas, com o objetivo de continuar ampliando os ganhos de produtividade e eficiência.
A jornada de transformação digital da Localiza com o Copilot para Microsoft 365 é um exemplo claro de como a tecnologia pode ser uma aliada poderosa na busca por excelência operacional, especialmente quando é possível mensurar de forma tão precisa esse impacto, seja do lado humano, seja do lado quantitativo. Com resultados sólidos e um planejamento robusto para o futuro, a Localiza está bem-posicionada para continuar redefinindo o conceito de inovação no setor de mobilidade.
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