IA da Microsoft empodera linha de frente da Rumo, reduzindo tempo de resposta de 4 minutos para 3 segundos

Por décadas, os maquinistas da Rumo carregaram não apenas a responsabilidade de conduzir os trens, mas também cerca de 4 kg de manuais impressos, em jornadas que cruzam mais de 14.000 quilômetros de trilhos pelo país. Hoje, com inteligência artificial na palma da mão e uma cultura crescente de digitalização, eles estão aptos a tomar decisões mais rápidas, seguras e inteligentes.

Essa é a história de como a Rumo está reescrevendo o futuro da logística ferroviária, transformando cada operador e cada jornada.

Cada segundo importa quando o trem não pode parar

Na Rumo, eficiência e sustentabilidade sempre caminharam juntas. A busca por processos mais ágeis e digitais nasceu de uma mudança cultural, um movimento para reduzir o uso de papel e garantir que a informação certa chegasse às mãos certas, no momento exato.

Com mais de 1.700 operadores ativos, cada nova norma exigia a impressão e distribuição de milhares de páginas semanais. “Se o documento está desatualizado, eu teria que imprimir para 1.700 maquinistas. Cada um com, no mínimo, quatro páginas”, aponta Mariana Aid Ramos Costa – Analista de Tecnologia.

Em qualquer situação de dúvida durante uma viagem, o maquinista sempre precisou parar o trem, localizar o documento e acionar a liderança para confirmação – contato que tornava o processo mais demorado. Agora, ao parar o trem, a consulta pode ser feita diretamente no sistema, de forma mais rápida e autônoma, mantendo o mesmo rigor nos protocolos de segurança, como relata Lucas Oliveira, Maquinista: “O impacto de parar um trem é enorme. Se todo mundo parar 4 minutos, isso afeta toda a operação”.

Mas o verdadeiro desafio não era apenas logístico ou físico. Era a urgência de garantir informação confiável, em tempo real, para empoderar de verdade quem está na linha de frente.

Ao digitalizar seus procedimentos operacionais, a Rumo avançou significativamente na redução do uso de papel, ganhando agilidade, confiança e estabelecendo um novo padrão de eficiência e sustentabilidade para a operação ferroviária.

“Só com a retirada das pastas de procedimentos, já eliminei cerca de 4 kg da minha mochila”, conta Lucas Oliveira, Maquinista da Rumo.

“A Rumo tem a missão de impulsionar a infraestrutura logística do Brasil com eficiência e sustentabilidade. Essa solução conecta nossos objetivos de sustentabilidade, foco em pessoas e digitalização da operação rumo ao trem sem papel e à operação digital. Também se conecta ao nosso DNA, que tem como um dos pilares 'mirar longe com sustentabilidade”, aponta Gabriel Nogueira Zanon – Gerente de Estratégia e Inteligência de Tecnologia.

RUTI Maquinista: IA com segurança e propósito na linha de frente 

A resposta da Rumo foi criar a RUTI Maquinista, um aplicativo com IA, construído com Copilot Studio integrado ao SharePoint e Azure OpenAI in Foundry Models, com acesso seguro e controle via quiosque corporativo.

Com o app, os maquinistas passaram a acessar normas e procedimentos diretamente no celular da empresa - com atualização automática, autenticação em dois fatores e containers específicos que protegem a informação.

"A gente já começou o projeto mirando no Microsoft Entra ID, garantindo que apenas colaboradores Rumo pudessem acessar. Toda informação que eles têm acesso através do agente é informação atualizada pela própria área normativa da Rumo. Então garantimos que as perguntas e conversas dos colaboradores com a IA só teriam respostas que estão na base de conhecimento liberadas para eles, em contêineres específicos", explica Pedro Marcelo Becel, Especialista de tecnologia.

“Autenticação em 2 fatores, contêiner apenas com o que precisa ser consumido de conhecimento e quiosque. Estamos falando de 3 barreiras para blindar a solução”, reforça Pedro.

A RUTI foi criada com Copilot Studio para acelerar o desenvolvimento de um agente de IA seguro, customizado para o contexto ferroviário, com integração nativa aos sistemas da Rumo, governança robusta e respostas validadas em tempo real.

Segundo Gabriel Nogueira Zanon, “A digitalização da operação ferroviária é um passo essencial dentro da estratégia de transformação tecnológica da Rumo. A solução conecta-se à visão de negócio ao garantir acesso rápido, seguro e inteligente à informação, ampliando a produtividade e a confiabilidade da operação. Com documentação sempre atualizada e disponível via Microsoft Copilot Studio, Azure OpenAI e SharePoint, eliminamos riscos de desatualização, reduzimos impressões e o peso físico para os maquinistas, gerando impacto direto em segurança operacional, eficiência e sustentabilidade.”

De acordo com Marco Aurelio Andriola, Diretor de Tecnologia, “Essa transformação mostra como a tecnologia pode ser usada com inteligência e propósito. Garantir acesso seguro, rápido e preciso à informação é um diferencial que impacta diretamente quem mais precisa: o profissional que está na ponta da operação.”

A adesão surpreendeu positivamente. O engajamento dos maquinistas foi alto desde os primeiros testes, com quase 50% de adesão na fase inicial, em um mês e meio de implementação. A interface intuitiva e a familiaridade com o formato mobile facilitaram a aceitação, mesmo entre profissionais com pouca familiaridade digital. 

A liderança operacional teve papel essencial nesse processo, promovendo treinamentos e apoiando o uso contínuo da ferramenta.

De 4 minutos para 3 segundos: segurança, sustentabilidade e confiança

Ao eliminar os manuais impressos, a RUTI Maquinista gerou ganhos imediatos e totalmente mensuráveis para a operação. O tempo médio para encontrar um procedimento caiu de mais de quatro minutos para apenas três segundos. “Hoje está tudo aqui, na palma da mão. Eu abro o aplicativo, digito a dúvida e a resposta aparece na hora”, comenta Lucas Oliveira, Maquinista.

Gabriel Nogueira Zanon celebra os resultados, “Com a transição para documentação digital e a evolução da cultura organizacional, há potencial para ganhos expressivos: 7.644 horas anuais em tempo produtivo recuperado, eliminação de 1,3 milhão de páginas por ano (3,6 kg de papel por maquinista por viagem), redução do tempo médio de resposta de 4 minutos para 3 segundos e otimização de impressões e logística de atualização de documentos. Esses resultados reforçam a integração entre tecnologia e governança, com impactos diretos em segurança, eficiência e sustentabilidade, destaca Gabriel Nogueira Zanon.”

A mudança vem impulsionando a fluidez e a confiança nas operações ferroviárias, ao facilitar o acesso às informações certas no momento certo.

“Ter acesso rápido às versões mais recentes dos procedimentos garante ainda mais precisão e segurança na tomada de decisão”, destaca Lucas Oliveira.

Com o conhecimento em tempo real nas mãos dos maquinistas, a Rumo impulsiona a eficiência operacional em diversos pilares:

• Segurança: dados atualizados em tempo real que apoiam decisões mais embasadas
• Eficiência: trens em movimento, interrupções menores e mais produtividade
• Sustentabilidade: redução no uso de papel e menor impacto ambiental
• Impacto humano: operadores mais confiantes, autônomos e valorizados

Os agentes de IA transformam informação em ação, tornando trabalhadores da linha de frente em tomadores de decisão. 

Para a Rumo, não se trata apenas de economizar tempo ou dinheiro; é sobre liderar o setor rumo a um futuro em que a tecnologia amplifica o potencial humano, a excelência operacional e o crescimento sustentável.

Rumo: liderando o futuro com agentes de IA e Copilot para a linha de frente

A abordagem multidisciplinar da Rumo garantiu que cada detalhe estivesse verdadeiramente a serviço dos maquinistas. A participação ativa das equipes da linha de frente foi essencial para o sucesso da implementação.

“A partir da RUTI Maquinista, identificamos potencial de expansão para áreas como Jurídico, Programação Operacional, Engenharia e Gestão Corporativa — todas com alto volume de documentos e processos padronizados. A escala dessa iniciativa mostra a capacidade da Rumo de criar soluções colaborativas, com governança robusta e potencial de reuso em toda a organização”, reforça Gabriel Nogueira Zanon.

Com o app amplamente adotado, a Rumo agora expande o alcance da IA, evoluindo continuamente o RUTI e levando ferramentas baseadas em dados para outras frentes operacionais. Para Pedro Marcelo Becel, o aprendizado é claro: “Por que não dar às equipes operacionais a mesma facilidade com IA que temos no escritório? Isso transforma a experiência de quem está no coração da operação.”

“Esse projeto não é sobre a IA pela IA. É sobre ela impactar quem precisa impactar”, complementa Mariana Aid Ramos Costa.

“À medida que os agentes de IA evoluem, surgem oportunidades e responsabilidades em proporções iguais. Nosso foco é garantir que cada aplicação tenha propósito e gere valor tangível — com governança, auditoria e capacitação das equipes, para que a autonomia tecnológica ande de mãos dadas com a autonomia humana”,conclui Marco Aurelio Andriola, Diretor de Tecnologia.

A RUTI se tornou um símbolo da nova era da Rumo: mais digital, mais sustentável e, acima de tudo, mais humana. 

Como maior operadora logística ferroviária do Brasil, essa transformação está impulsionando o transporte de cargas, pessoas e progresso por todo o país, definindo o ritmo de um futuro mais inteligente, seguro e conectado.