O que é um gráfico de Gantt e como usá-lo

Se você precisa de ajuda para concluir sua lista de tarefas pendentes, um gráfico de Gantt é uma ferramenta valiosa. Felizmente, criar um gráfico de Gantt por conta própria é fácil. Continue a ler para descobrir como um gráfico de Gantt pode ajudar você a manter a organização em casa ou no escritório.

É bem provável que você já tenha visto um gráfico de Gantt antes sem perceber. Eles são extremamente populares em ambientes de escritório para apoiar projetos de trabalho. Os gráficos de Gantt podem ajudar a planejar linhas do tempo de projetos de trabalho ou até mesmo projetos pessoais, como a reforma da sua casa. Usar um gráfico de Gantt traz muitas vantagens

O gráfico de Gantt recebeu esse nome em homenagem a Henry Gantt, o engenheiro mecânico americano que o desenvolveu. Esses gráficos são ferramentas comuns de gerenciamento de projetos para acompanhar tarefas, o andamento e a linha do tempo em segundos. Eles também ajudam gerentes a acompanhar os recursos e membros da equipe necessários para concluir um projeto, além de monitorar as datas de início e término. Os gráficos de Gantt são ótimos para acompanhar projetos de qualquer duração, seja um trabalho de dois dias ou de dez meses.

Um gráfico de Gantt é um tipo de gráfico que usa barras para visualizar linhas do tempo de projetos. Eles podem acompanhar a duração de um projeto em dias, semanas ou até meses. Em um gráfico de Gantt, cada tarefa do projeto é listada e representada por uma barra horizontal. O eixo X do gráfico representa a linha do tempo, enquanto o eixo Y contém cada tarefa que precisa ser concluída.

Alguns gráficos de Gantt usam barras sólidas com cores fixas para oferecer uma visualização simples das linhas do tempo do projeto, enquanto outros oferecem a opção de atualizar o andamento, o que altera a cor da barra (ou de partes dela) para refletir esse avanço. Por exemplo, se você indicar que uma tarefa específica está 25% concluída, um quarto da barra pode ficar verde para representar o progresso já feito, enquanto os 3/4 restantes ficam vermelhos para representar o trabalho que ainda precisa ser feito. Essa disposição oferece a gerentes de projeto um instantâneo de quanto trabalho ainda falta em cada tarefa.

Criar seu próprio gráfico de Gantt é fácil. Você pode criar o seu usando fórmulas simples no Excel. Se você não tem tempo ou conhecimento avançado de Excel, pode começar com um modelo gratuito.

Para começar a criar seu gráfico de Gantt, você vai precisar do seguinte:

• Uma lista de tarefas que precisam ser concluídas
• Datas de início e término de cada tarefa
• Responsáveis pelas tarefas e membros da equipe para cada atribuição

Criar um gráfico de Gantt fica muito mais fácil com um modelo, e há muitos modelos gratuitos por aí. Quando você usa um modelo como este, pode alterar cada célula na coluna “Atividade” para rotular cada tarefa. Nas duas colunas seguintes, insira a data de início e a data de término do projeto. Nas colunas E e F, insira as datas reais de início e de término. As datas reais de início e de término indicam quando o projeto foi oficialmente iniciado. Por exemplo, se você planejou consertar o telhado no dia 5, mas só conseguiu começar no dia 10 por causa de uma tempestade, o dia 5 será a data de início planejada e o dia 10 será a data de início real. Você verá as barras no eixo X mudarem conforme suas datas de início e término. Não se esqueça também de inserir manualmente a porcentagem do projeto que já foi concluída para acompanhar a tarefa de perto. Mais uma vez, envie seu gráfico de Gantt concluído para um espaço de trabalho compartilhado, onde todos os seus colaboradores possam acessá-lo e ajudar a mantê-lo atualizado.

• Use cores diferentes nas barras das tarefas com base na equipe, no responsável ou no nível de prioridade. Por exemplo, você pode deixar as barras das tarefas mais urgentes em vermelho. Recursos visuais como esses tornam seu gráfico de Gantt muito mais fácil de entender em um relance.
• Quanto mais específicas forem suas tarefas, melhor. Sem detalhes suficientes, pode ser difícil atualizar ou avaliar o status de uma tarefa.
• Adicionar marcos ao seu gráfico de Gantt é uma ótima maneira de motivar sua equipe e mostrar o quanto ela já avançou.

Os gráficos de Gantt são uma forma comprovada de manter os projetos organizados e acompanhar as datas de início e término de cada projeto. Agora que você já sabe como criar um gráfico de Gantt, pode gerenciar seus projetos com muito mais facilidade.