Assistente de email com IA para o Outlook

Um assistente de email com IA é uma ferramenta que facilita o gerenciamento da caixa de entrada. Também conhecido como gerador de emails com IA e software de automação de emails, essa solução pode organizar mensagens, sugerir respostas, priorizar emails importantes, redigir emails e até automatizar algumas tarefas, como agendamento de reuniões.

Empresas e pessoas usam esse software para simplificar a comunicação, diminuir a bagunça na caixa de entrada e gastar menos tempo em tarefas repetitivas.

No Outlook, existem muitas ferramentas assistidas por IA, como o Microsoft Copilot.

Assistentes de email com IA facilitam o gerenciamento de emails e reuniões ao automatizar diversas tarefas. Confira algumas das principais formas como o software de automação de emails pode ajudar nesse processo.

Em vez de organizar dezenas de novos emails, deixe a IA fazer o trabalho pesado por você, com as seguintes funcionalidades:

 

• Classificação inteligente. Examine novos emails e organize-os em categorias, como trabalho, pessoal, promoções e viagens, para que você encontre rapidamente o que precisa.
• Pastas personalizadas. Crie pastas automaticamente com base nos seus hábitos de email.
• Marcação de emails. Categorize os emails com marcas como "Urgente" ou "Acompanhar", com base no conteúdo ou remetente, para facilitar a priorização das tarefas.
• Filtragem de lixo eletrônico. Filtre spam ou mensagens de baixa prioridade para que você passe menos tempo se livrando das distrações.

Por exemplo, marque emails de pessoas específicas como de alta prioridade, como seu gerente ou a professora do seu filho.

Deixe a IA ajudar no gerenciamento do seu calendário, agendando, organizando e acompanhando reuniões e tarefas automaticamente. Veja o que ela pode fazer:

 

• Agendamento inteligente. A IA analisa seu calendário e sugere os melhores horários para todos se encontrarem, evitando conflitos e levando em conta diferentes fusos horários.
• Relembrar. Em vez de perder tempo procurando no calendário aquela reunião que está marcada para algum dia, peça para a IA encontrá-la para você.
• Lembretes. Organize-se recebendo lembretes para eventos e tarefas e evite que algo passe despercebido.

Por exemplo, use um assistente de email com IA para agendar uma reunião mensal recorrente, peça enviar convites, encontrar um horário adequado para todos e sugerir uma pauta.

Os assistentes de email com IA facilitam o processo de escrita e resposta de emails. Eles podem criar rascunhos iniciais para você e garantir que seus email sejam claros e profissionais. Todos sabemos que escrever email pode ser cansativo e até desconfortável, então um pouco de ajuda faz toda a diferença. Veja como eles simplificam a comunicação no dia a dia:

 

• Respostas automatizadas. Para perguntas comuns, como "Podemos reagendar?", a IA sugere respostas rápidas e lógicas que você pode enviar com apenas um clique.
• Rascunhos gerados por IA. Peça ao assistente de email com IA para redigir um email com base no contexto da conversa, seja um simples acompanhamento ou algo mais detalhado, poupando o tempo de escrever do zero.
• Escrita refinada. A IA cuida da gramática e do fluxo do texto para garantir que seus emails fiquem bem escritos. Vá além e diga à IA o tom que deseja usar para transmitir a mensagem de forma mais adequada.

Por exemplo, peça à IA para sugerir respostas gentis para mensagens de agradecimento e convites para eventos.

Além de ajudar a organizar sua caixa de entrada, os assistentes de email com IA também te ajudam a trabalhar de forma mais inteligente. Ao lidar com tarefas repetitivas e melhorar a forma de gerenciar e priorizar emails, você terá mais tempo para focar em coisas mais importantes. Veja como eles agregam valor:

 

• Aumento da produtividade. Em vez de perder horas organizando emails, respondendo a perguntas rotineiras e agendando reuniões, deixe a IA cuidar dessas tarefas automaticamente.
• Priorização inteligente. A IA pode destacar os emails que precisam da sua atenção primeiro, como solicitações urgentes ou atualizações importantes, para que você não perca informações essenciais.
• Gerenciamento eficiente de emails: Desde mover mensagens para pastas adequadas até redigir respostas rapidamente, a IA mantém sua caixa de entrada sempre organizada.

Com o aumento da popularidade da IA, as preocupações com a segurança da IA e privacidade de dados também crescem. Felizmente, a Microsoft incorporou medidas robustas de privacidade e segurança no Copilot.

Controle de dados e privacidade. O Copilot usa apenas as informações fornecidas por você para gerar respostas e não aproveita seus dados para treinar os modelos de IA. Isso significa que o conteúdo dos seus emails, detalhes do calendário e arquivos permanecem privados e não são reaproveitados para aprimorar a IA.

Manuseio seguro de dados. O Copilot criptografa todos os dados enquanto estão sendo enviados e quando estão armazenados. Como parte das medidas de segurança, os dados das pessoas e das organizações são mantidos separadamente. A Microsoft também segue padrões globais de segurança de dados, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) e as diretrizes da Organização Internacional de Normalização/International Electrotechnical Commission (ISO/IEC) para privacidade na nuvem.

Transparência e supervisão. Usuários e administradores decidem como o Copilot acessa e processa os dados. Por exemplo, é possível aplicar rótulos de confidencialidade para restringir o acesso do Copilot e visualizar registros de auditoria para monitorar interações com o Copilot, garantindo transparência e conformidade.

Para mais detalhes sobre a privacidade do Copilot para organizações, acesse Dados, Privacidade e Segurança para o Microsoft 365 Copilot. Ou, para mais informações sobre a privacidade do Copilot para indivíduos, acesse Copilot nos aplicativos do Microsoft 365 para uso doméstico: seus dados e privacidade. 

O Copilot no Outlook responde a comandos em linguagem natural para ajudar com emails, agendamentos e produtividade. Veja uma lista de algumas tarefas que você pode pedir para o Copilot fazer. (Os recursos disponíveis variam entre as assinaturas do Microsoft 365 Business, Personal ou Family)

• "Escreva um email agradecendo à equipe pela apresentação."
• "Dê dicas para escrever um email solicitando uma proposta."
• "Elabore uma resposta a este email, concordando com o cronograma proposto."

• "Mova todos os email de [nome] para a pasta 'Faturas'."
• "Encontre o último email de [nome] sobre o relatório de orçamento."

• "Resuma este thread de emails em pontos principais."
• "Qual é a última atualização sobre [nome do projeto]?"

• "Agende uma reunião de 30 minutos com [nome] na próxima semana e encontre o melhor horário disponível."
• "Configure uma reunião recorrente mensal para a equipe do projeto."
• "Quando é minha próxima reunião com [nome]?"

• "Mostre emails e mensagens do Teams onde recebi alguma @menção nesta semana."
• "Encontre o arquivo que [nome] me enviou por email na semana passada sobre [tópico]."

• "Defina a mensagem de Ausência Temporária para minha viagem planejada entre [intervalo de datas]."
• "Tenho alguma ação pendente nos meus emails não lidos hoje?"

• "Reescreva este email para parecer mais profissional."
• "Simplifique este email para um público mais amplo."