Unul dintre instrumentele esențiale de care au nevoie lucrătorii la distanță este accesul de oriunde la toate fișierele utilizate la lucru. Numeroase întreprinderi mici se orientează către
stocarea în cloud pentru a răspunde acestei nevoi. Cu toate acestea, unele companii încă nu au o idee clară despre modurile în care pot utiliza stocarea în cloud sau opțiunile de care au nevoie.
Citiți mai departe pentru a afla dacă stocarea în cloud pentru întreprinderi
mici este soluția potrivită pentru dvs.
Ce este stocarea în cloud pentru întreprinderile mici?
Stocarea în cloud pare a fi ceva complex. Acest termen este folosit frecvent, însă
rareori explicat.
Stocarea in cloud este un serviciu care stochează
documente, foi de calcul, fotografii și alte fișiere în mod securizat. În plus, aceasta permite accesarea acestor fișiere de
oriunde, cu ajutorul unui PC, Mac, smartphone sau browser de internet.
Înainte de apariția stocării în cloud, numeroși
lucrători stocau fișierele și datele pe unitățile hard disk ale computerelor, unități externe
sau serverele companiilor. În lumea conectată de astăzi, stocarea în cloud oferă numeroase
beneficii în comparație cu stocarea locală. De exemplu, puteți salva, accesa, edita și partaja
fișiere de pe orice dispozitiv și din orice loc; în plus, fișierele
sunt protejate împotriva pierderii accidentale și a amenințărilor online. Iar acestea sunt doar câteva avantaje.
Cum folosesc angajații
stocarea în cloud?
Serviciile de stocare în cloud sunt ușor de utilizat și deseori
integrate în programele folosite zilnic de angajați. Stocarea în cloud este folosită pentru:
- Stocați și accesați fișiere. Stocarea fișierelor în cloud este la fel de sigură și rapidă ca stocarea pe computer. Angajații folosesc mediul cloud pentru a păstra datele în siguranță. De asemenea, stocarea în cloud împiedică acumularea fișierelor pe desktopuri și unitățile hard disk. Cu funcții precum istoricul versiunilor, membrii unei echipe pot chiar accesa o versiune anterioară a unui fișier dacă îl șterg sau îl modifică accidental.
- Partajați fișiere.Serviciile de stocare cloud permit angajaților să partajeze fișiere cu colegii sau clienții.Partajarea fișierelor permite echipelor să partajeze prin e-mail linkuri către fișiere în loc să trimită fișierele propriu-zise. Companiile nu mai trebuie să își facă griji privindblocarea e-mailurilor din cauza dimensiunii atașamentelor. În plus, linkurile protejate prin parolă permit echipelor să se asigure că fișierele sensibile ajung la cine trebuie.
- Organizați fișiere. Sistemele de stocare în cloud sunt deseori ușor de utilizat. Angajații pot crea subfoldere în foldere pentru a organiza fișierele. Barele de căutare permit angajaților să localizeze rapid orice fișier. Tehnologia AI încorporată sugerează acum fișiere angajaților pe baza celor la care aceștia și colegii lor au lucrat recent. Echipele pot crea, de asemenea, foldere de grup, astfel încât fiecare membru al echipei să poată vizualiza și accesa documentele esențiale. Membrii echipelor pot adăuga fișiere în folderele de grup odată ce acestea sunt gata pentru a fi revizuite.
- Lucrați împreună la același fișier. Angajații pot edita și comenta documentele, foile de calcul și alte fișiere, împreună, în timp real. Nu mai este necesar să trimiteți în mod repetat diferite versiuni ale aceluiași document. Cu un sistem de stocare în cloud, veți avea un singur document și o singură sursă a informațiilor. În plus, proprietarii fișierelor pot urmări modificările și revoca orice schimbări nedorite.
- Backup pentru fișiere. Odată ce angajații încarcă fișierele în spațiul de stocare în cloud, aceștia pot sta liniștiți, știind că fiecare fișier are o copie backup.
- Protejați fișierele. Serviciile de stocare în cloud includ mai multe caracteristici de protecție a fișierelor, cum ar fi criptarea fișierelor, monitorizarea activităților suspecte, detectarea programelor ransomware, scanarea pentru detectarea virușilor și linkurile de partajare protejate prin parolă. Împreună, aceste funcții vă protejează fișierele împotriva amenințărilor online.
De ce
este stocarea în cloud o necesitate pentru întreprinderile mici?
În cazul întreprinderilor mici, stocarea în cloud este esențială pentru productivitate și securitatea fișierelor. Iată câteva dintre avantaje:
- Permite lucrul la distanță . 70% dintre oamenii din întreaga lume lucrează de la distanță cel puțin o dată pe săptămână. Mulți dintre aceștia lucrează pentru întreprinderi mici. Stocarea în cloud pentru întreprinderi mici permite angajaților să stocheze, să acceseze, să partajeze și să lucreze la fișiere indiferent unde se află.
- Productivitate. Întreprinderile mici nu au timp de pierdut. Spațiul de stocare în cloud este fiabil și mereu disponibil. Acesta nu devine inaccesibil în timpul actualizărilor, așa cum este cazul serverelor locale. Funcțiile de colaborare sunt necesare pentru echipele care lucrează de la distanță. Editarea concomitentă în timp real permite membrilor unei echipe să lucreze ca și cum s-ar afla în aceeași cameră, chiar dacă sunt în țări diferite.
- Rentabilitate. Stocarea în cloud implică, în mod normal, costuri lunare fixe de 5–15 USD per angajat. Comparați aceste costuri cu cheltuielile de achiziție a echipamentelor și licențelor, găzduire, modernizare și întreținere a unui server. Și nu uitați că va trebui să apărați serverul împotriva hackerilor și atacurilor malware.
- Securitate. Cincizeci și opt la sută dintre atacurile cibernetice vizează întreprinderile mici. Serviciile de stocare în cloud oferă o soluție la această problemă. Majoritatea acestora dispune de măsuri robuste de securitate care opresc activitățile rău intenționate. Printre acestea se numără criptarea fișierelor, monitorizarea intruziunilor și autentificarea în doi pași. Principalele platforme de stocare oferă chiar și posibilități de detectare și recuperare în urma infectării cu ransomware. Stocarea în cloud oferă mai multă siguranță decât cea pe desktopuri sau servere locale.
- Protecție. Deși stocarea în cloud nu este o soluție reală de backup pentru toate sistemele dvs., aceasta este excelentă pentru realizarea de copii backup și protejarea tuturor fișierelor pe care le păstrați în spațiul respectiv.
Cum
evaluați stocarea în cloud pentru întreprinderile mici?
Atunci când căutați
un serviciu de stocare în cloud, veți găsi o mulțime de opțiuni
pe piață.
Alegeți un serviciu care oferă:
- Securitate puternică. Căutați
soluții de stocare în cloud cu funcții precum criptarea în repaus și în tranzit, scanarea pentru detectarea virușilor,
istoricul versiunilor și un proces opțional de autentificare în doi pași.
Apărarea împotriva hackerilor și a programelor malware este esențială. Aflați dacă există mijloace de control al rolurilor și permisiunilor
, prin care vă puteți asigura că angajații văd doar fișierele ce le sunt destinate. - Instrumente de colaborare.
Angajaților le place să folosească spațiul de stocare în cloud pentru a lucra la birou, de la distanță
sau chiar în timp ce se deplasează, folosindu-și telefoanele. Serviciul dvs. de stocare trebuie să ofere posibilități de partajare a fișierelor și de
colaborare în timp real, precum și o aplicație care vă permite să accesați și să editați fișiere
de oriunde. - Ușurință în utilizare.
În cele din urmă, un serviciu de stocare în cloud trebuie să fie ușor de utilizat. Dacă acesta nu este intuitiv, angajații dvs. pot manifesta reticență în a-l folosi. - Costuri. Majoritatea furnizorilor
oferă prețuri care variază între 5 și 12 USD per angajat pe lună. Acest cost include, de obicei,
nu doar stocarea în cloud, ci și un pachet de aplicații precum cele de e-mail, foi de calcul,
procesoare de text, note și aplicații de chat/conferințe.
Aveți nevoie de un
cont personal sau de afaceri de stocare în cloud?
Odată ce alegeți un furnizor,
va trebui să mai răspundeți la o întrebare. Este mai bine să creați un cont personal
sau unul de afaceri?
Un cont de afaceri
este alegerea corectă. Acest lucru este valabil mai ales când conduceți o întreprindere
mică. Aceste conturi oferă avantaje suplimentare precum:
- Mijloacele de control
pentru administratori - Funcții avansate de
colaborare - Securitate
sporită - Spațiu de stocare
mai mare sau nelimitat - Asistență
superioară
În mod sigur, un cont de afaceri vă va ajuta să beneficiați la maximum de stocarea în cloud.