Отправка больших файлов через облачное хранилище

Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда отлаженный ритм работы нарушался сообщением: “Размер файла, который вы пытаетесь отправить, превышает ограничения электронной почты.” К счастью, для отправки больших файлов существуют и другие способы.  

Давайте рассмотрим иные механизмы отправки больших файлов — так вы сможете выбрать наиболее подходящий для вас способ.  

Почему не удается отправлять большие файлы в письмах в виде вложений 

Неприятно видеть, что твое письмо возвратили или заблокировали из-за большого вложения. Почему так происходит?  

Большинство поставщиков услуг Интернета или электронной почты ограничивают размер файлов, которые можно отправлять с помощью электронной почты. Тем самым предотвращается замедлению работы служб из-за пересылки больших объемов данных. Ограничения на размер вложений зависят от конкретного поставщика.  

Иногда можно заплатить и получить возможность пересылать файлы большего размера. Например, некоторые поставщики услуг корпоративной почты позволяют отправлять файлы размером до 150 МБ, что намного превышает обычные ограничения. И тем не менее, для отправки больших файлов вам вовсе не обязательно переводить свою учетную запись электронной почты на новый уровень. Существуют другие способы отправки больших вложений, для которых не нужно менять уровень обслуживания.   

Лучшие способы отправки больших файлов 

Если файл слишком большой и вы не можете отправить его по электронной почте, вам доступны три возможных варианта. 

Облачное хранилище 

Облачное хранилище часто воспринимают как средство хранения и защиты файлов, однако с его помощью можно легко отправлять большие документы или файлы мультимедиа и предоставлять к ним общий доступ. Вы может отправить в облачное хранилище файл любого размера и предоставить получателю ссылку на него.  

Работая с документом или электронной таблицей, вы наверняка видели кнопку “Поделиться” в верхнем углу. Если нажать эту кнопку, будет создана ссылка на файл, которую можно отправить по электронной почте, вставить в чат или текстовое сообщение. 

Просматривая папку с сохраненными в облаке файлами, вы можете щелкнуть нужный документ правой кнопкой мыши и предоставить к нему общий доступ с помощью контекстного меню. Вы можете делиться не только файлами, но и папками. 

Программное обеспечение для чатов и собраний  

Платформы для совместной работы и взаимодействия обычно предоставляют возможности для чата, видеоконференций и хранения файлов. Эти системы часто интегрируются с облачным хранилищем и позволяют без труда отправлять файлы через чат. 

Сайты для передачи файлов 

Вы можете разместить большой файл на таком сайте и отправить получателю ссылку для его скачивания. Одни сайты предоставляют свои услуги бесплатно, на других нужно оформлять подписку. 

Прежде чем отправлять файлы на такой сайт, изучите протоколы безопасности, которые он использует. Как правило, у таких сайтов нет надежных протоколов для обеспечения безопасности и конфиденциальности. Поэтому, если вам нужно поделиться файлами, лучше все-таки выбрать поставщика услуг облачного хранилища.  

Преимущества отправки больших файлов через облачное хранилище 

Отправляйте большие файлы через облачное хранилище в конце дня — это самый экономичный и безопасный способ.  

У облачного хранилища намного больше преимуществ по сравнению с другими вариантами. Перечислим лишь некоторые из них. 

Простота использования

Чтобы отправить большой файл, можно отправить приглашение по электронной почте или прямую ссылку. Для доступа к файлу получателю нужно всего лишь щелкнуть ссылку. Получать учетную запись у поставщика услуг облачного хранилища при этом не требуется.  

Безопасность

Пользоваться услугами облачного хранилища в высшей степени безопасно. Оно располагает такими возможностями, как шифрование файлов, отслеживание подозрительных действий при входе в учетную запись, обнаружение программ-шантажистов, проверка на наличие вирусов, двухфакторная проверка подлинности и ссылки общего доступа, защищенные паролем. Если ваши файлы содержат конфиденциальную информацию, то облачное хранилище обеспечит вам лучшие меры безопасности. Кроме того, чтобы доступ к вашим файлам могли получить только те пользователи, которые имеют на это право, вы можете отправить им защищенные паролями ссылки с ограниченным сроком действия. 

Разрешения

При отправке файлов через облачное хранилище вы можете задать разрешения на доступ, чтобы четко обозначить круг лиц, имеющих право просматривать, комментировать и изменять ваши файлы или предоставлять к ним общий доступ. К примеру, вы можете дать доступ только одному человеку, группе, всем сотрудникам компании или кому-либо еще.   

Восстановление

Вы можете защитить себя от человеческого фактора. Если получатель случайно удалит ваш файл, вы сможете восстановить его из корзины. Если файл будет изменен, вы сможете вернуть предыдущий вариант с помощью встроенного журнала версий. 

Резервное копирование

Для всех файлов в облачном хранилище создаются резервные копии. Вы не потеряете свои данные, даже если ваш компьютер будет потерян, украден или сломан.  

Совместная работа

Вероятнее всего, вы пересылаете большой файл в рамках совместной работы над проектом. В большинстве случаев вам нужно поработать над ним вместе с коллегами. Возможность работать совместно — самое важное преимущество облачного хранилища. Вы можете делиться большими файлами с коллегами. А они, в свою очередь, могут вносить предложения или изменения в режиме реального времени. Вы можете отслеживать эти изменения, чтобы знать, что именно добавили или удалили другие пользователи. 

Сокращение потребности в пространстве для хранения

Облачное хранилище позволяет освободить место на устройстве и меньше пользоваться предоставленной квотой электронной почты. 

Стоимость

Большинство служб облачного хранилища предоставляются в рамках как бесплатных, так и платных планов. Если вы оформили подписку, зачем платить больше за расширенные возможности электронной почты или покупать услугу на сайте передачи файлов?   

Отправка больших файлов может превратиться в настоящую проблему. К счастью, она легко решается с помощью облачного хранилища. Этот способ пересылки больших файлов быстр, безопасен и дает вам широкие возможности. 

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Технологии для бизнеса

Облачное хранилище против локальных серверов: 9 вещей, о которых следует помнить

Подробнее
Технологии для бизнеса

Извлеките максимум из бесплатных видеоконференций

Подробнее
Технологии для бизнеса

Бесплатное предоставление доступа к экрану легко организовать, но правильно ли вы это делаете?

Подробнее
Технологии для бизнеса

Использование телемедицины как вариант лечения пациентов в случае необходимости

Подробнее

Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.