Kaj je gantogram in kako ga uporabljati

Če potrebujete pomoč pri dokončanju seznama opravil, je gantogram uporabno orodje. Na srečo je samostojno ustvarjanje gantograma preprosto. Nadaljujte z branjem in se naučite, kako vam lahko gantogram pomaga ostati organizirani doma ali v pisarni.

Gantogram ste verjetno že videli, ne da bi se tega zavedali. Gantogrami so zelo priljubljeni v pisarniških okoljih za pomoč pri projektih, povezanih z delom. Gantogrami lahko pomagajo načrtovati časovnice projektov za delovne projekte ali celo osebne projekte, kot je prenova vašega doma. Uporaba gantograma prinaša številne ugodnosti

Gantogram je poimenovan po Henryju Ganttu, ameriškem strojniškem inženirju, ki ga je zasnoval. Gantogrami so pogosta orodja za vodenje projektov za preprosto sledenje opravilom, napredku in časovnicam v nekaj sekundah. Uporabni so tudi za vodje, saj jim pomagajo slediti virom in članom ekipe, ki so potrebni za dokončanje projekta, hkrati pa jim pomagajo pri sledenju začetnih in končnih datumov projekta. Gantogrami so odlični za sledenje projektom katerekoli dolžine, ne glede na to, ali bo projekt trajal dva dni ali deset mesecev.

Gantogram je vrsta grafikona, ki uporablja vrstice za upodobitev časovnice projekta. Z njimi lahko sledite trajanju projekta v dnevih, tednih ali celo mesecih. Na gantogramu je vsako opravilo projekta navedeno na grafikonu in predstavljeno z vodoravno vrstico. Os X grafikona je časovnica, os Y pa vsebuje vsako opravilo, ki ga je treba dokončati.

Nekateri gantogrami uporabljajo nespremenljive enobarvne vrstice za preprosto ponazoritev časovnic projektov, medtem ko drugi ponujajo možnost posodobitve napredka, pri čemer se barva vrstice (ali njenih razdelkov) spremeni, da odraža ta napredek. Na primer, če navedete, da je določeno opravilo dokončano v 25 %, je lahko četrtina vrstice zelena, kar predstavlja doseženi napredek, preostale tri četrtine vrstice pa bodo rdeče, kar predstavlja preostalo delo, ki ga je treba dokončati. Ta razvrstitev vodjem projektov omogoča hiter pregled nad tem, koliko dela je še preostalo pri posameznem opravilu.

Ustvarjanje lastnega gantograma je preprosto. Svojega lahko ustvarite s preprostimi formulami v programu Excel. Če nimate časa ali naprednega znanja Excela, lahko začnete z brezplačno predlogo.

Za začetek ustvarjanja gantograma boste potrebovali naslednje:

• Seznam opravil, ki jih je treba dokončati
• Začetne in končne datume za vsako opravilo
• Odgovorne osebe in člane ekipe za vsako dodeljeno nalogo

Ustvarjanje gantograma je veliko lažje s predlogo, zato je na voljo veliko brezplačnih predlog gantogramov. Ko uporabite predlogo kot je ta, lahko spremenite vsako celico v stolpcu »Dejavnost«, da označite posamezno opravilo. V naslednja dva stolpca vnesite začetni in končni datum projekta. V stolpca E in F vnesete dejanske začetne in dejanske končne datume. Dejanski začetni in dejanski končni datumi označujejo, kdaj se je projekt uradno začel. Če ste na primer načrtovali popravilo strehe 5., vendar zaradi nevihte niste mogli začeti do 10., bi bil 5. vaš načrtovani začetni datum, 10. pa vaš dejanski začetni datum. Na osi X boste videli, da se vrstice spreminjajo glede na začetne in končne datume. Ne pozabite tudi ročno vnesti odstotka projekta, ki je dokončan, da boste imeli dodeljeno nalogo pod nadzorom. , Ponovno naložite dokončani gantogram v skupni delovni prostor, kjer lahko do njega dostopajo vsi vaši sodelavci in pomagajo pri njegovem posodabljanju.

• Vrstice dodeljenih nalog označite z barvami glede na ekipo, pooblaščenca ali raven prednosti. Na primer, morda boste želeli vrstice za bolj nujne dodeljene naloge označiti z rdečo barvo. Takšni vizualni namigi olajšajo razumevanje vašega gantograma na kratko.
• Bolj kot so vaše dodeljene naloge opredeljene, bolje je. Brez dovolj podrobnosti je lahko težko posodobiti ali oceniti stanje dodeljene naloge.
• Dodajanje mejnikov v vaš gantogram je odličen način za motiviranje vaše ekipe in pomoč pri tem, da vidijo, kako daleč so prišli.

Gantogrami so preizkušen način za ohranjanje organiziranosti projektov in sledenje začetnih in končnih datumov projekta. Zdaj, ko veste, kako ustvariti gantogram, lahko zlahka upravljate svoje projekte.