This is the Trace Id: f9c70a4d1fda33359f35bf70b81ea70a
ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก ขยายธุรกิจของคุณ บริหารธุรกิจของคุณ ประสิทธิภาพการทำงาน เทคโนโลยีธุรกิจ เคล็ดลับทางธุรกิจ
ประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจ

การจดบันทึกด้วย AI: วิธีการทำงานและวิธีการเลือกเครื่องมือ

การจดบันทึกด้วย AI ใช้ AI เพื่อบันทึก จัดระเบียบ และสรุปบันทึกโดยอัตโนมัติ โดยเปลี่ยนบทสนทนาที่ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้กลายเป็นเรกคอร์ดที่ใช้ประโยชน์ต่อได้แม้การประชุมจะจบลงแล้ว
การประชุมทีมที่มีบุคคลกำลังเขียนบนผนังกระจกที่แปะกระดาษโน้ตไว้เต็มพื้นที่

คู่มือการจดบันทึกด้วย AI สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การจดบันทึกด้วย AI คือการใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อบันทึก จัดระเบียบ และสรุปบันทึกโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าข้อมูลต้นทางจะมาจากการประชุม การสนทนาทางโทรศัพท์ หรือเอกสารก็ตาม สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งนี้ให้ประโยชน์มากกว่าแค่การประหยัดเวลา โดยจะเปลี่ยนการสนทนาที่ขับเคลื่อนบริษัทของคุณ ให้กลายเป็นเรกคอร์ดที่ใช้ประโยชน์ต่อได้แม้บุคคลจะออกจากห้องประชุมแล้วก็ตาม ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่มักประสบปัญหาด้านความจำในแบบที่ไม่เคยถูกเรียกว่าเป็นปัญหา นั่นคือการตัดสินใจต่างๆ มักเกิดขึ้นระหว่างการสนทนา แต่กลับไม่มีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรเลย

  • การจดบันทึกด้วย AI เปลี่ยนการสนทนาที่ขับเคลื่อนธุรกิจให้กลายเป็นเรกคอร์ดที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมขนาดเล็กที่ไม่มีบุคลากรเพียงพอสำหรับการจดรายงานการประชุม
  • การจดบันทึก การถอดข้อความ และการสรุป ถือเป็นงานที่แตกต่างกันสามรูปแบบ การจดบันทึกคือการบันทึกและจัดระเบียบข้อมูล การถอดข้อความคือการแปลงเสียงพูดเป็นข้อความ และการสรุปคือการย่อข้อมูลให้กระชับ
  • เครื่องมือส่วนใหญ่ทำงานด้วยห้าขั้นตอนหลักเหมือนกัน ได้แก่ การบันทึก การถอดเสียง การจัดโครงสร้าง การสรุป และการซิงค์ไปยังแอปที่ทีมของคุณใช้งานอยู่แล้ว
  • ควรประเมินเครื่องมือจากความถูกต้องแม่นยำเมื่อใช้กับไฟล์เสียงของคุณเอง การรวมระบบ การจัดการความยินยอมเกี่ยวกับข้อมูลและการบันทึกเสียงของคุณ การควบคุมระดับผู้ดูแลระบบ รวมถึงต้นทุนตามปริมาณการประชุมจริง
     

การจดบันทึกด้วย AI คืออะไร

การจดบันทึกด้วย AI คือกระบวนการนำเทคโนโลยี AI, อัลกอริทึม และโมเดลภาษามาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการจดบันทึก การจัดระเบียบ และการจัดการบันทึก การจดบันทึกด้วยตนเองก่อให้เกิดข้อจำกัดที่ต้องแลกมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากผู้ที่ทำหน้าที่พิมพ์จะไม่สามารถจดจ่อกับการประชุมได้อย่างเต็มที่ ส่งผลให้ทั้งคุณภาพของบันทึกการประชุมและการมีส่วนร่วมในที่ประชุมด้อยลงทั้งคู่

การจดบันทึกด้วย AI ช่วยขจัดข้อจำกัดดังกล่าว โดยการทำหน้าที่บันทึกข้อมูลด้วยตนเอง สำหรับธุรกิจที่ไม่มีผู้จดบันทึกโดยเฉพาะ บัดนี้การประชุมที่เคยไม่มีใครมีเวลาสรุปเนื้อหาจะได้รับการบันทึกไว้เป็นหลักฐานตามค่าเริ่มต้น

ห้าขั้นตอนเบื้องหลังการทำงานของโปรแกรมจดบันทึกด้วย AI

เครื่องมือส่วนใหญ่ทำงานตามห้าขั้นตอนหลักเหมือนกัน และการรับทราบถึงขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณคาดการณ์ได้ว่าเครื่องมือมีแนวโน้มจะขัดข้องที่จุดใด 1. บันทึก เครื่องมือสามารถรองรับข้อมูลเสียงแบบสดจากการประชุมหรือการสนทนาทางโทรศัพท์ รวมถึงข้อความแบบพิมพ์ เอกสารที่อัปโหลด หรือรูปถ่ายของหน้ากระดาษที่เขียนด้วยลายมือ 2. ถอดเสียง การรู้จำเสียงจะแปลงคำพูดเป็นข้อความ เครื่องมือที่ดีจะระบุชื่อผู้พูดและบันทึกเวลาไว้เสมอ ซึ่งช่วยให้คุณย้อนกลับไปค้นหาช่วงเวลาที่มีการตกลงกันได้อย่างแม่นยำ 3. จัดโครงสร้าง การประมวลผลภาษาธรรมชาติจะดึงข้อมูลเอนทิตี หัวข้อ และความสัมพันธ์ในการถอดเสียงพูดออกมา พร้อมทั้งติดแท็กข้อมูลเหล่านั้น นี่คือความแตกต่างระหว่างการบันทึกและข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ 4. สรุป การสรุปแบบดึงข้อความจะคัดเลือกประโยคที่มีความหมายสำคัญที่สุดที่มีอยู่แล้วในเนื้อหา การสรุปความแบบเรียบเรียงใหม่จะเขียนข้อความขึ้นมาใหม่ที่ยังคงใจความเดิมไว้ด้วยจำนวนคำที่น้อยลง 5. ซิงค์ ระบบจะจัดเก็บบันทึกไว้ในปฏิทิน รายการงาน หรือที่เก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกันของคุณ

ขั้นตอนสุดท้ายดังกล่าวมีความสำคัญมากกว่าที่เห็น เครื่องมือที่หยุดทำงานในขั้นตอนที่สี่จะปล่อยให้คุณต้องจัดเก็บไฟล์เอง สุดท้ายการจดบันทึกที่ดีจึงถูกลืมทิ้งไว้ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลด

การจดบันทึกด้วย AI เทียบกับ การถอดข้อความด้วย AI เทียบกับ การสรุปด้วย AI

ผู้ขายมักใช้คำเหล่านี้สลับกันไปมา และการรับทราบถึงลักษณะงานที่คุณต้องการอย่างชัดเจนจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณเลือกซื้อผลิตภัณฑ์ผิดประเภท

การจดบันทึกด้วย AI

สร้างและจัดระเบียบบันทึกด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแปลงเสียงเป็นข้อความ การจัดหมวดหมู่แบบอัจฉริยะ และคำแนะนำตามบริบท ผู้จัดการโครงการสามารถจับบันทึกข้อมูลการประชุมในเวลาจริง และยังคงมีส่วนร่วมในการสนทนาได้

การถอดข้อความด้วย AI

แปลงเสียงพูดเป็นข้อความ โดยมุ่งเน้นความเที่ยงตรงตามต้นฉบับมากกว่าการตีความ ใช้งานเมื่อต้องการความถูกต้องแม่นยำของถ้อยคำเป็นพิเศษ เช่น การสัมภาษณ์และการโทรติดต่อลูกค้า

การสรุปด้วย AI

ย่อข้อความ ป้อนข้อมูลรายงาน งานนำเสนอ หรือการถอดเสียงพูดขนาดยาว แล้วระบบจะสรุปประเด็นสำคัญกลับมาให้ทันที

ผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่มีการผสมผสานองค์ประกอบอย่างน้อยสองในสามส่วนนี้ ข้อแตกต่างนี้ช่วยให้คุณทราบถึงสิ่งที่ควรทดสอบ เช่น หากถ้อยคำที่ถูกต้องมีความสำคัญ ให้ทดสอบกับการถอดเสียงพูด แต่หากความเร็วในการทำความเข้าใจมีความสำคัญ ให้ทดสอบกับสรุปข้อมูล

ประเภทของแอปจดบันทึกด้วย AI และเทคโนโลยีการถอดข้อความ

เครื่องมือมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีพื้นฐานที่ได้ลงทุนพัฒนาไว้

เทคโนโลยีแปลงคำพูดเป็นข้อความ

แปลงคำพูดเป็นข้อความ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเขียนตามคำบอกแทนการพิมพ์ได้

การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP)

ระบุเอนทิตี ความสัมพันธ์ และความคิดเห็น ซึ่งช่วยให้บันทึกสามารถค้นหาได้จริง แทนที่จะเป็นเพียงการจัดเก็บไว้เฉยๆ

การทำความเข้าใจตามบริบท

อ่านเนื้อหาสาระของชุดบันทึก และนำไปใช้เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

การสรุปข้อความ

ย่อบทความยาวให้เหลือเพียงประเด็นสำคัญโดยใช้การเรียนรู้ของเครื่อง

การดึงคำสำคัญ

ดึงคำสำคัญออกมาสร้างเป็นแท็ก เพื่อใช้เชื่อมโยงคลังข้อมูลที่ขยายตัวอย่างต่อเนื่องไว้ด้วยกัน

การรู้จำรูปภาพและลายมือ

ประมวลผลรูปถ่าย ไดอะแกรม และหน้ากระดาษที่เขียนด้วยลายมือ

การปรับแต่งให้เหมาะกับแต่ละบุคคล

วิเคราะห์รูปแบบการจดบันทึกของแต่ละบุคคล และปรับปรุงคำแนะนำให้สอดคล้องกัน

การทำงานร่วมกันและการซิงโครไนซ์

อัปเดตบันทึกให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอบนทุกอุปกรณ์ เพื่อให้ทีมงานทำงานด้วยข้อมูลเวอร์ชันเดียวกัน

การรวมระบบกับแพลตฟอร์มภายนอก

เชื่อมต่อเครื่องมือกับปฏิทิน การจัดการงาน และที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์

มีเครื่องมือเพียงไม่กี่ประเภทที่ทำงานทั้งเก้าอย่างได้ดี ดังนั้น สิ่งสำคัญในการตัดสินใจซื้อจึงอยู่ที่ความเหมาะสมกับการทำงานของคุณ มากกว่าจำนวนฟีเจอร์ที่มี

ประโยชน์ 5 ข้อของแอปจดบันทึกและสรุปด้วย AI

ประโยชน์จะเกิดขึ้นตามลำดับ โดยประโยชน์ในลำดับถัดไปจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณใช้งานเครื่องมือนี้อย่างต่อเนื่องเท่านั้น

1. การประหยัดเวลา

การบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลจะใช้เวลาน้อยลง ซึ่งเปิดโอกาสให้บุคลากรทำงานที่ต้องใช้วิจารณญาณได้อย่างเต็มที่

2. ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มมากขึ้น

การถอดข้อความและการจัดหมวดหมู่แบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถมุ่งความสนใจไปยังการสนทนาได้อย่างเต็มที่ แทนที่จะต้องคอยพะวงกับการพิมพ์

3. การช่วยสำหรับการเข้าถึงที่ได้รับการปรับปรุง

บันทึกที่พร้อมใช้งานได้จากทุกอุปกรณ์ช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมได้รับข้อมูล ส่งผลให้ข้อมูลไม่ผูกขาดอยู่กับเฉพาะผู้ที่เข้าร่วมประชุมอีกต่อไป

4. การจัดระเบียบที่ดีขึ้น

การแท็กอัตโนมัติช่วยสร้างเรกคอร์ดที่มีมูลค่าเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ บันทึกที่สะสมมาตลอดทั้งปีและสามารถค้นหาได้ สามารถตอบคำถามต่างๆ ได้ ในขณะที่โฟลเดอร์เก็บเอกสารกระจัดกระจายไม่สามารถทำได้

5. ข้อมูลเชิงลึกเฉพาะบุคคล

เมื่อมีข้อมูลมากพอ การวิเคราะห์รูปแบบจะช่วยเผยให้เห็นถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกันและประเด็นหลักที่ปรากฏขึ้นบ่อยครั้ง

วิธีการที่ธุรกิจขนาดเล็กใช้การจดบันทึกด้วย AI

ในสัปดาห์ปกติทั่วไป กรณีนี้จะมีความชัดเจนยิ่งขึ้น

การโทรติดต่อลูกค้าและการโทรเพื่อสำรวจความต้องการ

ข้อผูกพันจะได้รับการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ในขณะที่ข้อมูลยังคงมีความถูกต้องแม่นยำ

การติดตามผลการขาย

รายการที่ต้องดำเนินการควรจัดทำเป็นอีเมลหรือรายการงานภายในวันเดียวกัน ไม่ใช่ปล่อยให้เวลาผ่านไปสามวันแล้วค่อยบันทึกจากความจำ

การประชุมทีมระยะสั้น

สรุปการประชุมจะช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมได้รับทราบข้อมูล ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการจัดประชุมซ้ำอีกครั้ง

การสัมภาษณ์เพื่อว่าจ้างงาน

เรกคอร์ดเป็นลายลักษณ์อักษรของผู้สมัครทุกคนจะช่วยให้การเปรียบเทียบมีความยุติธรรมยิ่งขึ้น และทำให้การตัดสินใจของคณะกรรมการชุดเล็กเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

บันทึกข้อมูลพื้นที่และงานภาคสนาม

บันทึกที่เขียนด้วยมือและบันทึกเสียงระหว่างเดินทางจะกลายเป็นข้อความที่สามารถค้นหาได้

วิธีการเลือกเครื่องมือบันทึกย่อด้วย AI

บทความส่วนใหญ่มักจะจัดอันดับเครื่องมือต่างๆ ไว้ให้คุณแล้ว สิ่งที่มีประโยชน์มากกว่าคือการรับทราบว่าควรนำสิ่งนี้ไปผ่านกระบวนการใด เนื่องจากคำตอบที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับการประชุมและความสามารถในการรับความเสี่ยงของคุณ

1. เสียงของคุณถูกต้องแม่นยำมากน้อยเพียงใด

ความถูกต้องแม่นยำจะลดลงเมื่อมีสำเนียงภาษา เสียงพูดแทรก และศัพท์เฉพาะทางในอุตสาหกรรม ดำเนินการทดสอบกับการบันทึกการประชุมจริง ไม่ใช่ไฟล์สาธิตของผู้ขาย

2. ระบบนี้สามารถเชื่อมต่อกับสิ่งที่คุณใช้งานอยู่แล้วได้หรือไม่

เครื่องมือที่สามารถบันทึกข้อมูลลงในปฏิทินและที่เก็บข้อมูลของคุณได้ จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานในทุกครั้ง กระบวนการที่ส่งไฟล์ให้คุณไปดำเนินการต่อ ถือเป็นการสร้างภาระเล็กๆ น้อยๆ ในการประชุมทุกครั้ง และภาระเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้เองที่ส่งผลให้การเริ่มนำไปใช้ล้มเหลว

3. เนื้อหาของคุณจะได้รับการจัดเก็บไว้ที่ใด

สอบถามถึงสถานที่จัดเก็บการบันทึก ระยะเวลาการจัดเก็บ ผู้มีสิทธิ์เข้าถึง และมีการนำเนื้อหาของคุณไปใช้เพื่อฝึกโมเดล'ของผู้ขายหรือไม่ หาคำตอบให้พร้อมก่อนเปิดตัว ไม่ใช่รอให้ลูกค้าถามก่อน

4. มีวิธีการจัดการความยินยอมอย่างไร

กฎเกี่ยวกับการบันทึกมีความแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและประเทศ โดยบางแห่งกำหนดให้ผู้เข้าร่วมการสนทนาทุกคนต้องยินยอมก่อน ตรวจสอบว่าเครื่องมือมีการแจ้งเตือน และตกลงแนวทางปฏิบัติ'ในทีมของคุณ ก่อนการโทรติดต่อลูกค้าที่มีการบันทึกเสียงเป็นครั้งแรก

5. ผู้ดูแลระบบควบคุมสิ่งใดได้บ้าง

การระบุผู้บันทึก ผู้แชร์การถอดเสียงพูด และระยะเวลาในการจัดเก็บบันทึกการประชุม ไม่ควรขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

6. ราคาเท่าไรเมื่อเทียบกับปริมาณการใช้งานของคุณ

การกำหนดราคาแบบรายผู้ใช้งานและแบบรายนาทีส่งผลให้ยอดค่าใช้จ่ายแตกต่างกัน คำนวณราคาโดยอ้างอิงจากข้อมูลเดือนที่มีการใช้งานจริง

วิธีการเริ่มต้นใช้งานแอปจดบันทึกและสรุปเนื้อหาที่ขับเคลื่อนโดย AI

ทีมที่ประสบความสำเร็จล้วนเริ่มต้นจากจุดเล็กๆ

1. เลือกการประชุมที่จัดเป็นประจำหนึ่งรายการ

การประชุมทีมระยะสั้นรายสัปดาห์หรือการโทรติดต่อลูกค้าตามรอบปกติ ช่วยให้ประเมินความถูกต้องแม่นยำได้ดีโดยไม่ส่งผลกระทบต่อภาพรวมทั้งหมดในคราวเดียว

2. ตกลงรูปแบบการแจ้งเตือนเรื่องการบันทึกข้อมูล

ใช้ถ้อยคำเดิมทุกครั้งเพื่อให้เกิดความคุ้นเคย

3. กำหนดสถานที่จัดเก็บบันทึก

หากข้ามขั้นตอนนี้ สรุปข้อมูลจะกระจัดกระจายอยู่ในกล่องจดหมายต่างๆ ซึ่งนอกจากจะไม่ช่วยแก้ปัญหาเรื่องความจำแล้ว ยังทำให้มีไฟล์เพิ่มขึ้นอีกด้วย

4. ตรวจสอบเดือนแรก

อ่านสรุปข้อมูลเทียบกับความทรงจำของคุณ และสอนคำศัพท์ที่ระบบมักจะเข้าใจผิดให้กับเครื่องมือนี้

เครื่องมือหลายประเภทของ Microsoft ตอบโจทย์การทำงานในแต่ละส่วนของกระบวนการนี้ Microsoft OneNote คือสมุดบันทึกดิจิทัลที่ใช้งานร่วมกันได้ การถอดเสียงพูดแบบสดของ Microsoft Teams ช่วยให้ติดตามการประชุมขณะดำเนินอยู่ได้ง่ายขึ้น และการสรุปอัจฉริยะของ Teams จะช่วยสร้างสรุปภาพรวมให้ในภายหลัง การถอดข้อความใน Word บันทึกและถอดเสียงการสนทนาใน Word สำหรับเว็บ ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสัมภาษณ์และการโทรติดต่อแบบตัวต่อตัว เมื่อจำเป็นต้องติดตามผลเป็นลายลักษณ์อักษร Copilot Chat สามารถช่วยร่างข้อความให้ได้จากข้อมูลชุดเดียวกัน

หลังผ่านไปหนึ่งเดือน ให้วัดผลสิ่งที่เลือกด้วยเกณฑ์เดียว: หากผู้คนเลิกจดบันทึกด้วยมือ แสดงว่าสิ่งนั้นประสบความสำเร็จ

คำถามที่ถามบ่อย

  • ใช่ เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติและการเรียนรู้ของเครื่อง เพื่อบันทึกและจัดระเบียบบันทึกแทนคุณ เครื่องมือถอดข้อความด้วย AI และเครื่องมือสรุปด้วย AI ทำหน้าที่เกี่ยวข้องกัน โดยแปลงเสียงพูดเป็นข้อความ และย่อเนื้อหาที่ยาวให้เหลือเพียงประเด็นสำคัญ
  • ความถูกต้องแม่นยำอยู่ในระดับสูงเมื่อเสียงมีความคมชัด และจะลดลงเมื่อมีสำเนียงที่ฟังยาก เสียงพูดแทรก เสียงรบกวนพื้นหลัง และคำศัพท์เฉพาะทาง พิจารณาผลลัพธ์นี้ในฐานะแบบร่างแรก ทีมส่วนใหญ่จะตรวจสอบสรุปการประชุมสำคัญก่อนส่งต่อเสมอ พร้อมทั้งฝึกระบบให้เรียนรู้คำศัพท์ที่มักจะบันทึกผิดพลาดอยู่บ่อยๆ
  • กฎเกี่ยวกับการบันทึกและความยินยอมจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและประเทศ โดยบางแห่งกำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมจากทุกคนที่เข้าร่วมการสนทนา แจ้งให้ทราบถึงการบันทึกตามแนวทางปฏิบัติแบบมาตรฐาน และตรวจสอบกฎที่บังคับใช้ในพื้นที่ที่คุณและผู้เข้าร่วมประชุมอาศัยอยู่
  • ใช่ เครื่องมือสรุปด้วย AI สามารถอ่านไฟล์ PDF และดึงประเด็นสำคัญออกมาได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับรายงานที่มีความยาว สัญญา และงานวิจัย ตรวจสอบสรุปเปรียบเทียบกับข้อมูลต้นฉบับก่อนนำไปใช้ในการตัดสินใจ

ติดตาม Microsoft 365

ไทย (ไทย) ความเป็นส่วนตัวด้านสุขภาพของผู้บริโภค ติดต่อ Microsoft ความเป็นส่วนตัว จัดการคุกกี้ ข้อตกลงการใช้งาน เครื่องหมายการค้า เกี่ยวกับโฆษณาของเรา