ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหน การรู้ว่าใครทำอะไรและทำงานในตำแหน่งใดจะช่วยให้ทุกคนทำงานได้ดีขึ้น แผนผังองค์กรช่วยให้ทุกคนเห็นภาพรวมได้อย่างรวดเร็วว่าธุรกิจมีโครงสร้างอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานที่จัดตั้งขึ้นแล้ว ธุรกิจสตาร์ทอัพ โรงงานผลิต หรือธุรกิจอื่นๆ
วิธีสร้างผังองค์กรที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
แผนผังองค์กรคืออะไร
มีโอกาสที่คุณจะเคยเห็นมาก่อน แผนผังองค์กร หรือเรียกอีกอย่างว่าผังองค์กรหรือแผนภาพองค์กร ประกอบด้วยกล่อง รูปร่าง หรือรูปถ่ายที่แสดงถึงบุคคลและตำแหน่ง นอกจากนี้ยังสามารถมีข้อมูลที่ติดต่อ ลิงก์หน้า ไอคอน และภาพประกอบอีกด้วย
เมื่อเชื่อมต่อกับเส้น กล่องเหล่านั้นจะสร้างเป็นแผนผังที่แสดงโครงสร้างภายในขององค์กร โดยแสดงให้เห็นว่าใครรายงานต่อใคร แผนกต่างๆ อยู่ที่ไหน และแผนกต่างๆ เชื่อมโยงกันอย่างไร
วัตถุประสงค์ของแผนผังองค์กรคืออะไร
ผังองค์กรสามารถช่วยให้พนักงานใหม่หรืออาสาสมัครรู้จักบริษัทได้อย่างรวดเร็ว โดยช่วยให้พวกเขาสามารถระบุชื่อและหน้าตาให้กับบทบาทและความรับผิดชอบได้ แม้แต่พนักงานที่ทำงานมานาน แผนกทรัพยากรบุคคล และเจ้าของธุรกิจก็สามารถได้รับประโยชน์จากการมีแผนผังองค์กรอยู่ในมือ
ต่อไปนี้คือสิ่งที่ผังองค์กรทำ:
- แสดงโครงสร้างและลำดับชั้นภายใน
- ช่วยให้พนักงานทราบว่าจะต้องรายงานใครและติดต่อใครหากเกิดปัญหา
- ช่วยชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ
- ทำให้การเก็บข้อมูลที่ติดต่อพนักงานไว้ในที่เดียวสะดวกง่ายดาย
- ช่วยให้ฝ่ายบริหารเห็นว่าแต่ละแผนกมีพนักงานกี่คนและจะจัดสรรพนักงานและทรัพยากรอื่นๆ อย่างไรให้ดีที่สุด
- ให้ข้อมูลเชิงลึกแก่พนักงานเกี่ยวกับช่องทางการเลื่อนตำแหน่ง
แผนภาพองค์กรอันเดียวไม่สามารถทำทุกอย่างได้ ลองมาดูชนิดผังองค์กรที่บริษัทใช้มากที่สุดกัน
โครงสร้างองค์กรสี่ชนิดมีอะไรบ้าง
ชนิดผังองค์กรที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับผู้ชม องค์กรของคุณ และสิ่งที่คุณต้องการสื่อสาร คุณอาจต้องการเพียงตัวอย่างแผนผังหนึ่งตัวอย่างสำหรับบริษัทของคุณทั้งหมดหรือสองสามตัวอย่างสำหรับผู้ชมหรือแผนกต่างๆ หลายกลุ่ม
แม้ว่าแผนผังองค์กรแต่ละชนิดสามารถปรับเปลี่ยนและแก้ไขได้ แต่บริษัทส่วนใหญ่ใช้ผังองค์กรอย่างใดอย่างหนึ่งในสี่ประเภทนี้:
1. ลำดับชั้นการทำงานจากบนลงล่าง
แผนผังลำดับชั้นเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแสดงโครงสร้างธุรกิจแบบดั้งเดิม โดยเริ่มจากผู้บริหารระดับสูงอยู่ที่ด้านบน จากนั้นจึงแบ่งออกเป็นแผนกหรือฝ่ายต่างๆ ภายในแต่ละแผนก คุณจะแสดงรายชื่อผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการระดับกลาง เจ้าหน้าที่อาวุโส เจ้าหน้าที่ระดับกลาง และพนักงานระดับต้น ท้ายที่สุดแล้ว แผนผังลำดับชั้นก็มีลักษณะเหมือนพีระมิด โดยแต่ละแผนกจะเรียงต่อกันไปจนถึง CEO
หมายเหตุ: โดยทั่วไปแล้ว ผังองค์กรตามลำดับชั้นจะเข้าใจได้ง่าย แต่เมื่อมีหลายชั้นในสายการบังคับบัญชา การรู้ว่าต้องติดต่อกับใครและเมื่อใดอาจดูเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีปัญหาเกิดขึ้นหรือหากมีใครมีไอเดียใหม่ๆ
2. แผนผังองค์กรตามแผนก
แบบฟอร์มนี้เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยหากบริษัทของคุณจัดระบบตามสายผลิตภัณฑ์หรือภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ หากแยกจากกัน ผังองค์กรตามแผนกก็เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนเช่นกัน เช่นเดียวกับแผนผังลำดับชั้นขององค์กร แผนผังแบบแผนกจะเริ่มต้นด้วยประธานหรือ CEO แต่แทนที่จะแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ ที่มีทรัพยากรร่วมกัน แผนผังจะแบ่งออกเป็นสายงานธุรกิจ (LOB) แผนผังจะครอบคลุมแผนกต่างๆ ของแต่ละ LOB เช่น ทรัพยากรบุคคล การบัญชี กฎหมาย และการตลาด ตลอดจนบุคลากรหรือตำแหน่งต่างๆ ในแผนกเหล่านั้น
หมายเหตุ: เนื่องจากองค์กรประเภทนี้มักมีแผนกที่ซ้ำซ้อนในแต่ละฝ่าย โครงสร้างแผนกจึงอาจทำให้มีพนักงานมากเกินไปและมีค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่ไม่จำเป็น
3. แผนผังองค์กรเมทริกซ์
ทดลองใช้ Visio ฟรี 1 เดือน
หลังจากหมดช่วงรุ่นทดลองใช้ฟรีหนึ่งเดือนแล้ว เราจะคิดค่าธรรมเนียมการสมัครใช้งานที่เกี่ยวข้อง ต้องใช้บัตรเครดิต ยกเลิกได้ทุกเมื่อเพื่อหยุดการเรียกเก็บค่าบริการในอนาคต
แผนภาพองค์กรชนิดนี้มักใช้กับบริษัทที่มีทีมหรือสมาชิกทีมที่มีผู้จัดการมากกว่าหนึ่งคน ตัวอย่างเช่น ในหนังสือพิมพ์ นักข่าวอาจรายงานข่าวท้องถิ่นและข่าวการเงิน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะมีผู้จัดการสองคน หรือนักออกแบบกราฟิกที่ผู้ให้บริการด้านพลังงานอาจรายงานต่อหัวหน้าฝ่ายออกแบบกราฟิก แต่เนื่องจากเขาหรือเธอทำงานในโครงการของแผนกพลังงานหมุนเวียน นักออกแบบจึงอาจต้องสื่อสารกับใครบางคนในทีมนั้นด้วย
หมายเหตุ: เมื่อสมาชิกทีมทำงานร่วมกันข้ามแผนก องค์กรมักจะสามารถค้นพบวิธีที่สร้างสรรค์มากขึ้นในการแก้ปัญหา ซึ่งจะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ร่วมมือกันมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากทีมหรือสมาชิกทีมมีหัวหน้างานมากกว่าหนึ่งคน อาจทำให้เกิดความสับสนและขัดแย้งมากขึ้น
4. แผนผังองค์กรแบบแบน
ผังองค์กรแบบแบนหรือ "แนวนอน" ซึ่งมักใช้โดยธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะ มักมี 2 ระดับ คือ เจ้าหน้าที่บริหารและพนักงาน ภายในแผนผัง เส้นทึบแสดงถึงสายการบังคับบัญชาหลัก และเส้นประแสดงถึงสายการบังคับบัญชารอง เมื่อมองดูบนกระดาษ บริษัทที่มีโครงสร้างองค์กรแบบแบนอาจดูคล้ายกับหน่วยดับเพลิงขนาดเล็กที่มีหัวหน้า 1 คน กัปตัน 3 คน และนักดับเพลิงอีกหลายคนทำงานอยู่ภายใต้กัปตัน หรืออาจเป็นหัวหน้างานหรือหัวหน้าแผนกที่มีพนักงานไม่กี่คนเป็นผู้ใต้บังคับบัญชา
หมายเหตุ: ในโครงสร้างแบบแบน หัวหน้างานและทีมมักมีความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดและมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ พนักงานมักจะมีความรับผิดชอบและเป็นอิสระมากกว่าโครงสร้างองค์กรอื่นๆ ซึ่งหมายความว่าการสร้างความไว้วางใจเป็นสิ่งสำคัญ และการทำงานเป็นทีมก็เช่นกัน แต่เนื่องจากเมทริกซ์มีขนาดกะทัดรัดมาก หากมีข้อขัดแย้งระหว่างพนักงาน ข้อขัดแย้งเหล่านี้อาจเด่นชัดมากขึ้น เนื่องมาจากทีมมีขนาดเล็กมาก
การสร้างผังองค์กรด้วยซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ผังองค์กรทำให้การสร้างแผนภาพองค์กรใหม่และการแก้ไขแผนภาพองค์กรเก่าเป็นเรื่องง่าย มาดูวิธีการสร้างผังองค์กรแบบออนไลน์โดยใช้ซอฟต์แวร์ยอดนิยมบางส่วนที่มีอยู่
ผังองค์กรใน PowerPoint
PowerPoint อาจได้รับการออกแบบมาเป็นเครื่องมือสำหรับการนำเสนอ แต่คุณยังสามารถใช้ พัฒนาผังองค์กรได้อีกด้วย เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งาน:
- เปิดเอกสาร PowerPoint ใหม่
- ไปที่แท็บแทรก แล้วคลิก SmartArt
- นำทางไปยังกลุ่มลำดับชั้นและเลือกเทมเพลตผังองค์กรที่คุณต้องการ
- คลิกในรูปร่างเพื่อเพิ่มข้อความ
- เพิ่มรูปร่าง (หรือบุคคล) เพิ่มเติมตามต้องการ
เมื่อทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดระเบียบผังองค์กรของคุณใน PowerPoint ได้ เพียงกลับไปที่แท็บออกแบบของเครื่องมือ SmartArt และใช้ปุ่มเลื่อนระดับ/ลดระดับเพื่อย้ายรูปร่างในแนวตั้ง ใช้ปุ่มย้ายขึ้น/ย้ายลงเพื่อย้ายรูปร่างของคุณในแนวนอน
ผังองค์กรใน Word
แม้ว่าอาจไม่ใช่วิธีแบบดั้งเดิมในการสร้างผังองค์กร แต่ Microsoft Word สามารถช่วยออกแบบไดอะแกรมพื้นฐานที่แสดงการทำงานขององค์กรของคุณได้ เมื่อต้องการสร้างผังองค์กรใน Word สิ่งที่คุณต้องทำคือ:
- ไปที่แท็บแทรก แล้วคลิก SmartArt
- ไปที่กลุ่มลำดับชั้น และเลือกเทมเพลตผังองค์กรที่คุณต้องการใช้
- ถัดไป คุณจะเห็นเมนูที่มีรูปร่างที่แสดงถึงบุคคล เพียงใส่ข้อความเพื่อแสดงถึงแต่ละบุคคลในแผนผังของคุณ
- ถ้าคุณต้องการเพิ่มรูปร่างลงในเทมเพลตผังองค์กรของคุณ ให้คลิกแท็บออกแบบของเครื่องมือ SmartArt แล้วคลิกเพิ่มรูปร่าง
- เมื่อต้องการจัดลำดับบุคคลในผังองค์กรของคุณ ให้คลิกชื่อของพวกเขาในกล่องโต้ตอบข้อความ กด Tab เพื่อย้ายขึ้นหรือ Shift + Tab เพื่อย้ายลง หรือคุณสามารถจัดการลำดับชั้นของคุณในแท็บการออกแบบ SmartArt
คุณสามารถปรับสี ฟอนต์ และขนาดของคุณผ่านแท็บออกแบบและจัดรูปแบบของเครื่องมือ SmartArt
ผังองค์กรใน Visio จาก Excel
Visio เป็นเครื่องมือพื้นที่ทำงานแบบลากแล้วปล่อยซึ่งแสดงผลด้วยภาพที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างผังองค์กรได้ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการเชื่อมต่อกับข้อมูลในไฟล์ Excel ที่มีอยู่หรือ Active Directory เพื่อช่วยให้คุณสร้างผังองค์กรโดยอัตโนมัติ แต่เมื่อคุณรวมทั้งสองอย่างเข้าด้วยกัน คุณก็สามารถสร้างผังองค์กรที่สะดุดตาสำหรับบริษัททุกขนาดได้ เมื่อต้องการดำเนินการต่อ ให้เปิด Visio แล้วคลิกตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กร จากนั้น:
- คลิก "ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในไฟล์หรือฐานข้อมูลแล้ว"
- ตอบคำถามเมื่อได้รับพร้อมท์
- นำเข้ารูปภาพหรือรูปถ้าคุณต้องการ
- คลิกเสร็จสิ้น
นอกจากการนำเข้าข้อมูลลงในผังองค์กรของคุณจาก Excel แล้ว คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลลงในตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กรโดยตรงได้อีกด้วย
เคล็ดลับผังองค์กรเพิ่มเติม
แม้จะใช้ซอฟต์แวร์ผังองค์กร แผนภาพองค์กรก็อาจเต็มไปด้วยรูปร่างและคำต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ด้วยการออกแบบเพียงเล็กน้อยก็สามารถดึงดูดความสนใจของผู้คนได้อย่างเหมาะสม ดังนั้น เมื่อปรับแต่งแผนภูมิของคุณ ให้ลองทำดังนี้:
- ปรับขนาดให้เหมาะสม ถ้าแผนผังของคุณมีขนาดใหญ่เกินไป ก็จะมีข้อมูลมากเกินไป แต่ถ้าคุณจำเป็นต้องสร้างสามแผนผังแทนที่จะเป็นแผนผังเดียว ก็ควรทำเป็นแผนผังขนาดใหญ่ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ชมของคุณได้เห็นภาพรวมของโครงสร้างองค์กร จากนั้นจึงเจาะลึกแผนกหรือฝ่ายต่างๆ มากขึ้นเมื่อพร้อม เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเชื่อมโยงกลับไปสู่ระดับสูงสุดขององค์กรของคุณ
- ใช้รูปร่างและสีอย่างสม่ำเสมอ คุณสามารถช่วยให้ผู้คนเข้าใจแผนผังของคุณได้ดีขึ้นโดยการใช้รูปร่างเดียวกันสำหรับหัวหน้างาน รูปร่างอื่นสำหรับพนักงานระดับกลาง และรูปร่างอื่นสำหรับพนักงานระดับต้น ใช้สีหนึ่งสีสำหรับแต่ละแผนกในบริษัทของคุณเช่นกัน
- เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานของคุณ เช่น ข้อมูลที่ติดต่อ ตำแหน่งที่ตั้ง ลูกค้า หรือความเชี่ยวชาญ ด้วยวิธีนี้ หากใครกำลังมองหาความช่วยเหลือ พวกเขาสามารถบอกได้ว่าใครทำอะไรและที่ไหน
- แสดงผู้ช่วยด้วยแถบด้านข้างด้านล่างผู้จัดการ สไตล์การจัดรูปแบบนี้สามารถช่วยระบุบทบาทของผู้ช่วยได้ในขณะที่ยังแสดงผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้จัดการได้อย่างชัดเจน และยังช่วยให้ผู้คนทราบว่าต้องติดต่อใครหากคุณต้องการติดต่อผู้จัดการ
- ให้ความสนใจกับระยะห่าง วางกล่องให้มีระยะห่างจากกันเท่าๆ กัน แผนผังของคุณจะอ่านง่ายและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
เมื่อแผนผังของคุณเสร็จเรียบร้อยแล้ว ควรให้ผู้ที่รู้จักองค์กรเป็นอย่างดี (และผู้ที่ไม่รู้จัก) มาดู ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแน่ใจได้ว่าไม่เพียงแต่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังชัดเจนและให้ข้อมูลแก่ทุกคนในทุกระดับอีกด้วย คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างผังองค์กรด้วย ซอฟต์แวร์และเทมเพลต ได้ด้วย คู่มือทีละขั้นตอนนี้
ทีม Microsoft 365 มุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันทรัพยากรเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น ดำเนินงาน และขยายธุรกิจของคุณได้
เริ่มต้นใช้งาน Visio
แสดงภาพและสื่อสารไอเดีย ข้อมูล และกระบวนการจากเกือบทุกที่บนอุปกรณ์ทุกชนิด ด้วยความช่วยเหลือจาก Visio
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ
ประโยชน์หกประการของ AI สร้างสรรค์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจ
วิธีการใช้ AI เพื่อให้มีผลิตภาพและประสิทธิภาพในที่ทำงานมากขึ้น
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ
AI และประสิทธิภาพการทำงาน: วิธีการใช้เครื่องมือ AI เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ใช้งานด้านพนักงาน
ประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจ
คำแนะนำเกี่ยวกับ Agile DevOps สำหรับ SMB
Business Insights and Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ
ติดตาม Microsoft 365