วิธีการสร้างผังองค์กรที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหน การรู้ว่าใครทำอะไรและตรงไหนสามารถช่วยให้ทุกคนทำงานของตัวเองได้ดีขึ้น แผนผังองค์กรช่วยให้ทุกคนสามารถมองเห็นโครงสร้างธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานที่จัดตั้งขึ้น ธุรกิจสตาร์ทอัป โรงงานผลิต หรืออื่นๆ’ 

แผนผังองค์กรคืออะไร’ 

โอกาสคือสิ่งที่คุณเคยเห็นมาก่อน แผนผังองค์กรหรือที่เรียกว่าออร์คชาร์ต หรือออร์แกโนแกรมส์ ฟีเจอร์บ็อกซ์ รูปทรงและภาพต่างๆ ที่แสดงถึงผู้คนและตำแหน่ง และยังรวมถึงข้อมูลการติดต่อ ลิงค์หน้าเว็บเพจ ไอคอน และภาพประกอบ’

รูปภาพ – ตัวอย่างแผนผังองค์กร

เมื่อเชื่อมต่อกับเส้นต่างๆ กล่องเหล่านั้นจะสร้างแผนผังที่แสดงโครงสร้างภายในขององค์กร แสดงให้เห็นว่าใครรายงานให้ใครและแผนกไหนอยู่ และวิธีการเชื่อมโยงแต่ละแผนก  

สิทธิประโยชน์ 

แผนผังองค์กรสามารถช่วยให้พนักงานใหม่หรืออาสาสมัครรู้จักบริษัทได้อย่างรวดเร็วโดยช่วยเหลือพวกเขาในการกำหนดชื่อและใบหน้าให้เข้ากับบทบาทและความรับผิดชอบ แม้แต่พนักงานที่ทำงานมานาน แผนกทรัพยากรบุคคล และเจ้าของธุรกิจ ก็สามารถได้รับประโยชน์จากการมีแผนผังองค์กรอยู่ที่ปลายนิ้ว

นี่คือสิ่งที่แผนผังทำ:’ 

  • แสดงโครงสร้างภายในและลำดับชั้น 
  • ช่วยให้พนักงานกำหนดว่าใครควรรายงานและใครคือคนที่จะติดต่อหากมีปัญหาเกิดขึ้น 
  • ช่วยชี้แจงบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ  
  • ทำให้ง่ายต่อการเก็บข้อมูลผู้ติดต่อของพนักงานไว้ในที่เดียว 
  • ช่วยฝ่ายบริหารดูจำนวนพนักงานในแต่ละแผนกและวิธีจัดสรรพนักงานและทรัพยากรอื่นๆ อย่างดีที่สุด 
  • ให้ข้อมูลเชิงลึกแก่พนักงานเกี่ยวกับช่องทางการเลื่อนตำแหน่ง 

หนึ่งผังองค์กรไม่สามารถใช้ทำได้ทุกอย่าง มาดูที่ประเภทของแผนผังองค์กรที่บริษัทใช้กันมากที่สุด:’’ 

แผนผังองค์กร 4 ประเภท 

ประเภทของแผนผังองค์กรที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับผู้รับสาร องค์กรของคุณ และสิ่งที่คุณต้องการสื่อ คุณอาจต้องการแผนผังเพียงตัวอย่างเดียวสำหรับบริษัททั้งหมดของคุณหรือเพียงไม่กี่ตัวอย่างสำหรับผู้รับสารหรือแผนกที่แตกต่างกัน  

ในขณะที่แผนผังองค์กรแต่ละประเภทสามารถปรับเปลี่ยนและแก้ไขได้ แต่บริษัทส่วนใหญ่ใช้แผนผังองค์กรที่จัดอยู่ในหมวดหมู่หนึ่งในสี่ประเภทต่อไปนี้:  

1. ลำดับชั้นการทำงานจากบนลงล่าง 

เหมาะสำหรับแสดงโครงสร้างธุรกิจแบบดั้งเดิม แผนผังลำดับชั้นเริ่มต้นด้วย C-Suite ที่ด้านบนจากนั้นแบ่งออกเป็นแผนกหรือภาคส่วน ภายในแต่ละส่วนคุณจะมีรายชื่อผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการระดับกลาง พนักงานระดับสูง บุคลากรระดับกลาง และพนักงานระดับจูเนียร์ ในท้ายที่สุด แผนผังลำดับชั้นดูเหมือนพีระมิดที่ทุกแผนกพุ่งไปยัง CEO’’ 

หมายเหตุ: โดยทั่วไปแผนผังองค์กรแบบลำดับชั้นเป็นแผนผังที่เข้าใจได้ง่าย แต่เมื่อมีหลายชั้นทับซ้อนในสายการบังคับบัญชาทำให้รู้ว่าใครจะเชื่อมต่อกับใคร และเมื่อพบเห็นความยากลำบาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีปัญหาหรือมีใครบางคนมีไอเดียใหม่ๆ’  

2. แผนผังองค์กรแบบแบ่งแยกแผนก 

รูปแบบนี้เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยหากบริษัทของคุณมีการจัดระเบียบตามสายผลิตภัณฑ์หรือภูมิภาค หากพวกเขาเป็นอิสระจากกัน แผนผังองค์กรหารก็เป็นวิธีที่ดีในการสะท้อนให้เห็นอย่างชัดเจน เช่นเดียวกับแผนผังลำดับชั้นขององค์กร แผนผังแบบแยกแผนกเริ่มต้นด้วยประธานหรือ CEO แต่แทนที่จะแบ่งเป็นแผนกที่มีทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันจะแบ่งออกเป็นสายธุรกิจ (LOBs) แผนผังครอบคลุมแต่ละแผนก LOBs เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฎหมาย และฝ่ายการตลาดรวมถึงบุคคลหรือตำแหน่งภายในแผนกเหล่านั้น’’’  

หมายเหตุ: เนื่องจากองค์กรเช่นนี้มักจะมีแผนกที่ซ้ำซ้อนภายในแต่ละภาคส่วน การแยกตามโครงสร้างอาจส่งผลให้เกิดการขยายตัวของพนักงานและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น 

3. แผนผังองค์กรแบบเมทริกซ์ 

แผนผังองค์กรประเภทนี้มักใช้กับบริษัทที่มีทีมหรือสมาชิกในทีมที่มีผู้จัดการมากกว่าหนึ่งคน ตัวอย่างเช่น ในหนังสือพิมพ์ นักข่าวอาจดูแลข่าวท้องถิ่นรวมถึงข่าวการเงิน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะมีผู้จัดการสองคน หรือนักออกแบบกราฟิกที่ผู้ให้บริการพลังงานอาจรายงานไปที่หัวหน้าของทีมออกแบบกราฟิก แต่เนื่องจากเขาหรือเธอทำงานในโครงการสำหรับแผนกพลังงานหมุนเวียน ดังนั้น ผู้ออกแบบอาจสื่อสารกับใครบางคนในทีมนั้น  

หมายเหตุ: เมื่อสมาชิกในทีมทำงานข้ามแผนกต่างๆ องค์กรมักจะพบวิธีที่สร้างสรรค์เพื่อแก้ปัญหา สิ่งนี้จะสร้างสภาพแวดล้อมที่ร่วมมือกันมากขึ้น อย่างไรก็ตามเมื่อทีมหรือสมาชิกในทีมมีผู้ควบคุมมากกว่าหนึ่งคนก็สามารถเพิ่มความสับสนและความขัดแย้ง  

4. แผนผังองค์กรแบบราบ 

นิยมใช้กับธุรกิจขนาดเล็ก แผนผังแบบราบหรือแนวนอนมักจะมีสองระดับคือเจ้าหน้าที่ธุรการและพนักงาน ภายในแผนผัง เส้นทึบจะแสดงสายงานคำสั่งและเส้นประแสดงลำดับที่มีอำนาจรองลงมา บนกระดาษ บริษัทที่ใช้แผนผังแบบราบอาจมีลักษณะคล้ายกับแผนกดับเพลิงขนาดเล็กที่มีหัวหน้า ผู้บังคับบัญชาสามคน และนักดับเพลิงหลายคนที่ทำงานภายใต้กัปตัน หรืออาจเป็นหัวหน้างานหรือหัวหน้าแผนกที่มีพนักงานจำนวนหนึ่งซึ่งขึ้นตรงกับเขาหรือเธอ“” 

หมายเหตุ: ในโครงสร้างแบบราบนี้ หัวหน้างานและทีมของพวกเขามักจะมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดและมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ พนักงานมักจะมีความรับผิดชอบมากขึ้นและมีอิสระมากกว่าในโครงสร้างองค์กรอื่นๆ ซึ่งหมายความว่าการสร้างความไว้วางใจเป็นสิ่งสำคัญและการทำงานเป็นทีมก็เช่นกัน แต่เนื่องจากเมทริกซ์มีขนาดเล็กมาก หากเกิดความขัดแย้งขึ้นระหว่างพนักงานก็จะเห็นได้อย่างชัดเจนเนื่องจากความจริงที่ว่าทีมมีขนาดเล็กมาก  

สร้างแผนผังองค์กรด้วยซอฟต์แวร์ 

ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กร สามารถสร้างแผนผังองค์กรอันใหม่หรือแก้ไขอันเดิมที่มีอยู่ได่อย่างงายดาย ’มาลองดูที่วิธีการสร้างแผนผังองค์กรบนออนไลน์ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ยอดนิยมที่มีให้ใช้ในปัจจุบันนี้ 

สร้างผังองค์กรใน PowerPoint  

PowerPoint เป็นเครื่องมือที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้ทำสื่อนำเสนอ แต่คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อ พัฒนาแผนผังองค์กร เริ่มต้นทำงาน: 

  • เปิดเอก PowerPoint หน้าใหม่ 
  • ไปยังแท็บแทรกและคลิกที่ SmartArt 
  • เคลื่อนไปยังกลุ่มลำดับชั้นและเลือกเทมเพลตแผนผังองค์กรที่คุณต้องการ 
  • คลิกเลือกรูปทรงเพื่อเพิ่มอักษร 
  • เพิ่มรูปทรง (หรือคน) เท่าที่ต้องการ 

เมื่อเพิ่มทุกคนเข้าไปยังผัง คุณสามารถเริ่มต้นจัดระเบียบแผนผังองค์กรของคุณใน PowerPoint เพียงกลับไปยังแท็บเครื่องมือออกแบบ SmartArt และใช้ปุ่มเลื่อนระดับขึ้น/ลงเพื่อขยับรูปทรงในแนวตั้ง ใช้ปุ่มเลื่อนขึ้น/เลื่อนลงเพื่อขยับรูปทรงในแนวนอน  

สร้างผังองค์กรใน Word  

นี่อาจไม่ใช่วิธีดั้งเดิมในการสร้างผังองค์กร แต่ Microsoft Word สามารถช่วยออกแบบไดอะแกรมพื้นฐานที่แสดงถึงองค์กรของคุณว่าทำงานอย่างไร ในการสร้างผังองค์กรใน Word คุณจำเป็นต้องทำดังนี้: 

  • ไปยังแท็บแทรกและคลิกที่ SmartArt  
  • ไปยังกลุ่มลำดับชั้นและเลือกเทมเพลตแผนผังองค์กรที่คุณต้องการใช้ 
  • จากนั้นคุณจะเห็นเมนูพร้อมรูปทรงต่างๆ ที่แทนตัวคน เพียงใส่อักษรเพื่อแสดงถึงว่าใครเป็นใครในแผนผังของคุณ’ 
  • ถ้าหากคุณต้องการเพิ่มรูปทรงลงไปในเทมเพลตผังองค์กรของคุณ คลิกที่แท็บเครื่องมือออกแบบ SmartArt จากนั้นคลิก เพิ่มรูปทรง 
  • ในการขยับตำแหน่งใครบางคนในแผนผังองค์กรของคุณ คลิกชื่อของพวกเขาในกล่องโต้ตอบข้อความ กด Tab เพื่อเลื่อนขึ้นหรือ Shift + Tab เพื่อเลื่อนลง หรือคุณสามารถจัดการลำดับชั้นได้ในแท็บ SmartArt Design 

คุณสามารถปรับสี แบบอักษร และขนาด ผ่านแท็บเครื่องมือออกแบบ SmartArt และแท็บ Format ได้  

สร้างผังองค์กรใน Visio จาก Excel 

Visio เป็นเครื่องมือที่แสดงรูปภาพ เครื่องมือผืนผ้าใบที่ลากและวางที่อนุญาตให้สร้างแผนผังองค์กร และยังสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลที่มีอยู่ในไฟล์ Excel หรือไดเรกทอรีที่ใช้งานอยู่เพื่อช่วยคุณ สร้างแผนผังองค์กรโดยอัตโนมัติ แต่เมื่อคุณรวมสองสิ่งนี้เข้าด้วยกัน คุณสามารถสร้างแผนผังองค์กรที่เตะตาสำหรับบริษัททุกขนาด ในการเริ่มทำ เปิดใช้ Visio และคลิกที่ Organization Chart Wizard จากนั้น: 

  • คลิก“ข้อมูลที่’เก็บไว้ในไฟล์หรือฐานข้อมูล” 
  • ตอบคำถามเมื่อพร้อม 
  • นำรูปภาพหรือรูปหากคุณต้องการเข้า’ 
  • คลิกเสร็จสิ้น 

นอกเหนือจากการนำเข้าข้อมูลไปยังแผนผังองค์กรของคุณจาก Excel คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลลงใน Organization Chart Wizard ได้โดยตรง 

เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนผังองค์กร  

ถึงแม้จะใช้ซอฟต์แวร์ในการสร้างแผนผังองค์กรก็ตาม แต่แผนผังองค์กรสามารถถูกลืมเลือนได้อย่างรวดเร็ว แต่ด้วยเพียงเพิ่มงานออกแบบลงไปอีกเล็กน้อยก็จะสามารถดึงดูดความสนใจของผู้คนในวิธีที่เหมาะสม ดังนั้นเมื่อตอนตกแต่งแผนผังของคุณ ลองที่จะ:’ 

  • ทำให้แผนผังมีขนาดที่เหมาะสม หากแผนผังของคุณมีขนาดใหญ่เกินไปจะทำให้มีข้อมูลมากเกินไป หากคุณต้องการสร้างแผนผังสามอันแทนที่จะทำเพียงหนึ่ง ลงมือทำซะ ด้วยวิธีนี้ ผู้รับสารของคุณจะได้รับภาพรวมของโครงสร้างองค์กร จากนั้นค่อยลงรายเอียดที่ลึกลงไปในแผนกหรือภาคส่วนเมื่อพร้อม เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกสิ่งนำไปสู่ระดับสูงสุดขององค์กรของคุณ’’  
  • ใช้รูปทรงและสีสันที่อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ ด้วยการใช้รูปทรงแบบเดียวกันสำหรับหัวหน้า และอีกแบบสำหรับพนักงานระดับกลาง และอีกแบบสำหรับพนักงานระดับจูเนียร์ คุณสามารถช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจแผนผังของคุณได้ดีขึ้น ใช้สีเพียงสีเดียวของแต่ละภาคส่วนในบริษัทของคุณด้วยเช่นกัน 
  • เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง อย่าลืมเพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานของคุณ เช่น ข้อมูลติดต่อ สถานที่ตั้ง ลูกค้า หรือความชำนาญ ในการใช้วิธีนี้ ถ้ามีคนกำลังมองหาความช่วยเหลือพวกเขาสามารถบอกได้ว่าใครทำอะไรและที่ไหน’ 
  • แสดงผู้ช่วยที่แถบด้านข้างด้านล่างผู้จัดการ สไตล์การจัดรูปแบบนี้แสดงถึงบทบาทผู้ช่วยในขณะที่ยังคงแสดงสายงานผู้บังคับบัญชาโดยตรงของผู้จัดการได้อย่างชัดเจน และยังช่วยให้ผู้รับสารรู้ว่าต้องติดต่อใครหากคุณต้องการติดต่อผู้จัดการ’ 
  • ให้ความสนใจกับการเว้นวรรค จัดวางกล่องให้อยู่ห่างจากกัน แผนผังของคุณจะง่ายต่อการอ่านและมีลักษณะที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น 

เมื่อแผนผังของคุณสำเร็จเสร็จสิ้น ลองหาใครสักคนที่รู้จักองค์กรนี้เป็นอย่างดี (และใครสักคนที่ไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับองค์กร’) มาลองดูผังที่คุณสร้าง วิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปนั้นถูกต้อง ชัดเจน และมีข้อมูลครบสำหรับทุกระลำดับชั้น ’คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแผนผังองค์กรได้ด้วย ซอฟต์แวร์และเทมเพลต ตาม คำแนะนำ ทีละขั้นตอนนี้

เริ่มต้นใช้งาน Visio

แสดงภาพและสื่อสารไอเดีย ข้อมูล และกระบวนการจากเกือบทุกที่บนอุปกรณ์ทุกชนิด ด้วยความช่วยเหลือจาก Visio

ซื้อเลย
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

ที่เก็บข้อมูลบน Cloud และเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร: 9 ประเด็นที่ต้องพิจารณา

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมผ่านวิดีโอฟรี

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

การแชร์หน้าจอฟรีนั้นง่าย แต่คุณใช้งานอย่างถูกต้องใช่หรือไม่

อ่านเพิ่มเติม
เทคโนโลยีสำหรับธุรกิจ

การบำบัดด้วยสาธารณสุขทางไกล (Telehealth) เป็นทางเลือกสำหรับผู้ป่วยในเวลาที่ต้องการ

อ่านเพิ่มเติม

Business Insights & Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ