Хмарне сховище для малого бізнесу
Хмарне сховище для малого бізнесу
Оскільки люди все частіше працюють віддалено, важливо, щоб вони могли отримати доступ до всіх робочих файлів будь-де й будь-коли. Щоб задовольнити цю потребу, багато малих компаній покладаються на безпечне хмарне сховище. Однак деякі компанії досі не знають, як використовувати хмарне сховище, які переваги воно надає чи які варіанти вибрати.
Прочитайте цю статтю, щоб дізнатися більше про хмарне сховище для малого бізнесу й те, яка служба підійде саме вам
Що таке хмарне сховище?
Хмарне сховище – це служба, яка безпечно зберігає документи, електронні таблиці, фотографії та інші файли в різних системах віддаленого зберігання або центрах обробки даних. Крім того, вона забезпечує доступ до цих файлів звідусіль за допомогою комп’ютера, телефона, планшета або браузера.
Хмарне сховище для бізнесу також пропонує можливості масштабування за запитом. Це означає, що ви можете збільшувати або зменшувати використання ресурсів за потреби, потенційно заощаджуючи кошти, оскільки ви платите лише за те, що використовуєте.
До появи хмарного сховища більшість компаній і їхні працівники зберігали файли та дані на жорсткому диску комп’ютера, зовнішніх дисках або сервері компанії. У сучасному мережному світі використання хмарних сховищ має безліч переваг порівняно з локальними сховищами. Наприклад, люди можуть зберігати, відкривати й редагувати файли та ділитися ними на будь-якому пристрої, де б вони не були: в офісі, удома чи в дорозі. Крім того, це захищає файли від випадкової втрати та онлайн-загроз.
Наскільки безпечне хмарне сховище?
Одне з основних завдань під час використання хмарних сховищ – забезпечення захисту даних. Під час вибору безпечного хмарного сховища для бізнесу важливо знайти постачальника, який використовує надійні протоколи безпеки.
Наприклад, найкращі постачальники хмарних сховищ використовують складні алгоритми шифрування, щоб забезпечити захист даних під час їх передавання й зберігання. Вони також використовують заходи керування доступом, такі як двофакторна автентифікація, щоб лише авторизовані користувачі могли отримувати доступ до даних. Крім того, багато постачальників хмарних сховищ зберігають копії даних у кількох фізичних розташуваннях, щоб захистити їх від втрати або пошкодження в разі збоїв системи чи стихійних лих.
Хоча жодна хмарна служба не гарантує стовідсоткової безпеки, хмарне сховище вважається дуже безпечним способом зберігання даних. Безпечне хмарне сховище для бізнесу:
- забезпечує резервне копіювання всіх файлів і даних;
- захищає конфіденційні дані;
- надає зручний доступ до файлів звідусіль за наявності інтернет-підключення;
- забезпечує надійний обмін файлами з іншими користувачами в організації за допомогою посилань або спільних папок.
Як малі компанії використовують служби хмарних сховищ?
Є багато способів використовувати хмарні служби для малого бізнесу. Деякі компанії зберігають у них документи та файли, тоді як інші – клієнтські дані або інформацію про запаси. У всіх випадках компанії зазвичай покладаються на хмарні сховища для резервного копіювання та аварійного відновлення.
Служби хмарних сховищ зручні у використанні й часто інтегровані в програми, якими компанії та їхні працівники користуються щодня. Одне з найпоширеніших застосувань хмарних сховищ для бізнесу – керування файлами. Нижче наведено кілька прикладів використання хмарних сховищ.
- Зберігання файлів і отримання доступу до них. Зберігати файли у хмарі так само безпечно й зручно, як і на комп’ютері. Компанії використовують хмару для захисту даних. Хмарне сховище також допомагає уникнути накопичення файлів на настільних комп’ютерах і жорстких дисках. Завдяки таким функціям, як журнал версій, учасники команди можуть навіть відновити попередню версію файлу, якщо її випадково видалили або змінили.
- Обмін файлами. Завдяки хмарним службам працівники можуть обмінюватися файлами з іншими учасниками команди чи клієнтами. Обмін файлами дає командам в організації змогу ділитися посиланнями на файли через електронну пошту, а не надсилати сам файл. Таким чином, компаніям не потрібно хвилюватися, що електронний лист буде заблоковано через великий розмір файлу. Крім того, оскільки посилання захищено паролями, команди можуть бути впевнені, що делікатні файли потраплять у потрібні руки.
- Упорядкування файлів. Хмарні системи зазвичай зручні у використанні. Учасники команди можуть створювати папки всередині папок, щоб упорядковувати файли. Панелі пошуку допомагають працівникам миттєво знаходити файли. Вбудований штучний інтелект тепер пропонує працівникам файли на основі інформації про те, над чим вони та їхні колеги нещодавно працювали. Команди також можуть створювати групові папки, щоб кожен учасник команди міг переглядати важливі документи та отримувати до них доступ. Крім того, учасники команди можуть додавати файли до групових папок, коли вони будуть готові до перегляду.
- Спільна робота над файлами. Працівники можуть разом редагувати й коментувати документи, електронні таблиці та інші файли в реальному часі. Більше не потрібно надсилати кілька версій документа туди-назад. Під час використання хмарних сховищ є лише один документ і єдине джерело достовірності. Крім того, власники файлів можуть відстежувати зміни та відхиляти небажані правки.
- Резервне копіювання файлів. Коли файли буде передано в хмарне сховище, усі працівники організації зможуть бути впевнені, що важливі файли, дані та інформацію мають резервні копії.
- Захист файлів. Хмарні сховища мають кілька функцій захисту файлів, такі як шифрування файлів, відстеження підозрілих дій, виявлення зловмисних програм із вимогою викупу, перевірка на наявність вірусів і захищені паролем посилання для спільного доступу. Працюючи разом, ці функції захищають файли компанії від онлайн-загроз.
Microsoft 365 Copilot
Заощаджуйте час і зосереджуйтеся на найважливішому завдяки можливостям ШІ в Microsoft 365 для бізнесу.
Чому хмарне сховище є необхідним інструментом для малих компаній?
Хмарне сховище для малого бізнесу має важливе значення для продуктивності та безпеки даних. Нижче наведено деякі переваги.
- Можливість віддаленої роботи. 70% людей у всьому світі працюють віддалено принаймні раз у тиждень. Багато з цих людей працюють у малих компаніях. Хмарне сховище для малого бізнесу дає командам змогу зберігати файли, обмінюватися ними, працювати над ними та отримувати до них доступ звідусіль.
- Підвищення продуктивності. У малих компаній не так багато часу, щоб витрачати його даремно. Хмарне сховище надійне й завжди доступне. На відміну від локальних серверів, вони не вимикаються для встановлення оновлень. Функції співпраці необхідні для команд, які працюють віддалено. Завдяки можливості редагувати файли разом у реальному часі учасники команди можуть працювати так, наче вони перебувають в одному приміщенні, навіть якщо вони в різних місцях.
- Зменшення витрат. Хмарне сховище зазвичай передбачає фіксовану щомісячну оплату розміром від 5 до 15 доларів США (USD) на працівника й часто входить до програмного комплексу для підвищення продуктивності. Порівняйте цю суму з витратами на придбання, ліцензування, хостинг, оновлення та обслуговування сервера. Також врахуйте захист сервера від зловмисників і зловмисних програм.
- Посилення безпеки. 58% кібератак націлені на малі компанії. Хмарні служби для малого бізнесу пропонують вирішення цієї проблеми. Більшість із них мають надійні засоби захисту, які запобігають зловмисникам. До них входять шифрування файлів, відстеження вторгнень і двофакторна автентифікація. Найкращі платформи зберігання навіть пропонують виявлення зловмисних програм із вимогою викупу та відновлення після атак. Хмарне сховище дає більше спокою та впевненості, ніж сховище на настільному комп’ютері чи локальному сервері.
- Забезпечення захисту. Хоча хмарне сховище не є справжнім рішенням для резервного копіювання всіх систем, воно чудово справляється з резервним копіюванням і захистом такої важливої корпоративної інформації, як файли, фінансові дані й навіть дані працівників і клієнтів.
Як оцінити потреби в хмарному сховищі для малих компаній?
Коли мова йде про хмарне сховище для малих компаній, потрібно врахувати кілька ключових факторів, перш ніж вибрати службу. Спершу потрібно оцінити, який обсяг даних у вас є зараз і наскільки він може збільшитися. Також потрібно визначити, скільком людям потрібно буде регулярно використовувати хмарне сховище. Не менш важливо врахувати вартість, але, на щастя, на ринку є кілька варіантів.
Коли ви отримаєте цю інформацію та будете готові вибрати служба, зверніть увагу на ту, яка пропонує вказані нижче можливості.
- Надійний захист. Шукайте хмарні сховища, які пропонують шифрування під час зберігання та передавання, перевірку на наявність вірусів, журнал версій і додаткову можливість двофакторної автентифікації під час входу в систему. Захист від зловмисників і зловмисних програм дуже важливий. Крім того, перевірте наявність елементів керування ролями і дозволами, щоб учасники команди бачили лише ті файли, які призначені для них.
- Інструменти співпраці. Працівникам зручно використовувати хмарне сховище для роботи в офісі, віддалено та в дорозі за допомогою телефонів. Служба зберігання має пропонувати обмін файлами, співпрацю в реальному часі та програму, яка дає змогу отримувати доступ до файлів і редагувати їх будь-де.
- Зручність використання. Служба хмарного сховища має бути зручною у використанні. В іншому разі працівники можуть відмовитися від його використання.
- Рентабельність. Більшість постачальників пропонують ціни в діапазоні від 5 до 15 доларів США (USD) на працівника на місяць. Зазвичай у ціну входять не лише хмарне сховище, а й набір таких програм, як електронна пошта, електронні таблиці, текстовий редактор, нотатки та програми для чату й нарад. Враховуйте функції під час оцінювання хмарних служб для малого бізнесу.
Який обліковий запис потрібний для хмарного сховища – особистий чи корпоративний?
Вибравши постачальника хмарного сховища, перед вами постане ще одне важливе запитання: створювати особистий чи корпоративний обліковий запис?
Найкраще вибрати корпоративний обліковий запис, наприклад OneDrive. Такі облікові записи пропонують додаткові можливості, наприклад:
- адміністративні елементи керування;
- розширені функції співпраці;
- посилений захист;
- додатковий або необмежений обсяг сховища;
- покращена підтримка.
Без сумніву, корпоративний обліковий запис допоможе отримати максимальну віддачу від хмарного сховища та забезпечить обсяг, масштабованість і функції, необхідні для задоволення потреб вашого бізнесу.
Ознайомтеся з іншими ресурсами для малого бізнесу
Пол Даймонд – керівник із маркетингу продуктів Microsoft OneDrive (для споживачів і малого бізнесу). Він працював у галузі маркетингу та електронної комерції в компаніях Amazon, T-Mobile, Groupon і Vistage International. Він також є редактором таких книг: "Fishing’s Greatest Misadventures", "Surfing’s Greatest Misadventures" і "Cycling’s Greatest Misadventures", опублікованих видавництвом Casagrande Press.
Початок роботи з Microsoft 365
Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими інструментами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.
Пов’язаний вміст
Бізнес-технології
Шість переваг генеративного ШІ для малого бізнесу
Продуктивність бізнесу
Використання ШІ для більш продуктивної та ефективної роботи
Бізнес-технології
Штучний інтелект і продуктивність: використання ШІ-інструментів для оптимізації роботи працівників
Продуктивність бізнесу
Посібник із гнучкої методології DevOps для малого й середнього бізнесу
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365