Як вибрати найефективнішу блок-схему

Що таке блок-схема? 

Блок-схеми дають можливість візуально зобразити процес або систему, використовуючи форми або комбінацію форм і слів. Вони можуть варіюватися від ескізних намальованих від руки зображень до складних комп’ютерних діаграм, які розбивають складні концепції на зручні для сприйняття зрозумілі компоненти. Крім того, блок-схеми можуть використовувати фахівці різних професійних сфер, як технічних, так і будь-яких інших. 

Вони особливо корисні в різних ситуаціях, зокрема таких:  

  • Документування й аналіз процесів 
  • Розробка комп’ютерного програмного забезпечення або мереж 
  • Процеси комунікації чи стандартизації 
  • Виявлення зайвих процесів, перешкод і неефективності процесів 
  • Створення плану або структури для нового проекту, відділу або бізнесу 
  • Планування роботи з кількома учасниками 
  • Розуміння того, як користувачі переміщаються веб-сайтом або магазином 
  • Ілюстрація виробничого процесу 
  • Створення нового продукту або послуги 

 Переваги блок-схем 

Крім того, що блок-схеми можна застосовувати практично для будь-якого сценарію, вони забезпечують широкий спектр переваг, зокрема ті, що наведено нижче.  

Візуалізація інформації 

Блок-схема може бути панацеєю, оскільки вона забезпечує візуальне представлення того, як має працювати продукт або послуга, як має розвиватися проект або як мережа може функціонувати ще до моменту її побудови. Вони дають змогу виявляти залежності, ефективність, потреби в персоналі й інші фактори, які можуть вплинути на ваш проект пізніше, тому блок-схеми можуть допомогти вам заощадити час і гроші. 

Документація 

Використовуючи програму для створення блок-схеми, можна зберігати всі ваші файли в цифровому вигляді, практично миттєво пересилати їх і навіть створювати бібліотеку шаблонів блок-схем. У такий спосіб ваші файли завжди будуть доступні, ваші команди працівників матимуть найновіші відомості, ваша компанія відповідатиме вимогам і вам не доведеться “винаходити велосипед” щоразу, коли потрібно буде розробити аналогічну блок-схему. 

Спрощене спілкування 

Блок-схеми прояснюють кожну деталь, яка може допомогти командам швидко розібратися в поставлених завданнях, з’ясувати, коли й ким вони мають виконуватися. Ця інформація може привести до скорочення кількості нарад, зменшення можливих запитань і збільшення часу для виконання роботи. Блок-схеми також корисні для інформаційних посібників або навіть для орієнтації нових співробітників. По суті блок-схеми додають контекст до наборів інструкцій і підвищують ефективність вирішення повторюваних завдань.  

Просте виконання 

Шаблони блок-схем, доступні онлайн, дають змогу швидко розпочати роботу. А завдяки простим налаштуванням, оптимізованій співпраці та вбудованому керуванню версіями можна створювати саме ті схеми, які потрібні вашій організації, додавати інформацію на кожному етапі й завжди бути в курсі, де можна знайти найновіші та найкращі файли.   

Типи блок-схем  

Хоча блок-схеми можуть використовуватися для пояснення чого завгодно, більшість людей використовують їх з однієї з трьох причин: для повідомлення про рішення, представлення процесів або для візуалізації даних – ось чому більшість шаблонів блок-схем потрапляє в одну з цих трьох категорій. Отже, розгляньмо, що становить кожен тип блок-схем і коли й навіщо їх використовувати.  

1. Дерево прийняття рішень 

Подумайте про дерево прийняття рішень як про блок-схему типу “”якщо – то””. Оскільки дерево прийняття рішень дає змогу створити карту можливих результатів на основі певного набору рішень, це може допомогти вам чітко побачити шлях і оцінити різні варіанти. 

Дерева прийняття рішень зазвичай починаються з одного вузла (запитання), потім розгалужуються на два варіанти (рішення), а згодом ці варіанти ведуть до утворення додаткових вузлів (можливі результати). За своєю природою дерева прийняття рішень особливо добре підходять для визначення ймовірностей і переваг і навіть можуть використовуватися для розробки алгоритмів, які допомагають прогнозувати результати. 

2. Блок-схеми процесів 

Даючи змогу накреслити та проаналізувати послідовність дій під час створення продукту або послуги, блок-схема процесів може допомогти вам знайти прогалини й дублювання у вашому процесі, визначити необхідність у конкретних ресурсах, обладнанні або персоналі, виявити потенційні труднощі або проблемні області та розкрити можливі шляхи підвищення ефективності.  

Блок-схеми процесів не тільки описують, як має функціонувати певна дія, або зазначають особливості продукту чи послуги, але й можуть використовуватися для навчання нових співробітників і вже сформованих команд або для ознайомлення сторонніх постачальників чи консультантів із вашим бізнесом і для визначення їхнього місця в ньому. 

3. Блок-схеми потоку даних 

Коли виникає потреба в глибокому аналізі даних, може допомогти блок-схема потоку даних. Використовуючи символи й короткі текстові мітки для відображення вхідних і вихідних даних, місць і шляхів зберігання даних, блок-схема може в графічному вигляді представити інформацію, яку важко виразити словами. І оскільки такі блок-схеми потоку даних можуть використовувати як технічні спеціалісти, так і спеціалісти інших професійних галузей, вони є відмінним рішенням, коли потрібно створити презентацію для широкої аудиторії.  

блок-схема потоку даних, зображена в блокноті
Приклад. Блок-схема потоку даних

Рекомендації щодо блок-схем 

Створити блок-схему, особливо за допомогою шаблону, дуже просто, проте для створення відмінної блок-схеми потрібно трохи більше зусиль. Отже, розгляньмо кілька порад щодо створення блок-схеми, яка буде не лише інформативною, але й матиме вражаючий вигляд. 

  • Зробіть свою блок-схему легкою для читання. Під час створення блок-схеми, призначеної для кінцевого користувача, враховуйте, що її оформлення та зміст мають допомагати вашій аудиторії зрозуміти, на що звернути увагу в першу чергу, а на що – потім. Під час коригування блок-схеми дотримуйтесь правил граматики, використовуйте чіткі заголовки й уникайте жаргону. Таким чином можна забезпечити зручність і зрозумілість блок-схеми для користувача. (Підказка: у разі виникнення сумнівів покажіть блок-схему будь-кому, хто не знайомий із вашим проектом.) 
  • Будьте послідовні. Коли ви послідовно використовуєте однакові форми, шрифти, кольори та стандарти назв у всій блок-схемі, вашій аудиторії буде легше стежити за викладенням інформації.  
  • Використовуйте контрастні кольори. Послідовне використання кольорів є основоположним, але не бажано використовувати один і той самий колір або сімейство кольорів для кожної форми. За допомогою різних кольорів етапи або дії можна зробити виразнішими. А завдяки використанню кольорових шрифтів, які виділяються на загальному тлі, забезпечується краща читабельність вашої блок-схеми. 
  • Використовуйте програму для створення блок-схеми онлайн. Завдяки шаблонам, вбудованому керуванню версіями, ефективній співпраці та можливості редагувати в будь-який час ці програми допоможуть вам випробувати різні дизайни, а також створювати блок-схеми та керувати ними згідно з вашим робочим графіком.   

Інтегруйте блок-схему 

Якщо необхідно прийняти рішення, пояснити процес або представити дані керівництву, інтеграція блок-схем в інші програми для бізнесу й засоби комунікації може ще більше підвищити продуктивність. За допомогою програми для створення блок-схем та інструментів підвищення продуктивності вміст для діаграм можна брати з усіх своїх найкращих джерел, зокрема з документів, файлів і сайтів соціальних мереж.  

Крім того, можна інтегрувати блок-схеми в інструменти бізнес-аналітики, що дасть змогу вам і вашій команді обмінюватись даними й мати чітку картину всіх процесів. Завдяки вбудованим блок-схемам та інструментам бізнес-аналітики можна перетворювати дані у привабливі візуальні елементи, створювати інтерактивні звіти, детально вивчати дані й отримувати повні відомості, що дають змогу швидко приймати обґрунтовані рішення.  

Є безліч нових способів створення блок-схем і впровадження інновацій у ваш бізнес. Для отримання додаткової інформації перегляньте цей покроковий посібник з автоматизації створення блок-схем на основі структурованих даних в електронних таблицях і ознайомтесь із сучасними інструментами створення блок-схем.  

Почніть роботу з Visio

Графічно представляйте свої ідеї, дані та процеси за допомогою Visio, хоч би де ви були та з яким пристроєм працювали.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Продуктивність

П’ять способів підвищити продуктивність за допомогою інтегрованих онлайн-календарів

Дізнайтеся більше
Продуктивність

Ефективна робота у віддаленому або мобільному офісі: основні поради

Дізнайтеся більше
Продуктивність

Практичні поради для проведення ефективних нарад із вашими співробітниками

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.