Thay đổi về các gói dung lượng lưu trữ trên Microsoft 365 Education

Microsoft đã ra mắt các thay đổi về gói dịch vụ lưu trữ trên bộ sản phẩm Microsoft 365 dành cho Giáo dục từ tháng 8 năm 2024*.  Tất cả đối tượng thuê là giáo dục sẽ nhận được 100 TB dung lượng lưu trữ gộp miễn phí trên OneDrive, SharePoint và Exchange và lần lượt 50GB hoặc 100GB dung lượng lưu trữ gộp bổ sung cho mỗi người dùng trả phí đối với các gói đăng ký A3 và A5 (không bao gồm Quyền lợi sử dụng dành cho học viên).

Với dung lượng lưu trữ gộp, tổng hạn mức dung lượng của tổ chức là dung lượng lưu trữ tối đa mà tất cả người dùng cộng lại có thể sử dụng. Ngoài ra, kể từ ngày 01/02/2024, người dùng Office 365 A1 (gói đăng ký miễn phí) sẽ bị giới hạn ở mức tối đa là 100GB cho dung lượng lưu trữ OneDrive, trong tổng 100TB dung lượng lưu trữ gộp của đối tượng thuê trong tổ chức. Các tổ chức có tùy chọn mua thêm dung lượng lưu trữ gia tăng dựa trên nhu cầu. Chúng tôi kỳ vọng mang đến một số quyền lợi như hỗ trợ các tổ chức giảm bớt rủi ro về bảo mật liên quan đến dung lượng lưu trữ cũ và sự phân tán dữ liệu mà vốn là mối quan tâm hàng đầu của hầu hết các giám đốc rủi ro, đồng thời giảm tác động đến môi trường chung.

*Lưu ý quan trọng: Biện pháp thực thi kỹ thuật hiện đã có hiệu lực. Để tìm hiểu mức dung lượng lưu trữ mà đối tượng thuê là tổ chức của bạn đang sử dụng, bạn có thể tải báo cáo về dung lượng lưu trữ từ trung tâm quản trị Microsoft 365. Để thực hiện, hãy truy cập admin.microsoft.com và đi theo đường dẫn sau: Trung tâm quản trị Microsoft 365 > Báo cáo > Dung lượng lưu trữ.

Với xu hướng chuyển dịch lên đám mây, số lượng tệp, dữ liệu lưu trữ và tài khoản không dùng đến đã tăng lên đáng kể theo thời gian, khi ngày càng có nhiều tệp và dữ liệu được lưu trữ mà không có kế hoạch xử lý khi kết thúc vòng đời. Đây là một yếu tố không bền vững nếu nhìn từ góc độ chi phí, đồng thời khiến các tổ chức giáo dục và học sinh gặp nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Hiện nay, giáo dục là ngành chịu ảnh hưởng nặng nề nhất từ tội phạm mạng, trong đó chỉ riêng bậc phổ thông đã hứng chịu hơn 80% số lượng cuộc tấn công bằng phần mềm độc hại tại nơi làm việc .

Ngoài ra, tệp lưu trữ không dùng đến còn tác động đến lượng phát thải carbon, với hơn một nửa tổng lượng dữ liệu mà các tổ chức lưu trữ không phục vụ cho mục đích hữu ích nào. Việc lưu trữ những dữ liệu “mờ” này gây chiếm dung lượng trên máy chủ và dẫn đến tăng mức tiêu thụ điện năng, tạo ra 4% lượng phát thải nhà kính toàn cầu chỉ trong năm 2020.¹ Microsoft cam kết bảo mật và thực thi quyền riêng tư đối với dữ liệu tổ chức và học viên, đồng thời giảm lượng phát thải carbon chung. Hiện tại, chúng tôi đã xây dựng các trung tâm dữ liệu với tiêu chuẩn cao nhất về môi trường. Với sự thay đổi này, khách hàng trong lĩnh vực giáo dục có thể cùng chung tay góp sức.
 

Cuối cùng, sứ mệnh của Microsoft trong lĩnh vực giáo dục là hỗ trợ học sinh, giảng viên và tổ chức giáo dục đạt được nhiều thành tựu hơn. Để đạt được sứ mệnh này, Microsoft không ngừng đổi mới công nghệ, công cụ và dịch vụ dành cho nhà giáo dục, chẳng hạn như các Công cụ tăng tốc học tập mới được ra mắt vào đầu năm nay nhằm hỗ trợ học sinh cải thiện kỹ năng đọc và các kỹ năng thiết yếu khác. Hiện nay, Microsoft cung cấp các bộ sản phẩm Office 365 và Microsoft 365 cho Giáo dục được thiết kế riêng dành cho lĩnh vực giáo dục thông qua hình thức trợ cấp phần mềm miễn phí hoặc với mức chiết khấu đáng kể so với giá thương mại. Với những cập nhật mới này, chúng tôi có thể tiếp tục đầu tư vào hoạt động đổi mới có ý nghĩa, đồng thời cung cấp các dịch vụ đó cho nhiều tổ chức hơn trên khắp thế giới.

¹ Diễn đàn Kinh tế Thế giới

Để hỗ trợ các tổ chức trong quá trình chuyển đổi này, Microsoft sẽ cung cấp một bộ công cụ miễn phí giúp quản lý toàn diện, bao gồm các công cụ để trực quan hóa hoạt động phân bổ và sử dụng dung lượng lưu trữ hiện tại trên OneDrive, SharePoint và Exchange, cũng như các công cụ giúp dễ dàng quản lý dữ liệu lưu trữ và các tệp không còn được sử dụng. Hiện nay, phần lớn các tổ chức (99,96%) đang sử dụng ít dung lượng lưu trữ hơn nhiều so với phần được phân bổ. Nhờ có các công cụ mới, giờ đây, tất cả các tổ chức có thể quản lý thông tin tốt hơn và thiết lập các chính sách quản trị thận trọng. Để xem hồ sơ lưu trữ hiện tại của đối tượng thuê trong tổ chức của bạn và truy cập công cụ quản lý dung lượng lưu trữ mới, hãy truy cập Trung tâm quản trị Microsoft 365. Để tham khảo hướng dẫn về dung lượng lưu trữ, hãy tải eBook Hướng dẫn về dung lượng lưu trữ Microsoft 365.

Mỗi đối tượng thuê trong tổ chức đều có dung lượng lưu trữ cơ bản là 100TB. Giấy phép người dùng trả phí Microsoft 365 và Office 365 A3 cũng như A5 sẽ thêm lần lượt 50GB hoặc 100GB vào dung lượng lưu trữ gộp. Ngoài ra, các tổ chức có thể mua thêm dung lượng lưu trữ gộp theo mức gia tăng 10TB với giá bán lẻ ước tính $300 USD/tháng để thêm vào phần gộp của đối tượng thuê.

Để xác định dung lượng của bạn, hãy sử dụng công thức sau: 100TB + (người dùng trả phí #A3 x 50GB) + (người dùng trả phí #A5 x 100GB) + (dung lượng lưu trữ bổ sung đã mua) = dung lượng/giới hạn.

Sau đây là một ví dụ:

Giới hạn mặc định 100 TB (102.400 GB)

+ 500 Giấy phép A3 Faculty (25.000 GB)
+ 1.000 Giấy phép A5 Faculty (100.000 GB)
+ 3x Gói dung lượng lưu trữ 10TB (30.720 GB)

= Tổng phân bổ/Dung lượng lưu trữ gộp (258,120 GB)

Để tìm hiểu chi tiết và danh sách đầy đủ các giấy phép được tính vào dung lượng lưu trữ gộp, hãy truy cập trang web Cập nhật Mô tả Dịch vụ Office 365 Education .

Để tìm hiểu mức dung lượng lưu trữ mà đối tượng thuê là tổ chức của bạn đang sử dụng, bạn có thể tải báo cáo về dung lượng lưu trữ từ Trung tâm quản trị Microsoft 365. Để thực hiện, hãy truy cập admin.microsoft.com và đi theo đường dẫn sau: Trung tâm quản trị Microsoft 365 > Báo cáo > Dung lượng lưu trữ.

Dung lượng lưu trữ gộp được áp dụng cụ thể cho OneDrive, SharePoint và Exchange. Đối với SharePoint, dung lượng lưu trữ bao gồm tất cả các trang. Đối với Exchange, dung lượng lưu trữ bao gồm hộp thư người dùng, hộp thư chung và hộp thư nhóm. Tuy nhiên, hộp thư lưu trữ, hộp thư công cộng và hộp thư khám phá không bị tính vào hạn mức dung lượng.

Người dùng trả phí được tính vào dung lượng lưu trữ gộp. Quyền lợi sử dụng cho học viên (SUB) và cựu học viên không được tính vào dung lượng lưu trữ gộp. Tuy nhiên, tất cả người dùng, bao gồm cả SUB và cựu học viên đều sử dụng dung lượng lưu trữ từ phần gộp. Microsoft khuyến nghị đặt giới hạn cho các nhóm người dùng để quản lý tốt hơn dung lượng lưu trữ gộp trong đối tượng thuê của tổ chức.

Để hỗ trợ các tổ chức trong quá trình chuyển đổi này, Microsoft sẽ cung cấp một bộ công cụ miễn phí giúp quản lý toàn diện, bao gồm các công cụ để trực quan hóa hoạt động phân bổ và sử dụng dung lượng lưu trữ hiện tại trên OneDrive, SharePoint và Exchange, cũng như các công cụ giúp dễ dàng quản lý dữ liệu lưu trữ hoặc các tệp không còn được sử dụng. Bộ phận CNTT sẽ có thể sử dụng các công cụ mới sau đây để quản lý dung lượng lưu trữ:

Xem dung lượng lưu trữ hiện tại

• Xem giới hạn dung lượng lưu trữ gộp và phân tích chi tiết mức sử dụng theo từng dịch vụ

• Xem những đối tượng sử dụng dung lượng lưu trữ nhiều nhất trên OneDrive, SharePoint và Exchange

Quản lý và dọn dẹp dung lượng lưu trữ

• Đặt hạn mức dung lượng OneDrive hàng loạt

• Tạo báo cáo về người dùng không hoạt động để xóa hàng loạt.

Quản lý dung lượng lưu trữ của người dùng cuối

• Cho phép người dùng xem và quản lý dung lượng lưu trữ OneDrive

Để tham khảo hướng dẫn về dung lượng lưu trữ, hãy tải eBook Hướng dẫn về dung lượng lưu trữ Microsoft 365.

*Sẽ có mặt vào năm 2024

Nếu đối tượng thuê của tổ chức của bạn vượt quá hoặc sắp đạt đến hạn mức dung lượng, bạn có một số lựa chọn sau:

• Đặt giới hạn và dọn dẹp dung lượng lưu trữ hiện có – tham khảo ebook Hướng dẫn về dung lượng lưu trữ Microsoft 365
• Mua thêm giấy phép người dùng trả phí để bổ sung vào dung lượng lưu trữ gộp (50GB đối với Microsoft 365 A3 và 100GB đối với giấy phép A5)
• Mua thêm dung lượng lưu trữ theo mức gia tăng 10TB (giá bán lẻ ước tính $300 USD/tháng)

Quản trị viên sẽ nhận được cảnh báo khi dung lượng lưu trữ của đối tượng thuê đạt 80% và 90%. Khi đạt đến 100% dung lượng, người quản trị sẽ nhận được một thông báo khác và có 30 ngày để hành động. Sau 30 ngày, dung lượng lưu trữ sẽ bị khóa ở trạng thái chỉ đọc cho cả SharePoint và OneDrive nếu không thực hiện hành động nào.

Exchange sẽ không bị ảnh hưởng. Người dùng có thể tiếp tục nhận và gửi thông tin. Bạn có thể xóa nội dung trên OneDrive và SharePoint. Bạn nên dọn dẹp dung lượng lưu trữ và loại bỏ các trang hay nội dung hoặc tăng dung lượng lưu trữ thông qua giấy phép A3 hoặc A5 bổ sung, gói dung lượng lưu trữ bổ sung hoặc các tùy chọn lưu trữ nguội như dung lượng lưu trữ M365 Archive, Azure Files, hoặc Azure Blob.

Người dùng sẽ nhận được cảnh báo khi sắp đạt đến hạn mức dung lượng. Mức thông báo mặc định là 90% dung lượng lưu trữ. Khi đạt đến 100% dung lượng, OneDrive của người dùng sẽ bị giới hạn ở quyền truy nhập chỉ đọc. Người dùng sẽ không thể tải lên, chỉnh sửa hay đồng bộ tệp mới lên OneDrive và các tệp hiện có sẽ vẫn ở chế độ chỉ đọc. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể tải xuống tệp, xóa tệp và làm trống thùng rác.