Cách gửi các tệp lớn qua dịch vụ lưu trữ trên đám mây

Có bao giờ bạn đột nhiên dừng lại khi gặp phải thư email như sau: “Tệp bạn đang tìm cách gửi vượt quá giới hạn kích cỡ cho email.” Rất may, giờ đã có các tùy chọn khác để gửi tệp lớn.  

Hãy cùng khám phá các cách khác để gửi tệp lớn—và giúp bạn quyết định tùy chọn nào là tốt nhất.  

Tại sao bạn không thể gửi các tệp lớn qua email dưới dạng tệp đính kèm 

Bạn có thể khó chịu khi thấy email của mình bị trả về hoặc bị chặn vì tệp đính kèm lớn. Vậy tại sao điều đó xảy ra?  

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) và nhà cung cấp email giới hạn kích cỡ của tệp bạn có thể tải lên hoặc gửi qua email. Những giới hạn này ngăn lượng lớn dữ liệu làm chậm dịch vụ của họ. Mỗi nhà cung cấp lại có giới hạn về kích cỡ khác nhau.  

Đôi khi, bạn có thể mua khả năng truyền các tệp lớn hơn. Ví dụ: Một số nhà cung cấp email doanh nghiệp cho phép bạn gửi các tệp có dung lượng lên đến 150 MB, vượt xa giới hạn thông thường. Tuy nhiên, bạn không cần phải nâng cấp tài khoản email của mình để gửi tệp lớn. Có các phương pháp khác để gửi tệp đính kèm lớn mà không yêu cầu bạn thay đổi mức dịch vụ.   

Các phương pháp tốt nhất để gửi tệp lớn 

Nếu tệp của bạn quá lớn, không thể gửi qua email thì bạn có ba tùy chọn khác để gửi tệp. 

Dịch vụ lưu trữ trên đám mây 

Mặc dù dịch vụ lưu trữ trên đám mây thường được coi là một công cụ để lưu trữ và bảo vệ tệp nhưng đây cũng là công cụ tuyệt vời để gửi hoặc chia sẻ các tài liệu và phương tiện lớn. Sau khi tải lên dịch vụ lưu trữ trên đám mây, bạn có thể chia sẻ tệp bằng một liên kết đơn giản, bất kể kích cỡ tệp.  

Nếu đang làm việc trong tài liệu hoặc bảng tính, bạn có thể thấy nút chia sẻ ở góc trên. Hãy bấm vào nút đó để tạo liên kết mà bạn có thể gửi qua email, cuộc trò chuyện hoặc tin nhắn văn bản. 

Nếu đang xem các tệp trên đám mây của mình trong một thư mục, bạn có thể bấm chuột phải vào một tệp để hiển thị tùy chọn chia sẻ. Thậm chí bạn có thể chia sẻ toàn bộ thư mục. 

Phần mềm trò chuyện và họp  

Nền tảng giao tiếp và cộng tác kết hợp trò chuyện tại nơi làm việc, cuộc họp video và dịch vụ lưu trữ tệp. Các hệ thống này thường được tích hợp với dịch vụ lưu trữ trên đám mây và giúp bạn dễ dàng gửi tệp qua cuộc trò chuyện. 

Các site truyền tệp 

Các site truyền tệp cho phép bạn tải lên một tệp lớn, sau đó gửi liên kết đến một người nào đó có thể tải tệp xuống sau đó. Một số site cung cấp dịch vụ này miễn phí, một số khác thì yêu cầu đăng ký. 

Trước khi sử dụng các site như thế này, hãy xem xét giao thức bảo mật mà họ sử dụng. Thường thì các site này không có các giao thức bảo mật hoặc quyền riêng tư mạnh mẽ. Do đó, tốt nhất bạn nên sử dụng nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên đám mây của mình để chia sẻ tệp.  

Lợi ích của việc gửi các tệp lớn thông qua dịch vụ lưu trữ trên đám mây 

Tổng kết lại thì gửi các tệp lớn qua dịch vụ lưu trữ trên đám mây là cách an toàn nhất và tiết kiệm chi phí nhất.  

Dịch vụ lưu trữ trên đám mây có nhiều lợi ích hơn nhiều so với các phương pháp khác, bao gồm: 

Dễ sử dụng

Bạn có thể gửi các tệp lớn thông qua lời mời qua email hoặc liên kết trực tiếp. Người nhận chỉ cần bấm vào liên kết để truy nhập tệp của bạn. Họ sẽ không cần đăng ký tài khoản với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên đám mây để sử dụng liên kết.  

Bảo mật

Dịch vụ lưu trữ trên đám mây có tính bảo mật cao. Dịch vụ này bao gồm các tính năng như mã hóa tệp, giám sát hoạt động đăng nhập đáng ngờ, phát hiện mã độc tống tiền, quét vi-rút, xác thực 2 bước và liên kết chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu. Nếu các tệp của bạn chứa nội dung nhạy cảm thì dịch vụ lưu trữ trên đám mây cung cấp các biện pháp bảo vệ tốt nhất. Ngoài ra, để đảm bảo rằng chỉ những người phù hợp mới có thể truy nhập các tệp được chia sẻ, bạn có thể gửi cho họ liên kết có thời hạn và được bảo vệ bằng mật khẩu. 

Quyền

Khi gửi tệp bằng dung lượng lưu trữ trên đám mây, bạn có thể đặt quyền truy nhập để hạn chế người có thể xem, nhận xét, chỉnh sửa hoặc chia sẻ lại tệp. Ví dụ: Bạn giới hạn quyền truy nhập cho một người, một nhóm, toàn bộ nhân viên công ty hoặc bất kỳ ai.   

Khả năng phục hồi

Bạn cũng có thể bảo vệ mình khỏi những sai sót do con người. Nếu người nhận xóa tệp của bạn, bạn có thể yêu cầu lấy lại tệp từ thùng rác. Nếu họ vô tình sửa đổi tệp của bạn, bạn có thể khôi phục bản nháp trước đó bằng lịch sử phiên bản tích hợp sẵn. 

Khả năng sao lưu

Tất cả các tệp bạn giữ trong dịch vụ lưu trữ trên đám mây đều được sao lưu. Nếu máy tính của bạn bị mất, bị đánh cắp hoặc gặp sự cố, bạn sẽ vẫn có dữ liệu của mình.  

Khả năng cộng tác

Có thể có lý do khiến bạn chia sẻ tệp lớn. Trong hầu hết các trường hợp, bạn muốn cùng làm việc trên tệp với ai đó. Khả năng cộng tác là lợi ích hàng đầu của dịch vụ lưu trữ trên đám mây. Bạn có thể chia sẻ các tệp lớn với đồng nghiệp. Sau đó, họ có thể đề xuất hoặc thực hiện chỉnh sửa trong thời gian thực. Bạn còn có thể theo dõi các thay đổi để xem những mục người khác thêm và xóa. 

Tốn ít dung lượng lưu trữ hơn

Việc sử dụng dịch vụ lưu trữ trên đám mây sẽ tốn ít dung lượng cục bộ trên thiết bị của bạn hơn và tốn ít dung lượng trong hạn mức email được phân bổ của bạn hơn. 

Chi phí

Hầu hết các dịch vụ lưu trữ trên đám mây đều cung cấp gói miễn phí và gói trả phí. Nếu bạn đang sử dụng gói đăng ký, tại sao phải trả thêm tiền để nâng cấp dịch vụ email hoặc mua dịch vụ từ site truyền tệp?   

Việc gửi các tệp lớn bằng email có thể là một trải nghiệm khó chịu. Rất may, dịch vụ lưu trữ trên đám mây là một phương pháp nhanh chóng, bảo mật và nhiều tính năng để gửi các tệp lớn. 

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Công nghệ doanh nghiệp

Lưu trữ trên đám mây so với máy chủ tại chỗ: 9 điều cần ghi nhớ

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Khai thác tối đa hội nghị truyền hình miễn phí

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Thao tác chia sẻ màn hình miễn phí chẳng hề khó khăn gì, nhưng bạn đang thực hiện đúng chưa?

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Biến liệu pháp Chăm sóc sức khỏe từ xa thành một lựa chọn cho bệnh nhân trong thời điểm cần thiết

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.