Phần tóm tắt này áp dụng cho các sản phẩm Office và Microsoft 365 như Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint và Word, những sản phẩm được thiết kế nhằm giúp khách hàng của chúng tôi đạt được nhiều thành tựu hơn. Để biết danh sách đầy đủ các sản phẩm Office được đề cập trong thông tin về quyền riêng tư này, hãy xem Các biện pháp kiểm soát quyền riêng tư dành cho sản phẩm Office.

Microsoft luôn cố gắng minh bạch và trao thêm cho khách hàng quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Là một phần của công việc này, chúng tôi đã chuyển các sản phẩm và dịch vụ chính của mình sang mô hình nơi dữ liệu cá nhân được chúng tôi thu thập từ khách hàng khi họ sử dụng thiết bị sẽ được phân loại là Bắt buộc hoặc Tùy chọn. Điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy thông tin về dữ liệu chúng tôi thu thập và cách chúng tôi sử dụng dữ liệu đó cũng như đưa ra lựa chọn sáng suốt về quyền riêng tư của họ.

Bài viết này cung cấp thông tin tổng quan về các loại dữ liệu Bắt buộc và Tùy chọn, các danh mục dữ liệu cá nhân cụ thể được thu thập trong các ứng dụng và cách khách hàng của chúng tôi có thể thay đổi cài đặt về quyền riêng tư để tùy chỉnh dữ liệu họ chia sẻ với Microsoft.

Dữ liệu trong danh mục Bắt buộc là cần thiết để giữ cho các sản phẩm của chúng tôi luôn cập nhật, bảo mật và hoạt động như mong đợi. Dữ liệu bắt buộc bao gồm các dữ liệu như loại và phiên bản thiết bị của khách hàng để chúng tôi có thể cung cấp kết nối tới các dịch vụ đám mây và bản vá bảo mật nhằm giữ cho trải nghiệm của chúng tôi an toàn, bảo mật, đồng thời dữ liệu chẩn đoán sẽ giúp phát hiện các lỗi tính năng nghiêm trọng.

Trong một số trường hợp, khách hàng có thể kiểm soát xem dữ liệu Bắt buộc có được thu thập hay không bằng cách quyết định sử dụng các tính năng hoặc chức năng của sản phẩm phụ thuộc vào dữ liệu đó. Ví dụ: Nếu khách hàng doanh nghiệp sử dụng Word có tính năng lưu trữ tài liệu và cộng tác trên đám mây, chúng tôi sẽ thu thập dữ liệu cần thiết để giữ an toàn cho tài liệu của nhân viên và đồng bộ trên tất cả thiết bị của họ.

Khi bạn sử dụng các dịch vụ với các ứng dụng Microsoft 365, chẳng hạn như chèn hình ảnh vào trang chiếu PowerPoint hoặc cập nhật lên phiên bản Excel mới nhất, dữ liệu sẽ được gửi đến và xử lý bởi Microsoft để cung cấp cho bạn chức năng đó. Chúng tôi gọi dữ liệu này là dữ liệu dịch vụ bắt buộc và là dữ liệu cần thiết để Microsoft cung cấp chức năng này, giúp đảm bảo rằng  dữ liệu này  được bảo mật, luôn cập nhật và hoạt động đúng như mong đợi.

Các trải nghiệm được kết nối, Microsoft 365 Copilot và các dịch vụ thiết yếu đều tạo ra dữ liệu dịch vụ bắt buộc khi bạn tương tác với các ứng dụng Microsoft 365.

Dữ liệu dịch vụ bắt buộc  không  phải là một loại dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như Dữ liệu khách hàng hoặc Dữ liệu cá nhân (được định nghĩa trong Phụ lục bảo vệ dữ liệu sản phẩm và dịch vụ của Microsoft (DPA)). Thay vào đó, đây là mô tả chung cho tất cả dữ liệu cần được xử lý khi tương tác với dịch vụ thông qua ứng dụng Microsoft 365. Dữ liệu này bao gồm các yếu tố khác biệt sau: cuộc gọi dịch vụ, nội dung trong đó và dữ liệu chẩn đoán liên quan đến dịch vụ.

Để biết thêm thông tin, bao gồm các tình huống ví dụ về dữ liệu được thu thập và gửi tới Microsoft, hãy tham khảo Dữ liệu dịch vụ bắt buộc cho các sản phẩm Microsoft 365.

Đối với các trải nghiệm được kết nối và Microsoft 365 Copilot, bạn có thể sử dụng các cài đặt và biện pháp kiểm soát quyền riêng tư hiện có của chúng tôi để ngăn không cho dữ liệu dịch vụ bắt buộc được thu thập và gửi tới Microsoft.

Đối với các dịch vụ thiết yếu, dữ liệu dịch vụ  bắt buộc  luôn được thu thập và gửi tới Microsoft. Bạn không thể tắt các dịch vụ thiết yếu này vì đây là yếu tố then chốt giúp các ứng dụng Microsoft 365 hoạt động đúng cách.

Dữ liệu thuộc danh mục Tùy chọn không cần thiết hoặc thực sự cần thiết để đảm bảo phần mềm máy khách Office an toàn, luôn được cập nhật hoặc hoạt động như mong đợi. Dữ liệu tùy chọn bao gồm những dữ liệu như hình ảnh mà mọi người chọn sử dụng từ thư viện hình ảnh trong Word để chúng tôi có thể cung cấp tùy chọn hình ảnh tốt hơn và thông tin về thời gian chờ một trang chiếu PowerPoint xuất hiện để chúng tôi có thể cải thiện hiệu suất phần mềm của mình.

Vì dữ liệu Tùy chọn không cần thiết để cung cấp ứng dụng, khách hàng có thể quyết định có cho phép chúng tôi thu thập loại dữ liệu này hay không. Người dùng gia đình có thể đưa ra quyết định này trong quá trình thiết lập ban đầu của ứng dụng hoặc sau khi thiết lập, bằng cách sử dụng cài đặt về quyền riêng tư có sẵn trong ứng dụng. Trong môi trường cơ quan hoặc trường học, có những công cụ sẵn dùng để người quản trị đưa ra quyết định này cho tổ chức.

Mặc dù không bắt buộc phải chia sẻ dữ liệu Tùy chọn, dữ liệu này giúp chúng tôi phát triển và cải thiện trải nghiệm cho khách hàng. Chúng tôi mong muốn khách hàng chia sẻ dữ liệu này với chúng tôi, nhưng ứng dụng sẽ vẫn hoạt động bình thường bất kể họ quyết định thế nào. Đây là dữ liệu của khách hàng và chúng tôi cam kết tôn trọng các quyết định mà họ đưa ra về quyền riêng tư của mình.

Microsoft cung cấp Trình xem dữ liệu chẩn đoán nhằm giúp bạn xem dữ liệu chẩn đoán nào đang được thu thập khi bạn sử dụng ứng dụng, cho cả dữ liệu chẩn đoán bắt buộc và tùy chọn.

Các cài đặt về quyền riêng tư sẵn có cho khách hàng tùy thuộc vào việc khách hàng đăng nhập bằng tài khoản Microsoft (ví dụ: địa chỉ email outlook.com cá nhân) hay bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học. Tìm hiểu thêm về các cài đặt khác nhau để kiểm soát dữ liệu cá nhân của bạn:

• Truy nhập Cài đặt về quyền riêng tư tài khoản của bạn
• Bảng điều khiển quyền riêng tư của Microsoft

Trong tổ chức, người quản trị kiểm soát việc gửi dữ liệu chẩn đoán bắt buộc hoặc tùy chọn đến Microsoft. Họ còn có thể kiểm soát những trải nghiệm được kết nối dành cho người dùng trong tổ chức. Tìm hiểu thêm về các tùy chọn sẵn dùng khác để người quản trị quản lý cài đặt về quyền riêng tư trong tổ chức của họ:

• Tổng quan về kiểm soát quyền riêng tư cho Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn
• Sử dụng cài đặt chính sách để quản lý việc kiểm soát quyền riêng tư cho Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn
• Sử dụng tùy chọn để quản lý việc kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên Mac
• Sử dụng tùy chọn để quản lý việc kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị iOS
• Sử dụng cài đặt chính sách để quản lý việc kiểm soát quyền riêng tư cho Office trên thiết bị Android
• Sử dụng cài đặt chính sách để quản lý việc kiểm soát quyền riêng tư cho Office đối với các ứng dụng web

Hầu hết các cài đặt đều được áp dụng cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng trên Windows, máy Mac, thiết bị chạy Android hay iOS.

Tìm hiểu thêm về cách chúng tôi thường thu thập và sử dụng dữ liệu:

• Điều khoản về quyền riêng tư của Microsoft
• Quyền riêng tư tại Microsoft