5款项目管理软件省时省钱省力

不断变化的组织会产生紧张而充满压力的环境,在这样的环境中指导项目是一项令人望而生畏的工作。如今,普通上班族背负着无数负担:截止时间、会议、电子邮件和任务,这意味着他们可能没有时间或空间去为你和你的项目贡献他们的全部才能。幸运的是,你可以让事情变得更简单。无论你所做的是为了客户还是内部利益干系人,为更好地确保项目成功,请查看这五个省时、省钱和省心的项目管理工具。

甘特图和 Scrum 板

我们生活在一个充斥着无穷内容的时代,大批文字不断争夺我们有限的注意力,简单的画面可以令人耳目一新并且卓有成效。甘特图使用基本的水平条来显示项目的阶段和进度。只需快速一憋,团队成员就能看到目前正在进行的工作(或至少可看到应完成什么工作)以及什么时候需要他们的帮助。他们还能够看到每个阶段预计需要多少时间。

Scrum 板功能类似,并且适用于时间线较为宽松且涉及多个团队的项目。Scrum 板展示不同的项目阶段(规划、执行等等)以及每个团队的标记。当他们完成多个阶段并取得进展时,团队可以在板上移动他们的标记。这可以让所有参与者看到全局以及他们在全局中所处的位置。

任务分配

同意做某件事很容易,而记住去做这件事要难得多。特别是当每条零散的信息似乎都有新的要求时。这就是使用在线工具分配任务非常有价值的原因。那些负责完成部分项目的人,无论是负责设计标志还是处理最终数据,都可以登录并轻松查看他们需要完成的具体工作。根据帐户设置,他们还可收到关于截止日期迫近的电子邮件通知。

另一方面,项目经理无需滚动浏览众多电子邮件,即可密切关注他们的团队,确保所有任务按时完成。这有助于避免代价高昂的延误和不必要的挫折。

资源分配

在部门环境中,资源分配是关键。项目经理需要有效的项目管理软件来安排和跟踪团队中每个成员的时间,以防止超额预订、错过最后期限和导致客户不满。但这种组织方式不必局限于“创造性”环境。即使在公司办公室里,这对于清楚了解团队成员的可用性也很有帮助,不是吗?

要求团队预先尽可能估计他们在项目过程中的可用性。让他们记下自己的任何休假日期,他们由于会议而无法埋头工作的日期,以及其他最后期限日期。如果你能够了解每小时的可用性识,则可建立实用的时间表。在线资源分配工具可供你和团队成员根据估计轻松跟踪实际小时数并进行相应调整,从而使未来的工作流程更加顺畅。

反馈工具

提供反馈对不同的人来说有不同的含义,有些人提供严格且规范的编辑请求,有些人则提供模糊的感受和反应。有时,不同的利益干系人会提出相互矛盾的意见。所有这些使收到反馈的人难以知道该如何继续。他们应该听谁的?

反馈工具可让利益干系人对不同版本的可交付成果进行投票和排名,使团队可轻松以公平的方式提供一致的方向。如果某些人的意见应更有分量(也许是因为他们具备重要的相关专业知识),那么可以将其投票计为二票。

现成的报告

进度报告和事后总结是所有项目的重要组成部分,但它们不需要耗费时间。与其花费宝贵的时间创建自定义报告,不如选择现成的选项。你可以输入相关的数字和图形,并让项目进度管理软件生成适当的格式和数据可视化效果

这意味着你可以更早地开始规划你的下一个项目。

关于作者

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Microsoft 365 入门

你熟悉的 Office,外加更便捷的协作工具,让你随时随地完成更多工作。

立即购买
相关内容
Manage my business

如何更高效地管理小型企业财务

了解详细信息
Manage my business

可以最大限度地促进沟通的 4 种方法

了解详细信息
Manage my business

5 大威胁管理和网络安全挑战和机遇

了解详细信息
Manage my business

更好的商务通讯软件节省时间和金钱

了解详细信息

发展中心不提供专业税务或财务建议。应联系你自己的税务或财务专家来讨论你的情况。