为什么企业都在使用 RPA 工具

RPA 工具与其他流程自动化解决方案相比表现如何？

若要了解 RPA 工具相对于其他工作流自动化解决方案的优势，了解自动化和 RPA 之间的区别会很有帮助。详细了解工作流自动化工作流自动化使用技术来减少业务流程中的手动步骤，但仍需要人员来完成该过程。RPA 工具创建机器人来通过 GUI 工作，因此无需人工干预。这些可以是有人参与的过程，其中仍必须由人员启动任务，也可以是无人参与的流程，这些过程是完全自动化的。 

RPA 工具几乎不需要编码，而且由于机器人使用与员工相同的基础结构和解决方案，因此无需更改基础体系结构。业务用户推动 RPA 解决方案。事实上，一些 RPA 解决方案是为平民开发者（没有技术背景的员工）设计的，他们可以自动执行他们每天处理的手动流程。只需很少 IT 参与或无需 IT 参与，就可以优化运营并提高员工满意度，而无需支付传统开发的成本。

RPA 在以下方面也不同于传统的流程自动化工具：

• 传统的自动化流程可能需要更改部分或全部技术基础设施。RPA 机器人在 GUI 中工作，并以与人类相同的方式与其他系统交互。
• RPA 机器人足够灵活，可以将多个应用程序的流程自动化。
• 由于 RPA 机器人可用于重复性的通用流程（例如数据输入），因此是可扩展的，并且比为单一流程设计的工作流解决方案更容易升级。

虽然 RPA 软件通过提高基于规则的重复工作流的效率来创造价值，但有些流程最好留给员工。通常，使用大量非结构化数据或图形信息且取决于快速变化的参数的流程最好留给创意员工来管理。

RPA 在现在和未来的角色

目前，随着公司学习使用 RPA 软件并亲眼见证其带来的好处（例如节省时间和成本），RPA 软件的知名度正在提高。但与所有技术一样，RPA 将变得更加复杂，并随着业务需求的变化而变化。下面是有关 RPA 工具可能发展的方式的一些预测：

• 与 AI 更深入集成。随着 RPA 的发展，企业可能会发现将其与 AI、机器学习甚至物联网 (IoT) 等下一代技术相结合的新方法，一些公司已经这样做了。超自动化或智能自动化扩展了 RPA 工具可以执行的任务类型，并使其能够自动执行各种复杂的任务。
• 更复杂的自动化。企业使用 RPA 来自动执行各种普通任务，但将其与 AI 和机器学习相结合将解锁一系列可以简化的全新任务。例如，企业目前可以使用 RPA 工具来数字化文档，但融合了 AI 的 RPA 工具也可以理解文档的内容并对其进行有效分类，而不会出现错误。
• 成本更低，更易于访问。当 RPA 工具首次进入市场时，它们很难获得，而且价格昂贵。但由于对 RPA 软件的需求增加，现在有更多公司提供它。随着有更多选项可用，价格可能会下降，功能也会变得更具竞争力。

RPA 软件的主要功能

目前市场上有许多 RPA 工具，它们都具有不同的功能。但至少，这些是优秀 RPA 软件应提供的核心功能：

• 互操作性。RPA 软件应能与现有的桌面应用程序、Web 应用程序和其他主要软件应用程序配合工作。它还应能够连接到系统 API 并读取/写入数据库。
• 数据扩充。软件应该能够从网站和社交媒体提取数据。
• 处理不同类型的数据。重要的是，软件能够提取和输入数据、组合来自多个来源的数据并遵循 if/else 等条件语句。
• 编程接口。可编程接口非常重要。RPA 软件可以提供智能或认知功能，用于配置机器人以做出决策，从而帮助企业更高效地运行。例如，机器人可以帮助响应 IT 支持工单，减轻 IT 团队的一些管理负担，使其能够专注于其他计划。一些软件选项甚至提供无代码方法来编程机器人，但所有 RPA 工具都应该能够与不同类型的应用程序、电子邮件、文件和文件夹进行交互。

选择和使用 RPA 软件

开始评估可用的 RPA 工具时，请记住 计划自动执行的流程类型。每个流程机器人自动化工具都内置了不同的控件和命令来决定其功能，因此请确保它们符合工作流自动化目标。此外，请尝试查找可重用的组件，并确保机器人可以轻松地在现有系统中运行。

为组织选择适当的 RPA 软件时，请考虑以下条件：

• 易于使用。 RPA 软件应该足够简单，即使是编程技能有限的人也可以构建自动化，然后在 RPA 软件中配置工作流。甚至还有一些低代码 RPA 产品/服务，没有 IT 技能的平民开发者可以使用这些产品/服务来自动执行其工作流。无论选择哪种软件，都应该提供内置、可扩展的命令、向导和 GUI。
• 灵活。 该软件应允许你配置自定义功能，而无需向供应商支付额外的自定义费用。它还应该能够处理不同的用例和不同的数据量，同时保持一致的性能。
• 可缩放。 RPA 软件应快速缩放，以满足企业的运营要求并适应更新。该软件还应能够运行多个机器人和多个工作流。

各行各业如何使用 RPA 软件

各种各样的企业都找到了从 RPA 软件受益的方法。例如，医疗保健等行业可以使用 RPA 进行预约、执行患者数据输入、处理索赔和管理计费。下面介绍了其他行业如何使用 RPA 工具来转换其流程：

• 零售业。 更新订单，运输产品并跟踪发货。
• 电信业。 监视、欺诈数据管理和更新客户数据。
• 银行业。 提高工作效率、数据准确性和安全性。
• 保险业。 管理工作流程，输入客户数据并帮助运行应用程序。
• 制造业。 为供应链流程提供帮助，准备物料清单，客户服务和支持以及管理。

RPA 工具的局限性

RPA 软件提供了许多好处，但它不能做所有事情。虽然这项技术正在发展，但它仍然是其他技术网络的一部分；它还不是一个能够解决所有运营挑战的包罗万象的解决方案。

目前，RPA 是一种基于规则的技术，最适合处理结构化数据或遵循预定数据模型的信息。若要使机器人成功工作，必须对机器人进行编程，让它们执行你希望它们执行的操作，并且它们只会在这些参数范围内运行。除非使用 AI 或机器学习技术对其进行分层，否则 RPA 解决方案只能遵循你分配的规则，而不能理解或解释它访问的内容。

例如，若要使 RPA 工具处理发票或其他文档中的信息，该文档必须全部采用相同的格式。该工具无法处理任何偏离格式的文件。因此，RPA 工具不适合非结构化数据或不遵循预先确定的数据模型的信息。

此外，RPA 工具不会学习或适应。如果业务流程发生变化，则需要对机器人进行重新编程以使用新流程，这可能非常耗时。如果 RPA 工具与新流程不兼容，则对它的投资可能会很快失效。为避免此问题，请在采用 RPA 工具之前考虑流程和技术发生变化的可能性。

如何帮助确保借助 RPA 工具获得成功

与任何其他技术一样，RPA 软件的成功取决于如何应用它。即使是最好的工具也无法修复从根本上破坏的流程，因此，请务必仔细考虑自动执行哪些任务。在正确的上下文中应用并考虑可衡量的具体目标，正确的 RPA 工具可以重新定义贵公司的效率。在开始使用 RPA 技术自动执行流程时，请记住以下最佳实践：

• 了解要自动执行的流程。 审核所有运营流程，以确定哪些任务最适合 RPA。请记住，RPA 工具通常无法理解信息，因此，除非你还计划合并 AI，否则请选择具有明确定义的参数且不需要太多人工参与或监督的流程，例如安排预约或处理发票。某些软件（如 Microsoft Power Automate）提供 功能来帮助确定要自动执行的正确流程。
• 选择正确的工具。 确定要自动执行的流程后，找到最能支持此类工作的工具。所有工具都有不同的优势，因此请根据功能、价格、实施的难易程度以及它们与现有软件的配合程度来评估它们。
• 培训员工。 教员工如何使用（并最终更改或维护）RPA 工具，有助于确保它能够持续提供价值，并在整个公司范围内提高采用率。
• 衡量结果。 在实施前后，监视关键绩效指标 (KPI)，如员工工作效率、数据采集准确性、计划的预约数量或处理的文档。如果实施后 KPI 未改进，则可能表明你选择了错误的流程或为机器人提供了错误的参数。