如何選擇最有效的流程圖

什麼是流程圖? 

流程圖為人們提供了一種使用形狀或形狀和文字組合來以視覺方式描繪流程或系統的方法。流程圖的範圍從快速的手繪圖片到強大、電腦產生的圖表都有,可以將複雜的構想分解為易懂、易於理解的片段。此外,幾乎任何領域的技術人員和非技術人員都可以使用流程圖。 

流程圖在各種情況下特別有用,包括:  

  • 記載及分析流程 
  • 開發電腦軟體或網路 
  • 溝通或標準化流程 
  • 識別流程中的冗餘、障礙和低效率 
  • 為新的專案、部門或事業建立計劃或結構 
  • 與多個利害關係人一起規劃專案工作 
  • 了解使用者如何瀏覽網站或商店 
  • 說明製造流程 
  • 建立新的產品或服務 

 流程圖的優點 

除了幾乎適用於任何情況以外,流程圖還提供各式各樣的優點,包括:  

資訊視覺化 

流程圖可帶來許多好處,因為它提供了在建立之前先了解產品或服務應該如何運作、專案應該如何流動或網路如何運作的視覺圖形。流程圖可讓您識別相依性、效率、人員需求及其他可能在日後影響專案的變數,進而幫助您節省時間和成本。 

文件 

有了流程圖製作程式,您就能以數位方式儲存所有檔案、以幾近即時的方式散發出去,甚至可以建立流程圖範本庫。如此一來,您的檔案始終都可以供您存取、您的團隊可以掌握最新情況、您的公司可以保持合規性,而且當您下次需要設計類似的圖表時,就不必多此一舉。 

簡化溝通 

流程圖讓每個細節都清晰明了,這可以幫助團隊快速了解手邊的任務、執行時間和執行者。此資訊也代表減少會議次數、減少提出的問題,而且讓每個人都有更多工作時間。流程圖對於資訊手冊或甚至員工入職也很有幫助。基本上,流程圖為指令集新增了背景脈落,也為週期性任務帶來更高的效率。  

輕鬆執行 

線上流程圖範本可讓您輕鬆、快速地開始著手。透過簡單的自訂內容、簡化的共同作業及內建版本控制,您就可以準確地建立您的組織需要的內容、在每個階段尋求意見,並且始終都知道最新和最好的檔案在哪裡。   

流程圖的類型  

雖然流程圖幾乎可用來解釋任何東西,但是大多數人會基於以下三個原因之一使用流程圖:告知決策、顯示流程或將資料視覺化—這就是大多數流程圖範本都屬於這三類的原因。所以,讓我們來看一下每種流程圖的含意以及使用流程圖的時機和原因。  

1.決策樹 

您可以將決策樹視為「如果發生這種情況,則這樣做」的流程圖。決策樹讓您根據特定的一組選擇來建立可能結果的地圖,藉此幫助您清楚看到路徑,並權衡您的選擇。 

決策樹通常是從單一節點 (問題) 開始,然後分支為兩個選項 (決策),之後這些選項會產生額外的節點 (可能的結果)。由於其性質的緣故,所以決策樹特別適合用來強調機率和優點,甚至可用來設計有助於預測結果的演算法。 

2.過程流程圖 

過程流程圖讓您在生產產品或服務時能夠繪製圖表及分析活動流程,進而幫助您找到流程中的差距和冗餘、識別需要特定資源、設備或人員的地方、揭露潛在的瓶頸或問題區域,並且發掘可能的效率。  

除了概述活動應該如何運作或是產品或服務的提供方式以外,過程流程圖還可以用來訓練新進員工、培訓現有的團隊,或是協助外部供應商或顧問了解您的業務及他們適合的業務領域。 

3.資料流程圖 

當您需要深入探索您的資料時,資料流程圖會很有幫助。資料流程圖藉由使用符號和簡短文字標籤來顯示資料輸入、輸出、儲存點和路徑,進而將資訊壓縮成可能很難用言語表示的圖形表示法。此外,由於技術團隊和非技術利害關係人都可以使用資料流程圖,所以當您必須向廣大受眾展示時,這會是一個絕佳選擇。  

繪製在筆記本上的資料流程圖
範例:資料流程圖

流程圖技巧 

製作流程圖 (尤其是在使用流程圖範本時) 很簡單,但是製作出色的流程圖需要多一點的思考。所以,讓我們看一下建立流程圖的一些技巧,好讓流程圖不但可以提供資訊,也看起來很壯觀。 

  • 讓您的圖表易讀好懂。建立流程圖時牢記使用者的需求,也就表示要確定其版面和組合可幫助您的受眾得知要看哪裡,然後再看哪裡。當您根據需要調整對齊方式、使用適當的文法、清楚的標題及避免艱澀的術語時,就可以確保您的圖表方便使用。(提示:如有疑問,請針對不熟悉您專案的某個人進行測試。) 
  • 保持一致性。當您在整個流程圖中一致地使用形狀、字型、顏色和命名慣例時,您的受眾就可以更輕鬆地跟隨。  
  • 使用對比。一致地使用顏色是基本原則,但是您不會想要針對每一種形狀使用相同的顏色或顏色系列。您可以藉由使用不同的顏色讓步驟或動作更加突出。此外,當您使用在背景中更加顯眼的字型顏色時,您的圖表將會更加易讀好懂。 
  • 使用線上流程圖標記。搭配範本、內建版本控制、輕鬆的共同作業及隨時編輯的選項,就可以幫助您測試設計成果,並根據您的時間表來建立及管理圖表。   

整合您的流程圖 

無論您是需要制定決策、解釋某個流程還是與您的執行長分享資料,將流程圖嵌入其他商務應用程式和通訊工具中都可以進一步提高生產力。藉由使用流程圖製作程式和生產力工具,您就可以從所有可用來源中提取圖表的內容,包括文件、檔案和社交媒體網站。  

此外,您可以考慮將流程圖與商業智慧 (BI) 工具整合,好讓您和您的團隊都能與您的資料互動,並訴說更精彩的故事。有了內嵌式流程圖和 BI 工具,您就可以將資料變成引人入勝的視覺效果、建立互動式報告、精細地探索資料,並獲得深入的見解,讓您做出快速、明智的決策。  

有許多新方法可以建立流程圖,並為您的企業帶來創新。若要深入了解,請查看這個逐步指南,以便了解如何從試算表中的結構化資料自動建立流程圖,並深入探究現代流程圖工具。  

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