為什麼企業都在採用 RPA 工具

RPA 工具與其他程序自動化解決方案如何比較？

若要了解 RPA 工具與其他工作流程自動化解決方案相比的優勢，了解自動化和 RPA 之間的差異會很有幫助。工作流程自動化運用技術來減少業務流程中的手動步驟，但仍需要人員來完成流程。RPA 工具會建立可透過 GUI 工作的機器人，因此不需要人力介入。這些可以是需要人工才能初始工作的流程，也可以是無人值守的流程，完全 自動化執行。

RPA 工具幾乎不需要編寫程式碼，而且由於機器人使用與員工相同的基礎結構和解決方案，因此您不必改變基礎架構。商務使用者驅動 RPA 解決方案。事實上，部分 RPA 解決方案是為公民開發人員 (沒有技術背景的員工) 所設計的，他們可以自動化每天需要處理的手動流程。只需很少或根本不需要 IT 參與，您就可以最佳化營運並提高員工滿意度，而無需支付傳統開發的成本。

RPA 在以下方面也不同於傳統的程序自動化工具：

• 傳統的自動化程序可能需要改變部分或所有技術基礎結構。RPA 機器人在 GUI 中工作並以與人類相同的方式與其他系統互動。
• RPA 機器人非常靈活，可將多個應用程式的程序自動化。
• 由於 RPA 機器人用於重複的通用流程 (例如資料輸入)，因此與單一流程設計的工作流程解決方案相比，它們具有可擴縮性且更容易升級。

雖然 RPA 軟體會提高重複且規則型工作流程的效率，以建立價值，但部分流程最好由您的員工處理。一般而言，使用大量非結構化資料或圖形資訊且依賴快速變更參數的流程，最好由您的創意員工管理。

RPA 在今日和未來的角色

目前，隨著各企業開始學習使用 RPA 軟體並親眼觀察其帶來的好處 (例如節省時間和成本)，RPA 軟體的知名度正在提高。但就像所有技術一樣，RPA 會變得更複雜，並隨著業務需求變更而改變。以下是關於 RPA 工具未來發展方向的一些預測：

• 與 AI 更深入的整合。隨著 RPA 的發展，企業可能會發現新方法將其與 AI、機器學習甚至物聯網 (IoT) 等下一代技術相結合 - 而且一些公司已經這樣做了。超自動化或智慧自動化擴展了 RPA 工具可以執行的工作類型，並讓它能夠自動執行各種複雜的工作。
• 更複雜的自動化。企業使用 RPA 來自動化各種日常工作，但將其與 AI 和機器學習相結合將解鎖一系列可簡化的全新工作。例如，企業目前可以使用 RPA 工具將文件數位化，但融入 AI 的 RPA 工具也可以理解文件的內容並有效地對其進行分類而不會出現錯誤。
• 成本較低且更易於取得。當 RPA 工具首次進入市場時，它們較難取得且價格昂貴。但由於對 RPA 軟體的需求增加，現在有更多的公司提供這項軟體。隨著可用的選擇增多，價格可能會下降，而且功能也會變得更具競爭力。

RPA 軟體的主要功能

目前市面上有許多 RPA 工具，它們都有不同的功能。但至少，優秀的 RPA 軟體應該提供以下核心功能：

• 互通性。您的 RPA 軟體應該與您現有的桌面應用程式、Web 應用程式和其他主要軟體應用程式相容。它還應該能夠連線到系統 API 並讀取/寫入資料庫。
• 資料擴充。您的軟體應該能夠從網站和社交媒體中擷取資料。
• 處理不同的資料類型。重要的是，軟體可以擷取和輸入資料、合併來自多個來源的資料，並遵循條件陳述式 (例如 if/else)。
• 程式設計介面。程式設計介面很重要。RPA 軟體可以提供智慧或認知功能，用於設定機器人做出決策，幫助您的企業更有效率地運作。例如，機器人可以協助回應 IT 支援票證，減輕 IT 團隊的一些管理負擔，讓其可以專注於進行其他計畫。部分軟體選項甚至提供用於編寫機器人的無程式方法，但所有 RPA 工具都應該能夠與不同類型的應用程式、電子郵件、文件和資料夾進行互動。

選擇和使用 RPA 軟體

當您開始評估可用的 RPA 工具時，請記住 您計畫自動化哪些類型的流程。每個機器人程序自動化工具都內建有不同的控制項和命令來決定其功能，因此請確保它們符合您的工作流程自動化目標。另外，請嘗試尋找可重複使用的元件並確保您的機器人可以在現有系統中輕鬆運作。

為您的組織選擇正確的 RPA 軟體時，請考慮以下準則：

• 易於使用。 RPA 軟體應該簡單易用，即使程式設計技能有限的人也可以建立自動化，然後在 RPA 軟體中設定工作流程。甚至有一些低程式碼 RPA 產品，沒有 IT 技能的公民開發人員可以使用它來自動化他們的工作流程。無論您選擇什麼軟體，都應該提供內建的、可擴展的命令、精靈和 GUI。
• 彈性。 該軟體應該能讓您設定自訂功能，而無需向廠商支付額外的自訂費用。它還應該能夠處理不同的案例和不同數量的資料，同時保持一致的效能。
• 可擴縮性。 RPA 軟體應該快速擴展以滿足您的業務營運需求並因應更新。軟體也應該能夠執行多個機器人和多個工作流程。

各產業如何使用 RPA 軟體

各種不同的企業都找到了從 RPA 軟體中獲益的方法。例如，醫療保健等產業可以使用 RPA 來預約、執行病患資料輸入、處理索賠和管理帳單。其他產業使用 RPA 工具將流程轉型的方式如下：

• 零售業。 更新訂單、運送產品，以及追蹤貨物。
• 電信業。 監視、詐騙資料管理，以及更新客戶資料。
• 金融業。 提高工作效率、資料準確性和安全性。
• 保險業。 管理工作流程、輸入客戶資料，以及協助執行應用程式。
• 製造業。 協助供應鏈流程、用料開單、客戶服務和支援，以及管理。

RPA 工具的限制

RPA 軟體具有許多優點，但不是萬能。雖然這項技術正在不斷發展，但它作為其他技術網路的一部分所發揮的作用仍然最好；它還不是一個可以解決所有營運挑戰的全面解決方案。

目前，RPA 是一種規則型技術，最適合處理結構化資料或遵循預定資料模型的資訊。為了使其成功運作，您必須對機器人進行程式設計，讓它們執行您希望它們執行的動作，並且它們只會在這些參數範圍內執行。除非您將其與 AI 或機器學習技術結合，否則您的 RPA 解決方案只能遵循您指定的規則，而無法理解或解釋它所存取的內容。

例如，對於 RPA 工具來說，要處理發票或其他文書中的資訊，所有文書必須遵循相同的格式。此工具無法處理任何不符合格式的文件。因此，RPA 工具不適合處理非結構化資料或不遵循預定資料模型的資訊。

此外，RPA 工具無法學習或調適。如果您的業務流程發生變化，您將需要重新對機器人進行程式設計，以因應新流程，這可能會非常耗時。如果您的 RPA 工具無法與新的流程相容，您的投資可能難以長久發揮效益。為了避免此問題，在採用 RPA 工具之前，請考慮您的流程和技術變更的可能性。

如何確保 RPA 工具的成功實作

與其他技術一樣，RPA 軟體的成功取決於您的應用方式。即使是最優秀的工具也無法修復根本上有缺陷的流程，因此謹慎選擇要自動化的工作至關重要。在合適的情境下，並以明確且可衡量的目標為導向，合適的 RPA 工具可以重新定義貴公司對效率的標準。在開始使用 RPA 技術自動化流程時，請記住以下最佳作法：

• 了解您想要自動化的流程。 稽核所有作業流程，以確定哪些工作最適合使用 RPA。請記住，RPA 工具通常無法理解資訊，因此，除非您也計畫合併 AI，否則請選擇具有明確定義的參數，而且不需要太多人為參與或監督的流程，例如預約或處理發票。某些軟體 (例如 Microsoft Power Automate) 提供的 功能可協助您確定要自動化的適當流程。
• 選擇正確的工具。 決定您想要自動化的流程之後，請尋找最能支援這類工作的工具。所有工具都有不同的優勢，因此請根據功能、價格、易於實作以及它們與現有軟體的配合情況對其進行評估。
• 訓練員工。 教導員工如何使用 (最終變更或維護) 您的 RPA 工具，是確保此工具能持續提供價值並促進全公司採用的絕佳方法。
• 衡量您的成果。 在實作前後，監控關鍵績效指標 (KPI)，例如員工生產力、資料輸入的準確性、預約數或處理的文件數量。如果在實作後您的 KPI 沒有改善，則可能表示您選擇了錯誤的流程或為您的機器人提供了錯誤的參數。