Il Comune di Parma e la nuova intranet "collaborativa"

Data di pubblicazione: 2010

Le esigenzeTop

Dall’Ufficio Comunicazione Interna l’input per una nuova relazione con i dipendenti

L’Amministrazione Comunale della città di Parma è molto attenta alla relazione con i cittadini e con i dipendenti. I sistemi informativi utilizzati in precedenza come ambiente di lavoro collaborativo non erano più adeguati alle esigenze di comunicazione dell’Amministrazione. L’Ufficio per la Comunicazione Interna, che dipende dal Settore Personale e Organizzazione, ha promosso in quest’ottica l’adozione di una nuova infrastruttura intranet basata sulla Citizen Service Platform, la piattaforma Microsoft per i servizi al cittadino ispirata alla volontà e alla necessità di migliorare la funzione pubblica, potenziando i processi interni, aumentando i livelli di produttività e la qualità dell’azione amministrativa. In particolare il Comune di Parma ha basato la propria intranet su Microsoft Office SharePoint Server 2007, una delle componenti tecnologiche inserite da Microsoft nella Citizen Service Platform.
“La rete intranet è uno strumento fondamentale per informare gli utenti, far conoscere ai dipendenti le attività dell’Amministrazione e allo stesso tempo aprire nuovi canali di dialogo con il personale”, afferma Ettore Manzali, Responsabile Settore Servizi Informatici e Telematici del Comune.

La soluzioneTop

Verso una modalità di lavoro collaborativa per gli utenti del Comune

Attivata nel giugno 2008, la intranet è stata realizzata con la collaborazione di It.City, società partecipata dal Comune, che si occupa dei Sistemi Informativi e di Altitudo, Microsoft Gold Certified Partner.
“Attraverso la nuova intranet”, spiega Giovanni Paolo Bernini, assessore a Personale e Organizzazione Comune di Parma, “ogni dipendente può accendere il PC e avere tutte le mattine notizie nuove e aggiornate non solo sulla vita dell’ente, sulle attività e sui progetti in corso, sulle iniziative create appositamente per i dipendenti o sulle ultime delibere approvate, ma anche sugli eventi e sulla vita della città”.
Inoltre, ogni dipendente ha notevoli facilitazioni relative alla gestione del rapporto di lavoro: con pochi clic, può accedere alla modulistica da utilizzare internamente, alla propria busta paga mensile, al proprio cartellino delle presenze.
L’Amministrazione ha provveduto a creare una decina di siti dipartimentali, ciascuno dei quali possiede un archivio documentale: queste informazioni sono oggi accessibili e fruibili dalla intranet. Attraverso i siti dipartimentali, ogni Settore ha la possibilità di gestire la pubblicazione dei propri contenuti e documenti in autonomia.

I beneficiTop

Una Pubblica Amministrazione orientata al Web 2.0 e alla dematerializzazione

Il cambiamento promosso dall’evoluzione della intranet ha introdotto diversi benefici, quali la diminuzione della quantità di carta utilizzata, grazie all’adozione di moduli on line e alla disponibilità di informazioni in formato digitale.
“La intranet è diventata il portale di accesso al Web per tutti i dipendenti”, sintetizza Manzali. “Oggi il Comune gode di uno strumento che è già in grado di automatizzare i processi e migliorare il flusso di lavoro”. Nel futuro l’Amministrazione prevede un utilizzo della intranet ancora più collaborativo, condiviso e orientato ai principi del Web 2.0.
“La intranet diventerà una piattaforma straordinaria per il lavoro collaborativo”, commenta il delegato del Sindaco di Parma allo Sviluppo dell’Innovazione Tecnologica Marini “con conseguenti risparmi di tempo, miglioramento del lavoro e della gestione documentale. Il processo avverrà tanto più rapidamente quanto l’Amministrazione saprà far leva sul cambiamento culturale e sui benefici tangibili ottenuti dall’uso collaborativo della rete”.
Prosegue l’assessore Bernini: “Vogliamo che i dipendenti partecipino attivamente a tutto il processo comunicativo: la intranet diventerà una rete partecipata, costruita e alimentata dai dipendenti stessi”.


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