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市原市

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掲載日: 2011 年 1 月 5 日

「事務作業の効率化」、「情報の活用促進」、「セキュリティの強化」を目指し、情報共有基盤を刷新。
より充実した市民サービスを提供するために、職員の業務効率化を実現

市原市役所

市原市役所

千葉県市原市では、多様化する市民の声に応え、より充実した市民サービスを提供するために、「改訂市原市総合計画」を 2005 年に策定。市民サービスの充実に向けた IT の有効活用を掲げています。その一環として、職員の日常業務を効率化し、市民サービスの提供により多くの業務時間を割り当てるために、手入力によるデータ集計業務の削減や、紙の書類回覧による決裁業務の改善、蓄積されたデータや知識の共有・活用などを目指し、2009 年 3 月に情報共有基盤を刷新。新しい情報共有基盤として採用されたのは、Microsoft Exchange Server 2007、Microsoft Office SharePoint Server 2007、Microsoft Office Professional Plus 2007 でした。

<導入の背景とねらい>
「業務の無駄を省く情報化」の実現に向けて、グループウェアに代わるソリューションを検討

千葉県内最大の面積を誇る市原市は、日本有数の重化学工業地帯の海岸部から、JR 沿線の商業地域、丘陵部に点在する住宅地域、その奥の豊かな農業地帯、さらに酪農・畜産もさかんな山間部、景勝地として有名な養老渓谷と、その地勢はとても変化に富んでいます。
このように「日本の縮図」とも評されるほど多様な環境を内包した市原市では、住民のニーズも多様化。地域行政への要望も多く、市役所に届けられる住民の声も増え続けています。

市原市役所 総務部
情報管理課 情報化推進班
主事 甲田 大輔 氏

そのような中、市原市では、2006 年に策定した「市原市新行政改革大綱 (第 4 次)」において、IT をさまざまな場面で改革・改善を着実に推進するツールと位置付け、情報化施策の具現化に取り組んでいます。
こうした取り組みの一環として、市原市では 2008 年から庁内の情報共有システムの刷新に着手。組織を超えて活用できる環境を構築するとともに、それらにかかるコストの適正化も進めています。

市原市では従来、グループウェアとして Lotus Notes を Web 環境で利用し、メールと掲示板機能で業務連絡や情報の共有などを行っていました。しかし、ユーザー管理の手間や制約されたメール環境などの問題もあったことから、次の目的に沿って新しい情報共有基盤を具体的に検討することになりました。

【新情報基盤構築の目的】

  • 事務作業の効率化
  • 情報活用の促進
  • セキュリティの強化

そして、この 3 つの目的に沿って検討を重ねた結果、メール システムとして Exchange Server、ポータルサイトに Office SharePoint Server をそれぞれ採用した、新しい情報共有基盤の構築を決定しました。

もともと市原市では、Windows Server 環境で、Active Directory を活用した認証基盤を構築していました。そのため、ポータルサイトとメール システムを Active Directory と連携させることで、ユーザー管理の合理化とシングル サインオンによる利便性の享受、アクセス権限に合わせた情報共有が実現可能であると考えられたのです。

<導入効果>
"成長可能なシステム" により、電子フォームの活用や、聴覚障碍者向けビデオ チャットなどを実現

(1) Active Directory によるユーザーとコンピューターの管理

庁内の日常業務に活用されている約 2,000 台の Windows OS の PC は、Active Directory によりユーザー管理とコンピューター管理が一元的に行われています。このことによってユーザー権限の管理やメール アカウントの発給など、運用管理の合理化が図られています。

(2) Office SharePoint Server による情報共有基盤の構築

全庁的なポータルサイトのほか、各部署や個人のサイトを展開。掲示板や他のシステムへのリンク、共有文書の保存など、職員全体で SharePoint Server を活用した情報共有を行っています (図 1 参照)。

さらに、SharePoint Server や Microsoft Office InfoPath を利用して、電子フォームを作成し、照会や申請業務を効率化。たとえば、SharePoint Server のリスト機能を活用して、公用車の使用申請を行うフォームを作成し、承認・決裁を受けられる仕組みを構築しました (図 2 参照)。
市原市には 10 の支所があり、職員が市内を移動する機会が多いのですが、公用車申請の手続きに時間を要していました。しかし、電子フォーム導入により申請・承認までの流れがスムーズになるとともに、管財部門も利用実績の統計が簡単に作成できるようになりました。

そして SharePoint Server 採用のもう 1 つのメリットとして、少々の改善であれば、コードを書く必要もなく、一般職員の手で非常に簡単に変更できることが挙げられます。実際に、市原市で現在使用しているポータルサイトの掲示板では、新規の投稿がはっきり分かるように、職員の手で「New」アイコンが表示されるように設定されています。

このように職員が自らの手で小さな修正を積み重ねてシステムの使い勝手を高めていくことができるため、余分なコストをかけずに改善していくことが可能となっています。

図 1 Office SharePoint Server による情報共有基盤活用の流れ

図 1 Office SharePoint Server による情報共有基盤活用の流れ

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図 2 Office SharePoint Server による公用車予約手順の流れ

図 2 Office SharePoint Server による公用車予約手順の流れ

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(3) Exchange Server によるメール環境の構築

Exchange Server は、Active Directory と連携してメール アカウント管理を行っており、職員が利用する PC で個別にアカウント情報を入力しなくても、Outlook に自動的にアカウント設定が行われます。
また、SharePoint Server のポータルサイトには、メールボックスを表示するパーツを配置しているため、ポータルサイトからもすぐにメールの送受信が行えます。

市原市役所 総務部
情報管理課
情報化推進班
主査 亀田 雅之 氏

(4) Microsoft Office Communications Server による在席管理とメッセージ環境の構築

Office Communications Server を導入し、PC の稼働状況の自動モニタリングによる在席情報 (プレゼンス) の表示とインスタント メッセージによるコミュニケーションを利用しています。
ポータルサイト上に公開された職員録に Communications Server のプレゼンス機能を連携させたことで、職員録のプレゼンス表示をもとに、電話、インスタント メッセージ、メールなど、最適な情報伝達の手段を選択することが可能です (図 3 参照)。

市原市役所 総務部 情報管理課 情報化推進班 主査 亀田雅之氏は Communications Server によるインスタント メッセージを活用し、メール、電話など複数のコミュニケーション手段を使い分けられるようになった環境について、次のように感想を述べています。
「今までは相手がいるかどうか分からないまま電話して、不在であれば伝言を依頼するだけでしたが、今は、相手が不在であれば先にメールで連絡を行うなど、その場で判断して、コミュニケーション方法を選択できます。さらに、インスタント メッセージを活用すれば、在席している複数の人を招待して対話ができますし、対話の内容をメモとして残せるため、すぐに文書やメールの作成に活かせるという手軽さがあります。」

さらに市原市では、聴覚障碍者への新しい配慮として、Communications Server を活用したビデオ チャットの運用を南総支所と本庁の間で開始しています。
このビデオ チャットにより、本庁から遠く離れた場所に暮らしているろう者の方々も、本庁に配置されている手話通訳担当者と、支所にいながらコミュニケーションが取れるようになります。今はまだ、南総支所だけで試験的に運用している段階ですが、評判もよく、今後他支所への拡大を検討しています。

図 3 プレゼンス情報を確認して、コミュニケーション手段を選択

図 3 プレゼンス情報を確認して、コミュニケーション手段を選択

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(5) System Center Configuration Manager による効率的な PC 管理

庁内ネットワークに接続された PC 環境を維持していくうえで、セキュリティ パッチなどのプログラムの配布やリモート操作などは欠かせません。市原市では認証基盤を Active Directory に統一し、さらに System Center Configuration Manager を活用することでネットワークのトラフィック変動に応じたプログラム配布が行えるようになり、より効率的な PC 管理が行えるようになっています。
たとえば、従来の環境では、トラフィックの都合によってセキュリティ パッチの適用の途中で通信が途絶えてしまうと、最初からやり直さなければなりませんでした。しかし、現在では、中断時のステータスから再開することが可能です。そのため、Communications Server の利用に必要な Office Communicator の配布も、スムーズに行うことができました。

<今後の展望>
職員のニーズを満たしつつ、セキュリティを確保した情報共有基盤を目指して

前述のようにさまざまな効果を得ている市原市の情報共有基盤ですが、市原市が目指す理想形をゴールとすれば、「まだまだ道半ば」の状況だと同 総務部 情報管理課 情報化推進班 主事 甲田大輔氏は言います。

市原市では、今後も「事務作業の効率化」、「情報活用の促進」、「セキュリティの強化」という柱に沿って、機能を強化していく方針です。また、現在のシステムも、さらに広範囲な業務への適用を目指し、職員研修や事例の共有化を進めています。
さらに、セキュリティについては、ドキュメントを暗号化して保護する Active Directory Rights Management サービス (AD RMS) の導入も検討しています。

ここで特筆すべきことは、こうした段階的なシステムの拡張にあたって、「既に保有しているマイクロソフトのライセンスで対応が可能」であることです。
一般に、情報共有基盤の構築にあたっては、クライアント アクセス ライセンス (CAL) の導入費用が負担になることがあります。市原市では、Microsoft Enterprise CAL Suite (ECAL) を採用することによってライセンス費用の削減が可能となり、経費削減と機能増強の両立を達成しています。

厳しい財政状況のなか、多くの企業、団体が限られた予算で最大の効果を発揮することが求められている現在。今回の市原市が行った調達では ECAL を選択することでライセンス費用の最適化を図りつつ、情報共有基盤、コミュニケーション基盤の構築やセキュリティの強化などを実現しました。また、ライセンスの管理も一元的に行えることから、コンプライアンスの強化・徹底も図ることができました。
こうした利点を活かし、市原市では今後も、さらなる業務改善に向けた取り組みが続けられていくことでしょう。

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ソリューション概要

プロファイル

千葉県市原市leave-msは、人口約 28 万人、千葉県の市町村では最大の面積を持ち、Jリーグ ジェフユナイテッド市原・千葉のホームタウンでも有名な都市です。重化学工業地帯の海岸部から、JR 沿線の商業地域、丘陵部に点在する住宅地域、その奥の豊かな農業地帯、さらに酪農・畜産もさかんな山間部、養老渓谷へと続くという多様な側面を持つことから「日本の縮図」とも評されています。

導入メリット

  • Active Directory による既存の認証基盤を新しいメール システムやポータル システムに活用
  • 申請、決裁や集計業務を効率化する電子フォーム、職員の手で変更可能なポータルサイトなどを実現した情報共有基盤を構築
  • 職員録や Microsoft Office Outlook から相手のプレゼンスを確認することで、適切なコミュニケーション方法を選択可能
  • ビデオ チャットにより、支所と本庁をつなぐ手話通訳サービスを提供
  • 各システムに必要なクライアント アクセス ライセンス (CAL) を 1 つにまとめることで、ライセンス管理の合理化と効率化を実現

ユーザーコメント

「既に導入済みの Active Directory による認証基盤を有効活用して、メール システムやポータル システムの利便性やセキュリティを向上させようと考えた結果、マイクロソフトの製品で統一するのが一番だろうと判断しました。さらに、ECAL というライセンスを利用することで、コストを抑えながら、ライセンスの一元管理を実現できました。」

市原市役所 総務部
情報管理課 情報化推進班
主事 甲田 大輔 氏

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本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoft は、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。

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