لإدارة المحتوى بفعالية، تحتاج إلى التركيز على التنظيم، والتخزين، والتحكم بالوصول، والتعاون، والامتثال، والاستبقاء.
تنظيم المحتوى الرقمي إدارة الأصول الرقمية تشمل المستندات النصية، والصور، والصوت، والفيديو، والوسائط المتعددة. قم بتنظيم المحتوى حتى تتمكن فرقك من العثور على ما يحتاجونه بسرعة وبطريقة منطقية للعمل بطريقة أكثر كفاءة.
- استخدم وضع علامة بيانات التعريف لجعل الملفات قابلة للبحث بسهولة.
- قم بإنشاء هياكل مجلدات تعكس طريقة عمل الفرق لديك.
- قم بتطبيق قواعد تسمية متسقة.
حالة استخدام: يحتاج فريق تسويق إلى العثور على أصول حملة بسرعة. باستخدام "البحث من Microsoft"، يمكنهم استرداد المحتوى الذي تم وضع علامة عليه عبر SharePoint وOneDrive باستخدام كلمات أساسية، أو أنواع الملفات، أو أسماء المساهمين.
التخزين والنسخ الاحتياطي للمحتوى
يجب تخزين محتوى المؤسسة بأمان وإنشاء نسخ احتياطية بانتظام لحمايتها من فقدان البيانات أو برامج الفدية الضارة. التخزين هو المكان الذي يتم الاحتفاظ فيه بالمحتوى يوميًا، ويتم إنشاء نسخ احتياطية في حال حدوث أي خلل.
- اختر بين أنظمة البيانات السحابية، المحلية، أو الهجينة وفقًا لاحتياجاتك.
- قم بفصل التخزين عن النسخ الاحتياطي لتجنب نقاط الفشل الفردية.
- التخطيط للإصلاح بعد كارثة وهجمات برامج الفدية الضارة
- اضمن استمرارية الأعمال من خلال وجود مسار لاستعادة الوصول والوصول عن بُعد.
حالة استخدام: يشارك فريق قانوني ملفات حساسة عبر OneDrive مع مستشار خارجي. تضمن "النسخة الاحتياطية من Microsoft 365" إمكانية استرداد هذه الملفات في حال الحذف العرضي أو الهجوم.
التحكم في المحتوى ونهج الاستبقاء يشمل التحكم الأذونات ويضمن الوصول إلى المحتوى وتعديله بواسطة المستخدمين المصرح لهم فقط. تساعد نُهج الاستبقاء المنظمات على الامتثال.
- قم بتعيين إمكانية الوصول استنادًا إلى مهمة الوظيفة لحماية المعلومات الحساسة وتقليل الخطر.
- حدد فترات الاستبقاء وفقًا لنوع المحتوى والاحتياجات القانونية أو التجارية.
- قم بأتمتة عمليات الأرشفة وتأمين الحذف لتقليل العمل اليدوي وضمان الاتساق.
حالة استخدام: يحتاج فريق مالية إلى إبقاء مستندات الضرائب لمدة سبع سنوات. يقوم Microsoft Purview بتطبيق وصف الاستبقاء، ونُهج
وصف الاستبقاء تمئن الأرشفة والحذف.
التعاون تحتاج الفرق إلى العمل معًا في الوقت الفعلي عبر المواقع والأجهزة وحلول المنتجات.
- قم بتمكين التأليف المشترك والتحكم في الإصدار.
- استخدم تدفقات الموافقة لمراجعة المستندات.
- اجمع ملفات المشروع في مكان مركزي.
حالة استخدام: يتعاون فريق المنتج على خطط الإطلاق في SharePoint، مع استخدام مهام سير العمل تلقائية لتعيين المهام وتتبع التقدم.
التوزيع والإدارة يجب مشاركة المحتوى بأمان وكفاءة بين الفرق والتطبيقات. وهذا يتطلب وجود أنظمة لإدارة مهام سير العمل والتكامل
- استخدم عناصر التحكم في الوصول والأذونات عند المشاركة داخليًا أو خارجيًا.
- قم بدمج المحتوى في التطبيقات المخصصة لإدارة الملفات مباشرة ضمن Microsoft 365.
- قم بأتمتة مهام سير عمل التوزيع، مثل كيفية توجيه المحتوى، والموافقة عليه، ونشره.
حالة استخدام: تقوم شركة برامج بتطوير تطبيق محتوى يقوم بتخزين إرشادات المستخدم ضمن Microsoft 365. باستخدام SharePoint مضمن، يديرون الأذونات والتحديثات دون بناء نظام خلفي.
أرشفة المحتوى وإزالته
تحافظ الأرشفة على المحتوى للامتثال التنظيمي أو كمرجع تاريخي. تضمن الإزالة عدم تراكم المحتوى القديم الذي قد يعيق الأنظمة أو يشكل مخاطر.
- قم بأرشفة المحتوى استنادًا إلى قواعد الاستبقاء.
- تخلص من المحتوى بأمان بعد انتهاء دورة حياته.
- حافظ على سجلات التدقيق لضمان الامتثال.
حالة استخدام: يقوم مقدم رعاية صحية بأرشفة سجلات المرضى باستخدام "أرشيف Microsoft 365"، لضمان التخزين طويل الأمد والتخلص الآمن
متابعة Microsoft Copilot