Един от основните инструменти, от които се нуждаят работещите от разстояние, е достъп до всички свои работни файлове отвсякъде. Много малки фирми
избират съхранението в облака, за да отговорят на тази нужда. Някои компании обаче все още не са сигурни как могат да използват съхранението в облака или кои опции да изберат.
Прочетете по-нататък, за да научите дали съхранението в облака за малки
фирми е подходящо за вас.
Какво представлява съхранението в облака за малка фирма?
Терминът съхранение в облака звучи сложно. Хората често го използват,
но рядко го обясняват.
Съхранението в облака е услуга, която съхранява
сигурно документи, електронни таблици, снимки и други файлове. Освен това тя предоставя
достъп отвсякъде до тези файлове от компютър с Windows, Mac, телефон или интернет браузър.
Преди появата на съхранението в облака много
работещи съхраняваха файлове и данни на твърдия диск на компютъра си, на външни устройства
или на фирмен сървър. В днешния свързан свят съхранението в облака предлага много
предимства пред локалното съхранение. Можете например да запазвате файловете си, да получавате достъп до тях, да ги редактирате и да ги споделяте
от всяко устройство и навсякъде, като същевременно те са защитени от
случайна загуба и онлайн заплахи. И това е само началото.
Как служителите използват
съхранението в облака?
Услугите за съхранение в облака са лесни за използване и често
са интегрирани в програмите, които служителите използват всеки ден. Съхранението в облака се използва за:
- Съхраняване и достъп до файлове. Съхраняването на файлове в облака е също толкова безопасно и безпроблемно, колкото и съхраняването им на компютър. Служителите използват облака, за да запазят данните си в безопасност и защитени. Съхранението в облака също така предотвратява натрупването на файлове на настолни компютри и твърди дискове. С функции като хронология на версиите членовете на екипа могат дори да възстановят предишна версия на файл, ако случайно го изтрият или променят.
- Споделяне на файлове. Услугите за съхранение в облака позволяват на членовете на екипа да споделят файлове с други служители или с клиенти. Споделянето на файлове дава възможност на екипите да споделят връзки към файлове по имейл, вместо да изпращат самия файл. По-специално, фирмите не трябва да се притесняват за случаи, в които размерът на даден файл блокира имейла им. Освен това защитените с пароли връзки позволяват на екипите да гарантират, че чувствителните файлове попадат у правилните хора.
- Организиране на файлове. Системите за съхранение в облака често са удобни за потребителите. Членовете на екипа могат да създават папки в папките, за да организират файловете. Лентите за търсене позволяват на служителите да намират файлове моментално. Вграденият изкуствен интелект вече предлага на служителите файлове въз основа на това, върху какво са работили те и членовете на екипа им наскоро. Екипите могат също така да създават групови папки, така че всеки член на екипа да може да преглежда и да получава достъп до ключови документи. Членовете на екипа могат да добавят файлове в групови папки, когато са готови за преглед.
- Съвместна работа по файлове. Служителите могат да редактират и коментират документи, електронни таблици и други файлове заедно в реално време. Вече няма нужда да изпращате и препращате няколко версии на документ. С помощта на система за съхранение в облака разполагате с един документ и един истински източник. Освен това собствениците на файлове могат да проследяват промените и да премахват нежелани корекции.
- Архивиране на файлове. Когато служителите поставят файлове в място за съхранение в облака, те могат да са спокойни, че са ги архивирали.
- Защита на файлове. Услугите за съхранение в облака включват различни функции за защита на файлове, като например шифроване на файлове, следене за подозрителна дейност, откриване на рансъмуер, сканиране за вируси и защитени с парола връзки за споделяне. Заедно тези функции защитават файловете ви от онлайн заплахи.
Защо
съхранението в облака е задължително за малки фирми?
Съхранението в облака за малка фирма е жизненоважно за продуктивността и защитата на файловете. Ето някои от предимствата:
- Възможност за работа от разстояние. Седемдесет процента от хората по света работят дистанционно поне веднъж седмично. Много от тези хора работят за малки фирми. Съхранението в облака за малки фирми позволява на екипите да съхраняват файлове, да получават достъп до тях, да ги споделят и да работят по тях, независимо къде се намират.
- Продуктивност. Малките фирми нямат време за губене. Услугата за съхранение в облака е надеждна и винаги е в готовност. Тя не се изключва за актуализации, както при локалните сървъри. Функциите за съвместна работа са необходими за екипите, работещи от разстояние. Редактирането заедно в реално време позволява на членовете на екипа да работят все едно са в една и съща стая, дори ако са в различни държави.
- Рентабилност. Съхранението в облака обикновено се предлага с фиксирана месечна такса за служител, варираща между 5 и 15 щ.д. Сравнете това с разходите за закупуване, лицензиране, хостинг, надграждане и поддържане на сървър. И не забравяйте, че ще трябва да защитавате сървъра от атаки от хакери и злонамерен софтуер.
- Сигурност. Петдесет и осем процента от кибератаките са насочени към малките фирми. Услугите за съхранение в облака предлагат решение. Повечето от тях разполагат със стабилни мерки за сигурност, които спират злонамерените лица. Те включват шифроване на файлове, проследяване на проникване и двустепенно удостоверяване. Най-добрите платформи за съхранение дори предлагат откриване на рансъмуер и възстановяване. Съхранението в облака осигурява повече спокойствие от съхранението в настолен компютър или локален сървър.
- Защита. Съхранението в облака не е решение за архивиране за всички ваши системи. Но то върши страхотна работа при архивиране и защита на всички файлове, които съхранявате в него.
Как
оценявате съхранението в облака за малка фирма?
Когато търсите
услуга за съхранение в облака, ще намерите множество опции
на пазара.
Изберете услуга, която предлага:
- Сигурна защита. Търсете
услуга за съхранение в облака, която включва шифроване в покой и при прехвърляне, сканиране за вируси,
хронология на версиите и опционален процес за влизане с двустепенно удостоверяване.
Защитата срещу хакери и злонамерен софтуер е жизненоважна. Проверете за контроли за роли и
разрешения, които гарантират, че членовете на екипа ще виждат само файловете, предназначени за тях. - Инструменти за съвместна работа.
Служителите обичат да използват съхранението в облака, за да свършат работата си в офиса от разстояние
и в движение с телефоните си. Вашата услуга за съхранение трябва да предлага споделяне на файлове,
съвместна работа в реално време и приложение за достъп до файлове и редактиране
отвсякъде. - Лесна употреба.
И накрая, вашата услуга за съхранение в облака трябва да бъде лесна за използване. Ако не е интуитивна, вашите служители може да не искат да я използват. - Цена. Повечето доставчици
предлагат цени между 5 и 12 щ. д. за служител на месец. Обикновено тази цена
включва не само съхранение в облака, но и пакет от приложения, като електронна поща, електронни таблици,
текстообработваща програма, бележки и приложения за чат и срещи.
Личен
или бизнес акаунт за съхранение в облака да изберете?
Ще се сблъскате с още
един въпрос, след като изберете доставчик. Личен или
бизнес акаунт да изберете?
Бизнес
акаунтът е по-добрият избор, особено ако притежавате малка
фирма. Тези акаунти предлагат екстри, като:
- Администраторски
контроли - Разширени функции за
съвместна работа - Подобрена
защита - Допълнително
или неограничено място за съхранение - По-добра
поддържа
Бизнес акаунтът определено ви помага да извлечете максималното от услугата за съхранение в облака.