Начално ръководство за управление на проекти

• Методът „критичен път“ е вид времева линия на проекта стъпка по стъпка. Той се използва най-добре, когато поне някои от задачите, необходими за изпълнението на проекта, зависят една от друга. 

• Ръководителят на проекта, който използва метода на критичния път, първо изброява задачите, след което определя кои от тях зависят една от друга и кои могат да бъдат забавени, без да се забави целият проект. Този ръководител на проект търси най-вече най-бързия начин за завършване на проекта с най-малко прекъсвания между задачите. 

• Хронологичната последователност на задачите е основен акцент тук, както и очакваната продължителност на всяка задача. Софтуерът за управление на проекти може да помогне и за тези изчисления. 

• Методът „водопад“ за управление на проекти също е последователен. Един от традиционните инструменти за управление на проекти, той изисква строго линейна прогресия на задачите, която води до завършване на проекта. Той се движи само в една посока, подобно на водопада.

• Методът на водопада работи най-добре, когато членовете на екипа разчитат на завършването на други задачи, преди да започнат своята. Също така работи най-добре, ако няма вероятност да има много големи изненади или промени по пътя.

• Методът на водопада позволява на проектите да се мащабират добре, тъй като това е тежък за проектирането и дисциплиниран подход, който може да държи под контрол дори големи проекти.

• Както подсказва името му, „гъвкава методология“ е един от най-гъвкавите методи за управление на проекти. Той е разработен за екипи, които трябва да могат да реагират бързо на пазарните сили или на нуждите на клиентите. 

• Гъвкавата методология разделя проекта на поредица от итеративни цикли или „спринтове“. Например в софтуерната индустрия тези спринтове обикновено включват както разработването, така и тестването на качеството на един аспект от цялостния продукт.

• Гъвкавата методология осигурява гъвкавост, когато екипът ви не се нуждае от пълен контрол върху резултатите. Например, ако първата ви цел е работещ прототип на проекта, гъвкавостта и обратната връзка с клиента са по-важни, отколкото придържането към строг протокол. 
   

4. Scrum

• „Гъвкав Scrum“ попада в по-широката категория на гъвкавата методология за управление на проекти. Той се основава на малки екипи, които използват кратки, фокусирани спринтове за постигане на итеративни цели. 

• Тези спринтове обикновено продължават определен период от време, обикновено не повече от няколко седмици. 

• Scrum по принцип е предназначен за разбиване на по-обширен проект на управляеми части. Той има определени роли за членовете на екипа, определени цели за всеки спринт и метод за оценка на всеки спринт.

• Всеки спринт има и определен краен резултат. Членовете на екипа за спринт обикновено провеждат кратки ежедневни проверки по време на спринта и събрание за преглед в края му.
   

5. PERT (Техника за оценка и преглед на програмата)

• Техниката „PERT“ обикновено се използва заедно с управлението на проекти по критичен път. Това е инструмент, чиято основна цел е да се намалят разходите и времето, необходими за завършване на даден проект.

• Често използвана в производствени или строителни проекти, PERT работи най-добре при мащабни, сложни проекти, които имат определена последователност от задачи.

• Една от основните характеристики на PERT е визуална диаграма на задачите и сроковете на проекта. В рамките на тази диаграма потребителите могат да чертаят стрелки, за да определят „критичния път“ (вж. по-горе). Задачите по този път са тези, които са необходими за завършване на целия проект.
   

Как да изберете подходящия за вас тип управление на проекти

Ето няколко въпроса, които вие и вашият екип може да си зададете, след като сте определили основния фокус и основните цели на проекта си.

Какъв е отрасълът, в който се реализира проектът?

• Обмислянето на това в какъв свят работите може автоматично да елиминира някои видове методологии за управление на проекти. Някои методи работят най-добре за разработване на софтуер, например, докато други са най-подходящи за големи, последователни проекти като строителството на сгради.

Колко гъвкав е вашата времева линия?

• По-негъвкавите срокове ще се нуждаят от по-линейни методи за управление на проекти, като например „критичен път“ или „водопад“. 

• Какви са началните и крайните дати? Ако те са строги, линейните методи за управление на проекти могат да бъдат най-подходящи; ако те са гъвкави и други аспекти на проекта са по-важни, гъвкавата методология подход може да бъде най-подходящ.

Какъв е бюджетът ви?

• Фиксираният бюджет може да означава, че трябва да имате фиксиран график. Това може да означава, че ще изберете по-фиксиран подход, като например критичен път или водопад.

• Някои методи за проекти, като например водопада и PERT, обикновено са по-добри за по-големи екипи. Ако не разполагате с бюджет за по-голям екип, тези методи може да нямат смисъл.

С какви екипи ще работите?

• Scrum и други форми на гъвкава методология работят най-добре с няколко малки, самостоятелни екипа, които комуникират добре. 

• Необходими ли са някакви специални роли? Гъвкавите методи, като например гъвкавата методология, могат да помогнат при проекти, които имат много движещи се части и се нуждаят от малки, пъргави екипи.

Как ще участват всички заинтересовани страни?

• Ако клиентите ви или други заинтересовани страни ще бъдат включени по време на проекта, ще трябва да вземете това предвид при планирането на размера на екипа, сложността, графика и бюджета.

• Итеративният, отзивчив модел като гъвкавата методология е най-полезен, когато ще проверявате често за обратна връзка.

• От друга страна, ако екипът ви или клиентите ви са резистентни към промени, може би ще искате да изберете метод, който определя всичко предварително. 

Колко сложен е проектът?

• Сложността влияе върху бюджета, графика и размера на екипа, но също така и върху методологията. По-простите, по-кратки проекти с ясни и фиксирани изисквания често работят най-добре по метода на водопада или подобен линеен метод. 

• Ще трябва ли проектът да се разширява? Голям, сложен проект също може да се възползва от по-силно планиран и последователно документиран метод, като критичен път или водопад.

Без значение какъв тип управление на проекти ще изберете, изпробването на конкретен метод може да ви помогне. С инструментите за управление на проекти в ръка една сложна и хаотична задача може да стане ефективна, съвместна и рентабилна.