Trace Id is missing
Преминаване към основното съдържание

Начално ръководство за управление на проекти

Група хора седят около маса.

Управлението на проекти е жизненоважно за успеха на всеки бизнес. Всяка организация, която се занимава с какъвто и да е проблем или задача, може да се възползва от систематичен начин за поддържане на движещите се части в правилна посока. 

Какво представлява управлението на проекти? 

В най-общ смисъл  управлението на проекти означава прилагане на процес или методология за изпълнение на временна задача с определена цел. Това може да бъде всичко – от изграждане на уебсайт до планиране на сватба. Фактът, че проектът е временен, е това, което отличава управлението на проекти от ежедневното управление.

 

Следователно ръководителят на проекта е лицето, което отговаря за планирането на този процес и за наблюдението на резултатите от него. Какво прави ръководителят на проект? Той определя проекта, стартира го, следи за различните му елементи и следи за приключването му в рамките на бюджета и в срок. Той или тя управлява очакванията по отношение на сроковете, целите и обхвата на проекта, така че лидерските и комуникационните умения са също толкова важни за тази роля, колкото и организационните.

 

Нуждаете ли се от ръководител на проект? Ако проектът ви се състои от няколко компонента и по него работят няколко души (или повече), отговорът вероятно е „да“. Наличието на ръководител на проекта увеличава вероятността проектът да бъде успешен и печеливш, тъй като ръководителят на проекта с определена методология може да предотврати превишаване на разходите, пълзене по обхвата и всякакъв вид объркване. „Пълзене по обхвата“ е термин, който често се използва, за да опише тенденцията проектът да става все по-голям или да се развиват различни изисквания с течение на времето. Този симптом понякога се случва просто поради неправилно общуване. Според 2018 проучване  на хиляди ръководители на проекти и мениджъри от различни индустрии, предотвратяването на „Пълзене по обхвата“ все още е един от най-големите фактори за успеха на проекта.

Но как да знаете как да изберете правилния подход за управление на проекти за вашия бизнес? Съществуват много практически начини за провеждане на един проект. Помислете за това какво включва проектът, за броя на хората, които работят по него, за зависимостите, които зависят от завършването на други части и така нататък. 

 

Прочетете по-нататък за изпитаните видове управление на проекти, които могат да помогнат на вашия бизнес да остане организиран и да процъфтява. 

Мъж седи на бюро и използва лаптоп.

Изпробвайте Microsoft Project безплатно

Изпробвайте Microsoft Project (план 3) безплатно за един месец

Пет популярни вида управление на проекти

1. Критичен път

  • Методът „критичен път“ е вид времева линия на проекта стъпка по стъпка. Той се използва най-добре, когато поне някои от задачите, необходими за изпълнението на проекта, зависят една от друга. 
  • Ръководителят на проекта, който използва метода на критичния път, първо изброява задачите, след което определя кои от тях зависят една от друга и кои могат да бъдат забавени, без да се забави целият проект. Този ръководител на проект търси най-вече най-бързия начин за завършване на проекта с най-малко прекъсвания между задачите. 
  • Хронологичната последователност на задачите е основен акцент тук, както и очакваната продължителност на всяка задача. Софтуерът за управление на проекти може да помогне и за тези изчисления. 

2. Водопад

  • Методът „водопад“ за управление на проекти също е последователен. Един от традиционните инструменти за управление на проекти, той изисква строго линейна прогресия на задачите, която води до завършване на проекта. Той се движи само в една посока, подобно на водопада.
  • Методът на водопада работи най-добре, когато членовете на екипа разчитат на завършването на други задачи, преди да започнат своята. Също така работи най-добре, ако няма вероятност да има много големи изненади или промени по пътя.
  • Методът на водопада позволява на проектите да се мащабират добре, тъй като това е тежък за проектирането и дисциплиниран подход, който може да държи под контрол дори големи проекти.

3. Гъвкава методология

  • Както подсказва името му, „гъвкава методология“ е един от най-гъвкавите методи за управление на проекти. Той е разработен за екипи, които трябва да могат да реагират бързо на пазарните сили или на нуждите на клиентите. 
  • Гъвкавата методология разделя проекта на поредица от итеративни цикли или „спринтове“. Например в софтуерната индустрия тези спринтове обикновено включват както разработването, така и тестването на качеството на един аспект от цялостния продукт.
  • Гъвкавата методология осигурява гъвкавост, когато екипът ви не се нуждае от пълен контрол върху резултатите. Например, ако първата ви цел е работещ прототип на проекта, гъвкавостта и обратната връзка с клиента са по-важни, отколкото придържането към строг протокол. 
     

4. Scrum

  • „Гъвкав Scrum“ попада в по-широката категория на гъвкавата методология за управление на проекти. Той се основава на малки екипи, които използват кратки, фокусирани спринтове за постигане на итеративни цели. 
  • Тези спринтове обикновено продължават определен период от време, обикновено не повече от няколко седмици. 
  • Scrum по принцип е предназначен за разбиване на по-обширен проект на управляеми части. Той има определени роли за членовете на екипа, определени цели за всеки спринт и метод за оценка на всеки спринт.
  • Всеки спринт има и определен краен резултат. Членовете на екипа за спринт обикновено провеждат кратки ежедневни проверки по време на спринта и събрание за преглед в края му.
     

5. PERT (Техника за оценка и преглед на програмата)

  • Техниката „PERT“ обикновено се използва заедно с управлението на проекти по критичен път. Това е инструмент, чиято основна цел е да се намалят разходите и времето, необходими за завършване на даден проект.
  • Често използвана в производствени или строителни проекти, PERT работи най-добре при мащабни, сложни проекти, които имат определена последователност от задачи.
  • Една от основните характеристики на PERT е визуална диаграма на задачите и сроковете на проекта. В рамките на тази диаграма потребителите могат да чертаят стрелки, за да определят „критичния път“ (вж. по-горе). Задачите по този път са тези, които са необходими за завършване на целия проект.
     

Как да изберете подходящия за вас тип управление на проекти

Ето няколко въпроса, които вие и вашият екип може да си зададете, след като сте определили основния фокус и основните цели на проекта си.

Какъв е отрасълът, в който се реализира проектът?

  • Обмислянето на това в какъв свят работите може автоматично да елиминира някои видове методологии за управление на проекти. Някои методи работят най-добре за разработване на софтуер, например, докато други са най-подходящи за големи, последователни проекти като строителството на сгради.

Колко гъвкав е вашата времева линия?

  • По-негъвкавите срокове ще се нуждаят от по-линейни методи за управление на проекти, като например „критичен път“ или „водопад“. 
  • Какви са началните и крайните дати? Ако те са строги, линейните методи за управление на проекти могат да бъдат най-подходящи; ако те са гъвкави и други аспекти на проекта са по-важни, гъвкавата методология подход може да бъде най-подходящ.

Какъв е бюджетът ви?

  • Фиксираният бюджет може да означава, че трябва да имате фиксиран график. Това може да означава, че ще изберете по-фиксиран подход, като например критичен път или водопад.
  • Някои методи за проекти, като например водопада и PERT, обикновено са по-добри за по-големи екипи. Ако не разполагате с бюджет за по-голям екип, тези методи може да нямат смисъл.

С какви екипи ще работите?

  • Scrum и други форми на гъвкава методология работят най-добре с няколко малки, самостоятелни екипа, които комуникират добре. 
  • Необходими ли са някакви специални роли? Гъвкавите методи, като например гъвкавата методология, могат да помогнат при проекти, които имат много движещи се части и се нуждаят от малки, пъргави екипи.

Как ще участват всички заинтересовани страни?

  • Ако клиентите ви или други заинтересовани страни ще бъдат включени по време на проекта, ще трябва да вземете това предвид при планирането на размера на екипа, сложността, графика и бюджета.
  • Итеративният, отзивчив модел като гъвкавата методология е най-полезен, когато ще проверявате често за обратна връзка.
  • От друга страна, ако екипът ви или клиентите ви са резистентни към промени, може би ще искате да изберете метод, който определя всичко предварително. 

Колко сложен е проектът?

  • Сложността влияе върху бюджета, графика и размера на екипа, но също така и върху методологията. По-простите, по-кратки проекти с ясни и фиксирани изисквания често работят най-добре по метода на водопада или подобен линеен метод. 
  • Ще трябва ли проектът да се разширява? Голям, сложен проект също може да се възползва от по-силно планиран и последователно документиран метод, като критичен път или водопад.

Без значение какъв тип управление на проекти ще изберете, изпробването на конкретен метод може да ви помогне. С инструментите за управление на проекти в ръка една сложна и хаотична задача може да стане ефективна, съвместна и рентабилна.

Екипът на Microsoft 365 се фокусира върху споделянето на ресурси, за да ви помогне да започнете, да управлявате и развивате бизнеса си.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Свързано съдържание

Продуктивност

Съвети за провеждане на ефективни събрания с персонала

Продуктивност

Най-добри практики за работа от разстояние за малкия бизнес

„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.

Следвайте Microsoft 365