Ръководство за начинаещи за управление на проекти

Управлението на проекти е съществено за успеха на всеки бизнес. Всяка организация, която се занимава с някакъв проблем или задача, може да използва предимствата на един систематичен начин за поддържане на всички променливи компоненти на бизнеса под контрол. 

Какво представлява управлението на проекти? 

В най-общ смисъл управлението на проекти означава прилагане на процес или методология към изпълнението на временна задача с определена цел. Това може да бъде всичко от създаване на уеб сайт до планиране на сватба. Фактът, че проектът е временен, е онова, което отличава управлението на проекти от ежедневното управление.

Следователно мениджърът на проекти е лицето, което отговаря за планирането на този процес и наблюдението на неговите резултати. Какво прави мениджърът на проекти? Той определя проекта, стартира го, проследява отделните му елементи и се уверява, че се изпълнява в рамките на определения бюджет и определените срокове. Освен това той управлява очакванията по отношение на графиците, целите и обхвата на проекта, така че лидерските и комуникационните умения са толкова присъщи на неговата роля, колкото и организационните.

Нуждаете ли се от мениджър за даден проект? Ако проектът ви има няколко компонента и няколко (или повече) човека работят по него, отговорът вероятно е да. Наличието на мениджър на проекта е по-вероятно да направи проекта успешен и рентабилен, тъй като с определена методология той може да предотврати превишаване на разходите, излизане от рамките на обхвата и объркване от всякакъв род. „Излизане от рамките на обхвата“ е термин, който често се използва за описание на тенденцията на даден проект да става по-голям или да проявява други изисквания с течение на времето. Този симптом понякога се случва просто поради лоша комуникация. Предотвратяването на излизане от рамките на обхвата все още е един от най-големите стимули за успеха на даден проект според анкета от 2018 г.  , проведена сред хиляди мениджъри на проекти и висши ръководители от редица отрасли. 

Но по какъв начин да разберете как да изберете правилния подход за управление на проекти за вашата фирма? Има множество практични начини за управление на проект. Помислете какво включва проекта, броя на хората, които работят по него, зависимостите между изпълнението на отделни части и други. 

Продължете нататък, за да прочетете за доказаните в практиката типове управление на проекти, които могат да помогнат на фирмата ви да остане организирана и преуспяваща. 

Пет популярни типа управление на проекти

1. Критичен път

• Методът „критичен път“ е тип постъпков график на проект. Той се използва най-добре, когато поне няколко от задачите, необходими за изпълнение на проекта, зависят една от друга. 
• Мениджър на проект, който използва критичен път, най-напред прави списък на задачите, след това определя кои задачи зависят една от друга и кои могат да бъдат забавени, без да се задържа целият проект. Този мениджър на проект търси предимно най-бързия начин да завърши проекта с най-малко време на престой между задачите. 
• Поради това тук се обръща особено голямо внимание на хронологичното подреждане на задачите, както и на приблизителната продължителност на всяка задача. За тези изчисления може да помогне също и софтуер за управление на проекти. 

2. Каскаден

• „Каскадният” метод (или водопад) за управление на проекти също е последователен. Един от традиционните инструменти за управление на проекти, той изисква строга линейна прогресия на задачите, която води до завършване на проекта. Той се движи само в една посока като водопад.
• Каскадният метод работи най-добре, когато членовете на екипа разчитат на завършването на други задачи, преди да започнат своите собствени. Освен това е подходящ, ако няма вероятност от големи изненади или промени в хода на изпълнението на проекта.
• Каскадният метод позволява добро мащабиране на проектите, тъй като е добре проектиран и дисциплиниран подход, който може да поддържа дори големи проекти под контрол.

3. Гъвкав

• Както подсказва името му, „гъвкавият“ метод е един от най-гъвкавите за управление на проекти. Той е предназначен за екипи, които трябва да могат бързо да реагират на пазарните сили или нуждите на клиентите. 
• Гъвкавият метод разделя проекта на серия от повтарящи се цикли или „спринтове“. В софтуерната индустрия например тези спринтове обикновено включват разработването и тестването на качеството на един аспект на цялостния продукт.
• Гъвкавият метод предоставя гъвкавост, когато екипът ви не се нуждае от пълен контрол върху крайните резултати. Ако например разработването на прототип на проект е първата ви цел, гъвкавостта и обратната връзка от клиентите са по-важни, отколкото спазването на строг протокол. 

4. Скрум

• „Скрум“ попада в по-обширната категория на гъвкавото управление на проекти. Този метод се базира на малки екипи, които използват кратки, насочени спринтове за постигане на повтарящи се цели. 
• Тези спринтове продължават определен период от време, обикновено не повече от няколко седмици. 
• Методът скрум по принцип е предназначен да разбива по-мащабен проект на управляеми части. Той има дефинирани роли за членовете на екипа, зададени цели за всеки спринт и метод за оценка на всеки спринт.
• Всеки спринт има също определен краен резултат. Членовете на екипа на даден спринт обикновено провеждат кратки, ежедневни оперативки по време на спринта и събрание за преглед, когато спринтът завърши.

5. PERT (техника за оценка и преглед на програма)

• Техниката „PERT“ обикновено се използва наред с управлението на проекти тип критичен път. Това е инструмент, чиято основна цел е да намали разходите и времето, необходими за изпълнение на даден проект.
• Често използван при производствени или строителни проекти, PERT работи най-добре за мащабни и сложни проекти, които имат определена последователност на задачите.
• Една от основните характеристики на PERT е визуалната диаграма на задачите и графиците на проекта. В рамките на тази диаграма потребителите могат да чертаят стрелки, за да определят „критичния път“ (вижте по-горе). Задачите по този път са онези, които са необходими за завършване на целия проект. 

Как да изберете подходящия за вас тип управление на проект

По-долу са дадени няколко въпроса, които вие и екипът ви може да си зададете, след като сте определили основната насока и основните цели на проекта.

За кой отрасъл се отнася проектът?

• Като вземете предвид в коя сфера ще работите, можете автоматично да елиминирате някои типове методологии за управление на проекти. Някои методи работят най-добре например за разработване на софтуер, докато други – за големи проекти с последователности от задачи, като например строителство на сграда.

Колко гъвкав е графикът?

• По-твърдите графици ще изискват по-линейни методи за управление на проекти, като например критичен път или каскаден. 
• Кои са началните и крайните дати? Ако са строго определени, линейните методи за управление на проекти са най-подходящи; ако са гъвкави и други аспекти на проекта са по-важни, гъвкавият подход е най-добър.

Какъв е вашият бюджет?

• Наличието на фиксиран бюджет може да означава, че трябва да имате фиксиран график. Това може да значи, че бихте избрали по-фиксиран подход, като например критичен път или каскаден.
• Някои методи за управление на проекти, като например каскаден и PERT, обикновено са по-добри за по-големи екипи. Ако нямате бюджет за по-голям екип, тези методи може да не са целесъобразни.

С какъв вид екипи ще работите?

• Скрум и другите видове гъвкави методологии работят най-добре с няколко малки, самоуправляващи се екипи, които комуникират добре. 
• Необходими ли са специални роли? Гъвкавите методи могат да помогнат при проекти, които имат множество променливи компоненти и се нуждаят от малки, гъвкави екипи.

Доколко ще бъдат включени всички заинтересовани лица?

• Ако вашите клиенти или други заинтересовани лица ще бъдат включени в хода на проекта, ще трябва да вземете това предвид, когато планирате размера на екипа, сложността, графика и бюджета.
• Повтарящ се, адаптивен модел, като гъвкавия метод, е най-полезен, когато ще проверявате често за обратна връзка.
• От друга страна, ако екипът или клиентите се съпротивляват на промените, е добре да изберете метод, при който всичко е предварително планирано. 

Колко сложен е проектът?

• Сложността оказва влияние върху бюджета, графика и размера на екипа, но така също и върху методологията. По-простите и по-кратки проекти с ясни и фиксирани изисквания често работят най-добре с каскадния или подобен линеен метод. 
• Ще трябва ли проектът да се мащабира? Голям, сложен проект също може да се възползва от по-строго планиран и последователно документиран метод, като например критичен път или каскаден.

Независимо кой тип управление на проекти ще изберете, изпробването на конкретен метод може да помогне. С инструментите за управление на проекти, с които разполагате, сложна и хаотична задача може да стане ефективна, колективна и рентабилна.