Trace Id is missing

KI-E-Mail-Generator: Perfekt schreiben und formulieren

Schreiben Sie noch schneller ansprechende E-Mails mit Microsoft 365 Copilot – direkt in Outlook.
Kostenloses Konto anlegen Microsoft Copilot erkunden
Eine Person, die an einem Laptop arbeitet

KI-E-Mail-Generatoren

KI-E-Mail-Generatoren verhelfen zu einem schnelleren und einfacheren Verfassen von Texten. Mit einem In-App-Generator können Sie ausgefeilte erste Entwürfe erstellen oder mit weniger Aufwand ein volles Postfach verwalten.

Schlussfolgerungen

  • KI-E-Mail-Generatoren helfen Ihnen, schneller und präziser zu formulieren, indem sie einfache Eingaben in ausgefeilte, professionelle Nachrichten umwandeln.
  • Funktionen wie Ton- Anpassung und Grammatikunterstützung verhelfen Ihnen, selbstbewusst, professionell und markenkonform für ein beliebiges Publikum zu klingen.
  • Sie eignen sich besonders für gängige Aufgaben wie Nachverfolgungen, Besprechungsanfragen, Dankesnotizen und das Antworten auf knifflige Nachrichten.
  • KI-Tools unterstützen nicht-muttersprachliche Englischsprechende, indem sie die Klarheit, Formulierungen und den Ton in der formellen Kommunikation verbessern.
  • Die Nutzung von KI reduziert die aufgewendete Zeit für Routineaufgaben und gibt Ihnen die Freiheit, sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen und persönliche Aufmerksamkeit erfordern.
  • Microsoft Copilot in Outlook bietet integrierte KI-Unterstützung, mit der Sie E-Mails entwerfen, bearbeiten und verfeinern können, ohne Ihren Posteingang verlassen zu müssen.
  • Sie können das Verfassen von E-Mails mithilfe von KI mit der kostenlosen Testversion von Microsoft 365 ausprobieren, die Zugang zu Copilot in unterstützten Plänen und Regionen bietet.

KI-E-Mail-Generatoren

Mit einem KI-E-Mail-Generator können Sie E-Mails noch schneller, einfacher und professioneller verfassen. Ganz gleich, ob Sie eine neue E-Mail verfassen oder ein volles Postfach verwalten, ein In-App-Schreib-Tool kann Ihnen beim Erstellen ausgefeilter Nachrichten mit weniger Aufwand helfen.

Was ist ein KI-E-Mail-Generator?

Ein KI-E-Mail-Generator nutzt die Intelligenz eines KI-gestützten Schreibassistenten, um das Verfassen von E-Mails noch einfacher, schneller und stressfreier zu gestalten. Durch die Überprüfung Ihres Textes versteht die natürliche Sprachverarbeitung, was Sie zum Ausdruck bringen möchten, und bietet Vorschläge in Echtzeit.
Der E-Mail-Generator hilft Ihnen beim Verfassen ausgefeilter Nachrichten, der Organisation Ihres Posteingangs, und sorgt für eine Zeitersparnis bei der Bearbeitung alltäglicher E-Mails.

Vorteile der Verwendung von KI-E-Mail-Generatoren

Ganz gleich, ob Sie eine schnelle Nachricht zur Nachverfolgung verfassen oder einen vollen Posteingang bearbeiten möchten –  KI-E-Mail-Generatoren sind intelligente Assistenten, die Ihnen Zeit sparen, damit Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die ein menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Schreibblockaden überwinden

Der Einstieg ist oft der schwierigste Teil. Der KI-E-Mail-Generator bietet Vorschläge, um Ihre Ideen freien Lauf zu lassen. Sie können schnell einen vollständigen ersten Entwurf erstellen.
Er ist besonders nützlich, wenn:
  • Sie unsicher sind, wie Sie etwas formulieren sollen.
  • Sie eine vertrauliche oder wichtige Nachricht verfassen möchten.
  • Sie einen großartigen Eindruck hinterlassen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

Zeitersparnis und Effizienz

Einer der praktischsten Vorteile eines KI-Tools zum Verfassen von E-Mails ist die Zeitersparnis, ohne dass die Qualität darunter leidet.
Dies ist besonders hilfreich, wenn:
  • Sie eine hohe Anzahl von E-Mails verwalten. 
  • Sie schnell, aber durchdacht antworten müssen. 
  • Sie die routinemäßige Kommunikation optimieren möchten.

Konsistenz in der Kommunikation

Konsistenz ist ausschlaggebend – insbesondere wenn Teams im Namen eines Unternehmens oder einer Marke Nachrichten teilen. Mit einem KI-E-Mail-Generator können Ton, Struktur und Stil abgestimmt werden, um Kunden, Partnern oder Kollegen weiterhin ausgefeilte und professionelle E-Mails zu senden.
Er hilft Ihrer Organisation:
  • Eine konsistente Sprache abteilungsübergreifend aufrechtzuerhalten.
  • Standardisierte Antworten oder Anfragen zu erstellen.
  • Abweichungen zu vermeiden, die zu Verwirrungen oder verpassten Nachrichten führen.

Verbesserter Klarheit

KI-E-Mail-Generatoren erleichtern das Schreiben, indem sie Ihnen dabei helfen, Ihre Nachricht klarer zu formulieren, Ihren Ton zu vereinfachen und umständliche Formulierungen zu vermeiden. Verfassen Sie Texte mit Zuversicht – ganz gleich, ob Sie ein Projekt nachverfolgen, den Kundenservice übernehmen oder sich vorstellen.
Eine klare Kommunikation führt zu: 
  • Weniger Missverständnissen oder Nachfragen.
  • Sicherer Entscheidungsfindung.
  • Stärkeren, produktiveren Beziehungen.

Funktionen von Microsoft 365 mit KI für E-Mails

Der Microsoft 365 Copilot- KI-E-Mail-Generator in Outlook hilft Ihnen, ausgefeilte, professionelle Nachrichten zu verfassen. Er ist direkt in Ihr Postfach integriert und darauf ausgelegt, Ihre natürliche Sprache zu unterstreichen – anstatt sie zu ersetzen.

Hier finden Sie einige Beispiele für die Einsatzmöglichkeiten:

  Beginnen Sie mit intelligenten Entwürfen.
  • Verwandeln Sie schnelle Ideen in vollständige E-Mails. Geben Sie ein paar Wörter oder einen kurzen Hinweis ein. Die KI verwandelt den Inhalt in einen gut strukturierten Entwurf.
  • Überwinden Sie Schreibblockaden. Vergessen Sie das ewige Starren auf einen leeren Bildschirm – KI bringt Sie in Bewegung.
  • Verbessern Sie Grammatik und Textfluss. Ihr Entwurf wird von Anfang an klar und professionell klingen.
Passen Sie Ihren Ton an den Moment an.
  • Wählen Sie den passenden Ton mit einem Klick aus. Ganz gleich, ob Sie formell, freundlich, direkt oder nachdenklich klingen möchten – die richtige Stimmung auszudrücken, ist ganz einfach.
  • Sprechen Sie die Sprache Ihrer Leserschaft. Passen Sie Ihren Stil an, um mit verschiedenen Zielgruppen zu kommunizieren, von Kollegen bis zu Dienstleistern.
  • Klicken Sie mit Zuversicht auf „Senden“. Wenn Ihr Tonfall mit Ihrer Absicht übereinstimmt, können Sie sicher sein, dass Ihnen Ihre Botschaft gelungen ist.
Bleiben Sie im Arbeitsfluss mit nahtloser Integration.
  • Verwenden Sie sie genau dort, wo Sie bereits arbeiten. Der KI-E-Mail-Assistent für Outlook erfordert keine zusätzlichen Anwendungen und keinen Wechsel.
  • Halten Sie die Dinge einfach. Entwerfen, bearbeiten und versenden Sie E-Mails, ohne Ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen.
  • Verfassen Sie ansprechende und professionelle Texte. Eine durchgehend konsistente Sprachqualität einzuhalten, ist ganz einfach.
Passen Sie jede Nachricht individuell an.
  • Fügen Sie Ihre persönliche Note hinzu. Betrachten Sie den Entwurf als Ausgangspunkt – nehmen Sie Änderungen vor und verleihen Sie Ihre persönliche Note.
  • Bleiben Sie authentisch. Personalisierung trägt entscheidend dazu bei, dass Ihre Nachrichten authentisch und durchdacht klingen.
  • Bauen Sie stärkere Verbindungen auf. Das Anpassen Ihrer E-Mails hilft Ihnen, eine stärkere Bindung mit Ihrer Leserschaft aufzubauen – egal, ob Sie einem Lehrer danken oder sich mit einem Kollegen vernetzen wollen.

Anwendungsfälle für KI-E-Mail-Generatoren

KI-E-Mail-Generatoren sind nützlich – besonders wenn der Ton Ihrer Sprache klar, respektvoll oder professionell klingen soll. Hier sind einige alltägliche Szenarien, in denen Sie KI nutzen können, um die Kommunikation zu erleichtern.

Kontakt zu wichtigen Ansprechpartnern herstellen

Ob Sie einen Lehrer um ein Treffen bitten, ein Wartungsproblem melden oder ein Unternehmen um Unterstützung kontaktieren, – verfassen Sie Ihre E-Mails strukturiert und ansprechend, damit sie leichter verständlich und effektiver sind.
Verwenden Sie ihn, wenn Sie:
  • Dokumente oder Termine anfordern.
  • Wartungsprobleme melden.
  • Fragen zu Rechnungen, Dienstleistungen oder Schulveranstaltungen stellen.

Formelle E-Mails auf Englisch verfassen


Formelle E-Mails zu schreiben, kann eine Herausforderung sein, wenn Englisch nicht Ihre Muttersprache ist. Ein KI-E-Mail-Generator kann den Ton Ihrer Sprache anpassen, Formulierungen vorschlagen und die Grammatik korrigieren – damit Ihre Nachricht klar verständlich ist und natürlich klingt.
Er kann bei Folgendem hilfreich sein:
  • Mit Arbeitgebern, Schulen oder Behörden kommunizieren.
  • Bewerbungs-E-Mails schreiben.
  • Höfliche Anfragen oder Nachverfolgerungen formulieren.

Mit Sorgfalt und Klarheit antworten

Wenn Emotionen im Spiel sind, kann es schwierig sein, die richtigen Worte zu finden. Ein KI-E-Mail-Generator kann Ihnen helfen, mit Freundlichkeit und Höflichkeit auf eine vertrauliche Nachricht zu antworten.
Er bietet einen effektiven Nutzen, wenn Sie Folgendes erreichen möchten:
  • Auf Beschwerden oder Bedenken reagieren.
  • Sich entschuldigen oder ein Missverständnis erklären.
  • Feedback oder Anfragen anerkennen.

Für Lernende Unterstützung beim Verfassen von E-Mails zu erhalten

Das Verfassen einer respektvollen E-Mail ist eine wertvolle Fähigkeit für Lernende. Mit ein wenig Anleitung können Kinder und Jugendliche ein KI-Tool zum Verfassen von E-Mails nutzen, um höfliche, gut strukturierte und aufmerksamkeitsstarke Nachrichten zu formulieren.
Sie können es verwenden, um:
  • Hilfe oder Klärung bei Aufgaben zu erhalten.
  • Eine Besprechung oder einen Gesprächstermin anzufordern.
  • Einem Lehrer oder Trainer für die Unterstützung zu danken.

Echte Auswirkungen des Verfassens von E-Mails mit KI

Hier sind einige Beispiele, wie verschiedene Branchen die KI-E-Mail-Generatoren genutzt und dadurch einen echten Mehrwert erzielt haben.
 
  • Joos, ein Unternehmen für mobile Ladegeräte, expandiert über das Vereinigte Königreich hinaus und ist auf eine Kommunikation und Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg angewiesen. Joos nutzt Copilot in Outlook und plant, Copilot für Microsoft 365 im Zuge seiner Expansion in Nordamerika und Europa einzusetzen.
    Mitarbeitende nutzen die Funktion zum Entwerfen einer E-Mail für das schnelle und effektive Verfassen von E-Mails an Kunden. Sie profitieren von E-Mail-Coaching, um sicherzustellen, dass sie auch bei schnellem Arbeiten einen freundlichen und authentischen Ton bewahren können. „Seit der Integration von Copilot haben unsere Kunden von schnelleren Antworten auf E-Mails und persönlicheren Interaktionen profitiert. Copilot hat uns ermöglicht, die Bedürfnisse unserer Kunden besser zu verstehen und vorherzusehen“, berichtet Jeannette Ikonga, Head of Client Success & Customer Experience. „Wir müssen bei weitem nicht so viel Zeit mit Vorbereitungen verbringen. Copilot verhalf uns dazu, eine Menge Zeit zu sparen.“
  • Coromant, ein globaler Marktführer für Metallbearbeitungswerkzeuge und -lösungen, hat seinen Hauptsitz in Sandviken, Schweden. Sie nutzen Copilot in Outlook, um mehr zu erledigen als nur E-Mails zusammenzufassen.
    Silvana Zafarana, Global Sales Process Specialist, erklärt: „Der größte Mehrwert erzielen wir, wenn wir die gesamte Situation eines Kunden verstehen. Durch die Verwendung der Seitenleiste in Outlook können Account-Manager dreimal täglich drei Minuten pro Transaktion einsparen.“
  • Die First National Bank (FNB), Teil der größten Finanzgruppe Afrikas, betreut eine vielfältige Bevölkerung in Südafrika, wo 13 Sprachen gesprochen werden. Obwohl viele Mitarbeitende über ein gutes Englisch-Niveau verfügen, haben sie Schwierigkeiten, professionelle und durchdachte E-Mails zu schreiben – was die Kommunikation sowohl herausfordernd als auch zeitaufwendig gestaltet.
    Die Verwendung von Copilot in Outlook verschafft ihnen Abhilfe. „Manchmal sind wir so beschäftigt, dass Antworten auf E-Mails einen transaktionalen Ton haben können, dem die menschliche Note und Verbindung fehlt“, erklärt Chris Prinsloo, Capability Lead bei FNB. Er fuhr fort: „Da Copilot konsequent auf diese menschlichen Eigenschaften reagiert, verinnerlichen wir dies und beginnen schließlich selbst, Texte auf eine natürlichere Weise zu schreiben. Auch die Kundschaft bemerkt diese Verbesserungen. Auch wenn wir zunächst Angst hatten, dass Maschinen uns unsere Jobs wegnehmen, hat uns dieses KI-Tool einen empathischeren Umgang gelehrt.“

Erste Schritte mit Microsoft KI

Ganz gleich, ob Microsoft KI oder die Verwendung des E-Mail-Generators in Outlook neu für Sie ist, oder Sie WriteNow KI in Outlook ausprobieren möchten – hier sind einige einfache Tipps, um das Beste aus Ihren E-Mails herauszuholen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Zugriff und die Verwendung des Tools

  • Öffnen Sie Outlook und melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an.
  • Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail, indem Sie auf „Neue Nachricht“ klicken.
  • Klicken Sie auf „Entwurf mit KI“ , um den KI-Assistenten zu öffnen.
  • Geben Sie eine kurze Eingabeaufforderung ein , die Ihre Nachricht beschreibt – wie „Fragen Sie nach einem Treffen nächste Woche“.
  • Überprüfen und bearbeiten Sie den Entwurf, und passen sie ihn Ihrem Stil an.
  • Passen Sie den Ton an (falls vorhanden), um formell, freundlich oder direkt zu klingen.
  • Versenden Sie Ihre E-Mail, wenn Sie bereit sind.

Kostenlose Testversion für KI-generierte E-Mails starten

Erfahren Sie mehr über Microsoft Copilot undkostenlose Testversionen, abhängig von Ihrem Plan und Ihrer Region. Sie bieten eine risikofreie Möglichkeit, KI-Tools auszuprobieren, wichtige Funktionen zu erkunden und zu erfahren, wie sie in Ihren Arbeitsablauf passen.
Mit der Testversion können Sie den kostenlosen KI-E-Mail-Generator verwenden, um:
  • Professionelle E-Mails schneller mit nur einer Eingabeaufforderung zu entwerfen.
  • Den Ton und Stil an Ihr Publikum anzupassen.
  • Das Tool direkt in Ihrem Posteingang zu verwenden – keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.

So registrieren Sie sich und Folgendes erwartet Sie

  • Rufen Sie die Microsoft 365-Website auf und suchen Sie nach dem Angebot für die kostenlose Testversion des KI-E-Mail-Generators (neuen Benutzenden üblicherweise bereitgestellt).
  • Wählen Sie einen Plan , der Outlook und Copilot umfasst.
  • Melden Sie sich an oder erstellen Sie ein Konto – es dauert nur eine Minute.
  • Öffnen Sie Outlook und suchen Sie nach „Entwurf mit Copilot“ oder „KI-Vorschläge“.
Testen Sie das Tool, indem Sie echte E-Mails im Sinne von Nachverfolgungen, Anfragen oder Antworten verfassen, um es auf seine Alltagstauglichkeit zu testen.

Häufig gestellte Fragen

  • Microsoft umfasst häufig eine kostenlose Testversion, die während der Testphase Zugang zu KI-gestützten Produktivitätstools wie Copilot bietet, abhängig von Ihrer Region und Ihrem Plan.
  • Microsoft 365 Copilot ist direkt in Outlook integriert und kann beim Entwerfen von E-Mails helfen, Antworten vorschlagen und Aufgaben wie das Planen von Besprechungen automatisieren. Während Copilot E-Mail-Inhalte generiert, überprüfen und versenden Benutzende in der Regel Nachrichten manuell. Die Funktion verläuft nahtlos innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems, was die Nutzung erleichtert, da Sie nicht zwischen Tools wechseln müssen.
  • Öffnen Sie zunächst Outlook in Microsoft 365 und verfassen Sie eine neue Nachricht. Klicken Sie auf "„Entwurf mit Copilot erstellen“," und geben Sie dann eine kurze Eingabeaufforderung ein – zum Beispiel „Einen Besprechungstermin bestätigen“. Copilot erstellt einen ansprechenden Entwurf für Sie. Sie können dann die Nachricht überprüfen, sie personalisieren, den Ton bei Bedarf anpassen und sie schließlich versenden – ohne Ihren Posteingang verlassen zu müssen.
  • Mit Copilot in Outlook erhalten Sie KI-gestützte Hilfe für das Verfassen und Beantworten von E-Mails. Indem es intelligente Vorschläge basierend auf bisher erhaltene Nachrichten verwendet, kann es im Handumdrehen durchdachte, professionelle Antworten verfassen. Sie sparen Zeit, während Ihre Antworten klar, präzise und auf den Punkt gebracht werden.
  • Das integrierte Signaturtool in Outlook sorgt für ein einfaches, professionelles und schnelles Erstellen von E-Mail-Signaturen. Sie können Ihre Signatur mit Ihrem Namen, Titel, Kontaktdaten und Branding ausstatten, um sie Ihrem Stil oder Ihrer Organisation anzupassen. Dadurch bleibt Ihre Kommunikation konsistent, professionell und ansprechend.
  • Die Verwendung eines E-Mail-Generators funktioniert mit ein paar schnellen Tipps ganz einfach. Beginnen Sie mit der Eingabe von wichtigen Ideen oder einer kurzen Eingabeaufforderung. Die KI erstellt dann einen ausgefeilten Entwurf basierend auf Ihren Eingaben. Danach können Sie die Nachricht überprüfen, sie an Ihren Stil anpassen und versenden – was Zeit und Mühe spart.

Microsoft 365 folgen