Auftragsverwaltungssystem (Order Management System, OMS)

Übersehen werden.
Sich als ungenau oder falsch erweisen.
Nicht ausgeführt werden.
Der Versand dauert länger als erwartet.

Wenn Kunden wiederholt – oder auch nur einmal – auf eine der oben genannten Situationen stoßen, erhalten diese Kunden ein negatives Bild von der Seriosität Ihrer Geschäftstätigkeit, woraufhin es für Mitbewerber einfacher wird, eine bessere Erfahrung zu bieten.

Kurz gesagt, die Integration eines OMS in Ihre Abläufe bietet folgende Vorteile:

Vertriebsmitarbeiter und Onlineplattformen optimieren.
Den Erfolg mit Analysen nachverfolgen.
Komplexe Versandzeitpläne verwalten.
Lagerbestände über mehrere Kanäle mit den verfügbaren Bestellungen koordinieren.
Auftragsabwicklung bei Vergabe an Drittanbieterlogistik sicherstellen.
Vermeidung menschlicher Fehler bei manuellen Eingaben, Ineffizienz und inkonsistenter Ressourcenzuordnung.

Dynamics 365 hilft Ihrem Unternehmen, Aufträge schnell und effizient zu füllen

Optimieren und automatisieren Sie Ihre Auftragsabwicklungsfunktionen mit Dynamics 365 Intelligent Order Management, einer Lösung, die in vorhandene CRM- und ERP-Systeme integriert ist, um Zeit und Geld bei Ihrer digitalen Lieferkettentransformation zu sparen.

Kostenlos testen

Erfüllen Sie die Kundenanforderungen über mehrere Kanäle hinweg für eine nahtlose E-Commerce-Erfahrung, sodass Ihr Team keine Zeit mehr dafür aufwenden muss, Bestellungen zu erfüllen und Teamkollegen zu schulen. Außerdem erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über Bestellungen, Fehler und menschliche Fehler werden verringert und alle benötigten Echtzeitdaten an einem zentralen Ort platziert.
Vermeidung manueller Arbeitsabläufe.
Lagerbestandsberichte und -vorhersage sind unverzichtbar, um Überbestellungen oder Überverkaufe vermeiden. Bei unerwarteten Nachfrageschwankungen können Sie sie sich mit Ihren Bestandskanälen in Verbindung setzen, um eine vom Händler ausgeführte Strategie umzusetzen.
Integrieren Sie unternehmensübergreifende Systeme wie ERP, einschließlich Warenlagern, Kundendienstteams und Buchhaltung.
Nehmen Sie Bestellungen aus mehreren Ländern in mehreren Währungstypen entgegen. Angesichts der Globalisierung, muss Ihr Team vorbereitet sein, damit Sie problemlos in neuen Märkten wachsen können.

Ein OMS verwaltet unter anderem die folgenden Aufgaben:

Optimierung und Automatisierung der Auftragsabwicklung.
Vermeidung von Betriebsstörungen.
Verwaltung des Auftragslebenszyklus.
Anpassung an sich ändernde Geschäftsmodelle.

Die Vorteile eines OMS

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die Implementierung eines Auftragsverwaltungssystems Ihren Geschäftsbetrieb von oben nach unten verbessern. Hier sind nur einige der Vorteile, die die Integration eines OMS in Ihr Unternehmen bietet.

Automatisierung. Ein Auftragsverwaltungssystem basiert auf der Automatisierung, von der Verwaltung Ihrer digitalen Ladenzeile bis hin zur Lieferung Ihres Produkts. Auf diese Weise können Sie Zeit bei manueller Arbeit sparen und so die Arbeitskosten senken. Angesichts kürzer werdender Abwicklungsfenster, wählt ein OMS das Warenlager oder den Abwicklungsort aus, bestimmt die Reihenfolge der Abwicklung und sendet eine Abwicklungsanforderung an das Warenlager, damit sich die Mitarbeiter auf den Auftrag vorbereiten können.

Da Sie die Abwicklungszeit verkürzen können, können Sie Ressourcen neu zuordnen , die dazu genutzt werden können, sich auf komplexere Teile Ihres Unternehmens zu konzentrieren, die das Wachstum und die Kundenzufriedenheit unterstützen. Außerdem wird dadurch die Datensicherheit erhöht. Dies ist eine wichtige Komponente in der heutigen, zunehmend digitalisierten Welt.
Weniger menschliche Fehler. Als eine der häufigsten Ursachen von Abwicklungsfehlern für Warenlagern können menschliche Fehler zu erheblichen Problemen führen. Unabhängig von der Größe des Fehlers. Durch die Implementierung eines präzisen Auftragsverwaltungssystems werden Aufgaben automatisch verarbeitet. Ein OMS kann eine Multichannel Inventursteuerung und Lageroptimierung durchführen, indem Warnungen zu allen Bereichen gesendet werden, von Inventurmengen bis hin zu möglichen Abwicklungsanforderungen. Dies trägt dazu bei, Verzögerungen beim Versand, Marketplace-Gebühren und unzufriedene Kunden zu vermeiden.
Echtzeitberichterstellung. Die Verarbeitung von Aufträgen nimmt Zeit in Anspruch. Während der Aktualisierung Ihres Systems, treffen ständig neue Informationen ein. Und wenn Sie diese Artikel manuell hinzufügen, haben Sie möglicherweise nicht immer die aktuellsten Informationen zur Hand. Ein OMS kann Echtzeitdaten für Bestellungen, Bestand und Kundeninformationen bereitstellen. Diese Art von Daten ist ein hervorragendes Pendant für Ihre Websiteanalysen und stellt sicher, dass Ihre Marketingstrategien langfristig erfolgreich sind.
Verhindert Lagerfehlmengen, indem der Bestand vorhergesagt wird. Wenn Ihr Unternehmen keinen Zugriff auf Vorhersagesoftware und Lagerbestände hat, können Sie nicht nachverfolgen, wann Sie Ihr Lager auffüllen müssen. Dies führt zu zwei großen Problemen: Überfüllung und Lagerfehlmengen, d. h., Sie haben entweder große Mengen nicht verkaufter Lagerbestände in einem Lager oder nicht genügend Lagerbestände, um die Anforderungen zu erfüllen. Die Integration eines OMS löst beide Probleme.

Sie können Top- und Hochverkaufsaisons, beliebte Produkte und Kauftrends besser vorhersagen. Sie können genau bestimmen, wie viel Lagerplatz Sie für Ihre Produkte benötigen, und jederzeit über die richtige Menge an Inventar verfügen.
Single Source of Truth. Ihr OMS-Dashboard enthält alle Informationen, die Sie zum Nachverfolgen Ihres Geschäfts und Absatzes benötigen. Indem Sie Buchhaltungs-, Bestands- und Kundeninformationen kombinieren, können Sie effizient neue Strategien erstellen.
Einfache Skalierung und Multichannel-Möglichkeiten. Während Ihr Unternehmen weiter wächst, ist es entscheidend, über ein Auftragsverwaltungssystem zu verfügen, das zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wenn Sie zu einem Multichannel-Betrieb heranwachsen, müssen Sie Bestellungen nachverfolgen, wenn deren Abwicklung kompliziert wird, da der Kundenverkehr fließt über mehrere Kanäle fließt. Sie müssen Bestellungen über eine Reihe von Marketplaces und Websites folgen. Ein OMS kann diese Bestellungen zentralisieren, ihre Daten nachverfolgen, den Bestand und das Auftragsrouting aktualisieren.

Der OMS-Prozess – Schritt für Schritt

Die meisten Auftragsverwaltungssysteme folgen einem sechsstufigen Prozess, um Kundenbestellungen präzise und schnell zu verarbeiten und zu erfüllen. Mit diesem Prozess können Sie sicherstellen, dass Sie alle Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen und ihnen gleichzeitig eine universelle, aber persönliche Benutzererfahrung bieten. Die sechs Schritte sind:

Ermittlung
Den ersten Schritt Ihres Auftragsverwaltungsprozesses führt der Kunden aus. Ob über Ihren Onlineshop, eine Drittanbieterwebsite oder über das Telefon, der Kunde platziert Ihr Produkt in einem Online-Warenkorb und passt sofort Ihren aktuellen Bestand an. Das System kann Sie auch benachrichtigen, wenn sich der Artikel einfach im Warenkorb befindet oder der Kunde ihn aufgegeben hat.
Auftragsplatzierung
Nachdem Ihr Kunde sich für den Kauf des Produkts entschieden hat, kommuniziert das OMS mit Ihrem Buchhaltungs- oder Finanzteam, um Kreditkartenzahlungsinformationen zu überprüfen und die Bestellung zu verarbeiten. Sobald der Auftrag genehmigt wurde, wird er an die Abwicklung weitergeleitet.

Einzelhändler oder B2B-Verkäufer können ein Rechnungsmodell auswählen und sich dafür entscheiden, zuerst ein Angebot für Massenkäufe zu erhalten. Anschließend wird ihnen eine Rechnung gesendet, die bis zu einem bestimmten Stichtag bezahlt werden soll.
Auftragsabwicklung
Sobald der Auftrag im Warenlager eintrifft, wählt Ihr OMS die nächstgelegene oder am besten zugängliche Option in der Nähe des Bestellziels aus und berechnet dann die Versandkosten und die schnellsten Spediteure. Ein OMS kann möglicherweise beim Drucken von Versandetiketten, Packzetteln und Quittungen helfen.
Lagerverwaltung
Die Verwendung einer SKU und eines Barcodes für jeden Artikel ist in diesem Schritt entscheidend. Wenn ein Produkt beides aufweist, erhöht es die Abwicklungsgenauigkeit und erleichtert es Ihrem Warenlager, Ihr Produkt zu scannen und dem Auftrag hinzuzufügen. Es gibt vier Methoden zum Auswählen von Produkten aus Ihrem Lager:

Einzelne Bestellung. Artikel aus einer einzelnen Bestellung werden eingesammelt und an die Packstation geliefert.

Chargenauswahl. Einem Kommissionierer wird eine bestimmte Anzahl von Bestellungen in einer einzelnen Runde zugewiesen, um sie zu einzusammeln und zur Packstation zurückzukehren.

Zonenauswahl. Jeder Kommissionierer erhält eine bestimmte Lagerzone, und die Artikel in diesen Zonen werden einer Bestellung hinzugefügt, während diese jede einzelne Zone durchläuft.

Wellenauswahl. In allen Zonen werden die Artikel gleichzeitig eingesammelt und zur Konsolidierung an einen zentralen Ort gebracht.

Wenn ein Artikel nicht vorrätig ist, kann Ihr OMS mit Ihren Lieferanten kommunizieren, eine Lieferung zur Wiederauffüllung im Voraus an das Lager zu senden. Durch das Erstellen eines Nachbestellungspunkts bleibt Ihr Lagerbestand konsistent aufgefüllt. Es wird automatisch eine neue Bestellung aufgegeben, wenn der niedrige Schwellenwert erreicht wird. Gleichzeitig werden Warenlagermanager über die mögliche Verzögerung bei der Abwicklung informiert.

Der Auftrag wird auch an Ihre Buchhaltungsabteilung gesendet oder benachrichtigt Ihre Buchhaltungssoftware über den neuen Kauf. Eine solide Lösung für die Finanzverwaltung erleichtert die monatliche und jährliche Wirtschaftsprüfung, Steuern und vieles mehr.
Versand
Sobald der Auftrag aus den Produkten in Ihrem Lager ausgewählt wurde, ruft Ihr Verpackungsteam die Artikel aus Ihrem Lager ab und überprüft sie zu Bestandszwecken. Als Nächstes wählt, packt und versendet er Ihr Produkt aus den Details, die Ihr OMS bereitgestellt hat. Drei Dinge, die Sie beim Packen berücksichtigen sollten:

Auftragsgenauigkeit. Stellen Sie sicher, dass jeder Artikel in der richtigen Reihenfolge ist.

Boxgröße. Planen Sie die Integration von Maßen in Ihre Preise. Mit drei bis fünf Standardboxgrößen können Sie die Kosten senken, ohne Ihren Prozess zu verkomplizieren.

Die richtige Verpackung. Einige Verpackungsmaterialien bieten möglicherweise einen besseren Schutz für Ihr Produkt, können aber mehr kosten. Wählen Sie die richtige Art aus, die sowohl kostengünstig ist als auch eine sichere Reise sicherstellt.

Verfolgung. Ihr OMS kann dem Kunden auch eine Benachrichtigung senden, dass sein Produkt versendet wurde, sowie geschätzte Ankunftszeiten. Sie und der Kunde können das Produkt von seiner ersten Lieferung in Ihr Lager bis zum Ziel nachverfolgen.
Nachverfolgung nach dem Verkauf

Nachdem das Produkt Ihr Lager verlassen hat, und die angegebene Zeit nach dem Erhalt der Lieferung verstrichen ist, sollte das OMS automatisch eine E-Mail an den Kunden mit der Aufforderung zu senden das Produkt zu bewerten und sicherzustellen, dass alles in der Bestellung geliefert wurde. Diese Nachverfolgung sollte auch detaillierte Anweisungen zur Kontaktaufnahme mit dem Kundendienst enthalten.

Für den Fall, dass ein Kunde nicht zufrieden sein sollte, sollte eine effiziente Retoure- und Rückerstattungsrichtlinie sowie Anweisungen leicht zu finden und zu befolgen sein. Ein OMS kann eine Rückerstattungsanforderung schnell verarbeiten und mit dem Buchhaltungsteam kommunizieren, um die Rückerstattung zu verarbeiten. Ihr OMS kann auch eine Verbindung mit Ihrem Rückgabeanbieter herstellen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Daten korrekt und aktualisiert sind.

Es gibt auch Fälle, in denen Ihr OMS Sonderbestellungen kennzeichnen kann – ganz gleich, ob es sich um Ersatzbestellungen, Geschenke oder VIP-Bestellungen handelt. Wenn diese Bestellungen über das System verarbeitet werden, kann Ihr OMS sie mit einem eindeutigen Code kennzeichnen, sodass Ihr Kundenbindungsteam die Genauigkeit persönlich nachverfolgen kann.

Herausforderungen für Auftragsverwaltungssysteme

Wenn Ihr Unternehmen nicht groß genug ist oder nicht über genügend Aufträge verfügt, um die Implementierung eines OMS zu unterstützen, kann die Integration dieser Art von Plattform zu zeitaufwändig oder teuer sein. Bevor Sie dieses System zu Ihrem Prozess hinzufügen, kann es für Ihr Team und das Unternehmen von Vorteil sein, sich mit den möglichen Hürden vertraut zu machen. Einige Herausforderungen, die im Rahmen des Auftragsverwaltungsprozesses auftreten können, sind:

Implementierungskomplikationen. Die Integration eines neuen Systems zu Ihrem Prozess – zusätzlich zu den Legacylösungen, die Sie bereits implementiert haben – kann kompliziert und überwältigend sein.
Preis In der Preisspanne zwischen Hunderte bis Tausende von Dollar gibt es viele Auftragsverwaltungssysteme, aus denen Sie wählen können – und teuer bedeutet nicht immer das Beste. Wenn Ihr Unternehmen sich kein umfassendes ERP-System leisten kann, konzentrieren Sie sich auf die Integration eines robusteren Betriebssystems.
So treffen Sie die richtige Wahl. Es sind so viele Auftragsverwaltungssysteme verfügbar, dass es schwierig sein kann, zu entscheiden, welches System für alle Ihre Anforderungen geeignet ist. Wenn Sie Ihre Checkliste durchgehen und Ihre unverzichtbaren Elemente in einer Hierarchie mit Ihren gewünschten, aber verzichtbaren Elementen platzieren, können Sie sehen, welches OMS für Ihr Unternehmen am besten geeignet wäre.

Die Entscheidung für ein für Ihr Unternehmen geeignetes OMS erfordert Zeit und die Zustimmung von vielen Ihrer Teamkollegen. Um sicherzustellen, dass Sie ein OMS auswählen, das für jeden geeignet ist, müssen Sie Fragen stellen, um herauszufinden, was für Ihr Team am besten geeignet ist.

Auftragsvolumen
Anzahl der SKU
Vorhandene Software oder Hardware
Details zu Ihrem Fortbildungs- und Qualifizierungsprozess
Ihr Übergangszeitplan für die Implementierung

Bewerten und vergleichen Sie abschließend. Möglicherweise haben Sie mehrere Anbieter mit verschiedenen Angeboten auf Ihrer Liste. Sie müssen entscheiden, ob Ihr OMS eine einzelne Softwarelösung ist oder aus mehreren Tools und Prozessen besteht. Sie benötigen auch ein OMS, das E-Commerce mit dem Kundensupport verbindet, damit diese auf Ihren automatisierten Kundendienst zugreifen können. Sie sollten ein einheitliches digitales Erlebnis auf einer Premium-Plattform mit der neuesten Technologie zusammenstellen. Einige Fragen, die Sie sich bei der Entscheidung zu den einzelnen Systemen stellen können:

Werden manuelle Prozesse durch automatisierte Workflows vermieden?
Werden mehrere Lagerstandorte unterstützt?
Bietet es Bestandsaktualisierungen in Echtzeit?
Werden neue Funktionen hinzugefügt?
Erstellt es Berichte und Prognosen, um Probleme besser zu erkennen und Veränderungen vorherzusehen?
Verwaltet es den Absatz auf verschiedenen Kanälen, in verschiedenen Währungen und geografischen Regionen?

Die optimale Nutzung Ihrer neuesten Software ist das ultimative Ziel für Sie und Ihr Team. Obwohl Sie möglicherweise keine einzige Lösung für die Auftragsverwaltung finden, die für jeden Aufzählungspunkt Ihrer Kriterien geeignet ist, erfahren Sie, was Sie für die Lebensdauer Ihres Unternehmens benötigen. Wenn Sie sich für die beste OMS-Lösung für Ihr Team entscheiden, können Sie die Auftragsabwicklung und den Geschäftsbetrieb auf die nächste Ebene bringen.

Auswahl von Dynamics 365 als Ihr nächstes OMS

Für jedes expandierende Unternehmen ist die Implementierung eines OMS, das sich nahtlos in seine laufenden Prozesse integriert, der nächste Schritt zu Kundenwachstum und Kundenbindung.

Kunden die Möglichkeit zu geben, Ihren Bestand in Echtzeit anzuzeigen, und die Möglichkeit, sicher über einen sicheren Zahlungsvorgang zu bestellen, sind die wichtigsten Elemente Ihrer E-Commerce-Erfahrung. Ein schnelles und zuverlässiges Auftragsverwaltungssystem, das es Unternehmen ermöglicht, auf mehreren Kanälen zu verkaufen und automatische Verkaufsaufträge zu generieren, sollte Teil jeder Marketing- und Vertriebsstrategie sein. Mit dem richtigen Auftragsverwaltungssystem können Sie eine einheitliche Bestell- und Kauferfahrung erzielen, indem Sie Ihre Auftragsabwicklung proaktiv orchestrieren und den Bestellfluss optimieren.

Eine Lösung wie Dynamics 365 Intelligent Order Management hilft Ihnen dabei, Ihre Vorgänge mühelos zu skalieren und gleichzeitig Echtzeiterkenntnisse zu erhalten, mit denen Sie alle Aspekte Ihrer Bestelllebenszyklen verwalten können. Durch die Bereitstellung von mehr Flexibilität, Transparenz und einer pünktlichen Zustellung mit Ihrem nächsten Auftragsverwaltungssystem kann Ihr Unternehmen jedes Mal eine positive Kundenerfahrung sicherstellen.

Weitere Informationen zu Dynamics 365