IT-Infrastruktur für zukünftige Standorte in nur zwei Wochen bereitstellen – das schafft Greenreb nun dank Dynamics 365

Die Herausforderung: In nur neun Monaten zur digitalen Infrastruktur

Golfen als Unterhaltungserlebnis etablieren – das ist das Ziel von Topgolf. Das Unternehmen setzt dabei für seine innovative Erlebnis-Anlage auf eine breite technologische Basis: Rund 350 Bildschirme, IoT-Sensoren und Augmented-Reality-Komponenten auf dem Golf-Übungsplatz im Außenbereich heben das komplette Spielsystem in eine digitale Welt. So können Besucher*innen sich nicht nur im klassischen Golf versuchen, sondern auch virtuelle Spiele ausprobieren. Alle Bälle sind dabei mit Mikrochips versehen, sodass Schläge und Ergebnisse automatisch erfasst werden. Essen und Trinken kann anschließend direkt am Abschlagplatz oder im frei zugänglichen Gastronomie-Bereich verzehrt werden. Auch hier hat die Digitalisierung Einzug gehalten: Küche und Theke greifen direkt auf digital erfasste Bestellungen zu. Einige werden von Service-Robotern an den Tisch geliefert.

Mit dem Bau des ersten deutschen Topgolf-Standortes in Oberhausen und der Gründung des Hauptkonzerns, der Greenreb AG, in der Schweiz mussten gleich zwei Firmen und deren Infrastruktur parallel aufgebaut werden – mit einer klaren Vision für die Zukunft: „Wir haben bereits den ersten Standort mit dem Ziel gegründet, in den nächsten sieben Jahren weitere Standorte in ganz Europa zu betreiben. Das heißt, wir benötigten von Anfang an eine Infrastruktur, die sich schnell über mehrere Standorte hinweg skalieren lässt“, berichtet Phillip Fu, CTO bei Greenreb. „Dafür muss vom Kassensystem über Finanzbuchhaltung, Vertrieb und Marketing bis zu den Spieldaten alles miteinander verbunden sein, sodass man einen ganzheitlichen Blick über den Betrieb und die Gäste erhält.“

Ein solches Vorhaben lässt sich mit traditioneller Technologie nur schwer realisieren. Das wissen auch Andreas Eickel und Nico Straub, die Geschäftsführer von NAS conception, die mit ihrem Unternehmen das Projekt als Partner unterstützten: „In einer On-Prem-Welt müsste man für jeden neuen Standort neue Server anschaffen und bestehende Lizenzen neu erwerben. So entstehen schon vor der Ersteinrichtung Kosten im fünfstelligen Bereich. Zudem müssten Daten manuell gepflegt und Datenbanken zeitintensiv doppelt und dreifach angelegt werden.“ Dem stimmt auch Phillip Fu zu: „Was wir jetzt aufbauen, ist die Basis für unsere Zukunft. Ein cloudbasierter Ansatz war für uns der einzige Weg, mit dem wir unser Ziel erreichen und stabil und schnell skalieren können.“

Greenreb hatte sich im Aufbau seiner Infrastruktur bereits früh für die Einführung von Microsoft 365 entschieden. Es folgte die Frage, welches ERP-/CRM-System sich möglichst nahtlos integrieren ließe. Denn für das Unternehmen war wichtig, auf standardisierte Prozesse zu setzen. „Wir wollten auf keinen Fall eine individualisierte Lösung oder ein ERP-System komplett umbauen. Deshalb fiel die Entscheidung, auf Dynamics 365 zu setzen, direkt. Microsoft hat damit ein etabliertes Produkt auf dem Markt, das mittel- und langfristig weiterentwickelt wird. Für unsere Zukunftsplanung war das ein erheblicher Punkt“, erklärt Phillip Fu.

Die Lösung: Dynamics 365 Business Central als Herzstück des neuen ERP-/CRM-Systems

Im Januar 2021 begann der Bau der Anlage in Oberhausen. Kurz darauf startete das Projektteam unterstützt von NAS conception im April 2021 mit dem Aufbau der IT-Infrastruktur. Bereits zur Eröffnung im Januar 2022 lief alles reibungslos. „Die Fleißarbeit steckt in der ersten Anlage“, beschreibt Phillip Fu die Phase der Umsetzung. „Nach rund sechs Monaten war der Grundaufbau vorhanden. Anschließend ging es vor allem darum, Prozesse zu optimieren, Business-Regeln aufzubauen, die Datenqualität zu sichern sowie die Business-Logik zu definieren.“ Die Lösung auf Basis von Dynamics 365 Business Central verbindet heute diverse Kernsysteme über API-Schnittstellen und deckt damit sämtliche Arbeitsbereiche und Berührungspunkte zu den Kund*innen ab – vom Personal über Reservierungen und die Küche bis zum Spielsystem. Über die Schnittstelle zwischen Dynamics 365 Business Central und Kassensystem können zum Beispiel täglich die Quittungsbelege aller Bestellungen aus der Anlage gesammelt sowie Artikel und Umsätze aus dem Kassensystem synchronisiert werden, das wiederum nahtlos an das Warenwirtschaftssystem angebunden ist.

Über die Dynamics 365 Module Sales und Marketing werden im Vertrieb und Marketing die Spieldaten gesammelt und für personalisierte Marketingzwecke in Richtung der Kund*innen weiterverwendet. Ebenso werden beim Ausfüllen eines Event-Formulars auf der Website automatisch Leads generiert. „So erhält Greenreb zahlreiche Kennzahlen, die dazu beitragen, die Prozesse in der Anlage zu verbessern“, sagt Esther Lemmerz, Functional Consultant bei NAS conception. „Die Mitarbeitenden sehen beispielsweise sofort, was in welchen Bereichen umgesetzt wird, wie viele Essensbestellungen rausgehen oder welche Aktionstage bei den Kund*innen besonders gut ankommen. Das ermöglicht dem Unternehmen, umgehend zu reagieren.“

Die Möglichkeit zu tieferen Insights auf die Unternehmensprozesse bietet heute der Einsatz von Power Platform, Power BI und Power Automate. „Durch die Prozessautomatisierung haben wir nicht nur eine wachsende Zahl täglicher und wöchentlicher Reportings, sondern können auch gezieltere Vorhersagen treffen“, erzählt Phillip Fu. „Unsere Kund*innen im deutschsprachigen Raum reservieren gerne im Voraus. So wissen wir immer genau, wie viele Personen wir auf der Anlage begrüßen werden. Basierend auf diesen Vorhersagen können wir Umsätze abschätzen und die entsprechende Zahl an Mitarbeitenden einplanen sowie deren Einsatz auf der Anlage direkt steuern.“

Besser planen und steuern lässt sich mithilfe von Dynamics 365 auch die künftige Expansion. „Wir können unsere zusätzlichen Standorte nun quasi per Knopfdruck ausrollen. Morgen in Italien und übermorgen in Österreich“, berichtet Phillip Fu schmunzelnd. „Die Grundstruktur kann dabei unkompliziert übertragen werden und muss lediglich noch an die länderspezifischen Vorgaben und Gegebenheiten angepasst werden." Die Infrastruktur eines neuen Standortes lässt sich so innerhalb von wenigen Wochen statt mehrerer Monate bereitstellen. Die Systeme lassen sich für eine beliebige Anzahl an Mitarbeitenden skalieren. „Man muss neue Kolleg*innen nur freischalten und es läuft. Denn die Standard-Prozesse sind immer schon vorhanden.“

Die Vorteile der Skalierbarkeit von Dynamics 365 machen sich aber auch in anderen Bereichen bemerkbar. „Dadurch, dass wir alle unsere Daten in einem „Dataverse“ synchronisieren und auf einer Plattform haben, erhalten alle Abteilungen den gleichen Zugang zu allen Daten in sämtlichen Systemen. Wir haben viele Funktionalitäten in einem Produkt gebündelt und können weitere Module schnell integrieren“, erläutert Phillip Fu.

Die nächsten Ausbaustufen mit Dynamics 365 Business Central sind bereits geplant: Die bestehende Shopify-Anbindung zum Onlineshop, über den Merchandise-Artikel und Gutscheine verkauft werden, soll künftig noch zusätzliche Insights liefern. „Wir werden außerdem weitere Microsoft Azure Funktionalitäten testen und implementieren. Aktuell sammeln wir eine Menge an Daten über alle Abteilungen, aber wir wollen noch analytischer werden und echte Mehrwerte generieren, beispielsweise über Machine Learning und KI-Modelle für unsere Prognosen oder in Richtung Data Factory, Databricks und Data Pipelines“, sagt Phillip Fu.