Setzen, Eins! Digitalisierter Schulalltag auf Schloss Salem – mit Microsoft 365 und Power Platform

600 Schülerinnen und Schüler aus 47 Nationen, 300 Lehrkräfte und Mitarbeitende, drei Standorte. Die Schule Schloss Salem ist das größte Internatsgymnasium in Deutschland. Effiziente Informationswege zu gewährleisten, ist in einem solchen Netzwerk mit Herausforderungen verbunden: Neben dem Unterricht gilt es, AGs, soziale Dienste oder Essenspläne zu koordinieren. Dafür setzt die Schule Schloss Salem nun auf Microsoft 365.

Die Herausforderung: einfache und effiziente Kommunikation für fast 1.000 Personen

Der Verwaltungsaufwand an Schulen ist hoch, das gilt erst recht für so große Internate wie die Schule Schloss Salem. Der Schulalltag will – genauso wie Freizeitaktivitäten, Mahlzeiten, Clubs, soziale Dienste oder Sport – gut strukturiert und organisiert werden. Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte und andere Mitarbeitende benötigen vielfältige Informationen, zum Beispiel zu Stundenplänen oder Krankmeldungen, Unterrichtsstoff oder Freizeitangebot. Kurz: Die Schule Schloss Salem trägt die Verantwortung für die Kinder – sowohl was deren Sicherheit als auch deren Ausbildung angeht. Früher herrschten eher analoge Prozesse vor, zum Beispiel in Form von schwarzen Brettern. Doch dabei war nicht garantiert, dass alles Wichtige auch wirklich bei allen ankam.

„Eltern, die ihre Kinder auf unsere Schule schicken, haben großes Vertrauen in uns“, sagt Thomas Obitz, Geschäftsführer und Wirtschaftsleiter an der Schule Schloss Salem. „Wir sollen die Kinder in einer sicheren Umgebung bestmöglich ausbilden und auf die zukünftige Arbeitswelt vorbereiten.“ In den meisten Unternehmen sind digitale Skills eine Voraussetzung – und sollten deswegen integraler Bestandteil des Lebens und Lernens an der Schule Schloss Salem werden. „Außerdem müssen wir die tatsächliche Sicherheit der Kinder gewährleisten“, so Obitz, „Deshalb wollen wir zu jeder Zeit wissen, wo sich die Kinder aufhalten – ohne dass wir ihnen ihre Freiheit nehmen.“ Früher wurde dieser Prozess mit Listen sichergestellt, die abends ausgefüllt wurden. Wenn ein Schüler oder eine Schülerin morgens nicht im Unterricht war oder nachmittags nicht beim Schwimmtraining, dann erfuhren die Verantwortlichen erst verzögert beim Einsehen der Listen davon.

Dieser Verantwortung optimal nachzukommen ist nur möglich, wenn sich die Schule Schloss Salem selbst ganzheitlich digital und innovativ aufstellt, und eine Zukunft, in der Schülerinnen und Schüler digital leben und lernen können, schon jetzt aufbaut. Um die diversen Herausforderungen zwischen analogem Unterricht und Internatsalltag anzugehen, führte die Schule Schloss Salem Microsoft 365 und Power Platform ein.

Die Lösung: schneller und zuverlässiger Informationsfluss mit Microsoft 365 und Power Platform

Bis zu seiner Digitalisierung mit Microsoft Power Platform war das Klassenbuch auch auf der Schule Schloss Salem ein physisches Buch, das Schülerinnen und Schüler jeden Morgen besorgen und Lehrkräfte sorgfältig führen mussten. Mit der neuen Klassenbuch-App lassen sich Einträge nun digital speichern und dezentral abrufen. Das Kollegium aus verschiedenen Bereichen hat Zugriff auf die Daten; Abwesenheiten wie Krankheitsausfälle oder Besuche der Schülerinnen und Schüler bei ihren Eltern können zuverlässig erfasst werden. Stehen Gespräche mit Erziehungsberechtigten an, können alle relevanten Daten mit einem Klick exportiert und zur Verfügung gestellt werden.

Für die Umsetzung hat sich die Schule Schloss Salem Unterstützung vom Microsoft-Partner Arineo geholt, der das umfangreiche digitale Klassenbuch mithilfe einer Canvas App aufgesetzt hat. „Es gibt auf dem Markt bereits verschiedene digitale Klassenbuch-Systeme. Als Internat brauchte die Schule Schloss Salem jedoch zusätzliche Funktionen, die bestehende Lösungen nicht abbilden. Mit Power Platform war die Entwicklung eines einzigartigen, digitalen Klassenbuchs möglich, das alle benötigten Anforderungen abdeckt“, erklärt Nils Lischka, Microsoft Power Platform Consultant bei Arineo. „Dabei war uns besonders wichtig, den Informationsfluss lückenlos sicherzustellen. Daten – ganz gleich aus welcher Quelle – können jetzt jederzeit von anderen berechtigten Personen abgerufen werden.“ Mit Daten aus dem Stammdatenverwaltungssystem Atlantis werden Benutzer für Lehrkräfte und Schülerinnen und Schüler im Microsoft Tenant angelegt und in Microsoft Teams Klassen zugewiesen. Das elektronische Klassenbuch ist eine Canvas App, dessen Datengrundlage auf Dataverse-Tabellen beruht. Der Unterrichtsplan kommt aus dem Stundenplanerstellungssystem Untis und wird via Dataflows ins Dataverse importiert. Mithilfe von Power Automate Flow und Excel-Script lassen sich unter anderem Klassenbuchinhalte wie Kurslisten und Unterrichtsinhalte wohlformatiert exportieren.

Alle Daten für die neue digitale Infrastruktur der Internatsschule werden selbstredend DSGVO-konform und sicher im Dataverse vorgehalten.

Mit dieser Infrastruktur ist sichergestellt, dass alle Informationen in Echtzeit verfügbar sind – ganz ohne aufwändige Listenführung. „Lehrkräfte sehen morgens, wer anwesend sein sollte, und dokumentieren eventuelle Abwesenheiten in der App. Das Sekretariat wird automatisch benachrichtigt und kann nachvollziehen, wo sich ein Kind zuletzt gemeldet hat. Möglicherweise hat es sich im Krankenquartier der Schule krankgemeldet“, erklärt Thomas Obitz. „Das gibt uns Gewissheit über den Verbleib unserer Schülerinnen und Schüler und erspart uns zeitaufwändige interne Telefonate.“

Lernen fürs Leben mit Microsoft Sharepoint und Microsoft Teams

Mit Microsoft 365 wurde auch ein Ersatz für das traditionelle schwarze Brett eingeführt: Das Intranet auf Basis von SharePoint hat einen für alle zugänglichen Bereich und einen geschützten Tenant ausschließlich für das Kollegium. Im ersten finden Schülerinnen und Schüler und Mitarbeitende allgemein relevante Informationen – vom Essensplan über Freizeitaktivitäten bis hin zu Stundenplänen; im zweiten, nur vom Personal zugänglichen Tenant, werden vertrauliche Informationen geteilt. Besonders wichtige Updates kommen per Push-Nachricht aufs Handy. 

Microsoft Teams unterstützt die Kommunikation der Schule Schloss Salem. Sobald die Klassen- und Unterrichtsorganisation für das neue Schuljahr in der Schulverwaltungssoftware abgeschlossen ist, werden die Daten in den Microsoft Tenant übertragen und für jede Klasse automatisiert ein Team in Microsoft Teams angelegt. Die Microsoft Lösung School Data Sync ermöglicht es, die dynamische Nutzerschaft der Schule abzubilden und optimal zu verwalten. 

„Es müssen nicht immer alle Schülerinnen und Schüler gemeinsam im Klassenraum vor Ort unterrichtet werden, was besonders hilfreich ist“, so Thomas Obitz. Schülerinnen und Schüler arbeiten hier gemeinsam an Dokumenten, kommunizieren miteinander und haben einen zentralen Ablageort für Hausaufgaben oder Unterrichtsmaterial. 

Mit Microsoft 365 lernen sie gleichzeitig die Lösungen von Microsoft kennen, die weltweit in vielen Unternehmen Standard sind. „Uns ist die bestmögliche Vorbereitung auf das Arbeitsleben wichtig – dazu gehört auch der Umgang mit gängiger Software und eine souveräne Navigation in der digitalen Welt“, erläutert Thomas Obitz. 

Die digitale Zukunft ist in der Schule Schloss Salem schon heute Realität: „Bei uns steht das Leben und Lernen im Mittelpunkt – mit ausgezeichneter Lehre, vielen Freizeitmöglichkeiten und einem geregelten Tagesablauf. Microsoft 365 und Power Platform reduzieren an der Schule Schloss Salem analoge Prozesse und schaffen mehr Effizienz, Geschwindigkeit und Sicherheit in der Kommunikation, was unseren Schülerinnen und Schülern zugutekommt“, fasst Thomas Obitz zusammen. Weitere potenzielle Anwendungsfelder wollen deshalb zeitnah erschlossen werden – damit die Schule Schloss Salem digitaler Vorreiter bleibt.