Vom Shopping-Center Pionier zum KI-Pionier: ECE setzt auf Microsoft 365 Copilot

Die Herausforderung: Manuelle Informationssuche, repetitive Aufgaben und zeitaufwendige Arbeitsprozesse

Vor rund 60 Jahren, im Jahr 1965, brachte die ECE Shopping-Center erstmals nach Deutschland. Heute betreibt das Unternehmen rund 200 Shopping-Center in zehn Ländern und entwickelt und realisiert weitere Immobilien in allen Assetklassen und ganze Stadtquartiere. Damit der Betrieb weltweit reibungslos läuft, setzt das Unternehmen auf ein zielgerichtetes Management seiner Shopping-Center. So sorgen detaillierte Vermietungskonzepte oder die zielgenaue Akquise von potenziellen Mietern dafür, dass möglichst wenige Geschäfte über einen möglichst kurzen Zeitraum leer stehen. Um passgenaue Mieter für einen bestimmten Standort zu finden, werden zahlreiche Marktanalysen und Standortrecherchen durchgeführt. Auch im Betrieb seiner Shopping-Center setzt ECE auf Daten und muss wichtige Kennzahlen jederzeit im Blick behalten können. „Um datenbasiert Entscheidungen treffen zu können, mussten wir früher Daten händisch aus verschiedenen Quellen, wie beispielsweise diversen Excel Tabellen, ermitteln, zusammentragen und neu berechnen“, sagt Hendrik Hofmann, Teamleiter IT Digital Workplace bei ECE. „Das war zeitaufwendig, fehleranfällig und band wertvolle Kapazitäten bei unseren Mitarbeitenden.“ Auch in der Kundenbetreuung: Dort wurden Kundenanfragen händisch in verschiedenen Sprachen beantwortet, Protokolle von Besprechungen manuell zusammengefasst und versendet.

„Um unser verstreutes Unternehmenswissen weltweit für alle Kolleginnen und Kollegen zugänglich zu machen, haben wir im Jahr 2024 unser ECEpedia ins Leben gerufen. Diese zentrale Plattform auf Basis von SharePoint Online bündelt alle Informationen an einem Ort und integriert alle internen Wissensdatenbanken“, erklärt Kristoffer Mandelbaum, Head of Department IT Digital Workplace, Cloud & Identity bei ECE. Doch schnell war klar: Auch die kontinuierliche Dokumentation und Pflege von ECEpedia war zeit- und kostenaufwendig und brachte in puncto Informationssuche und -nutzung kaum Erleichterungen mit sich. Die Vielfalt an Tätigkeiten und Sprachen innerhalb des internationalen Familienunternehmens führte zu immer neuen Herausforderungen. „Wir brauchten eine Lösung, die Wissen möglichst barrierefrei bereitstellen, Informationen einfach finden und unsere Mitarbeitenden dabei unterstützen kann, ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten“, ergänzt Hendrik Hofmann. „Der Pioniergeist ist bei uns im Unternehmen tief verankert. Deshalb ist es für uns selbstverständlich, dass wir den Einsatz von neuen Technologien, wie künstlicher Intelligenz, prüfen, um zu sehen, wo wir sie für uns gewinnbringend einsetzen können. So war es auch bei Microsoft 365 Copilot.“ Das Team um Hendrik Hofmann und Kristoffer Mandelbaum erkannte das Potenzial sofort – und holte im November 2024 die Zustimmung für die Implementierung ein. Auch Chief Executive Officer Alexander Otto sah die unternehmerischen Mehrwerte und erteilte umgehend seine Zustimmung: „Microsoft 365 Copilot hat das Potenzial, uns im Arbeitsalltag zahlreiche Stunden voller manueller und repetitiver Tätigkeiten einzusparen.“

Die Lösung: Innovative Pilotphase macht Copilot nachhaltig erfolgreich

Die Umsetzung des Vorhabens startete, wie bei IT-Projekten üblich, mit einem Piloten – was aber alles andere als üblich war: Die Mitarbeitenden von ECE sollten selbstständig entscheiden, welche Kolleginnen und Kollegen Teil des Pilotprojektes werden sollten. „Durch diesen Ansatz wollten wir einen möglichst vollständigen Querschnitt unseres Unternehmens abbilden – über all unsere Themen, Funktionen und Kulturen hinweg“, berichtet Mandelbaum. „Denn der unternehmerische Mehrwert der Lösung lässt sich nur abbilden, wenn wir so früh wie möglich unterschiedliche Jobprofile und Tätigkeiten in den Prozess integrieren.“ Deshalb war von Anfang an auch die Compliance-Abteilung des Unternehmens in den Implementierungsprozess eingebunden, um die Einhaltung aller Datenschutzanforderungen sicherzustellen. Gleichzeitig erarbeitete die Abteilung eine unternehmensweite Datenschutzvereinbarung zur verantwortungsvollen Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI). „Gemeinsam konnten wir Microsoft 365 Copilot in beeindruckender Geschwindigkeit implementieren. Von der Budgetfreigabe bis zur ersten Schulung der Pilot-Userinnen und User vergingen nur rund drei Monate“, sagt Kristoffer Mandelbaum. „Jetzt können wir mit der neuen Technologie vorangehen und die Vorteile von Copilot effektiv für uns nutzen.“

Die ersten Anwendungsfälle sind bei ECE bereits in der Umsetzung: Im Bereich des Center-Managements transkribiert Copilot Besprechungen, erstellt Protokolle von Terminen, gibt Inspiration für Kundenpräsentationen oder hilft bei der Erstellung von Pressemitteilungen. „Das sind laut internen Umfragen die häufigsten Einsatzbereiche bei uns im Unternehmen. 70 Prozent der Teilnehmenden unserer Pilotphase gaben an, dass sie Copilot bei genau diesen Aufgaben nutzen, um sich erste Entwürfe ausgeben zu lassen, mit denen sie dann weiterarbeiten können. Das nimmt die Angst vor der blanken weißen Seite“, sagt Hendrik Hofmann. „Mit Microsoft 365 Copilot können die Kolleginnen und Kollegen ihre Aufgaben nun effizienter erledigen. Sie haben mehr Kapazitäten, die sie beispielsweise in Lern- und Fokuszeiten, Qualitätsprüfungen oder in die Kundenarbeit investieren können. Deshalb wollen auch 70 Prozent der Pilot-Userinnen und User ihre Copilot Lizenz weiterhin behalten.“

Außerdem erleichtert Copilot heute den Zugriff und die Dokumentation von Wissen im Unternehmen: Er organisiert Informationen und stellt sie den Mitarbeitenden bei einer entsprechenden Anfrage umgehend bereit – sogar als Zusammenfassung und in jeder gewünschten Sprache. Weltweit finden in regelmäßigen Abständen zudem Schulungen statt, um die Mitarbeitenden auch weiterhin auf ihrer Reise mit generativer KI zu begleiten und kontinuierlich Feedback für die weitere Entwicklung einzuholen. Mittlerweile hat sich bei ECE sogar eine eigene Community entwickelt, in der sich die Kolleginnen und Kollegen gegenseitig beraten und mit und voneinander lernen. „Wir verfolgen bei der Implementierung von Microsoft 365 Copilot einen ganzheitlichen Ansatz. Denn generative KI ist kein reines IT-Thema, das gesamte Unternehmen muss eingebunden und begleitet werden. Man muss interdisziplinär zusammenarbeiten, damit Lösungen wie diese nachhaltig im Unternehmen erfolgreich sein können“, fasst Hendrik Hofmann zusammen.

Die nächsten Schritte mit Copilot sind bereits geplant: Copilot Studio und Copilot Agenten sollen den Mitarbeitenden künftig dabei helfen, produktiver und kreativer arbeiten zu können. „Am Ende des Tages sind wir kein Digitalunternehmen, sondern ein Immobilien- und Serviceunternehmen. Wir werden auch in Zukunft auf Technologien setzen, die uns manuelle und repetitive Aufgaben abnehmen und uns unterstützen, effizienter zu arbeiten. Damit wir unsere Kundinnen und Kunden noch besser betreuen können“, sagt Kristoffer Mandelbaum. „Deshalb ist KI für uns eine strategische Entscheidung und ein wichtiger Baustein auf dem Weg, führendes KI-Unternehmen in der Immobilienbranche zu werden.“