Effizientes Projektmanagement: KVL Group setzt auf Microsoft 365 Copilot

Die Herausforderung: Manuelles Projektmanagement verlangsamt Projektsteuerung und führt zu Übertragungsfehlern

Von der Planung über den Bau bis zur Inbetriebnahme und einem etwaigen späteren Umbau während der Nutzungszeit durchlaufen Projekte und Gebäude verschiedene Phasen mit unterschiedlichen Beteiligten. Für einen reibungslosen Ablauf solcher Maßnahmen sorgt seit 2003 die KVL Group. „Als internationales, technisches und strategisches Immobilienberatungsunternehmen stellen wir sicher, dass Bauvorhaben fristgerecht, im Rahmen des Budgets und in der vorgegebenen Qualität abgewickelt werden“, sagt Sven Seehawer, Managing Partner bei KVL. „Unsere Projektverantwortlichen fungieren als Pilotinnen und Piloten in der Projektsteuerung und setzen alle Beteiligten kontinuierlich über den aktuellen Status in Kenntnis.“ Abstimmungen erfolgen u.a. per E-Mail oder in Meetings; Termine, Fristen und die Verteilung von Aufgaben werden genauestens dokumentiert. Nur so lassen sich Projektfortschritte kontrollieren oder Entscheidungen zweifelsfrei treffen und nachvollziehen.

In der Vergangenheit jonglierten die Projektverantwortlichen bei KVL mit zahlreichen Dokumenten: Terminpläne, Kostenübersichten, Monats- und Quartalsberichte wollten stets aktuell gehalten werden. „Beim händischen Aktualisieren und Konsolidieren von Informationen können immer Fehler entstehen, die dann zu einer inkonsistenten Datengrundlage führen“, so Sven Seehawer. „Außerdem bedeutet eine manuelle Zusammenfassung immer einen hohen Zeitaufwand. Wollten wir beispielsweise wissen, wie sich ein Projekt über die Quartale hinweg entwickelt hat und welche Herausforderungen es gab, mussten wir die einzelnen Berichte dezidiert durcharbeiten – dasselbe, wenn es darum ging, zwei ähnliche Projekte miteinander zu vergleichen, um Analogien bzw. Abweichungen und damit mögliche Risiken auszuloten. Aus den händischen Notizen entstand dann häufig ein neuer Bericht zum eigentlichen Bericht.“

Eine Herausforderung auch für die Sachverständigen bei KVL, die oft erst dann herangezogen werden, wenn Bauvorhaben verfahren sind. Binnen kürzester Zeit arbeiten sie sich in die Unterlagen zu komplexen Projekten ein, um Probleme sachgerecht zu bewerten oder Risiken mit Blick auf Planung, Vergabe oder Standort des Gebäudes einzuschätzen. „Für die Berechnung der Eintrittswahrscheinlichkeit verschiedener Risiken und der damit einhergehenden Schadenshöhe, müssen unsere Sachverständigen Immobilien projektübergreifend miteinander vergleichen können – und zwar schnell und in gesicherter Qualität“, erklärt Frank Peterlein, Head of IT and AI bei KVL. „Trotz systematischer Dokumentenablage auf SharePoint konnte es aber bis zu einer Woche dauern, bis man sich überhaupt in ein Projekt eingearbeitet hatte.“

„Wir wollten unseren Projektverantwortlichen, unseren Pilotinnen und Piloten, einen Copiloten an die Seite stellen, der sie bei wiederkehrenden Prozessen und Aufgaben unterstützt“, so Frank Peterlein weiter. „Gleichzeitig sollte sich dieser Assistent möglichst nahtlos in unsere bestehende Infrastruktur und in die Applikationen, mit denen wir täglich arbeiten, integrieren lassen. Dafür wollten wir eine standardisierte Lösung, mit geringem Wartungsaufwand und automatischer Zugriffsverwaltung.“ QualityHosting als Partner von KVL brachte Microsoft 365 Copilot ins Spiel – für Sven Seehawer war das vor dem Hintergrund der bestehenden Microsoft Umgebung der nächste logische Schritt: „Wir hinterfragen uns immer selbst, ob wir an unserem technologischen Setup noch etwas verbessern können. Es liegt in unserer DNA, neue Technologien direkt auszuprobieren.“

Die Lösung: Microsoft 365 Copilot beschleunigt Arbeitsalltag und sichert Informationsqualität

Im Sommer 2024 starteten KVL und QualityHosting den ersten Proof of Concept mit Microsoft 365 Copilot. Sie bereiteten die IT-Umgebung vor, richteten Zugriffe und Berechtigungen ein und schulten die Mitarbeitenden unter anderem im Bereich Prompting. Die Erkenntnisse und das Feedback aus diesen Schulungen flossen wiederum in die weitere Implementierung ein. Gleichzeitig etablierte sich in Viva Engage von KVL eine eigene Community zum Austausch und zur gegenseitigen Hilfestellung.

„Microsoft 365 Copilot liefert den Mitarbeitenden bei KVL nicht einfach nur Antworten auf Fragen. Copilot reichert als integrierte Lösung Antworten mit Unternehmensdaten an“, sagt Silke Braun, Customer Success Coach für Microsoft Cloud Services bei der QualityHosting AG. „Quellenangaben verweisen dabei konkret auf die Besprechung oder E-Mail, aus der die Informationen stammen.“ Um beispielsweise anhand der Monats- und Quartalsberichte den Fortschritt eines Projektes nachzuvollziehen, fragen die Projektverantwortlichen Copilot und erhalten eine Zusammenfassung auf Basis aller relevanten Inhalte und Dokumente. Das KI-basierte Tool unterstützt bei der Zusammenfassung von Chats und Besprechungen über Microsoft Teams, extrahiert Aufgaben aus Mail-Verläufen oder setzt auf Basis von Informationen zu einem Projekt Schriftstücke auf. Die Automatisierung bestimmter Aufgaben reduziert bei KVL Übertragungsfehler und steigert gleichzeitig die Qualität der Informationen.

Für die Sachverständigen bei KVL recherchiert Copilot im Bereich der Risikobewertung nach passenden Vergleichsprojekten mit ähnlichen Sachverhalten, wertet die Unterlagen aus und filtert die benötigten Informationen heraus. Gleichzeitig können die Mitarbeitenden auch nach bestimmten Sachverhalten in den Monats- und Quartalsberichten suchen und diese Berichte von Copilot vervollständigen lassen.

„Mit Microsoft 365 Copilot sparen wir im Projektmanagement bis zu 20 Prozent der Zeit. Gleichzeitig durchdringen wir Projekte tiefer und detaillierter“, sagt Sven Seehawer. „Wir haben mehr Transparenz und können strukturierter und vorausschauender arbeiten. Das stärkt uns als Unternehmen enorm.“ Denn die automatisierte Unterstützung durch Copilot wirkt sich am Ende auch positiv auf die Kundenbeziehung aus: Die Projektverantwortlichen erhalten Informationen aus den Unterlagen quasi in Echtzeit und stellen sie den Kundinnen und Kunden entsprechend schneller zur Verfügung. Die automatisierte Zusammenfassung der Monats- und Quartalsberichte sichert die Vollständigkeit der Daten bei KVL.

„Zurückliegende Entscheidungen sind lückenlos nachvollziehbar – das erleichtert es unseren Ansprechpersonen, Folgeentscheidungen zu treffen und sie Vorgesetzten oder Beteiligten zu vermitteln“, so Sven Seehawer. „Die Transparenz und Schnelligkeit, die wir mit Copilot bieten, hat positiven Einfluss auf das Kundenerlebnis und die Kundenbindung.“

Künftig sollen im Projektmanagement und bei der Projektsteuerung bei KVL auch Agenten-Lösungen unterstützen. „Zum Beispiel, wenn es darum geht, zu prüfen, ob ein Projekt für ein Nachhaltigkeitszertifikat infrage kommt. Dann können wir noch umfänglichere Empfehlungen an unsere Kundinnen und Kunden geben“, sagt Frank Peterlein. Ein erstes Pilotprojekt läuft bereits: Ein Helpdesk-Agent als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende soll direkt Hilfestellung bei IT-Problemen bieten – damit ließe sich die Zahl der Tickets für einfache Problemstellungen reduzieren. Schon bald erhalten alle Mitarbeitenden bei KVL Zugriff auf diese Agenten. Im Arbeitsalltag werden sie dann alle davon profitieren – so bleibt KVL nicht nur zukunftsfähig, sondern ist in der Lage, zukunftsgestaltend zu agieren.