HUBER+SUHNER wollte generative KI gezielt einsetzen, um die interne Zusammenarbeit zu stärken, Wissen besser zu vernetzen und produktivere Arbeitsweisen im Unternehmen zu etablieren.
Mit Microsoft 365 Copilot und der Viva Suite etablierte das Unternehmen neue Arbeitsweisen und eine dialogorientierte, KI-gestützte Wissenskultur.
99 % der Testgruppe nutzen Microsoft 365 Copilot aktiv – ein klarer Beleg für die schnelle Integration in den Arbeitsalltag.
Bei HUBER+SUHNER dreht sich alles um Verbindungen – zwischen Menschen, Orten und Systemen. Dieses Prinzip gilt nicht nur für die Produkte des Unternehmens, sondern auch für die Art, wie Zusammenarbeit gelebt wird. Mit der Einführung von Microsoft 365 Copilot hat HUBER+SUHNER einen strategischen Schritt unternommen, um auch den digitalen Arbeitsalltag stärker zu vernetzen: Mitarbeitende sollen leichter auf Wissen zugreifen, sich effizienter austauschen und neue Arbeitsweisen etablieren – unterstützt durch generative KI. „Mit Microsoft Copilot wollten wir nicht einfach ein neues Tool einführen, sondern gezielt erproben, wie generative KI unsere strategischen Ziele unterstützt“, erklärt Michael Schöb, Product Owner Microsoft 365 bei HUBER+SUHNER. Begleitet wurde das Projekt vom Microsoft-Partner Campana & Schott. Das erfahrene Beratungsteam übernahm sowohl bei der technischen Implementierung als auch bei der strategischen Ausrichtung und dem Enablement eine zentrale Rolle.
“Mit Microsoft Copilot wollten wir nicht einfach ein neues Tool einführen, sondern gezielt erproben, wie generative KI unsere strategischen Ziele unterstützt.”
Michael Schöb, Product Owner Microsoft 365, HUBER+SUHNER
Gemeinsam mit Campana & Schott durchlief HUBER+SUHNER einen klar strukturierten Evaluations- und Pilotierungsansatz: von Zielbild-Workshops über ein rollenbasiertes Lizenzdesign bis hin zum technischen Readiness-Check.
Den Auftakt bildete ein mehrwöchiger Proof of Value, in dem die Beteiligten definierten, wie Microsoft 365 Copilot die übergeordnete KI-Strategie des Unternehmens konkret unterstützen kann. In Workshops mit unterschiedlichen Fachbereichen und dem Management wurden Anwendungsszenarien identifiziert sowie Zielbilder und der gewünschte Outcome geschärft. Auch Ideen zur Nutzung sogenannter Agents in Microsoft 365 Copilot flossen früh ein – mit dem Ziel, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren. „Der strukturierte Einstieg hat uns geholfen, Potenziale realistisch einzuschätzen und frühzeitig tragfähige Use Cases zu identifizieren – das war entscheidend für den weiteren Erfolg“, betont Michael Schöb. „Von Anfang an war klar: Der Fokus darf nicht auf der Technologie allein, sondern muss auf Security und einem nachhaltigen Veränderungsprozess liegen.“
Das Team von HUBER+SUHNER sowie Campana & Schott entschieden sich daraufhin für eine Testphase in zwei Wellen. In Zuge dessen wurden zunächst insgesamt 150 Pilotlizenzen rollenbasiert über verschiedene Standorte und Abteilungen hinweg verteilt. Um den Veränderungsprozess zu fördern und messbar zu gestalten, entwickelten die Projektmitglieder auf Basis tiefgreifender Projekterfahrung von Campana & Schott einen strukturierten Ansatz zur Befähigung künftiger Anwender. Dabei kombinierten sie Trainingsformate wie How-to-Posts auf Engage, Community-Learning-Sessions sowie Prompt-Challenges und etablierten eine unternehmensweite Community auf Viva Engage, die den Austausch stärkte und Erfolge veranschaulichte.
“Der strukturierte Einstieg hat uns geholfen, Potenziale realistisch einzuschätzen und frühzeitig tragfähige Use Cases zu identifizieren – das war entscheidend für den weiteren Erfolg. Von Anfang an war klar: Der Fokus darf nicht auf der Technologie allein, sondern muss auf Security und einem nachhaltigen Veränderungsprozess liegen.”
Michael Schöb, Product Owner Microsoft 365, HUBER+SUHNER
Eine entscheidende Erfolgskomponente war dabei die Microsoft Viva Suite, welche die Campana & Schott-Expert:innen auf die Anforderungen von HUBER+SUHNER zuschnitten. Ein Viva Insights Copilot-Dashboard ermöglichte tiefgehende Analysen zu Nutzung und Akzeptanz und damit der Wirksamkeit des Enablement-Konzeptes: 99 Prozent der Pilotgruppe nutzten Microsoft 365 Copilot aktiv, 94 Prozent mehrmals wöchentlich, 65 Prozent täglich. Rund 50 Prozent der Belegschaft griffen regelmässig auf Microsoft Copilot Chat ohne M365-Lizenz oder Microsoft 365 Chat zu – ein starker Start für einen Rollout ohne explizites Change-Management für Anwender mit E5- oder E3-Basislizenz. Dies zeigt die Strahlkraft des Pilotprojekts und wie schnell die Mitarbeitenden die KI-Tools in ihren Arbeitsalltag integrieren konnten.
„Neben der Viva-Suite nutzen wir ergänzende Formate wie Intranet-Erklärinhalte und unsere globale Mitarbeitendenzeitschrift. In einer Sonderausgabe erklärten wir Prompting-Grundlagen, zeigten Praxisbeispiele sowie Einblicke unseres CEO zu seiner KI-Nutzung. So erreichten wir auch weniger digitalaffine Mitarbeitende und brachten KI als Top-Thema auf ihre Agenda“, berichtet Anja Kroll, People & Culture Communication Lead bei HUBER+SUHNER.
Die Viva Suite lieferte weiterhin nicht nur aussagekräftige Analysen, sondern unterstützte auch aktiv den Veränderungsprozess. Viva Pulse erleichterte regelmässige Feedbackschleifen mit den Pilotgruppen, während Viva Engage inklusive der Premiumfunktion „Answers in Viva“ eine dialogorientierte, KI-gestützte Wissenskultur förderte „Wir haben unsere Erfahrung aus einer Vielzahl an Copilot-Projekten gebündelt. Die zentrale Erkenntnis: Enablement entfaltet dann seine volle Wirkung, wenn es praxisnah ist und von einer aktiven Community getragen wird“, erklärt Pascal Brunner-Nikolla, Projektleiter bei Campana & Schott und Microsoft Copilot MVP. „Die starke Nutzung und das kontinuierliche Feedback bei HUBER+SUHNER zeigen, dass dieser Ansatz funktioniert.“
“Wir haben unsere Erfahrung aus einer Vielzahl an Copilot-Projekten gebündelt. Die zentrale Erkenntnis: Enablement entfaltet dann seine volle Wirkung, wenn es praxisnah ist und von einer aktiven Community getragen wird. Die starke Nutzung und das kontinuierliche Feedback bei HUBER+SUHNER zeigen, dass dieser Ansatz funktioniert.”
Pascal Brunner-Nikolla, Project Manager & Microsoft Copilot MVP, Campana & Schott
Die Rückmeldungen der Mitarbeitenden zeigen deutlich: Microsoft 365 Copilot erleichtert nicht nur einzelne Aufgaben, sondern verändert die Art und Weise, wie Arbeit organisiert, Wissen geteilt und Zusammenarbeit gestaltet werden. Besonders bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings, beim Strukturieren und Formulieren von Inhalten sowie bei Analyse- und Rechercheaufgaben hat sich Microsoft 365 Copilot schnell als verlässlicher Begleiter etabliert. Informationen werden besser miteinander verknüpft, Inhalte klarer strukturiert und Entscheidungen fundierter. Viele Aufgaben lassen sich dadurch schneller und zielgerichteter erledigen. Das schafft Freiräume für das Wesentliche: Mitarbeitende können liegengebliebene Aufgaben gezielt abschliessen, sich die notwendige Zeit nehmen für kreatives und lösungsorientiertes Denken und neue Themen mit mehr Ruhe und Klarheit angehen.
Gleichzeitig stärkt Microsoft 365 Copilot die Verbindung zwischen den Menschen im Unternehmen: Die Pilotgruppe berichtete, dass sie mehr Zeit habe, einander zu unterstützen, intensiver zusammenzuarbeiten oder sich in strategische und kreative Prozesse einzubringen. So entstehen nicht nur effizientere Abläufe, sondern auch ein stärkeres Miteinander. „Microsoft Copilot verändert nicht alles auf einmal“, beschreibt Michael Schöb den Effekt. „Aber es hilft, jeden Tag ein bisschen mehr aus der eigenen Zeit zu machen – das summiert sich. Und genau darin liegt der echte Produktivitätsgewinn.“
“Microsoft Copilot verändert nicht alles auf einmal. Aber es hilft, jeden Tag ein bisschen mehr aus der eigenen Zeit zu machen – das summiert sich. Und genau darin liegt der echte Produktivitätsgewinn.”
Michael Schöb, Product Owner Microsoft 365, HUBER+SUHNER
99 % nutzen aktiv Microsoft 365 Copilot im Test
Nach dem erfolgreichen Start wird Microsoft 365 Copilot nun, mit der Unterstützung von Campana & Schott, schrittweise auf bis zu 1.000 Lizenzen ausgeweitet. Dazu setzen die Beteiligten auf eine Train-the-Trainer-Architektur, ein Champion-Netzwerk und wiederverwendbare Kommunikations- sowie Lernbausteine. Diese Blaupausen beschleunigen die Skalierung und sichern die Einheitlichkeit im Vorgehen über Standorte und Bereiche hinweg.
Essenziell ist es dabei, die Frage zu beantworten, wie sich der gewonnene Nutzen langfristig verstetigen und auf weitere Unternehmensbereiche übertragen lässt. Ein zentraler Baustein ist hierfür das Konzept von Campana & Schott einer internen “Agent Factory”: ein klarer Entscheidungsrahmen, wann SharePoint-, Copilot Chat- oder Copilot Studio-Agents sinnvoll sind, flankiert von Governance-Leitplanken (Datenzugriff, Umgebungen, Bereitstellung) und Best-Practice-Checklisten. Mit diesem strukturierten Ansatz wird HUBER+SUHNER künftig eigene KI-Anwendungen entwickeln und gezielt in Prozesse integrieren. So wird aus punktuellen Use Cases eine reproduzierbare Fabrik für KI-gestützte Abläufe.
Damit treibt das Unternehmen nicht nur die eigene technologische Weiterentwicklung voran, auch kulturell entsteht ein neues Verständnis von Zusammenarbeit und Innovation. „Die KI-Transformation beginnt bei den Menschen“, hebt Michael Schöb hervor. „Mit Microsoft Copilot bauen wir nicht nur technologische Fähigkeiten auf, sondern fördern gezielt neues Denken und moderne Formen der Zusammenarbeit.“ Für HUBER+SUHNER entstehen so nicht nur neue Tools, sondern auch stärkere Verbindungen im Unternehmen: Verbindungen, die helfen, Wissen zu teilen, Potenziale zu entfalten und gemeinsam die Zukunft zu gestalten.
“Die KI-Transformation beginnt bei den Menschen. Mit Microsoft Copilot bauen wir nicht nur technologische Fähigkeiten auf, sondern fördern gezielt neues Denken und neue Formen der Zusammenarbeit.”
Michael Schöb, Product Owner Microsoft 365, HUBER+SUHNER
HUBER+SUHNER ist ein weltweit führender Schweizer Anbieter für hochperformante elektrische und optische Verbindungstechnologien. Mit Hauptsitz in Herisau und rund 4.000 Mitarbeitenden an ca. 40 Standorten entwickelt und produziert das Unternehmen unter dem Motto „Connecting – today and beyond“ hochwertige Hochfrequenz-, Fiberoptik- und Niederfrequenzlösungen für Industrie, Kommunikation und Transport. Dank eines globalen Produktionsnetzwerks in über 80 Ländern übertragen die Lösungen von HUBER+SUHNER Energie und Daten sicher und zuverlässig, um den Bedürfnissen der Menschen nach Mobilität und Konnektivität gerecht zu werden und gleichzeitig eine sichere und nachhaltige Zukunft in einer vernetzten Welt zu gestalten.
Campana & Schott ist eine internationale Technologie- und Managementberatung, die Unternehmen seit über 30 Jahren bei der digitalen Transformation begleitet.
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