Mit KI zu mehr Freiraum: Wie tesa Microsoft Copilot für kulturellen Wandel nutzt

tesa erkannte frühzeitig das transformative Potenzial von KI und entwickelte eine holistische Strategie zur systematischen Erschließung neuer Wertschöpfungsmöglichkeiten.

Mit Copilot und eigener Agent Factory etablierte tesa eine KI-gestützte Arbeitsweise, die Wissen zentralisiert, Prozesse automatisiert und Mitarbeitende gezielt entlastet.

90 % aktive Nutzung, bis zu 45 Minuten Zeitersparnis pro Vorgang, automatisierte Risikowarnungen im Einkauf – Copilot schafft messbare Effizienz und fördert datenbasierte Entscheidungen.

“Copilot hilft uns, repetitive Aufgaben zu automatisieren und schafft Raum für das, was wirklich zählt: kreative, wertschöpfende Arbeit. Wir sehen KI nicht nur als Tool zur Kostensenkung, sondern als Hebel für Transformation und nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.”

Christoph Hummel, Head of IT, tesa

Herausforderung: Wissen gezielt nutzbar machen und Prozesse nachhaltig modernisieren

Als weltweit führender Anbieter innovativer Klebelösungen – von Hightech-Klebebändern für die Automobil- und Elektronikindustrie bis zu Büroartikeln – ist die tesa SE in einem hochkomplexen Umfeld tätig. Mit rund 5.400 Mitarbeitenden an 11 Produktionsstandorten und Aktivitäten in über 100 Ländern stellt die internationale Ausrichtung hohe Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit. Die Vielfalt der Märkte, das breite Produktportfolio und regulatorische Vorgaben erfordern eine präzise Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung. Gleichzeitig wächst der Anspruch, nachhaltiger zu wirtschaften und Ressourcen gezielter einzusetzen.

Das Unternehmen verfügt dabei über eine starke Basis: hochqualifizierte Teams, tiefes Fachwissen und eine etablierte technologische Infrastruktur. Diese solide Ausgangslage ermöglichte es tesa, KI nicht als reaktive Problemlösung, sondern als strategischen Wachstumshebel zu positionieren.

„Wir bewegen uns in einem Spannungsfeld aus globaler Komplexität, regulatorischer Dichte und dynamischen Marktzyklen“, beschreibt Christoph Hummel, Head of IT bei tesa. „Das verlangt von uns nicht nur technologische Exzellenz, sondern auch die Fähigkeit, Wissen schnell und gezielt nutzbar zu machen.“

Besonders prägend für tesas Ansatz war die systematische Vorbereitung: Das Unternehmen erkannte früh, dass eine erfolgreiche KI-Integration eine harmonisierte Datenbasis und etablierte Governance-Strukturen erfordert. Diese bildeten das Fundament für die ganzheitliche Einführung von Copilot in alle Unternehmensbereiche. Das über verschiedene Systeme – von SharePoint bis zu individuellen Teamstrukturen – konsolidierte Wissen und die vorhandene Expertise schufen ideale Voraussetzungen für intelligente Vernetzung und effektive Wertschöpfung durch KI-gestützte Lösungen.

Parallel dazu wuchs der Wunsch, Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger zu gestalten. In Bereichen wie Supply Chain, Transport oder Administration war der Ressourceneinsatz hoch – personell wie technologisch. Gleichzeitig stieg der Anspruch, Entscheidungen datenbasiert zu treffen und tesa agiler aufzustellen, um schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können. „Uns ging es nicht darum, einzelne Aufgaben zu eliminieren, sondern darum, unsere vorhandenen Strukturen so zu modernisieren, dass unsere Mitarbeitenden ihre Zeit und ihr Wissen gezielter einsetzen können“, sagt Hummel.

„Wir wollten Freiräume schaffen – für wertschöpfende Aufgaben, Kreativität, Zusammenarbeit und für das, was unsere Teams wirklich voranbringt“, so Hummel. Die Lösung sollte nicht nur Prozesse optimieren, sondern eine neue Arbeitskultur fördern – mit mehr Raum für Eigeninitiative, Zusammenarbeit und sinnstiftende Tätigkeiten.

“Copilot war für uns der perfekte Einstieg. Die Integration in die bestehende M365-Umgebung hat Berührungsängste abgebaut und die Nutzung erleichtert.”

Holger Ruskowski, Head of IT Cloud, Integration & Operations, tesa

Die Lösung: Mit Copilot und Agent Factory zu mehr Effizienz, Transparenz und Innovation

Mit der Einführung von Microsoft Copilot entschied sich tesa bewusst für eine niedrigschwellige, integrierte KI-Lösung, die alle Mitarbeitenden erreicht – unabhängig von Vorkenntnissen oder Abteilung. „Copilot war für uns der perfekte Einstieg. Die Integration in die bestehende M365-Umgebung hat Berührungsängste abgebaut und die Nutzung erleichtert“, sagt Holger Ruskowski, Head of IT Cloud, Integration & Operations. Als zusätzlicher Button statt eines neuen Systems fügt sich Copilot nahtlos in den Arbeitsalltag ein. Das erleichtert den Zugang, fördert die Akzeptanz und ermöglicht eine breite Nutzung.

Statt eines klassischen Top-down-Rollouts setzte tesa auf ein Pull-Prinzip: Alle Mitarbeitenden konnten eine Lizenz aktiv beantragen. Die Resonanz war überwältigend – bereits in den ersten Wochen lag die Nachfrage bei über 60 Prozent, heute nutzen rund 90 Prozent der registrierten Nutzerinnen und Nutzer Copilot täglich aktiv.

Begleitet wurde die Einführung durch praxisnahe Workshops, einen Prompt-Buddy mit hunderten vorgefertigten Beispielen und eine aktive User-Community. Rund 90 KI-Botschafterinnen und -Botschafter unterstützen zusätzlich als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sowie Ansprechpersonen. Dieser Ansatz stärkt Eigeninitiative und Vertrauen – und zeigt, wie neue Technologie kulturellen Wandel unterstützen kann.

In enger Zusammenarbeit mit Microsoft wurden in sogenannten Ideation-Workshops über 50 konkrete Use Cases identifiziert – neun davon mit besonders hohem Business Impact und schneller Umsetzbarkeit. Ein herausragendes Beispiel ist der Supply Risk Agent im Einkauf: ein Multi-Agentensystem, das täglich interne und externe Datenquellen analysiert, um Risiken in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen. Ob finanzielle Schwierigkeiten bei Lieferanten oder Umweltkatastrophen – der Agent liefert automatisierte Alerts, die proaktives Handeln ermöglichen. „Früher war das manuelle Recherche“, so Ruskowski. „Heute erhalten wir automatisierte Hinweise und können sofort reagieren.“

Auch im Arbeitsalltag zeigt sich der Nutzen von Copilot deutlich. Angebotsvergleiche, die früher bis zu 45 Minuten dauerten, erledigt Copilot heute in wenigen Sekunden. Nach dem Urlaub können Mitarbeitende mithilfe eines speziell entwickelten Super-Prompts über Copilot ganz einfach eine Zusammenfassung aller relevanten E-Mails, Teams-Nachrichten und SharePoint-Updates abrufen – ein echter Effizienzgewinn beim Wiedereinstieg.

Im Customer Service werden bereits rund 80 Prozent der Anfragen automatisiert klassifiziert – das Backlog hat sich spürbar reduziert. „Copilot hilft uns, repetitive Aufgaben zu automatisieren und schafft Raum für das, was wirklich zählt: kreative, wertschöpfende Arbeit“, so Hummel. „Wir sehen KI nicht nur als Tool zur Kostensenkung, sondern als Hebel für Transformation und nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.“

Um die Entwicklung komplexerer KI-Lösungen voranzutreiben, hat tesa die Agent Factory ins Leben gerufen – ein internes Kompetenzzentrum, das gemeinsam mit den Fachabteilungen und in enger Abstimmung mit Microsoft neue Agenten konzipiert, entwickelt und skaliert. Sie ermöglicht es, auch anspruchsvolle Use Cases umzusetzen – etwa durch die Anbindung externer Datenquellen oder die Integration in bestehende Systeme.

Doch die KI-Vision von tesa geht weit über taktische Optimierungen hinaus. Mit einer durchdachten KI-Roadmap bereitet sich das Unternehmen bereits auf die nächste Entwicklungsphase vor: Die systematische Weiterentwicklung bestehender KI-Anwendungen, die Ausweitung erfolgreicher Use Cases auf weitere Geschäftsbereiche und der gezielte Aufbau KI-gestützter Entscheidungsprozesse stehen im Fokus. “Wir haben das volle Potenzial von Copilot noch lange nicht ausgeschöpft”, so Ruskowski. “Aber wir sind bereit – und unsere Mitarbeitenden sind es auch.”