Asistente de correo electrónico de IA para Outlook

Un asistente de correo electrónico de IA es una herramienta que ayuda a las personas a gestionar sus bandejas de entrada. También conocido como generador de correo electrónico de IA y software de automatización de correo electrónico, puede organizar mensajes, sugerir respuestas, priorizar correos electrónicos importantes, redactar correos electrónicos e incluso automatizar ciertas tareas, como la programación de reuniones.

Tanto las empresas como los particulares utilizan el software para agilizar la comunicación, minimizar el desorden de la bandeja de entrada y dedicar menos tiempo a tareas repetitivas del correo electrónico.

En Outlook, hay muchas herramientas asistidas por IA, entre ellas Microsoft Copilot.

Los asistentes de correo electrónico de IA ayudan a que la gestión del correo electrónico y de las reuniones requiera menos tiempo al agilizar diferentes tareas. Echa un vistazo a algunas de las principales formas en que el software de automatización de correo electrónico hace esto.

En lugar de clasificar decenas de nuevos correos electrónicos, deja que la IA haga el trabajo pesado por ti:

 

• Clasificación inteligente. Escanea los nuevos correos electrónicos y organízalos en categorías, como trabajo, personal, promociones y viajes, para encontrar rápidamente lo que necesitas.
• Carpetas personalizadas. Crea automáticamente carpetas para los correos electrónicos en función de tus hábitos.
• Etiquetado del correo. Etiqueta los correos electrónicos con palabras como «Urgente» o «Seguimiento» en función del contenido o del remitente, para que sea más fácil priorizar las tareas.
• Filtrado de basura. Filtra el spam o los mensajes de baja prioridad, para que pases menos tiempo eliminando las distracciones.

Por ejemplo, marca los correos electrónicos de determinadas personas como de alta prioridad, como tu jefe o el profesor de tu hijo.

Olvídate de las complicaciones de la gestión de calendarios con la IA, que te ayuda a programar, organizar y realizar un seguimiento automático de reuniones y tareas. Esto es lo que puede hacer:

 

• Programación inteligente. Analiza tu calendario y obtén sugerencias sobre las mejores horas para que todo el mundo se reúna evitando conflictos y teniendo en cuenta las diferentes zonas horarias.
• Refréscate la memoria. En lugar de buscar manualmente en tu calendario la próxima reunión que sabes que está programada en algún momento, pídele a la IA que la encuentre por ti.
• Recordatorios. Mantente al día recibiendo recordatorios de los próximos eventos y tareas antes de que se te pasen por alto.

Por ejemplo, organiza una reunión mensual recurrente con un asistente de correo electrónico de IA: pídele que envíe las invitaciones, que elija una hora que funcione para todos y que sugiera un orden del día.

Los asistentes de correo electrónico de IA facilitan la redacción y respuesta de correos electrónicos. Pueden crear los primeros borradores por ti y ayudarte a mantener tus correos electrónicos claros y profesionales. Todos sabemos que escribir un correo electrónico puede resultar engorroso e incluso incómodo, así que un poco de ayuda viene muy bien. He aquí cómo funcionan para agilizar la comunicación diaria:

 

• Respuesta automatizada. Para preguntas habituales, como «¿Podemos cambiar la fecha?», la IA sugiere respuestas rápidas y lógicas que puedes enviar con un solo clic.
• Borradores generados por IA. Pídele a un asistente de correo electrónico de IA que escriba un correo electrónico por ti basándose en el contexto de una conversación, ya sea un simple seguimiento o algo más detallado, ahorrándote el tiempo de empezar desde cero.
• Redacción pulida. La IA tiene en cuenta la gramática y la fluidez para que sus correos electrónicos suenen nítidos. Ve un paso más allá e indícale a la IA el tono que te gustaría utilizar para transmitir la voz más adecuada.

Por ejemplo, deja que la IA sugiera respuestas atinadas a mensajes de agradecimiento e invitaciones a eventos.

Los asistentes de correo electrónico de IA no solo te ayudan a controlar tu bandeja de entrada, sino también a trabajar de forma más inteligente. Si te ocupas de las tareas repetitivas y mejoras la forma de gestionar y priorizar los correos electrónicos, tendrás más tiempo para centrarte en cosas más importantes. He aquí cómo aportan valor:

 

• Productividad aumentada. En lugar de pasar horas organizando correos electrónicos, respondiendo a preguntas rutinarias y programando reuniones, deja que la IA se encargue de estas tareas automáticamente.
• Priorización más inteligente. La IA puede resaltar los correos electrónicos que necesitan tu atención en primer lugar, como las solicitudes urgentes o las actualizaciones importantes, para que no te pierdas información crucial.
• Gestión fluida del correo electrónico: Tanto si se trata de mover correos electrónicos a las carpetas adecuadas como de redactar mensajes, la IA se encarga de que tu bandeja de entrada funcione a la perfección.

A medida que crece la popularidad de la IA, también lo hace la preocupación por la seguridad y la privacidad de los datos. Afortunadamente, Microsoft ha incorporado sólidas medidas de privacidad y seguridad en Copilot.

Control de datos y privacidad. Copilot solo utiliza la información que le proporcionas para generar respuestas, y no utiliza tus datos para entrenar sus modelos fundamentales de IA. Esto significa que el contenido de tu correo electrónico, los detalles de tu calendario y tus archivos permanecen privados y no se reutilizan para mejorar la IA.

Tratamiento seguro de los datos. Copilot encripta todos los datos mientras se envían y cuando se almacenan. Como parte de las medidas de seguridad, los datos de personas y organizaciones se guardan por separado. Microsoft también sigue las normas mundiales de seguridad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos y las directrices de la Organización Internacional de Normalización/Comisión Electrotécnica Internacional para la privacidad en la nube.

Transparencia y supervisión. Las personas y los administradores deciden cómo accede Copilot a los datos y cómo los procesa. Por ejemplo, aplica etiquetas de sensibilidad para restringir a qué puede acceder Copilot, y consulta los registros de auditoría para realizar un seguimiento de las interacciones con Copilot en aras de la transparencia y el cumplimiento.

Para obtener más información sobre la privacidad de Copilot para organizaciones, visita Datos, privacidad y seguridad para Microsoft 365 Copilot. O para obtener más detalles sobre la privacidad de Copilot para particulares, visita Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 para el hogar: tus datos y tu privacidad. 

Copilot en Outlook responde a instrucciones en lenguaje natural para ayudar con el correo electrónico, la programación y la productividad. Aquí tienes una lista de algunas cosas que puedes pedirle a Copilot. (Las funciones disponibles varían entre las suscripciones de Microsoft 365 para empresas y Microsoft 365 para uso personal o familias)

• «Escribe un correo electrónico agradeciendo al equipo su presentación».
• «Consejos para redactar una solicitud de propuesta por correo electrónico».
• «Redacta una respuesta a este correo, aceptando el calendario propuesto».

• «Mueve todos los correos de [nombre] a la carpeta 'Facturas'».
• «Encuentra el último correo de [nombre] sobre el informe presupuestario».

• «Resume este hilo de correo electrónico en puntos clave».
• «¿Qué novedades hay sobre [nombre del proyecto]?»

• «Programa una reunión de 30 minutos con [nombre] la semana que viene y busca la mejor hora disponible».
• «Establece una reunión mensual recurrente para el equipo del proyecto».
• «¿Cuándo es mi próxima reunión con [nombre]?»

• « Muestra correos electrónicos y mensajes de Teams en los que se me @mencionó esta semana».
• «Encuentra el archivo que [nombre] me envió por correo electrónico la semana pasada sobre [tema]».

• «Configura mi mensaje “Fuera de la oficina” para mi viaje previsto [intervalo de fechas]».
• «¿Tengo algún elemento de acción en mis correos no leídos de hoy?».

• «Reescribe este correo electrónico para que suene más profesional».
• «Simplifica este correo electrónico para un público más amplio».