Almacenamiento en la nube para pequeñas empresas
Almacenamiento en la nube para pequeñas empresas
Ahora que tenemos a más personas trabajando de forma remota que nunca, es importante que puedan acceder a todos sus archivos de trabajo en cualquier momento y lugar. Muchas pequeñas empresas están recurriendo al almacenamiento seguro en la nube para cubrir esta necesidad. Sin embargo, algunas empresas siguen sin estar seguras de cómo pueden usar el almacenamiento en la nube, qué ventajas proporciona o qué opciones elegir.
Sigue leyendo para obtener más información sobreel almacenamiento en la nube para pequeñas empresas y qué servicio es adecuado para ti
¿Qué es el almacenamiento en la nube?
El almacenamiento en la nube es un servicio que almacena documentos, hojas de cálculo, fotos y otros archivos de forma segura en diferentes sistemas de almacenamiento remoto o centros de datos. Además, permite el acceso desde cualquier lugar a estos archivos a través de tu equipo, teléfono, tableta o explorador de Internet.
El almacenamiento en la nube para empresas también ofrece escalabilidad a petición, lo que significa que puedes escalar o reducir verticalmente el uso de los recursos según sea necesario, para lograr posibles ahorros de costes, ya que solo pagas por lo que usas.
Antes de la disponibilidad del almacenamiento en la nube, la mayoría de las empresas y sus empleados almacenaban archivos y datos en el disco duro de su equipo, en unidades externas o en un servidor de empresa. En el mundo conectado actual, el uso del almacenamiento en la nube ofrece muchas ventajas sobre el almacenamiento local. Por ejemplo, los usuarios pueden guardar y acceder a sus archivos, editarlos y compartirlos desde cualquier dispositivo —ya sea en la oficina, en casa o de viaje— y, además, protege los archivos frente a la pérdida accidental y las amenazas online.
¿Qué seguridad tiene el almacenamiento en la nube?
Una de las principales preocupaciones a la hora de usar el almacenamiento en la nube es asegurarse de que los datos están seguros. Al considerar el almacenamiento seguro en la nube para fines empresariales, es importante buscar un proveedor que use protocolos de seguridad seguros.
Por ejemplo, los mejores proveedores de almacenamiento en la nube usan algoritmos de cifrado seguros para asegurarse de que los datos están protegidos tanto en tránsito como en reposo. También emplean medidas de control de acceso (como la autenticación en dos fases) para asegurarse de que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos. Además, muchos proveedores de almacenamiento en la nube almacenan copias de los datos en varias ubicaciones físicas para protegerse frente a pérdidas o daños del sistema o desastres naturales.
Aunque ningún servicio en la nube es 100 % seguro, el almacenamiento en la nube se considera una forma muy segura de almacenar datos. El Almacenamiento seguro en la nube para empresas:
- Garantiza que tienes una copia de seguridad de todos los archivos y datos.
- Mantiene protegidos los datos confidenciales.
- Proporciona un acceso cómodo a los archivos desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
- Habilita el uso compartido seguro de archivos con otras personas de tu organización a través de un vínculo o una carpeta compartida.
¿Cómo usan las pequeñas empresas los servicios de almacenamiento en la nube?
Hay muchas maneras de usar servicios en la nube para pequeñas empresas. Algunas empresas lo usan para almacenar documentos y archivos, mientras que otras lo usan para almacenar datos de clientes o inventario. En cualquier caso, las empresas suelen confiar en el almacenamiento en la nube para copias de seguridad y recuperación ante desastres.
Los servicios de almacenamiento en la nube son fáciles de usar y a menudo se integran en los programas que las empresas y sus empleados usan a diario. Uno de los usos más comunes del almacenamiento en la nube para empresas incluye la administración de archivos. Por ejemplo, el almacenamiento en la nube se usa para:
- Almacenar y acceder a los archivos. Almacenar archivos en la nube es tan seguro y efectivo como almacenarlos en tu ordenador. Las empresas usan la nube para proteger los datos. El almacenamiento en la nube también impide que los archivos se acumulen en equipos de escritorio y discos duros. Con características como el historial de versiones, los miembros del equipo pueden incluso recuperar una versión anterior de un archivo si lo eliminan o modifican por accidente.
- Compartir archivos. Los servicios en la nube permiten a los empleados compartir archivos con otros miembros del equipo o con clientes. El uso compartido de archivos permite a los equipos de una organización compartir vínculos a archivos por correo electrónico en lugar de enviar el propio archivo. Por lo tanto, las empresas no tienen que preocuparse por que el tamaño de un archivo bloquee el correo electrónico. Además, con vínculos protegidos por contraseñas, los equipos pueden garantizar que los archivos confidenciales lleguen solo a las personas debidas.
- Organizar archivos. Los sistemas de almacenamiento en la nube suelen ser fáciles de usar. Los miembros del equipo pueden crear carpetas dentro de carpetas para organizar los archivos. Las barras de búsqueda permiten a los empleados localizar archivos en un instante. La inteligencia artificial integrada ahora sugiere archivos a los empleados en función de aquello en que ellos y sus compañeros de equipo hayan trabajado recientemente. Los equipos también puede crear carpetas de grupo para que cada miembro del equipo pueda ver y acceder a los documentos clave. Por último, los miembros del equipo pueden agregar archivos a carpetas de grupo cuando estén listos para su revisión.
- Colaborar en archivos. Los empleados pueden editar y comentar documentos, hojas de cálculo y otros archivos juntos en tiempo real. Olvídate de enviar varias versiones de un documento de un lado a otro. Con un sistema de almacenamiento en la nube, hay un único documento y una fuente única de la verdad. Además, los propietarios de archivos pueden realizar un seguimiento de los cambios y rechazar los ajustes no deseados.
- Hacer una copia de seguridad de los archivos. Una vez que los archivos se colocan en el almacenamiento en la nube, todos los miembros de la organización pueden estar tranquilos sabiendo que se realiza una copia de seguridad de los archivos, datos e información importantes.
- Proteger archivos. Los servicios de almacenamiento en la nube incluyen varias características de protección de archivos, como el cifrado de archivos, la supervisión de actividades sospechosas, la detección de ransomware, el análisis de virus y los vínculos de uso compartido protegidos con contraseña. Al trabajar conjuntamente, estas características protegen los archivos empresariales de las amenazas online.
Microsoft 365 Copilot
Ahorra tiempo y céntrate en lo que más importa con la inteligencia artificial en Microsoft 365 para empresas.
¿Por qué el almacenamiento en la nube es imprescindible para las pequeñas empresas?
El almacenamiento en la nube para pequeñas empresas es fundamental para la productividad y la seguridad de los datos. Estas son algunas de sus ventajas:
- Habilita el trabajo remoto. El 70 % de las personas de todo el mundo trabajan de forma remota al menos una vez a la semana. Muchas de estas personas trabajan para pequeñas empresas. El almacenamiento en la nube para pequeñas empresas permite a los equipos el almacenamiento, acceso, uso compartido y trabajo en los archivos independientemente de dónde se encuentran.
- Mejora la productividad. Las pequeñas empresas no tienen tiempo que perder. El almacenamiento en la nube es confiable y siempre está en marcha. No hay que cerrarlo para hacer actualizaciones, algo que puede ocurrir con los servidores locales. Las características de colaboración son necesarias para los equipos remotos. La edición conjunta en tiempo real permite a los miembros del equipo trabajar como si estuvieran en la misma sala, aunque estén en distintas ciudades.
- Reduce los costes. El almacenamiento en la nube normalmente tiene una tarifa mensual fija por empleado en un intervalo de entre 5 y 15 USD y suele ser parte de un conjunto de aplicaciones de productividad. Es menor que los gastos de compra, licencias, hospedaje, actualización y mantenimiento de un servidor. Y no olvides que tendrás que defender el servidor de los hackers y los ataques de malware.
- Aumenta la seguridad. El 58 % de ciberataques se dirigen a pequeñas empresas. Los servicios en la nube para pequeñas empresas proporcionan una solución. La mayoría de ellas tienen medidas de seguridad sólidas que detienen a los actores malintencionados. Entre ellas se incluyen el cifrado de archivos, la supervisión de intrusiones y la autenticación en dos fases. Las principales plataformas de almacenamiento incluso ofrecen detección y recuperación de ransomware. El almacenamiento en la nube proporciona más tranquilidad que el almacenamiento de escritorio o servidor local.
- Proporciona protección. Aunque el almacenamiento en la nube no es una verdadera solución de copia de seguridad para todos tus sistemas, sirve perfectamente para la función de copia de seguridad y protección de información importante de la empresa, como archivos, datos financieros e incluso datos de empleados y clientes.
¿Cómo se evalúan las necesidades de almacenamiento en la nube para pequeñas empresas?
En lo que respecta al almacenamiento en la nube para pequeñas empresas, hay algunos factores clave que debes tener en cuenta antes de elegir un servicio. En primer lugar, debes tener en cuenta cuántos datos tienes actualmente y cuánto prevés que crezcan. En segundo lugar, debes pensar en cuántas personas necesitan acceder al sistema de almacenamiento en la nube y usarlo con regularidad. Por último, el coste siempre es importante, pero afortunadamente, hay varias opciones en el mercado.
Una vez que tengas esa información y lo tengas todo preparado para elegir un servicio, busca uno que ofrezca:
- Seguridad robusta. Busca almacenamiento en la nube con cifrado en reposo y en tránsito, detección de virus, historial de versiones y un proceso opcional de inicio de sesión de autenticación en dos fases. La defensa contra hackers y malware es fundamental. Además, comprueba los roles y los controles de permisos, que garantizan que los miembros del equipo solo vean los archivos destinados a ellos.
- Herramientas de colaboración. Los empleados disfrutan de la comodidad de usar el almacenamiento en la nube para trabajar en la oficina, de forma remota y sobre la marcha con sus teléfonos. El servicio de almacenamiento debe ofrecer uso compartido de archivos, colaboración en tiempo real y una aplicación que permita acceder a archivos y editarlos en cualquier lugar.
- Facilidad de uso. El servicio de almacenamiento en la nube debe ser fácil de usar. Si no es intuitivo, los empleados pueden resistirse a usarlo.
- Eficacia de costes. La mayoría de los proveedores ofrecen precios que oscilan entre 5 y 15 USD por empleado al mes. Ese coste normalmente incluye no solo el almacenamiento en la nube, sino también un conjunto de aplicaciones como correo electrónico, hojas de cálculo, procesamiento de texto, notas y aplicaciones de chat o reunión. Asegúrate de tener en cuenta estas características al evaluar servicios en la nube para pequeñas empresas.
¿Deberías obtener una cuenta de almacenamiento en la nube personal o empresarial?
Una vez que hayas decidido tu proveedor de almacenamiento en la nube, te encontrarás con otra pregunta importante: ¿debería obtener una cuenta personal o empresarial?
Una cuenta empresarial como OneDrive es la mejor opción. Estas cuentas ofrecen opciones extras como:
- Controles de administración
- Características de colaboración mejoradas
- Mayor seguridad
- Almacenamiento agregado o ilimitado
- Soporte técnico actualizado
Sin duda, una cuenta empresarial te ayuda a sacar el máximo partido del almacenamiento en la nube y garantiza que tengas la capacidad de almacenamiento, la escalabilidad y las características necesarias para satisfacer tus necesidades empresariales.
Explorar más recursos de pequeñas empresas
Paul Diamond es director de marketing de productos de Microsoft OneDrive (consumidor y pequeña empresa). Ha trabajado en marketing y comercio electrónico para Amazon, T-Mobile, Groupon y Vistage International. También es el editor de los libros: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures y Cycling’s Greatest Misadventures publicados por Casagrande Press.
Comenzar a usar Microsoft 365
Es el Office que conoces, más las herramientas para ayudarte a trabajar mejor juntos, para que puedas mejorar la productividad en cualquier momento, en cualquier lugar.
Contenido relacionado
Tecnología empresarial
Seis ventajas de la IA generativa para las pequeñas empresas
Productividad empresarial
Cómo usar la IA para aumentar la productividad y la eficiencia en el trabajo
Tecnología empresarial
IA y productividad: Cómo utilizar las herramientas de IA para mejorar la experiencia de los empleados
Productividad empresarial
Guía de Agile DevOps para pymes
Datos e ideas para empresas no constituye asesoramiento profesional financiero ni impositivo. Debe comunicarse con un profesional de finanzas o impuestos para debatir su situación.
Seguir a Microsoft 365