Almacenamiento en la nube para pequeñas empresas

Una de las herramientas esenciales que necesitan los teletrabajadores es el acceso desde cualquier lugar a todos
sus archivos de trabajo. Muchas pequeñas empresas recurren al almacenamiento en la nube para satisfacer esta necesidad. Sin embargo, algunas empresas aún no están seguras de cómo pueden usar el almacenamiento en la nube o qué opciones deben elegir.

Sigue leyendo para saber si el almacenamiento
en la nube para pequeñas empresas es adecuado para ti.

¿Qué es el almacenamiento en la nube para pequeñas empresas?

El almacenamiento en la nube suena a algo complejo.
La gente usa este término con frecuencia pero rara vez lo explica.

El almacenamiento en la nube es un servicio
que almacena de forma segura documentos, hojas de cálculo, fotos y otros archivos.
Además, permite el acceso a estos archivos desde cualquier lugar con tu PC, Mac, teléfono o navegador de Internet.

Antes de la existencia del almacenamiento en la nube, muchos
empleados almacenaban los archivos y datos en el disco duro de
su ordenador, en unidades externas o en un servidor de la empresa. En el mundo conectado
de hoy en día, el almacenamiento en la nube ofrece muchos beneficios
en comparación con el almacenamiento local. Por ejemplo, puedes guardar, editar, compartir tus archivos
y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, además de protegerlos de la pérdida accidental y de las amenazas en línea. Y eso es solo el principio.

¿Cómo usan los empleados
el almacenamiento en la nube?

Los servicios de almacenamiento en la nube son fáciles de usar
y a menudo están integrados en los programas que los empleados usan a diario. El almacenamiento en la nube se utiliza para:

  • Almacenar los archivos y acceder a ellos. Almacenar archivos en la nube es tan seguro y eficiente como almacenarlos en tu PC. Los empleados usan la nube para mantener los datos seguros y protegidos. El almacenamiento en la nube evita también que los archivos se acumulen en escritorios y discos duros. Con características como el historial de versiones, los miembros del equipo pueden incluso recuperar una versión anterior de un archivo si la eliminan o la modifican por error.
  • Compartir archivos. Los servicios de almacenamiento en la nube permiten a los miembros del equipo compartir archivos con otros empleados o con los clientes. El uso compartido de los archivos permite a los equipos compartir vínculos a archivos por correo electrónico en lugar de enviar el propio archivo. En particular, las empresas no necesitan preocuparse por que el tamaño de un archivo bloquee el correo electrónico. Además, con los vínculos protegidos por contraseñas, los equipos pueden garantizar que los archivos confidenciales lleguen a las manos correctas.
  • Organizar archivos. Los sistemas de almacenamiento en la nube a menudo son fáciles de usar. Los miembros del equipo pueden crear carpetas dentro de otras carpetas para organizar los archivos. Las barras de búsqueda permiten a los empleados localizar archivos en un instante. La inteligencia artificial integrada ahora sugiere archivos a los empleados en función de los archivos en los que ellos y sus compañeros de equipo han trabajado recientemente. Los equipos también pueden crear carpetas de grupo para que cada miembro pueda ver documentos importantes y acceder a ellos. Los miembros del equipo pueden agregar archivos a las carpetas del grupo cuando estén listos para su revisión.
  • Colaborar en archivos . Los empleados pueden editar y comentar documentos, hojas de cálculo y otros archivos juntos en tiempo real. Olvídate de tener que enviar varias versiones de un documento de un lado a otro. Con un sistema de almacenamiento en la nube, hay un único documento y una única fuente veraz. Además, los propietarios de los archivos pueden realizar un seguimiento de los cambios y rechazar cualquier modificación no deseada.
  • Realizar copias de seguridad de los archivos. Una vez que los empleados colocan los archivos en el almacenamiento en la nube, pueden descansar tranquilos sabiendo que disponen de una copia de seguridad.
  • Proteger los archivos. Los servicios de almacenamiento en la nube incluyen varias características de protección de archivos, como cifrado de archivos, supervisión de actividades sospechosas, detección de ransomware, análisis en busca de virus y vínculos para compartir protegidos con contraseña. Juntas, estas características protegen tus archivos de las amenazas en línea.

¿Por qué
es imprescindible el almacenamiento en la nube para las pequeñas empresas?

El almacenamiento en la nube para las pequeñas empresas es vital para la productividad y la seguridad de los archivos. Estos son algunos de los beneficios:

  • Permite el teletrabajo. El setenta por ciento de las personas de todo el mundo trabajan de forma remota al menos una vez a la semana. Muchas de estas personas trabajan para pequeñas empresas. El almacenamiento en la nube para pequeñas empresas permite a los equipos almacenar archivos, acceder a ellos, compartirlos y trabajar en ellos dondequiera que se encuentren.
  • Productividad. Las pequeñas empresas no tienen tiempo que perder. El almacenamiento en la nube es seguro y siempre está disponible. No se cierra por actualizaciones como ocurre con los servidores locales. Las características de colaboración son necesarias para los equipos remotos. La edición conjunta en tiempo real permite a los miembros del equipo trabajar como si estuvieran en la misma sala, incluso si están en distintos países.
  • Económico. El almacenamiento en la nube generalmente tiene una tarifa mensual fija por empleado que abarca desde los 5 hasta los 15 dólares estadounidenses: nada que ver con los gastos de compra, licencia, alojamiento, actualización y mantenimiento de un servidor. Por no mencionar que tendrás que proteger el servidor de hackers y ataques de malware.
  • Seguridad. El cincuenta y ocho por ciento de los ciberataques se dirigen a las pequeñas empresas. Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen una solución. La mayoría de ellos tienen medidas de seguridad robustas que detienen a los agentes malintencionados. Entre estas se incluyen el cifrado de archivos, la supervisión de intrusiones y la autenticación de dos factores. Las principales plataformas de almacenamiento incluso ofrecen detección y recuperación de ransomware. El almacenamiento en la nube proporciona más tranquilidad que el almacenamiento de escritorio o servidor local.
  • Protección. Aunque el almacenamiento en la nube no es una verdadera solución de copia de seguridad para todos tus sistemas, es un método fantástico para hacer copias de seguridad de los archivos que guardas allí y protegerlos.

¿Cómo
puedo evaluar el almacenamiento en la nube para pequeñas empresas?

Cuando busques
un servicio de almacenamiento en la nube, encontrarás muchas opciones
en el mercado.

Elige un servicio que ofrezca:

  • Fuertes medidas de seguridad. Busca un
    sistema de almacenamiento en la nube con cifrado en reposo y en tránsito,
    detección de virus, historial de versiones y un proceso opcional de inicio de sesión de autenticación de dos factores.
    La defensa contra hackers y malware es vital. Controlar los roles
    y los permisos garantiza que los miembros del equipo solo vean los archivos destinados a ellos.
  • Herramientas de colaboración.
    A los empleados les encanta usar el almacenamiento en la nube para realizar el trabajo en la oficina,
    de forma remota y mientras se desplazan con sus teléfonos.
    Tu servicio de almacenamiento debe ofrecer funciones de uso compartido de archivos, colaboración
    en tiempo real y una aplicación que te permita acceder a los archivos y editarlos en cualquier lugar.
  • Facilidad de uso.
    Por último, tu servicio de almacenamiento en la nube debería ser fácil de usar. Si no es intuitivo, es posible que tus empleados se resistan a usarlo.
  • Coste. La mayoría de los proveedores
    ofrecen precios que van desde los 5 a los 12 dólares estadounidenses al mes. Ese coste
    suele incluir no solo el almacenamiento en la nube, sino también un paquete de aplicaciones
    como correo electrónico, hoja de cálculo, procesador de textos, notas y aplicaciones de chat/reunión.

¿Debería
obtener una cuenta de almacenamiento en la nube personal o empresarial?

Después de elegir a un proveedor,
tendrás que preguntarte si deseas tener una cuenta personal
o empresarial.

Una cuenta
empresarial es la mejor opción. Esto es especialmente cierto cuando diriges una pequeña
empresa. Estas cuentas ofrecen extras como:

  • Controles de
    administración
  • Características mejoradas
    de colaboración
  • Mayor
    seguridad
  • Almacenamiento
    adicional o ilimitado
  • Soporte
    actualizado

Sin duda, una cuenta empresarial te permitirá aprovechar al máximo el almacenamiento en la nube.

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