Gestión de contenidos a gran escala

Para gestionar contenidos de manera eficaz, es necesario centrarse en la organización, el almacenamiento, el control de acceso, la colaboración, el cumplimiento normativo y la retención.

Organización de contenidos digitales
La administración de activos digitales incluye documentos de texto, imágenes, audio, vídeo y elementos multimedia. Organízalo bien para que tus equipos puedan encontrar lo que necesitan de forma rápida y lógica y trabajar de manera más eficiente.
 

• Utiliza el etiquetado de metadatos para que los archivos sean fáciles de buscar.
• Crea estructuras de carpetas que reflejen cómo trabajan los equipos.
• Aplica convenciones de nomenclatura coherentes.

Caso de uso: Un equipo de marketing necesita encontrar recursos de campaña rápidamente. Con Búsqueda de Microsoft, pueden recuperar contenido etiquetado en SharePoint y OneDrive utilizando palabras clave, tipos de archivo o colaboradores.

Almacenamiento y copia de seguridad del contenido
El contenido empresarial debe almacenarse de forma segura y copiarse periódicamente para protegerlo contra la pérdida de datos o el ransomware. El almacenamiento es donde reside el contenido día a día, y la copia de seguridad es por si algo sale mal.
 

• Elige sistemas de datos en la nube, locales o híbridos, según tus necesidades.
• Separa el almacenamiento de la copia de seguridad para evitar puntos únicos de fallo.
• Plan para la recuperación ante desastres y ataques de ransomware
• Asegura la continuidad del negocio con una ruta para restaurar el acceso y el acceso remoto.

Caso de uso: Un equipo jurídico comparte archivos confidenciales a través de OneDrive con asesores externos. Copia de seguridad Microsoft 365 garantiza que esos archivos se puedan recuperar en caso de eliminación accidental o ataque.

Directiva de retención y gobernanza de contenidos
La gobernanza implica permisos y garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder o modificar el contenido. Las directivas de retención ayudan a las organizaciones a cumplir con la normativa.
 

• Asigna el acceso en función del puesto de trabajo para proteger la información confidencial y reducir el riesgo.
• Define los períodos de retención en función del tipo de contenido y las necesidades legales o comerciales.
• Automatiza el archivado y la eliminación segura para reducir el trabajo manual y garantizar la coherencia.

Caso de uso: Un equipo financiero necesita conservar documentos fiscales durante siete años. Microsoft Purview aplica una etiqueta de retención y las políticas de retención de datos aseguran el archivado y la eliminación segura.

Colaboración
Los equipos deben trabajar juntos en tiempo real, independientemente de su ubicación, los dispositivos que utilicen y las soluciones de producto.
 

• Habilitar la coautoría y el control de versiones.
• Utilizar flujos de aprobación para la revisión de documentos.
• Centralizar los archivos del proyecto.

Caso de uso: Un equipo de producto colabora en los planes de lanzamiento en SharePoint, utilizando flujos de trabajo automatizados para asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso.

Distribución y gestión
El contenido debe compartirse de forma segura y eficiente entre equipos y aplicaciones. Eso significa contar con sistemas para gestionar los flujos de trabajo y la integración
 

• Utiliza controles de acceso y permisos cuando compartas información interna o externamente.
• Integra contenido en aplicaciones personalizadas para gestionar archivos directamente en Microsoft 365.
• Automatiza los flujos de trabajo de distribución, como la forma en que se envía, aprueba y publica el contenido.

Caso de uso: Una empresa de software crea una aplicación de contenido que almacena guías de usuario en Microsoft 365. Con SharePoint Embedded, gestionan los permisos y las actualizaciones sin necesidad de crear un back-end.

Archivo y eliminación de contenidos
El archivado conserva el contenido para fines de cumplimiento normativo o como referencia histórica. La eliminación garantiza que el contenido obsoleto no sature los sistemas ni suponga un riesgo.
 

• Archiva contenido según las reglas de retención.
• Elimina el contenido de forma segura una vez finalizado su ciclo de vida.
• Mantener registros de auditoría para garantizar el cumplimiento normativo.

Caso de uso: Un proveedor de servicios sanitarios archiva los historiales de los pacientes utilizando Archivo Microsoft 365, lo que garantiza un almacenamiento a largo plazo y una eliminación segura

Paso 1: Planificación estratégica
 

• Identifica tus objetivos empresariales, como mejorar la colaboración, el cumplimiento normativo o la escalabilidad.
• Audita los flujos de trabajo actuales de contenido y los puntos débiles del proceso.
• Define los roles de los usuarios, la propiedad y los requisitos de cumplimiento.
   

Paso 2: Seleccionar herramientas adecuadas
 

• Busca soluciones que te ayuden con la gestión centralizada, el control de versiones y la distribución de contenido.
• Elige un sistema de gestión de contenidos (CMS), como SharePoint, para la colaboración en equipo, una solución de almacenamiento de archivos como OneDrive y una herramienta de retención a largo plazo como Archivo Microsoft 365.
   

Paso 3: Planificar la directiva de retención de datos y la gobernanza de contenido
 

• Crea reglas para nombrar archivos, permisos y retención.
• Comprende y asegúrate de cumplir con las normativas regulatorias.
• Establece un sistema para la propiedad del contenido y los estándares de calidad a fin de garantizar la coherencia.
   

Paso 4: Implementa e integra
 

• Configurar bibliotecas, repositorios y controles de acceso.
• Integra con flujos de trabajo y aplicaciones existentes.
   

Paso 5: Formar equipos, supervisar y optimizar
 

• Imparte formación sobre búsqueda, colaboración y flujos de trabajo para impulsar la adopción.
• Promueve el uso coherente de metadatos y el control de versiones
• Realiza un seguimiento del uso y las métricas de cumplimiento.
• Automatiza la retención, copia de seguridad y archivo siempre que sea posible.
• Perfecciona continuamente a medida que evolucionan las necesidades y el cumplimiento normativo.