This is the Trace Id: 3954b237d6560709055efbba68aa849d
Põhisisu juurde Sisuhaldus Digitaalsete varade haldus Dokumendihaldus Ettevõtte sisuhaldus Sisuhaldus suures mastaabis Andmesäilitus Sisuhalduse kogukonna keskus Copilot Microsoft 365 jaoks SharePoint Microsoft 365 arhiiviteenus Microsoft 365 varundusteenus OneDrive Tugiteenused Microsoft 365 lisavõimalused
Naine kirjutamas nutitahvlile.
Sissejuhatus

Andmesäilituse strateegiad tõhustatud halduse tagamiseks

Tagage nõuetelevastavus, kaitske olulisi andmeid ja võimaldage kiire taaste andmekao korral. Tutvuge nutikate säilitustööriistadega, mida saate rakendada kogu ettevõttes.
Tutvuge Microsoft 365 arhiiviteenusega Avastage Microsoft 365 varundusteenus
Andmesäilitus tähendab kriitiliste andmete kindlaksmääratud aja jooksul hoidmist, nende kaitsmist rikkumiste eest ning nõuetelevastavuse ja äri jätkusuutlikkuse tuge.


Andmesäilitus aitab ettevõtetel tagada nõuetelevastavust, hallata riske ja tõhustada tegevust. See integreerub ettevõtte sisuhalduse (ECM) ja dokumentide haldussüsteemidega (DMS), et optimeerida andmete salvestamist ja leidmist.
  • Määrake andmete säilitamise kestus, et tagada nõuetelevastavus ja vältida liigseid salvestuskulusid.
  • Kasutage ECM- ja DMS-süsteeme andmete haldamise automatiseerimiseks, muutes säilitamise ja leidmise lihtsaks.
  • Uuendage regulaarselt oma andmesäilituse strateegiaid, et püsida kursis uute regulatsioonide ja äriliste vajadustega.
  • Hävitage andmed turvaliselt, kui neid enam ei vajata, et kaitsta tundlikku teavet ja vähendada riske.
  • Koolitage töötajaid andmete säilitamise poliitikate osas, et kõik mõistaksid oma rolli turvalisuse ja nõuetelevastavuse tagamisel.
taust
Andmesäilituse põhitõed

Õppige tundma andmesäilitust

Andmete kaitsmine

Hoidke andmeid turvaliselt, vastavuses nõuetega ja alati kättesaadavaina. 
Naine istub toolil ja kasutab sülearvutit.

Kehtestage selged poliitikad

Määrake, kui kaua andmeid säilitatakse ning kes võib neile ligi pääseda, neid redigeerida või kustutada.
Mees istub toolil ja kasutab sülearvutit

Teadke säilitusaega

Tagage nõuetelevastavus, hoides andmeid nii kaua, kui seadus seda nõuab.
naine kasutamas telefoni

Arhiveerimine lihtsaks ligipääsuks

Salvestage mitteaktiivsed andmed turvaliselt, et need oleksid valmis audititeks või juriidiliste vajaduste korral.
mees töötab sülearvutiga

Kustutage kindlustundega

Hävitage aegunud andmed turvaliselt, et säilitada andmete kaitstus.

Andmesäilituse võtmeelemendid

Salvestage andmed nutikalt, et tagada kõrgem turvalisus ja parem kontroll


Tõhus andmete säilitamine on iga organisatsiooni andmehalduse strateegia keskne osa. See tagab andmete kaitse, regulatsioonidele vastavuse ja lihtsa kättesaadavuse vajaduse korral.

Andmesäilituse poliitika
Andmesäilituse poliitika määrab, kui kaua andmeid hoitakse ning kes võib neile ligi pääseda, neid redigeerida või kustutada. See hõlmab metaandmete standardeid ja kinnitustöövooge ning määrab rollid meeskondadele nagu IT või nõuetelevastavus. Poliitikate jälgimine ja automatiseerimine tagab nõuetelevastavuse ning vähendab riske.

Andmete säilitusaeg
Säilitusaeg määrab, kui kaua andmeid tuleb hoida, lähtudes nende tundlikkusest ja seaduslikest nõuetest. Õigete säilitusaegade määramine aitab ettevõtetel tagada nõuetelevastavust, hallata riske ja säilitada olulised andmed auditite või juriidiliste vajaduste jaoks.

Andmete arhiivimine
Andmete arhiivimine võimaldab teavet pikaajaliselt hoida ja hõlpsasti taastada. Kesksete hoidlate, selge indekseerimise ja metaandmete abil saavad organisatsioonid DMS- või ECM-lahendusi kasutades tõhusalt andmetele ligi kui selleks vajadus tekib, olgu põhjuseks auditid või juriidilised vajadused.

Andmete hävitamine
Kui säilitusaeg lõpeb, tagab andmete turvaline kustutamine, et aegunud sisu eemaldatakse ohutult. Varukoopiate kooskõlastamine säilituspoliitikatega on oluline, et vältida tundliku teabe liigset säilitamist, tagades nõuetelevastavuse ja turvalisuse.
sinine taustapilt
Lahendused

Andmete arhiivimise ja varundamise lahendused

Microsoft 365 pakub usaldusväärseid lahendusi andmekaitseks ja taasteks, sealhulgas pikaajalist arhiivimist, andmete varundamist ja koostöövahendeid. 

Microsoft 365 arhiiviteenus

Hoidke passiivseid andmeid SharePointis kuluefektiivse ja nõuetele vastava külmsalvestusruumiga. Tagage nõuetelevastavus, hoides oma andmeid turvaliselt ning hõlpsasti kättesaadavaina. 
Lisateave

Microsoft 365 varundusteenus

Kaitske oma andmeid usaldusväärse varunduslahendusega, mis võimaldab kiiret taastet, tagades äriprotsesside katkematuse ning kaotatud või rikutud andmete kiire taastamise. 
Lisateave

Microsoft 365 komplekti kuuluv SharePoint

Jagage, hallake ja leidke sisu lihtsalt SharePointis, mis on integreeritud Microsoft 365 varundus- ja arhiivimislahendustega, et tagada teie andmete turvalisus ja kättesaadavus. 
Lisateave

Miks on andmete säilitamine ettevõtetele oluline? 

Kaitske oma andmete tulevikku


Andmete säilitamine on võtmetähtsusega strateegia nõuetelevastavuse, kaitse ja tööprotsesside tõhustamiseks. Selgelt määratletud säilituspoliitikad aitavad ettevõtetel tagada turvalisuse, kiire taaste ja tõhusa andmehalduse.

Vastavus regulatiivnõuetele
Andmesäilitus aitab teie organisatsioonil täita nõudeid, mis tulenevad seadustest nagu HIPAA, GDPR ja SOX. Andmete kohustusliku aja jooksul hoidmine ja turvaline salvestamine tagab nõuetelevastavuse ning aitab vältida kulukaid trahve.

Riskijuhtimine ja andmekaitse
Õigete säilitustrateegiatega kaitsete oma andmeid kaotuse, lunavara ja juhuslike kustutuste eest. Varunduslahendused koos struktureeritud säilitamisperioodidega võimaldavad kiiret taastet ja hoiavad kriitilised andmed turvaliselt.

Tõhus sisu salvestamine ja leidmine
Selge säilituspoliitika lihtsustab andmete salvestamist, arhiivimist ja kiiret leidmist. Andmete kategooriate ja säilitustähtaegade määramine aitab säästa aega ja ressursse ning tagab kiire juurdepääsu olulisele sisule.

Paranenud sisuhaldus
Selged andmesäilituse poliitikad suurendavad vastutus- ja omanikutunnet. Defineeritud rollid ja töövood tagavad järjepideva halduse ja järelevalve, mis tõstab turvalisust ja suurendab töö efektiivsust.

Andmete säilitamise vastavusnõuded

Järgige õiguslikke nõudeid ja kaitske oma äri
 

Nõuetelevastavus on hädavajalik, et tagada andmete nõuetekohane salvestamine, kaitse ja hävitamine. Regulatsioonid määravad, kui kaua erinevaid andmeid tuleb säilitada, kuidas neid kaitsta ja millal turvaliselt kustutada. Nende nõuete eiramine võib kaasa tuua trahve, mainekahju ja turvariske.

Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR)
  • Kehtib kõigile organisatsioonidele, kes töötlevad Euroopa Liidu (EL) kodanike andmeid. 
  • Isikuandmeid tohib säilitada ainult nii kaua, kui see on vajalik nende algse eesmärgi täitmiseks. 
  • Organisatsioonid peavad säilitamisperioodid selgelt määratlema ja dokumenteerima. 
  • Isikuandmed tuleb turvaliselt kustutada, kui neid enam ei vajata. 
California tarbijate privaatsuse seadus (CCPA) / California privaatsusõiguste seadus (CPRA)
  • Kehtib California osariigi seaduste alusel. 
  • Organisatsioonid peavad avalikustama oma andmesäilituse poliitikad ja kogutavate isikuandmete kategooriad. 
  • Tarbijatel on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist. 
  • Organisatsioonid peavad kustutamise taotlused ettenähtud ajaraamides täitma. 
Tervisekindlustuse ülekantavuse ja aruandluse seadus (HIPAA)
  • Kehtib USA föderaalseaduste alusel. 
  • Tervishoiuasutused peavad säilitama meditsiinilised andmed ja isikliku terviseinfo (PHI) vähemalt kuus aastat. 
  • PHI tuleb turvaliselt hävitada, kui seda enam ei vajata. 
Sarbanes–Oxley seadus (SOX)
  • Kehtib USA föderaalseaduste alusel. 
  • Avalikud ettevõtted peavad säilitama finants- ja raamatupidamisandmeid vähemalt seitse aastat. 
  • Andmed tuleb säilitusperioodi lõppedes turvaliselt hävitada.
Föderaalse kaubanduskomisjoni (FTC) seadus
  • Kehtib USA föderaalseaduste alusel. 
  • Andmeid tuleb säilitada "mõistliku aja jooksul", et saaks täita nende algset eesmärki. 
  • Andmed tuleb turvaliselt hävitada, kui neid enam ei vajata.
Gramm–Leach–Bliley seadus (GLBA)
  • Kehtib USA föderaalseaduste alusel. 
  • Finantsasutused peavad säilitama andmeid (nt kliendiandmeid) vähemalt viis aastat. 
  • Asutused peavad tagama kliendiandmete turvalise hävitamise, kui neid enam ei vajata.
Tööohutuse ja töötervishoiu amet (OSHA)
  • Kehtib USA föderaalseaduste alusel. 
  • Andmetes peavad sisalduma töötaja andmed, juhtumi liik ja osutatud ravi. 
  • Tööandjad peavad säilitama tööõnnetuste ja haiguste andmeid vähemalt viis aastat. 
  • Ohtlike ainetega (nt asbesti või pliiga) kokkupuute andmeid tuleb hoida 30 aastat.
Isikuandmete kaitse ja elektrooniliste dokumentide seadus (PIPEDA)
  • Kehtib Kanada erasektori organisatsioonidele (v.a provintsides, kus kehtivad sarnased seadused). 
  • Isikutel on õigus oma isikuandmetele ligi pääseda ja nõuda nende parandamist. 
  • Isikuandmeid tuleb säilitada ainult nii kaua, kui on vajalik nende kogumise eesmärkide täitmiseks. 
  • Organisatsioonid peavad kehtestama selged säilitamispoliitikad ning turvaliselt hävitama isikuandmed, kui neid enam ei vajata.
 

Looge oma andmesäilituspoliitika

  1. Alustage andmete auditeerimisest
    Tuvastage ja klassifitseerige andmed tüübi ja tundlikkuse alusel.
  2. Määrake säilitusajad
    Järgige vastavusnõudeid (nt HIPAA või GDPR) ning eristage lühiajalised ja pikaajalised vajadused.
  3. Määrake nii andmete salvestamise kui ka hävitamise reeglid
    Kehtestage turvalise säilitamise, arhiivimise ja andmete kustutamise protseduurid.
  4. Määrake rollid
    Selgitage meeskondadele nende omandiõigust ja vastutusvaldkondi.
  5. Koolitage ja automatiseerige
    Harige meeskondi ning automatiseerige poliitika täitmist (nt teated ja ajastatud kustutamised).
  6. Jälgige ja täiustage
    Tehke regulaarselt auditeid ja uuendage poliitikaid vastavalt regulatsioonide ja vajaduste muutumisele.
sinine taustapilt
Säilituspoliitika

Kuidas luua ja rakendada andmesäilituspoliitikat

Tugeva andmesäilituspoliitika rakendamine on hädavajalik nõuetelevastavuse ja andmeturbe tagamiseks. Järgige neid samme, et hallata andmete säilitamist, salvestust ja hävitamist viisil, mis vähendab riske ja tagab õigusnõuetele vastavuse.

1. samm: auditeerige olemasolevad andmed

Tuvastage, milliseid andmeid teie organisatsioon hoiab, ning klassifitseerige need tüübi ja tundlikkuse alusel. See aitab prioriseerida andmete säilitamist ja tagada vastavust regulatiivnõuetele.

2. samm: määrake säilitusajad

Määrake säilitusajad vastavalt õigusnõuetele (nt HIPAA, SOX, GDPR). Määratlege selgelt lühiajalised ja pikaajalised vajadused, et vältida andmete tarbetut säilitamist. 

3. samm: kehtestage säilitamise, arhiveerimise ja hävitamise protseduurid

Kehtestage turvalised meetodid andmete säilitamiseks, arhiivimiseks ja kustutamiseks. Tagage, et varundussüsteemid vastavad hävitamispoliitikatele, et tundlik teave oleks kaitstud. 

4. samm: määrake rollid ja vastutused

Selgitage, kes vastutab andmesäilituse protsessi eest IT-, vastavus- ja ärimeeskondades. Määrake vastutajad poliitika täitmise tagamiseks.

5. samm: koolitage meeskondi ja integreerige töövoogudega

Koolitage meeskondi andmete klassifitseerimise, säilitamise ja hävitamise alal. Automatiseerige poliitika täitmine teadete ja ajastatud kustutamistega, et tagada järjepidevus. 

6. samm: jälgige, vaadake üle ja täiustage

Viige regulaarselt läbi auditeid ja ülevaateid, et hoida poliitikad ajakohasena vastavalt uutele regulatsioonidele. Uuendage poliitikaid vastavalt vajadusele, et tagada vastavus nõuetele.

Tugeva andmesäilitusstrateegia loomine paremaks juhtimiseks

Määrake reeglid, mis aitavad teie andmeid tõhusalt kaitsta


Tugev andmesäilituse strateegia on hädavajalik nõuetelevastavuse ja ärijuhtimise järjepidevuse tagamiseks, riskide maandamiseks ja kulude kokkuhoiuks. Selgete poliitikate ja usaldusväärsete süsteemide rakendamine võimaldab organisatsioonidel andmeid tõhusalt hallata, nõuetelevastavust tagada ning tegevusriske vähendada.


Miks rakendada selgeid andmete säilitamise tavasid
  • Nõuetelevastavus – tagab regulatsioonide nagu HIPAA, GDPR ja SOX nõuetekohase järgimise. 
  • Äri jätkusuutlikkus – kaitseb kriitilisi andmeid, et tagada sujuv töö katkestuste korral. 
  • Riskide vähendamine – maandab andmelekete ja andmekao riske. 
  • Kulude kokkuhoid – aitab vältida liigseid salvestus- ja töötlemiskulusid.
Andmesäilitusstrateegia põhikomponendid
  • Selged poliitikad – määratlevad andmete säilitamise kestuse, haldajad ja kaitsemeetmed. 
  • Juhtimine – kehtestab juurdepääsu kontrolli, auditite ja vastutuse protsessid. 
  • Turvaline salvestus ja arhiivimine – tagab andmete kaitse usaldusväärsete ja nõuetele vastavate meetoditega. 
  • Usaldusväärsed varundusstrateegiad – võimaldavad andmeid kaotuse või rikkumise korral kiiresti taastada.
Kuna regulatsioonid pidevalt arenevad, peavad ettevõtted regulaarselt uuendama oma andmesäilituspoliitikaid, et hallata andmeid suures mahus ja tagada nõuetelevastavus. Proaktiivne lähenemine tagab, et teie strateegia jääb tõhusaks ja vastab kehtivatele õigusnõuetele.

Ressursid

Sülearvutit kasutav naine.
Andmete salvestusruum

Hoidke passiivseid andmeid SharePointis

Tagage, et teie andmed on turvaliselt hoitud, hõlpsasti kättesaadavad ning vastavad regulatiivsetele nõuetele, minimeerides samal ajal kulusid.
  • Kuluefektiivne külmsalvestus passiivsete andmete jaoks
  • Vastavus regulatiivsetele standarditele
  • Lihtne juurdepääs audititeks ja õiguslikeks vajadusteks
Lisateave
Mees ja naine arutlevad, kasutades sülearvutit.
Lahendus

Sisuhalduslahendused

Hankige terviklikud sisuhalduse lahendused, mis aitavad teie ettevõttel andmeid organiseerida, turvaliselt säilitada ja kaitsta.
Lisateave
Mees ja naine vaatavad tahvelarvutit.
Ajaveeb

Digitaalsete varade haldus

Vaadake, kuidas digitaalsete varade haldus aitab teie ettevõttel väärtuslikku sisu tõhusamalt säilitada ja organiseerida.
Lugege ajaveebi
Mees toidukaupade nimekirjaga
Ajaveeb

Pilvsalvestusruum väikeettevõtetele

Tutvuge pilvsalvestuse parimate tavadega, mis aitavad väikestel ettevõtetel kulusid vähendada ja tõhusalt kasvada.
Lugege ajaveebi
Kaks meest arutlevad.
Ajaveeb

Ettevõtte andmekorraldus

Õppige tundma andmekorralduse põhimõisteid ja parimaid tavasid, et ettevõtte andmeid turvaliselt ja tõhusalt hallata.
Lugege ajaveebi
Tagasi LISARESSURSIDE jaotisse

Korduma kippuvad küsimused

  • Andmesäilituspoliitika on reeglite ja juhiste kogum, mis määrab, kui kaua organisatsioon andmeid hoiab, kuidas neid säilitab ning millal need kustutatakse või arhiivitakse. See poliitika tagab, et organisatsioon vastab õigusnõuetele ning haldab andmeid tõhusalt, säilitades ainult vajaliku info ja hävitades turvaliselt aegunud või mittevajaliku sisu.
  • Kui andmete säilitusaeg on läbi, tuleb need turvaliselt kustutada või arhiiviida. Turvaline kustutamine tagab, et tundlik teave ei jää kättesaadavaks, samas võimaldab arhiivimine säilitada andmeid nõuetelevastavuse või tulevaste vajaduste eesmärgil. Regulaarsed auditid ja automatiseeritud süsteemid aitavad tagada nende tavade järgimise ning vältida andmete säilitamist kauem kui vajalik.
  • Andmesäilituspoliitikate rakendamine õigusnõuete täitmiseks:

    1. Auditeerige olemasolevad andmed – tuvastage ja klassifitseerige need tüübi ja tundlikkuse alusel.
    2. Määrake säilitamisperioodid – kohandage need vastavalt kehtivatele regulatsioonidele (nt HIPAA, GDPR või SOX).
    3. Kehtestage säilitamise ja hävitamise protseduurid – määratlege turvalised säilitamismeetodid, arhiivimisprotsessid ja kustutamistavad. 
    4. Määrake rollid ja vastutused – tehke selgeks omanikud IT, nõuetelevastavuse ja ärimeeskondades.
    5. Viige läbi regulaarseid ülevaatusi – auditeerige ja uuendage poliitikaid perioodiliselt, et püsida kursis muutuvate regulatsioonidega.
  • Sisukorraldus hõlmab poliitikaid ja protsesse, mis määravad, kuidas organisatsioonis andmeid ja sisu hallatakse, neile ligi pääsetakse, neid säilitatakse ja kustutatakse. See tagab sisu kaitstuse, regulatsioonidele vastavuse ja kättesaadavuse vajaduse korral. Tõhus korraldus tähendab selgete rollide, vastutuste ja töövoogude määratlemist andmete turvaliseks haldamiseks.
  • Sisu varundamine tähendab andmetest koopiate loomist ja säilitamist, et kaitsta neid kaotuse või rikkumise eest. Varundusstrateegiad tagavad, et oluline sisu on taastatav süsteemirikke, küberrünnakute (nt lunavara) või juhusliku kustutamise korral. See on võtmetähtsusega osa andmesäilitusstrateegiatest ärilise jätkusuutlikkuse tagamiseks. 
  • Sisu arhiivimine tähendab mitteaktiivsete või vanemate andmete säilitamist, mida enam aktiivselt ei kasutata, kuid mida tuleb hoida vastavuse, õiguslike või ajalooliste eesmärkide tõttu. Arhiivimine tagab andmete turvalise säilitamise ja kättesaadavuse auditite või õiguslike nõuete korral, ilma et need võtaksid aktiivsetes süsteemides tarbetult ruumi. Seda tehakse sageli turvaliste ja regulatsioonidele vastavate salvestuslahenduste abil nagu SharePoint või pilvepõhised platvormid.

Jälgige Microsoft 365 uudiseid

Tutvuge Copilotiga Microsoft 365 Windows 11 rakendused Konto profiil Allalaadimiskeskus Tagastused Tellimuse jälgimine Ringlussevõtt Commercial Warranties Microsoft Education Haridusseadmed Microsoft Teams haridusasutustele Microsoft 365 Education Office Education Haridustöötajate koolitus ja arendus Pakkumised õpilastele ja vanematele Azure õpilastele
Microsoft AI Microsofti turve Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teamsi jaoks Microsofti arendaja Microsoft Learn Tehisintellekti-turuplatsi rakenduste tugi Microsofti tehnoloogiakogukond Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Tarkvaraettevõtted Visual Studio Töökohad Teave Microsofti kohta Privaatsus Microsoftis Investorid
Eesti (Eesti) Tarbijaseisundi privaatsus Võtke Microsoftiga ühendust Privaatsus Halda küpsiseid Kasutustingimused Kaubamärgid Reklaamide kohta EU Compliance DoCs