This is the Trace Id: 338b855f18353c7a75e893c47f133fe6
Põhisisu juurde Sisuhaldus Digitaalsete varade haldus Dokumendihaldus Ettevõtte sisuhaldus Sisuhaldus suures mastaabis Andmesäilitus Sisuhalduse kogukonna keskus Copilot Microsoft 365 jaoks SharePoint Microsoft 365 arhiiviteenus Microsoft 365 varundusteenus OneDrive Tugiteenused Microsoft 365 lisavõimalused
Naine, kes hoiab tahvelarvutit

Dokumendihalduse juhend

Olgu tegemist väikese ettevõtte või suure organisatsiooniga, dokumendihaldus on hädavajalik, et olulised failid ja andmed ei läheks kaduma.
Tutvuge sisuhaldusega

Miks dokumendihalduse süsteemid (DMS) olulised on?

Dokumendihaldussüsteem (DMS) aitab teil digitaalset sisu salvestada, korrastada, jälgida ja hallata. See on üks äri alustalasid ning mõjutab kõike alates tootlikkusest kuni nõuetelevastavuseni.

Põhipunktid

  • Dokumendihaldus on paberkandjal ja digitaalsete dokumentide salvestamise, korrastamise, jälgimise ja haldamise protsess.
  • Dokumendihaldussüsteem (DMS) aitab teil leida faili uusima versiooni, jagada dokumente turvaliselt, kontrollida, kes saab neid vaadata või muuta, ning säilitada auditeerimisjälgi.
  • DMS-lahendused nagu Microsoft 365 SharePoint ja OneDrive aitavad töövoogusid tõhusamaks muuta, pakuvad tundlike dokumentide jaoks paremat turvalisust ning parandavad regulatiivset nõuetelevastavust.

Mis on dokumendihaldus?

Dokumendihaldus on paberkandjal ja digitaalsete dokumentide salvestamise, korrastamise, jälgimise ja haldamise protsess, mis aitab vältida failide kadumist, rakendada versioonihaldust ja teha palju muud.

Dokumendihaldus on ettevõtte sisuhalduse (ECM) oluline osa, kui ettevõtted suurendavad loodavate dokumentide hulka.

Mis on dokumendihalduse süsteem (DMS)?

Dokumendihaldussüsteem (DMS) on tsentraliseeritud, otsitav ja turvaline lahendus dokumentide korrastamiseks, jälgimiseks ja värskendamiseks.

Saate otsida märksõna järgi, lisada failidele metaandmeid ja kontrollida, kes mida näeb. Paljud DMS-lahendused integreeruvad ka digitaalsete varade halduse (DAM) tööriistadega, et hallata pilte, videoid ja muud multimeediat.

Ettevõtete jaoks aitab see parandada tegevuse tõhusust ja tagada regulatiivset nõuetelevastavust, hoides dokumendid turvalisena ja ajakohasena.

Millised on dokumendihaldussüsteemi põhifunktsioonid?

Dokumendihaldussüsteemil on järgmised funktsioonid:
 
  • Dokumendi hõive: laadige failid otse DMS-i, sealhulgas skannitud paberdokumendid.
  • Salvestamine ja süstematiseerimine: korraldage dokumentide hoidmist tsentraliseeritud hoidlas, kasutades metaandmete märgendamist, indekseerimist ja ühtseid nimetamisreegleid.
  • Dokumentide otsing: otsige faile märksõna, sildi, autori või sisu järgi.
  • Turve ja juurdepääsukontroll: jälgige juurdepääsu, määrake õigused ja kasutage andmete kaitsmiseks krüptimist. 
  • Versioonihaldus: tagage uusimate muudatustega ajakohasus ja veenduge, et kogu meeskond töötab sama failiga.
  • Töövoogude automatiseerimine: seadistage reeglid, mis saadavad dokumendid automaatselt läbivaatamiseks, kinnitamiseks või arhiveerimiseks.
  • Koostöö: laske tiimidel dokumente reaalajas ühiselt redigeerida, kommentaare jätta ja tagasisidet jagada.
Microsoft 365 lahendused

Turvalised, tõhusad ja skaleeritavad DMS-lahendused

Microsoft 365 annab teile kõik vajaliku dokumentide kogu elutsükli haldamiseks. 

SharePoint

See muudab dokumentide jagamise, haldamise ja leidmise teie organisatsioonis lihtsaks. Saate luua meeskonnasaite, korraldada faile metaandmete abil ja teha reaalajas koostööd.
Lisateave

OneDrive

Pääsete dokumentidele juurde ja saate neis koostööd teha kõikjal. See sobib suurepäraselt üksikisikutele või väikestele meeskondadele, kes vajavad paindlikkust ja turvalist jagamist.
Lisateave

 Microsoft 365 arhiiviteenus

Salvestage mitteaktiivne sisu viisil, mis vastab nõuetele ja on hõlpsasti hallatav, säilitades ajalooliste andmete kättesaadavuse.
Lisateave

Millised on dokumendihaldussüsteemi kasutamise eelised?

Tööriistad nagu SharePoint ja OneDrive lihtsustavad dokumendihaldust, hoides samal ajal kõik turvalise ja nõuetele vastavana.

Suurem tõhusus
DMS vähendab failide otsimisele ja kinnituste tagaajamisele kuluvat aega. Microsoft 365 abil saavad meeskonnad töövooge automatiseerida, dokumente metaandmetega sildistada ja kõigele olulisele ühest kohast juurde pääseda.

Täiustatud koostöö
Meeskonnad saavad dokumente ühiselt redigeerida, kommentaare jätta ja muudatusi reaalajas jälgida, mis vähendab vigu ja hoiab projektid õigel kursil.

Parem turvalisus
Delikaatsed failid on sisseehitatud turbe abil kaitstud. Microsoft 365 hõlmab delikaatsustaseme silte ja tingimusjuurdepääsu.

Regulatiivnõuetele vastavuse säilitamine
DMS aitab hoida auditeerimislogisid, säilituspoliitikaid ja turvalist talletust. Microsoft 365 toetab sisu varundamist ja haldust, et teie andmed oleksid nõuetele vastavad ja alati kättesaadavad.
Protsess

Dokumendihalduse protsess 6 sammuga

Kuidas organisatsioonid haldavad dokumente alates loomisest kuni kõrvaldamiseni?

Dokumentide loomine ja hõive

Dokumendid luuakse digitaalselt või saadakse füüsilistest allikatest skannimise teel.

Süstematiseerimine ja otsing

Failid süstematiseeritakse metaandmesiltide ja ühtsete nimetamiskokkulepete abil. Otsingutööriistad ja filtrid teevad vajaliku leidmise lihtsaks.

Talletamine ja turve

Dokumendid talletatakse keskses hoidlas ning neid kaitsevad krüptimine ja juurdepääsukontroll. Auditeerimislogid jälgivad, kes faili avas või muutis.

Juurdepääs, levitamine ja koostöö

Faile jagatakse turvaliselt ainult volitatud kasutajatega. Meeskonnad saavad dokumente ühiselt redigeerida, kommentaare lisada ja muudatusi reaalajas jälgida.

Versioonihaldus ja kinnitamine

Muudatusi jälgitakse automaatselt, nii et teil on alati juurdepääs uusimale versioonile. Dokumente saab automaatselt suunata läbivaatamiseks ja kinnitamiseks.

Säilitamine, arhiveerimine ja kõrvaldamine

Dokumente säilitatakse nõutud aja jooksul vastavalt õiguslikele või ärilistele poliitikatele. Seejärel arhiveeritakse need pikaajaliseks juurdepääsuks või kustutatakse turvaliselt.

Koondades kõik ühte kohta

Dokumendihaldussüsteem hoiab teie dokumendid ajakohased ja turvalised. Ja kui kasutate juba Microsofti tööriistu nagu SharePoint, OneDrive või Teams, on teil olemas kõik vajalik sisu skaleeritavaks haldamiseks.
Sinist särki kandev prillidega mees vaatab sülearvutit.
Alustamine

Microsoft SharePoint

Tehke turvaliselt koostööd ja jagage dokumente kogu oma ettevõttes.
Lisateave
Prillidega naine valges jakis töötab arvutis.
Lahendus

Sisu haldamine Microsoft 365 abil

Looge, hallake ja kaitske sisu ning andmeid Microsoft 365 tehisintellektil põhinevate sisuhaldusteenustega.
Lisateave
prillidega naised vaatavad ekraani
Lahendus

Skannige ja salvestage OneDrive'iga

OneDriveʼi mobiilirakenduse abil saate oma paberdokumendid, kviitungid, tahvlid ja isegi ID-kaardid muundada PDF-ideks ilma eraldi skannerit vajamata.
Lisateave
Prille kandev mees vaatab sülearvutit.
Toode

Microsoft 365 varundus tagab meelerahu

Ärge piirduge üksnes varundamisega – kiire taaste aitab tagada äri kestvuse.
Lisateave
Mees ja naine vaatavad tahvelarvutit.
Ajaveeb

Lugege dokumendiredaktorite kohta

Vaadake, mis on dokumendiredaktor, ja uurige, kuidas valida just teie vajadustele sobiv redaktor.
Lisateave
Tagasi vahekaardi „RESSURSID – uuringute aruanded“ jaotisesse

Korduma kippuvad küsimused

  • Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (DMS) on tarkvara, mis aitab teil talletada, korrastada ja hallata digifaile, nagu Wordi dokumendid, PDF-id ja arvutustabelid. See koondab kõik ühte kohta, muudab dokumentide leidmise lihtsaks ning lisab võimalused nagu versioonihaldus, juurdepääsuõigused ja auditeerimisjäljed.
  • Microsoft 365. See hõlmab tööriistu nagu SharePoint ja OneDrive, mis aitavad organisatsioonidel digitaalseid dokumente talletada, korrastada, jagada ja kaitsta.
  • Dokumendihaldus keskendub failide tõhusale korrastamisele, talletamisele ja neile juurdepääsu tagamisele meeskondade ja süsteemide lõikes. Dokumendikontroll tagab, et kasutatakse ainult heakskiidetud ja ajakohaseid dokumendiversioone, rakendades rangeid õigusi ja versioonijälgimist.  
  • Microsoft 365. See hõlmab SharePointi ja OneDrive’i, mis aitavad meeskondadel dokumente turvaliselt talletada, korrastada ja nende kallal koostööd teha.
  • Alustage oma meeskonna vajaduste kaardistamisest – näiteks turvaline talletamine, versioonikontroll või koostöö. Valige lahendus, mis integreerub teie olemasolevate tööriistadega, toetab vastavusnõudeid ja kasvab koos teie ettevõttega. 

Jälgige Microsoft 365

Tutvuge Copilotiga Microsoft 365 Windows 11 rakendused Konto profiil Allalaadimiskeskus Tagastused Tellimuse jälgimine Ringlussevõtt Commercial Warranties Microsoft Education Haridusseadmed Microsoft Teams haridusasutustele Microsoft 365 Education Office Education Haridustöötajate koolitus ja arendus Pakkumised õpilastele ja vanematele Azure õpilastele
Microsoft AI Microsofti turve Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teamsi jaoks Microsofti arendaja Microsoft Learn Tehisintellekti-turuplatsi rakenduste tugi Microsofti tehnoloogiakogukond Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Tarkvaraettevõtted Visual Studio Töökohad Teave Microsofti kohta Privaatsus Microsoftis Investorid
Eesti (Eesti) Tarbijaseisundi privaatsus Võtke Microsoftiga ühendust Privaatsus Halda küpsiseid Kasutustingimused Kaubamärgid Reklaamide kohta EU Compliance DoCs