Tuota selkeyttä organisaatiokaavioilla
Kerro ihmisille tiimisi rakenteesta Microsoft Visiossa luodun ammattimaisen organisaatiokaavion avulla.
Mikä on organisaatiokaavio?
Organisaatiokaavio kuvaa visuaalisesti organisaation sisäistä rakennetta, esimerkiksi sitä, kuka on kenenkin esihenkilö. Ne voidaan luoda kynällä ja paperilla tai ammattimaisella organisaatiokaavio-ohjelmistolla, kuten Microsoft Visiolla.
-
Hierarkkinen organisaatiokaavio
Hierarkkinen organisaatiokaavio on yleisin organisaatiokaaviotyyppi. Se järjestää ihmiset sen mukaan, kuinka paljon valtaa heillä on yrityksessä. Ajattele organisaatiota, jolla on toimitusjohtaja. Tämä henkilö sijoitetaan kaavion huipulle, ja kaikki muut järjestetään hierarkkisesti hänen alapuolelleen.
-
Osastotason organisaatiokaavio
Monet organisaatiot jakavat tiiminsä tuotteiden, osastojen tai jopa itsenäisten tytäryhtiöiden mukaan. Jokainen tiimi toimii itsenäisesti, ja sillä on käytettävissään resurssit, joita se tarvitsee omien tavoitteidensa saavuttamiseen. Tällaiset organisaatiot kuvataan tyypillisesti osastotason organisaatiokaaviolla, joka auttaa selittämään eri tiimien itsenäisen työnkulun.
-
Matriisiorganisaatiokaavio
Kaikki yritykset eivät järjestä tiimejään hierarkkisesti, vaikka se onkin yleistä yritysympäristöissä. Ihmiset saattaa esimerkiksi olla vähintään kaksi esihenkilöä, tai esihenkilörakenne voi muuttua erityyppisten projektien vuoksi. Tällöin matriisiorganisaatiokaavio olisi sopiva visualisointi.
-
Viivaorganisaatiokaavio
Viivaorganisaatiokaavio on yksinkertaisimpia organisaatiorakenteita. Tämäntyyppisissä organisaatioissa auktoriteetti perustuu voimakkaasti komentoketjuun. Valta virtaa ylhäältä alaspäin vesiputouksen tapaan, ja jokaisella osastopäälliköllä on valtuudet tehdä päätöksiä, joiden he katsovat olevan parhaat alaisilleen.
-
Litteä organisaatiokaavio
Litteää (eli vaakasuoraa) organisaatiokaaviota käytetään yleensä kuvattaessa organisaatioita, joissa on vähän keskijohtoa tai joissa sitä ei ole lainkaan. Kaaviossa saattaa olla vain kaksi tasoa - ylempiä hallintotyöntekijöitä ja henkilöitä, jotka täyttävät muita rooleja yrityksessä. Nämä organisaatiot käyttävät usein tavallista kollektiivisempaa lähestymistapaa päätöksentekoon.
-
Tiimipohjainen organisaatiokaavio
Yritysten jatkaessa sopeutumistaan uuteen työelämään ihmisten organisointi ongelmanratkaisun ja tehokkaan päätöksenteon ympärille on yleistymässä. Visuaalisesti tällaista tiimityötä kuvaa tiimipohjainen organisaatiokaavio, jossa ihmiset on organisoitu joustavasti yhteistyön maksimoimista varten.
Herätä parhaat ideasi eloon
Vision tarjoamien kymmenien valmiiden mallien ja tuhansien mukautettavien muotojen ansiosta tehokkaiden visualisointien luominen on helppoa ja hauskaa.
Milloin organisaatiokaaviota kannattaa käyttää?
Organisaatiorakenteesta viestiminen tiimeille
Organisaatiokaavio on nopein tapa selittää tiimin toimintaa. Ne ovat erityisen hyödyllisiä, kun esittelet yritystä uudelle työntekijälle tai selität, miten asiat muuttuvat uuden johdon alaisuudessa.
Tiimiviestintää varten suunnitellun organisaatiokaavion tulisi olla mahdollisimman yksinkertainen, mutta sen tulisi silti sisältää kaikki tarvittavat tiedot, esimerkiksi se, kuka johtaa mitäkin tiimiä tai muodostaa sen, mitkä ovat henkilöiden erityistehtävät organisaatiossa ja miten päätökset tehdään.
Microsoft Vision avulla kuka tahansa voi luoda helposti ymmärrettäviä ha luotettavia visualisointeja. Valittavissasi on kymmeniä valmiita malleja, aloituskaavioita ja kaavaimia. Voit ohjelmiston mukautusmahdollisuuksien avulla varmistaa, että kaikki on yrityksesi brändin mukaista.
Tiimirakenteen muutosten yhteensovittaminen
Jokainen organisaatio käy läpi muutosvaiheita, kun työ kehittyy tai resurssit vaihtelevat. Kun näin tapahtuu, myös organisaation rakennetta on tarkasteltava uudelleen.
Hyvin laadittu organisaatiokaavio voi auttaa selittämään tiimirakenteeseen ja resursointiin tehtävät muutokset ja varmistaa, että kaikki tietävät, mikä muuttuu ja miksi.
Laadi Microsoft Visiolla ammattimaisia kaavioita tehokasta päätöksentekoa ja reaaliaikaista ongelmanratkaisua varten. Se voivat auttaa sinua valmistautumaan henkilöstön uudelleenjärjestelyihin.
Valmistaudu uusiin rekrytointihankkeisiin
Henkilöstösuunnittelu, eli tulevien henkilöstötarpeiden ennustaminen ja valmistelu, on osa menestyksen varmistamista organisaation kasvun aikana. Tavoitteena on tunnistaa puutteet ja laatia suunnitelma niiden korjaamiseksi jo ennen niiden syntymistä.
Organisaatiokaaviot voivat olla hyödyllinen apuväline visualisoitaessa tiimejä niiden nykytilassa sekä hahmoteltaessa, miltä ne voisivat näyttää eri vaiheissa tulevaisuudessa. Tämä voi olla yhteistyöhön perustuvaa toimintaa, jossa ihmiset ovat mukana koko prosessin ajan.
Microsoft Vision avulla voit ajatella ääneen. Järjestä aivoriihi työtovereidesi kanssa, visualisoi käsillä oleva ongelma ja suunnittele tiimisi tulevat muutokset.
Dokumentoi sukuhistoriaa
Vaikka organisaatiokaavioita käytetään useimmiten yrityksen rakenteen havainnollistamiseen, niillä on muitakin käyttösovelluksia, kuten sukuhistorian jäljittäminen. Suvut ovat monin tavoin rakenteeltaan samanlaisia kuin organisaatiot, ja niiden hierarkkiset kerrokset jatkuvat sukupolvesta toiseen.
Microsoft Visio on erinomainen apuväline ihmisille, jotka haluavat dokumentoida muodollisesti heidän sukupuuhun kuuluvia henkilöitä. Lisää nimet, syntymäajat, sukulaisuussuhteet ja muut tärkeät tiedot Excel-taulukkoon ja lataa se sitten Visioon, tai rakenna sukupuusi alusta alkaen Organisaatiokaavio-mallin avulla.
Organisaatiokaavion luominen
Organisaatiokaaviot voivat vaihdella yksinkertaisista kaavioista monimutkaisiin monisivuisiin kaavioihin, jotka perustuvat ulkoisesta tietolähteestä saatuihin tietoihin. Organisaatiokaavioon valitsemasi muodot voivat ilmaista perustiedot, kuten henkilön nimen ja työnimikkeen, tai ne voivat sisältää yksityiskohtaisia tietoja, kuten henkilön yhteystiedot.
Hyödyllisen organisaatiokaavion luominen alkaa tehokkaan ja helppokäyttöisen kaaviotyökalun valitsemisesta. Visio on erinomainen vaihtoehto, sillä siinä on kymmeniä aloituskaavioita ja paljon mukautusvaihtoehtoja. Kun olet valinnut organisaatiokaavio-ohjelmiston, voit aloittaa kaavion luomisen.
Aloita mallista tai ohjatusta organisaatiokaaviotoiminnosta
Visiossa on useita sisäisiä malleja, jotka tekevät organisaatiokaavion luomisesta mahdollisimman yksinkertaista. Voit suunnitella organisaatiokaavion myös käyttämällä Ohjattu organisaatiokaavio -valintaikkunaa, jonka avulla voit automaattisesti yhdistää muotoja, luoda hierarkioita ja jopa lisätä kuvia.
Automatisoi organisaatiokaavioiden luominen Visio Data Visualizer -apuohjelmalla
Luo upeita ja laadukkaita kaavioita Excelin Visio Data Visualizer -apuohjelmalla työpaikan tai oppilaitoksen Microsoft 365 -tilisi avulla. Kaaviot piirretään automaattisesti Excel-työkirjan tiedoista. Sen jälkeen voit muokata Visiossa kaaviota, joka synkronoidaan automaattisesti takaisin Exceliin.
Luo organisaatiokaavioita Active Directorystä
Luo visuaalisesti vetoava organisaatiokaavio parissa minuutissa hyödyntämällä Microsoft Active Directoryyn (AD) jo tallentamiasi tietoja. Päivitä organisaatiokaaviota, jotta näet välittömästi AD-tietoihin tehdyt päivitykset.
Opi organisaatiokaavion luomisen perusteet Visiossa.
Uudista liiketoimintaasi
Tässä verkkoseminaarisarjassa tutustua siihen, miten Microsoft Visio ja Microsoft 365 voivat auttaa yrityksiä kehittymään maailmassa, joka on muuttunut huomattavasti viime vuoden aikana.
Tutki hyödyllisiä resursseja
Aloita Visio-opetusohjelma aloittelijoille
Tutustu siihen, miten voit elävöittää tietojasi Microsoft Vision avulla.
Visualioi
Organisaatiokaavio antaa kaikille nopean kuvan siitä, millainen yrityksen rakenne on.
Tuo selkeyttä työpaikalle
Paranna tiimityötä viestimällä monimutkaisista ideoista visuaalisesti.
Luo oma organisaatiokaaviosi
Katso tämä video ja opi käyttämään Vision ohjattua organisaatiokaaviotoimintoa.
Kasvata yritystoimintaasi
Tehosta liiketoimintaasi kaavio-ohjelmistolla, jonka avulla voit elävöittää tietojasi.
Vertaa Visio-versioita
Vertaa Microsoft 365:n, Visio-palvelupaketin 1 ja Visio-palvelupaketin 2 Visioita ja niiden tärkeimpiä ominaisuuksia.
Luo organisaatiokaaviosi Visiossa
Tutustu tämän tukiartikkelin avulla siihen, miten voit luoda organisaatiokaavioita Vision verkkoversiossa tai Visio-työpöytäsovelluksessa.
Luo organisaatiokaaviosi Excelissä
Lue tämä artikkeli, niin saat tietoja organisaatiokaavioiden luomisesta Excelin Visio Data Visualizer -apuohjelmalla.
Usein kysytyt kysymykset
-
Organisaatiokaaviot ovat tehokas tapa esittää yrityksen rakenne, hierarkiatasot sekä tiimien ja henkilöstön jäsenten väliset suhteet. Organisaatiokaaviot voivat myös auttaa selittämään todellisuutta jatkuvasti kehittyvässä tai hyvin monimutkaisessa organisaatiossa.
Sekä Vision verkkoversion että Microsoft 365:n Vision Organisaatiokaavio-malli on hyvä aloituskohta. Vedä värikoodattuja muotoja pohjalle edustamaan johtajia, päälliköitä, avustajia, konsultteja ja jopa tiimissäsi, osastollasi tai organisaatiossasi olevia avoimia työpaikkoja. -
Kyllä. Microsoft 365:n Visio antaa kaikille Microsoft 365 -käyttäjille mahdollisuuden luoda ammattimaisia organisaatiokaavioita sekä vuokaavioita, perusverkkokaavioita, Venn-kaavioita, lohkokaavioita ja muita yrityskaavioita.
Voit käyttää Visiota Microsoft 365:n avulla työpöydälläsi tai laajentaa käyttökokemusta selaimeen, jossa voit tarkastella, luoda ja muokata organisaatiokaavioita ja muita pilvipalveluun tallennettuja kaavioita. Vision verkkoversio on aina ajan tasalla, joten sinun ei koskaan tarvitse asentaa uutta versiota.
Seuraa tätä opetusohjelmaa aloittelijoille, niin opit luomaan oman organisaatiokaavion Microsoft 365 -tilauksesi avulla, tai vertaa ominaisuuksia Vision verkkoversion usein kysytyissä kysymyksissä. -
Visiossa voit mukauttaa muotojen ulkoasua muuttamalla niiden tekstin värejä, fonttia, täyttövärejä ja täyttökuvioita sekä viivan leveyttä ja tyyliä tai varjoa. Voit myös lisätä Visio-kaavioon kuvia, kuten yrityksesi logon tai Vision kuvakirjastossa olevan tarran, ja saada siten persoonallisen kosketuksen.
Tutustu siihen, miten voit muotoilla muodon Visiossa ja lisätä kuvan Visio-kaavioon näiden hyödyllisten ohjeiden avulla. -
Tietojen yhdistäminen on käytettävissä vain Visio-työpöytäsovelluksessa, mutta Vision verkkoversiossa voi tarkastella tietoihin yhdistettyjä kaavioita.
Jos organisaatiokaavion luomiseen tarvittavat tiedot ovat jo olemassa Excel-taulukossa tai Microsoft Exchange Server -hakemistossa, Visio voi luoda kaavioon automaattisesti muotoja ja liittimiä.
Visio tukee tällä hetkellä useita tietolähteitä, kuten seuraavia:- Microsoft Excel -työkirjat
- Microsoft Access -tietokannat
- Microsoft SharePoint Foundation -luettelot
- Microsoft SQL Server -tietokannat
- Microsoft Exchange Server -hakemistot
- Azure Active Directory -tiedot
- Muut OLEDB- tai ODBC-tietolähteet
Jotta tietolähde toimisi oikein Visiossa, sen pitää sisältää sarakkeet työntekijän nimelle, yksilölliselle tunnisteelle ja henkilön esihenkilölle.
Seuraa Microsoft 365:tä