Talan adopte Copilot en interne pour mieux conseiller ses clients

Talan a pour leitmotiv d’accélérer la transformation de ses clients grâce à sa Positive Innovation. Le groupe international de conseil et d’expertises technologiques reconnaît qu'il y aura un rôle de plus en plus important pour les processus augmentés par l'IA, tant pour ses équipes que pour ses clients. Il était donc une évidence d'être parmi les premiers à adopter Microsoft 365 Copilot !

« Nous devons devenir une entreprise augmentée par l'IA », déclare Xavier Raymond, Directeur de l'offre Microsoft chez Talan. « Il y avait deux principaux moteurs pour notre adoption de Copilot. Premièrement, c'est notre travail de soutenir nos clients dans l'adoption de nouvelles technologies – il est donc important pour nous de pouvoir soutenir et conseiller nos clients sur leur propre adoption de Copilot. Deuxièmement, en tant que groupe international, nous faisons face aux mêmes défis que nos clients – nous pouvons donc également bénéficier de Copilot. »

Une approche ciblée du déploiement 

Talan a adopté une approche ciblée pour le déploiement de Copilot en tenant compte des besoins spécifiques de chaque fonction métier. Les équipes RH, recrutement, sales, marketing et autres services de soutien aux entreprises ont été considérées séparément, afin d’identifier, d’explorer et de partager les cas d’usage propres à chacune de ces fonctions. Cette segmentation a permis d’adapter précisément l’utilisation de Copilot aux réalités et aux exigences spécifiques de chaque métier.

« Il est vraiment important que nos équipes opérationnelles puissent transformer leur façon de travailler et utiliser la puissance de l'IA pour être encore plus efficaces et performantes dans leur travail quotidien », poursuit Xavier Raymond. Pour les consultants de Talan, un cas d'utilisation précoce et évident était d'utiliser Copilot pour prendre des notes de réunion et fournir des comptes-rendus. Xavier Raymond déclare : « La grande force de Copilot est que vous n'avez pas besoin de le démontrer longtemps pour que les gens veuillent se l'approprier. »

« Il est essentiel d'équiper nos consultants de solutions qui simplifient leur travail de conseil au quotidien », ajoute-t-il. « Avec Copilot, nos consultants peuvent se concentrer sur les échanges avec le client plutôt que sur la prise de notes de réunion. Ils peuvent ainsi en tirer davantage de valeur. »

Premiers succès pour les consultants de Talan 

En effet, les équipes de conseil de Talan ont rapidement progressé, passant de l'utilisation de Copilot pour résumer les réunions à l'exploration de cas d'utilisation plus spécifiques aux rôles. 

« Nous avons exploré comment Copilot peut aider à rationaliser la surcharge d'informations », se souvient Philippe LERIQUE, Consultant en stratégie et gestion chez Talan. « Maintenant, j'utilise Copilot pour résumer les e-mails clés à la fin de la journée ou fournir un aperçu de toute une boîte de réception parce que, soyons honnêtes, nous n'avons pas toujours le temps de tout parcourir. »

Maureen Bloquet, PMSI Digital Workplace & AI chez Talan, rapporte, « Certaines grandes tendances pour nos consultants se concentrent sur les cas d'utilisation de la productivité ; utiliser Copilot pour soutenir la création de documents, rédiger des appels d'offres, des réponses de prévente, des formations et des recherches d'informations. » 

Elle explique, « Ils peuvent interagir avec Copilot pendant une réunion pour, par exemple, augmenter la participation et l'engagement. Copilot peut suggérer des questions afin de stimuler les échanges et encourager les participants les moins actifs à s'impliquer davantage. Copilot peut également être utilisé pour aider à comprendre les interactions entre les personnes lors d'un échange. C’est cette dimension qui se démarque. »

Grands succès dans les RH et le recrutement 

Le recrutement est souvent le premier point de contact entre une personne et une marque ; c’était donc une priorité pour Talan. L’entreprise souhaitait comprendre comment Copilot pouvait contribuer à offrir une expérience positive dès cette première rencontre.

« Nous avons identifié plus de cinquante actions à gains rapides », s'enthousiasme Maureen Bloquet. Les cas d'utilisation du recrutement incluent la rédaction de descriptions de poste à publier sur LinkedIn, la recherche, l'idéation et la génération de texte, ainsi que l'utilisation de Copilot pour générer des questions d'entretien. 

« Copilot peut développer des questions très spécifiques aux candidats », poursuit Maureen Bloquet. « En utilisant Copilot pour optimiser les messages ciblés sur LinkedIn, nos recruteurs voient 10 à 20 % de réponses supplémentaires des bons candidats – transformant la prospection en véritables connexions. »

Elle ajoute, « Nous avons également décidé d'utiliser Copilot pour enregistrer et annoter nos réunions Microsoft Teams car nos recruteurs veulent que leur attention soit entièrement dédiée au candidat. Cela facilite également le partage des résultats avec les managers qui mènent les entretiens de deuxième étape. Dans ce cas, Copilot apporte une valeur ajoutée. »

Cependant, l'enregistrement des conversations avec des candidats externes a soulevé de nouvelles préoccupations en matière de gouvernance des données. Ici, l'intégration étroite de Copilot avec Microsoft Teams et la suite de sécurité Microsoft permet de réduire le fardeau de la conformité. Maureen Bloquet explique, « Parce que nous enregistrons des réunions avec des candidats externes, nous utilisons Microsoft Purview pour nous aider à nous conformer à des réglementations comme le RGPD et gérer le cycle de vie des données. » 

Utiliser Copilot pour améliorer le flux créatif 

L'équipe marketing utilise de plus en plus Copilot pour générer du contenu. Copilot est particulièrement utile pour optimiser le contenu des pages web pour le référencement sur les moteurs de recherche.

« Nous étions un peu hésitants au début mais, maintenant que nous avons pris le coup de main, nous apprécions de plus en plus l'utilisation de Copilot », déclare Gaëlle Germe, Responsable du contenu de marque et du sponsoring chez Talan. « Il existe de nombreux cas d'utilisation, y compris la recherche de mots-clés et la rédaction de contenu. » 

« Un avantage, notamment pour ceux qui, comme moi, sont parfois confrontés au syndrome de la page blanche, c’est que Copilot peut se révéler d’un grand soutien dans ces moments-là. », confirme Julie Babec, Consultante en changement chez Talan. « Nous avons les idées, nous savons exactement ce que nous voulons construire, mais se lancer n’est pas toujours évident — surtout quand la charge de travail est élevée. Demander à Copilot de rédiger un plan permet de valider que je suis sur la bonne voie et, parfois, il suggère même une ou deux idées supplémentaires. Copilot change réellement la donne en matière de créativité. »

Berenice Chassagne, Directrice générale adjointe chez Talan, le confirme « Copilot a eu un impact considérable. L'utilisation de Copilot a considérablement renforcé nos préparations stratégiques, notre planification budgétaire et nos présentations aux clients, aux conseils et aux équipes internes. »

Un déploiement efficace garantit une forte acceptation des utilisateurs 

L'équipe de Talan a atteint un excellent taux d'utilisateurs actifs, avec plus de 80 % des personnes ayant reçu une licence Copilot utilisant l'outil chaque jour. Plus de la moitié utilisent Copilot dans l'ensemble de la suite Microsoft, et pas seulement dans les cas d'utilisation évidents comme Microsoft Outlook. 

« Le véritable impact de Copilot vient de l'équipement des équipes opérationnelles », souligne Xavier Raymond. « C'est pourquoi nous avons intégré cette idée dans notre stratégie d'adoption : pour être vraiment efficace, Copilot doit être entre les mains de ceux qui en ont le plus besoin. » 

Les cas d'utilisation les plus populaires incluent la création et l'édition de documents ; près de 60 % des utilisateurs exploitent Copilot pour cela. Un nombre similaire utilise Copilot pour la recherche et la collecte d'informations, tandis que plus de la moitié utilisent Copilot pour la gestion des e-mails.

Les taux de satisfaction des utilisateurs sont élevés : plus de 70 % disent être satisfaits ou très satisfaits de Copilot. De plus, plus des trois quarts des utilisateurs recommanderaient Copilot à leurs collègues et clients. 

En outre, près des trois quarts des utilisateurs disent que Copilot a eu un impact positif sur leur productivité, près de la moitié des utilisateurs rapportant des gains de temps d'une à deux heures par semaine. Un cinquième supplémentaire des utilisateurs rapporte des gains de temps de plus de deux heures par semaine.

Soutenir les utilisateurs est la clé du succès 

L'engagement total de Talan envers le programme de gestion du changement autour de l'adoption de Copilot a été crucial pour les taux élevés d'adoption, les cas d'utilisation réussis et l'impact commercial. « Dès le début, nous avons eu un panel représentatif d'employés et nous avons commencé à former des ambassadeurs Copilot à tous les niveaux de l'organisation », se souvient Maureen Bloquet. « Nous avons construit une communauté d'utilisateurs qui nous a aidés à identifier les cas d'utilisation clés. Nous avons partagé ces cas d'utilisation chaque semaine dans des publications internes thématiques sur notre communauté Viva Engage. Nous avons également organisé des webinaires hebdomadaires sur Microsoft Teams en anglais, français et espagnol pour soutenir l'adoption de Copilot. Les participants ont adoré – ils sont repartis avec des cas d'utilisation concrets qu'ils pouvaient immédiatement appliquer à leur travail quotidien. » 

Xavier Raymond confirme, « Notre objectif est de s'assurer que l'effet 'wow' ne s'estompe pas avec le temps. De cette manière, nous avons maintenu un engagement élevé pour que Copilot devienne une habitude quotidienne. » 

D'autres initiatives novatrices comprenaient une initiative de « hackathon de prompts » à partir de laquelle des idées ont été utilisées pour créer une bibliothèque de prompts personnalisée, accessible à tous les employés. Maureen Bloquet explique, « Les utilisateurs ont eux-mêmes contribué à enrichir la bibliothèque, ce qui en fait une ressource dynamique et évolutive. Aujourd'hui, chacun peut rapidement trouver le bon prompt en utilisant des filtres par outil ou fonction. Nous avons débloqué une valeur significative à travers l'organisation. »

« La formation sur Copilot ne suffit pas », souligne Xavier Raymond. « Ce qui compte vraiment, c'est d'intégrer son utilisation dans les flux de travail quotidiens et de faire de Copilot une partie intégrante de notre façon de travailler. Il s'agit d'adopter une nouvelle façon de travailler. Pour beaucoup, c'est un changement complexe – presque comme apprendre une nouvelle langue en parallèle de leurs tâches quotidiennes. La gestion du changement a été cruciale dans ce changement culturel, garantissant une adoption fluide et significative. »

Un partenariat solide avec Microsoft 

Talan est désireux d'explorer de nouvelles potentialités grâce à son utilisation de Copilot. L'entreprise s'appuie sur le soutien de Microsoft et de son réseau de partenaires pour accélérer le rythme de la transformation. « La puissance de l'innovation collaborative ne peut être surestimée », déclare Berenice Chassagne. « Microsoft nous a soutenus avec des formations et nous continuons à tirer parti de leur expertise grâce à des programmes certifiés Microsoft. Notre partenariat profondément intégré a suscité de nouvelles idées, accéléré les progrès et débloqué des efficacités qui auraient été difficiles à atteindre seuls. » 

Maureen Bloquet partage ce constat : « Nous avons construit une relation solide et basée sur la confiance avec les équipes de Microsoft. Nous collaborons étroitement avec eux chaque semaine, bénéficiant de leur expertise pratique. Ce qui distingue Microsoft, c'est sa capacité à vraiment écouter ses clients tout en tirant parti d'une expertise interne approfondie pour relever même les défis les plus complexes. »

Elle ajoute, « En tant que partenaire Microsoft et ayant une expérience directe du déploiement de Copilot en interne, nous avons la crédibilité et l'expertise pour mener la conversation autour de Copilot. »

Copilot est désormais intégré dans le travail quotidien 

Maintenant que Copilot est intégré avec succès dans de nombreux flux de travail chez Talan, il est devenu difficile pour les utilisateurs d’imaginer leur quotidien professionnel sans lui.  « Pour moi, c'est simple. Si je devais changer d'entreprise demain et qu'il n'y avait pas de Copilot, j'y réfléchirais à deux fois », déclare Julie Babec. « Dans un monde où l'on attend constamment plus de nous, avoir Copilot pour soutenir la productivité n'est pas un luxe – cela devient essentiel. »

« Copilot est devenu un outil indispensable pour les recruteurs », déclare Florence Réal, Directrice du recrutement France. « Une fois qu'ils ont expérimenté son impact, ils ne peuvent tout simplement pas revenir en arrière. Notre objectif est d'équiper chaque recruteur d'une licence Copilot d'ici 2025, leur permettant de travailler plus intelligemment et de mieux recruter. »

Xavier Raymond propose : « L'observation que nous faisons aujourd'hui est que si un consultant n'utilise pas Copilot pour produire ses propositions commerciales, sa documentation technique ou ses rapports, il ne fera pas correctement son travail. »

Les gains de productivité ne sont que le début

Talan prévoit désormais d'adopter une approche stratégique similaire pour le déploiement plus large de Copilot dans l'entreprise, en se concentrant sur l'équipement des utilisateurs qui ont le plus besoin de Copilot. 

« Nous allons au-delà de la notion de gain de productivité. Cet argument est gagné – nous n'avons plus besoin de le démontrer », souligne Xavier Raymond. « Il ne s'agit plus de minutes par jour ; il s'agit de ce que nous avons gagné, de ce que notre utilisation de Copilot a ajouté à nos revenus ou à notre EBITDA. »

Les nouvelles initiatives portent sur la manière dont Copilot pourra aider Talan à exploiter un processus métier de façon quasi autonome, tout en maintenant un fort engagement envers une utilisation responsable de l’IA. De plus, Talan explore comment les Agents Copilot et les assistants virtuels développés avec Copilot Studio pourraient encore faire progresser sa voie de transformation réussie. 

« Je crois fermement au potentiel évolutif de cet outil », souligne Julie Babec. « Le rythme des nouvelles fonctionnalités le prouve. La fonctionnalité progresse rapidement. À long terme, Copilot deviendra indispensable, et son utilisation ne fera que croître. »