CHRU de Nancy : faire de l’IA un levier d’attractivité avec Microsoft 365 Copilot

De la recherche à une stratégie d’IA pour tout l’hôpital

L’histoire commence en 2018. Le CHRU de Nancy organise des forums pour acculturer les professionnels de santé à l’intelligence artificielle, expliquer son potentiel et ouvrir le dialogue autour de ses usages possibles à l’hôpital.

Très vite, les équipes passent de la sensibilisation aux premières expérimentations, notamment autour du sommeil et de l’exploitation des signaux physiologiques au service de la recherche.

Pour Jean-Christophe Calvo, Chef du département territorial de la transformation numérique et de l’ingénierie biomédicale, la ligne directrice est claire :

« Utiliser l’intelligence artificielle doit permettre de gagner en efficacité, de libérer du temps et de diminuer la charge mentale du personnel pour améliorer les conditions de vie au travail. »

Rapidement, la réflexion dépasse le cadre de la recherche pour toucher le fonctionnement global de l’hôpital. Comme dans la plupart des établissements, les équipes administratives et de gestion sont en sous-effectif, avec un volume croissant de données, de réunions et de reporting. L’IA devient alors un levier pour absorber cette complexité.

Cibler les bons métiers pour évaluer Microsoft 365 Copilot

C’est dans ce contexte que le CHRU de Nancy décide de tester Microsoft 365 Copilot, l’assistant d’IA générative intégré à la suite Microsoft 365, sur un premier panel de 50 utilisateurs. L’enjeu est de mesurer de manière réaliste ce que l’outil peut apporter à des métiers très différents, sans toucher aux données médicales dans cette première phase.

Les profils choisis sont variés : des directeurs qui manipulent un volume important de données et de mails, des gestionnaires amenés à traiter des tâches répétitives, des ingénieurs informatiques ainsi que des secrétaires et des équipes administratives.

Les premiers pas servent aussi à ajuster la méthode d’accompagnement.

« Au début, on a formé de manière assez généraliste, en expliquant la puissance de l’outil sans forcément partir des réalités métier. On a vite vu que ce n’était pas la bonne approche, » résume Jean-Christophe Calvo.

L’équipe rectifie alors le tir : accompagnement personnalisé, exemples concrets par métier, scénarios proches du quotidien des utilisateurs. 

Résultat : les 50 testeurs souhaitent continuer à utiliser Microsoft 365 Copilot, et la DSI décide d’élargir l’expérimentation à 300 utilisateurs.

Le tout dans un cadre sécurisé, directement intégré à l’environnement bureautique existant du CHRU.

Un assistant du quotidien pour les équipes financières et de gestion

Pour les équipes financières, Microsoft 365 Copilot devient un véritable assistant intégré dans l’environnement de travail existant.

« C’est vraiment mon assistant au quotidien », déclare Justine Paté-Madesclaire, Directrice Adjointe des Finances au CHRU de Nancy.

Dans Outlook, elle s’appuie sur Copilot pour reformuler des mails, générer des réponses sur des sujets récurrents et gagner en rapidité sur la communication quotidienne. Dans Word, l’outil l’aide à produire des synthèses de documents parfois longs et complexes. Dans PowerPoint, il génère des présentations à partir de documents existants ou de quelques points clés fournis en amont.

« J’ajuste, je relis et je modifie ce que je souhaite mais je n’ai plus l’angoisse de la page blanche », précise-t-elle.

Au fil des usages, le temps gagné devient tangible :

« Par semaine, je vais gagner entre une et trois heures en fonction des sujets », explique Justine Paté-Madesclaire .

Ce temps récupéré peut alors être réinvesti dans des missions à plus forte valeur ajoutée, du pilotage managérial ou l’approfondissement de dossiers qui n’auraient pas pu être traités avec la même profondeur auparavant.

Un partenaire de réflexion pour le contrôle de gestion

Pour Cécile Billon, Contrôleuse de gestion, Copilot ne se limite pas à produire des contenus : il devient un compagnon de réflexion.

« Ma grand-mère réfléchissait à haute voix dans sa cuisine. Moi, je discute avec Copilot à mon bureau et cela me permet d’avancer dans ma réflexion personnelle. C’est devenu un vrai partenaire au quotidien », explique-t-elle.

Elle utilise également Microsoft Loop pour structurer les réunions de service sous forme de pages de travail dynamiques, qui s’enrichissent automatiquement d’une séance à l’autre. Copilot l’aide à produire des comptes rendus clairs, mettant en évidence les évolutions et décisions prises au fil du temps.

Cette combinaison Loop + Copilot permet d’être mieux organisés, de suivre plus facilement les actions et de capitaliser sur l’historique des réunions sans repartir de zéro à chaque fois.

Au-delà des documents et des réunions, l’IA contribue aussi à alléger la charge mentale liée aux tâches récurrentes et aux échéances mouvantes.

« J’ai automatisé certaines tâches avec Microsoft 365 Copilot : elles se déclenchent à la réception des données, même lorsque leur arrivée varie dans le temps », raconte Cécile Billon. Les données sont désormais automatiquement archivées dans un dossier dédié, avec une notification pour confirmer leur disponibilité.
« Ce sont de petits outils qui changent la vie », dit-elle en souriant.

Moins de micro-tâches à surveiller, plus de temps de cerveau disponible pour l’analyse, la décision, le pilotage.

Mesurer les gains et piloter une feuille de route IA

Au-delà des retours qualitatifs, le CHRU de Nancy structure une véritable feuille de route autour de l’IA. Un comité de pilotage dédié sélectionne les cas d’usage et évalue l’impact de chaque projet dans une logique médico-économique : valeur créée pour l’établissement, gains de temps, réduction de la charge mentale, amélioration de la qualité de vie au travail.

« Cela doit apporter à l’établissement, aux utilisateurs, ça doit leur faire gagner du temps, libérer de la charge mentale et offrir de meilleures conditions de travail, conditions pour que l’hôpital reste attractif en termes d’emplois », résume Jean-Christophe Calvo.

Dans ce cadre, certaines solutions sont écartées lorsqu’elles n’apportent pas une valeur ajoutée suffisante, ce qui permet de concentrer les investissements sur les usages les plus pertinents.

Cette exigence de mesure s’étend à l’ensemble du portefeuille de solutions numériques : déploiement, mais aussi maintenance dans la durée.

« Il faut qu’une quote-part de ce qu’on génère à travers de notre expertise informatique nous revienne pour qu’on puisse renforcer des équipes et avoir ce cercle positif de maintenir et d’assurer la qualité des projets. » explique Jean-Christophe Calvo.

Un modèle soutenu par l’ARS et pensé pour rayonner dans la région

La démarche du CHRU de Nancy bénéficie du soutien de l’Agence Régionale de Santé, qui finance pendant cinq ans un poste dédié à la coordination des actions autour de l’intelligence artificielle avec une mission territoriale sur le périmètre de la Lorraine.

Cette personne a pour mission de coordonner les projets IA, d’organiser les formations des nouveaux utilisateurs, d’animer la communauté interne, de communiquer sur les résultats obtenus et de structurer une méthode qui puisse être répliquée par d’autres établissements de la région. 

L’ambition étant claire : faire du CHRU de Nancy un établissement référent sur l’usage responsable de l’IA au service des équipes hospitalières, et partager cette expérience avec l’ensemble des acteurs de santé du territoire.

Une co-construction avec Microsoft autour d’une IA utile et de confiance

La réussite de cette démarche s’appuie sur une relation de confiance construite dans la durée entre le CHRU de Nancy et Microsoft.

« La relation avec Microsoft est déjà ancienne, on est toujours dans un esprit de co-construction et c’est plutôt très efficace comme approche. On bénéficie d’un accompagnement personnalisé de Microsoft et on a entre les mains une technologie hyper puissante, on acquiert de nouvelles expertises, je trouve ce moment juste génial. » conclut Jean-Christophe Calvo.

En déployant Microsoft 365 Copilot au cœur de son environnement bureautique, le CHRU de Nancy montre comment l’IA générative peut devenir un outil concret au service des équipes : gagner du temps, réduire la charge mentale, rendre le travail plus fluide et renforcer l’attractivité de l’hôpital. Une IA de confiance, au service des femmes et des hommes qui font vivre l’hôpital au quotidien.