GroupeActive et Microsoft réinventent la proposition commerciale avec Copilot Studio

PME composée d’une dizaine de salariés, GroupeActive se donne pour mission d’œuvrer pour le développement des TPE-PME aux quatre coins du territoire, en soutenant les professionnels indépendants. DSI, DAF, DRH, directeurs commerciaux et directeurs supply chain, l’entreprise accompagne ainsi un réseau de 80 experts dans le lancement puis le pilotage de leur activité.

L’idée ? Mettre à leur disposition un éventail de programmes et outils, parmi lesquels figure IA, une technologie en passe de transformer leur quotidien. Explications avec Frédéric Barbier, Directeur général.

Innover pour augmenter l’expertise humaine

« Chaque jour, nous mettons en commun nos intelligences individuelles avec l’intelligence collective du réseau » observe Frédéric Barbier, « pourquoi ne pas utiliser l’intelligence artificielle pour amplifier l’étendue de nos actions ? ». Tout commence ici, lorsque la PME prend pleinement conscience du rôle d’accélérateur que peut jouer la technologie. « L’IA permet de gagner en productivité opérationnelle, tout en allant au-devant des besoins exprimés par nos experts et leurs clients ».

C’est dans ce contexte que GroupeActive sollicite Witivio, partenaire historique de l’entreprise en matière d’IA, et spécialiste du déploiement de solutions pour Microsoft Teams. « Nous évoluons dans un environnement Microsoft depuis toujours » indique-t-il, « concevoir un projet autour de l’IA en s’appuyant sur le savoir-faire de Witivio était une évidence ».

Coconstruire un agent intelligent à quatre mains

Dans les faits, il faut imaginer l’outil le plus adapté à la réalité terrain des experts GroupeActive, et parfaitement intégré dans un écosystème technologique connu et maîtrisé. À ce titre, un séminaire d’idéation orchestré par Witivio permet de recueillir les besoins exprimés par la communauté, dessinant les contours de multiples cas d’usage, dont un identifié comme étant prioritaire : l’aide à la prospection commerciale.

« Nos experts doivent impérativement développer leur activité, or rédiger des propositions commerciales n’est pas le cœur de métier de la plupart d’entre eux. Cela représente même un défi de taille » souligne Frédéric Barbier, sans compter les lourdeurs administratives inhérentes à cette tâche.

À l’inverse, l’IA, et plus particulièrement les agents IA, peuvent apporter la couche d’intelligence nécessaire pour simplifier ce travail de prospection. Par le biais de son programme « GAIA », consacré à la conception d’outils basés sur l’IA, la PME confie alors à Witivio le développement d’un agent intelligent, chargé de soutenir les indépendants dans l’élaboration de leurs propositions commerciales.

« GAIA Propale », un agent hors pair

Répondant au nom de « GAIA Propale », l’agent a été créé sur-mesure grâce à Microsoft Copilot Studio, et est accessible dans Microsoft 365 Copilot Chat, selon le niveau d’interaction souhaitée. « L’ensemble des membres peut converser avec cet agent » explique Frédéric Barbier, précisant que la solution est activable à chaque étape clé du processus de vente.

En effet, qu’il s’agisse d’une réunion en présentiel ou via Microsoft Teams, l’agent IA « GAIA Propale » travaille à partir de la prise de notes réalisée par l’expert lors des différents rendez-vous client, et est entraînée pour structurer les données selon le modèle SOFA (situation, opinion, futur, action). « En suivant une méthodologie très précise, l’agent est en mesure de rédiger plusieurs chapitres d’une proposition commerciale, notamment les éléments liés au contexte du prospect, à ses besoins et enjeux, et ce, de façon approfondie ».

Gains de temps et performance, des bénéfices stratégiques

Ensuite, les experts n’ont plus qu’à relire et valider les chapitres rédigés par l’agent, gagnant un temps précieux, puisque la rédaction d’une proposition commerciale tient désormais en deux heures, contre une journée auparavant. À ceci s’ajoute les délais du comité de relecture GroupeActive – dont l’objectif consiste à vérifier le contenu d’une proposition commerciale après sa rédaction par un indépendant – réduits à quelques heures seulement. « Nos membres gagnent en moyenne 75 % sur le temps de rédaction » affirme Frédéric Barbier, « cela leur permet de se concentrer davantage sur la définition de leur prix et de leur argumentaire. Ils gagnent indubitablement en performance ».

Le taux de conversion est aussi impacté à la hausse, l’intervalle entre la proposition et la signature d’un contrat étant aujourd’hui divisé par quatre. Autrement dit, bien que GAIA Propale ne soit qu’au début de son déploiement, la solution s’avère d’ores et déjà révolutionnaire. « Dorénavant, il est possible d’élaborer une proposition commerciale claire, pertinente et personnalisée, en un temps record. Cette approche est structurante pour nos experts » se réjouit Frédéric Barbier.

Le dispositif sera d’ailleurs généralisé auprès de toute la communauté dans les mois à venir, dans le cadre d’un parcours de formation dédié, visant à « maximiser l’appropriation de l’agent par les équipes, et donc son efficacité ».