De Microsoft 365 Copilot à Copilot Studio : TotalEnergies aux avant-postes de la transformation IA

Du gaz naturel aux biocarburants, en passant par l’électricité et le pétrole, TotalEnergies fait partie des producteurs et fournisseurs d’énergies que l’on ne présente plus. Implantée dans près de 120 pays, la Compagnie a en effet su développer une expertise mondialement reconnue, grâce à un esprit pionnier qu’elle cultive depuis un siècle. 

Si de cet esprit pionnier naissent de multiples avancées en matière climatique et de transition énergétique, le groupe est aussi précurseur dans le domaine des nouvelles technologies telles que l’IA, qu’il place au centre de sa stratégie digitale et multi-énergies, sous l’impulsion et la conviction du PDG du groupe Patrick Pouyanné. Récit d’Olivier Lacroze, Directeur de l’entité TotalEnergies Global Information Technology Services (TGITS). 

La technologie comme levier de transformation

Depuis de nombreuses années déjà, TotalEnergies intègre pleinement l’IA à ses activités, faisant à ce titre partie des premières entreprises à utiliser le Machine Learning pour optimiser ses opérations et renforcer ses performances. « L’IA n’est pas seulement une technologie mais c’est un levier de transformation stratégique pour réinventer nos métiers » souligne Olivier Lacroze.

C’est d’autant plus vrai à l’heure de l’IA générative, celle-ci permettant d’amplifier la dynamique d’innovation et d’enrichir l’expérience des collaborateurs et des clients, confie le directeur. « L’IA est un accélérateur de notre transformation, nous la mettons au service de nos collaborateurs pour qu’ils puissent augmenter leur capacité d’innovation et leur efficacité, tout en gardant l’humain au centre des décisions ».

Du top management aux équipes : déployer des outils puissants à tous les niveaux

Face à ce constat, les dirigeants du géant de l’énergie se mettent rapidement à la page de l’IA générative. L’idée ? Montrer l’exemple et insuffler le changement à tous les étages de la Compagnie. « Notre stratégie est de développer une culture d’IA forte en passant par une acculturation d’un maximum de collaborateurs ». 

Et qui dit appropriation dit expérimentation. Encore faut-il s’équiper des bons outils, raison pour laquelle la Compagnie arrête son choix sur Microsoft 365 Copilot. La solution a d’abord été déployée auprès d’un groupe pilote de collaborateurs fin 2023, afin d’évaluer et mesurer sa valeur ajoutée. Elle a ensuite été étendue au top management début 2024, avant d’être généralisée à près de 30 000 salariés quelques semaines plus tard.

De nouveau, TotalEnergies fait office de pionnière en ouvrant la voie au déploiement massif de l’IA générative au profit des salariés : « Nous avons compris très tôt que déployer de l’IA ne suffirait pas si les collaborateurs ne se l’approprient pas » prévient Olivier Lacroze. « Nous avons mis en place un dispositif d’accompagnement pour instaurer sur la durée ces usages avant de mesurer et piloter l’adoption ». 

Bâtir une culture IA forte

En parallèle, le groupe met au point un parcours d’onboarding structuré, visant à diffuser une culture IA forte. Concrètement, dès les premières semaines d’utilisation de Microsoft 365 Copilot, un programme de formation à grande échelle voit le jour, sans compter l’organisation d’ateliers pratiques et l’établissement d’une solide communauté d’entraide. 

Pour accompagner l’adoption, TotalEnergies a mis en place un dispositif complet de sensibilisation et de montée en compétence, combinant formation en présentiel, webinaires, sessions de questions-réponses et supports dédiés. Une équipe spécifique a été désignée pour piloter cette stratégie, répondre aux besoins des utilisateurs et assurer un accompagnement continu. Dans ce contexte, en moyenne un évènement par jour est réalisé durant toute la période de déploiement de l’outil. 

Les résultats ne se sont pas fait attendre. Aujourd’hui, 70% des utilisateurs recommandent Copilot à leurs collègues, signe d’une adoption rapide et d’une réelle valeur perçue. L’usage s’est également intensifié : 70% l’utilisent chaque semaine, et près de la moitié y ont recours chaque jour. Ces chiffres traduisent une intégration naturelle de l’outil dans les routines de travail et une appropriation forte par les collaborateurs. 

Passer de l’acculturation… aux résultats concrets de l’IA agentique 

« Nous travaillons sur des agents capables de rechercher de l’information, d’automatiser des tâches ciblées et de faciliter la prise de décision pour nos collaborateurs sur le terrain. Ces agents apportent une valeur métier concrète en répondant à des besoins opérationnels précis. » se réjouit Olivier Lacroze. Couplé à une acculturation soutenue, cet enthousiasme a fait émerger une palette de cas d’usage à haute valeur ajoutée, prenant notamment la forme d’agents IA autonomes. 

Parmi eux figure « MARGE » - pour Machine Assisted Reliability and Graving Engine –, un agent basé sur la technologie Microsoft Copilot Studio et déployé avec le support des équipes Microsoft Industry Solutions. Dédié à la maintenance industrielle, sa mission consiste à analyser et classer de manière automatique les rapports d’intervention. Autrefois réalisées manuellement, les actions menées par MARGE offrent désormais une fiabilité accrue dans l’analyse des pannes, avec une amélioration de 25 à 45% dans l’identification de leurs causes. 

Côté achats, l’agent « BuyerCompanion » rend possible l’industrialisation des processus d’achats n’excédant pas 50 000 euros. Déployé avec le support de Witivio, entreprise fournissant des solutions IA pour la suite collaborative Microsoft, et basé également sur Microsoft Copilot Studio « l’agent automatise les tâches depuis la rédaction du cahier des charges à l’identification du fournisseur » détaille Olivier Lacroze. En outre, elle identifie les contrats cadres pertinents en fonction des besoins exprimés, veille à respecter les règles de conformité inhérentes à la Compagnie, et génère des recommandations personnalisées. « Cela nous permet d’espérer économiser 10% des coûts sur certains achats ». Opérationnel en France, l’agent pourrait à terme accompagner 15 000 salariés à travers le monde. 

Innover, tout en maîtrise

À l’instar de MARGE et BuyerCompanion, pas moins d’une trentaine d’applications est déployée ou en cours de développement. Notons d’ailleurs que leur pertinence est évaluée selon des critères précis : la valeur métier, la fréquence d’utilisation et l’impact potentiel sur les activités de la Compagnie.

Également soumis à des contrôles stricts mêlant cybersécurité, architecture IT et conformité, ces agents ont par ailleurs permis de repenser l’organisation interne et le rôle des parties prenantes. « TotalEnergies a mis en place un comité de validation interne qui permet de valider la valeur que va apporter l’agent, la viabilité technique, d’architecture et de cybersécurité et d’éviter une redondance d’agents ». 

Pas à pas, poser les jalons d’une approche faite pour durer

« Il s’agit là d’une approche pragmatique progressive » ajoute Olivier Lacroze. En témoigne la feuille de route des mois à venir, prévoyant à la fois le maintien et la scalabilité des solutions en place, et la conception de plateformes d’orchestration multi-agents. « TotalEnergies a fait face à des défis d’organisation en reclarifiant les responsabilités de chacun, en passant d’un mode projet à un mode produit, en installant des rituels de pilotage réguliers et en mettant en place une gestion pro-active des compétences ». 

Un nouveau défi technologique, culturel, organisationnel et humain, pour lequel TotalEnergies compte bien emporter l’adhésion des salariés. « Nous devons acculturer, rassurer ; il s’agit d’augmenter l’humain et pas le remplacer. Il y a un équilibre à trouver entre la rigueur et l’agilité mais aussi entre l’innovation et la sécurité. C’est la clé d’un déploiement de l’IA de façon massive, responsable et durable » conclut Olivier Lacroze.